По данным исследования iCIMS, 26% сотрудников покидают новое место работы, если никто не занимается их адаптацией, а ещё 44% всерьёз рассматривают такую возможность. Грамотно выстроенный процесс онбординга снижает вероятность того, что расходы на поиск сотрудника будут напрасными, и помогает новичку как можно быстрее стать полноценным членом команды.

Онбординг бывает как официальный, так и неформальный. В некоторых компаниях у новичков есть два наставника: один отвечает за обязанности, а второй помогает освоиться в офисе, познакомиться с коллегами и влиться в корпоративную культуру. В онбординге обычно принимают участие непосредственный руководитель и HR. Рабочих задач в первые дни может не быть вовсе, либо они будут максимально простыми. 

Введение в должность: бумажки, экскурсия по офису и стресс от знакомств

Перед началом работы сотрудника ждёт знакомство с документами и ключевыми процессами. Вот чему придется посвятить день:

• подписать трудовой договор и NDA;

• прочитать должностные инструкции (если они есть);

• получить допуски и пароли;

• подключиться к корпоративным мессенджерам и трекерам задач.

Дальше — официальное знакомство с коллегами и экскурсия по офису. На нового сотрудника сваливается большой объём информации. Типичная программа такая:

В первый рабочий день меня провели по всем отделам, рассказали, к кому обращаться по поводу кадровых документов и что делать, если рабочая станция не устраивает. Я, конечно, не всё запомнил, но стало хоть что-то понятно.  

Иван Д., java-программист в компании-разработчике информационных систем

Уместить всё с первого раза в голове невозможно, даже если заниматься тренировкой памяти, поэтому на новом месте лучше записывать ключевые факты. Быстрее всего отправлять их в избранные сообщения в личный мессенджер, можно даже голосовыми. Если HR сообразит сразу дать новичку таблицу или лист, в котором указаны имена и должности (а ещё луче — рабочие места) других сотрудников, то такая ситуация будет близка к идеальной, но встречается она редко. Поскольку начало общения для многих — это стресс, работнику лучше подготовиться заранее и записать важные вопросы, которые помогут не спотыкаться на мелочах:

• как обращаться к коллегам: на «ты» или на «Вы», по имени и отчеству или по никнейму в слаке;

• есть ли дресс-код и одинаков ли он для всех сотрудников;

• куда сходить на обед;

• как включить офисную кофемашину, можно ли брать «общественные» кружки и какие вообще порядки на кухне;

• к кому обращаться за канцтоварами, необходимой техникой, если что-то сломалось или надо оплатить счёт.

Интеграция: с кем придется работать и какие мануалы прочитать

После обзорной экскурсии, на которой не обязательно запоминать все и сразу, обычно начинается конкретика. Нового сотрудника представляют коллегам, с которыми придётся непосредственно взаимодействовать. Что нужно рассказать и что сам сотрудник должен сразу понять:  кто ставит задачи, с кем нужно согласовывать результаты, кому делегировать часть работ, к кому обращаться с текучкой и новичковыми вопросами.

Затем новому работнику нужно ознакомиться в принципе с тем, что делает компания и его подразделение. На этом этапе нужно быть готовым к изучению всего на свете: рабочей документации, легаси, библиотек данных, логов. Именно на этом этапе начинаются настоящие трудности. Если знакомство с людьми проходит в организациях примерно одинаково, то знакомство с документами полно неожиданностей. Компании нужно быть готовой к тому, что новый сотрудник не сможет сразу освоить большой объём информации, особенно если оставить его наедине с данными.

Когда я устроился на текущую работу, в первые дни в административных процессах всё было замечательно: HR разруливала все вопросы, встретила, объяснила, что, где и как работает, выслала все необходимые ссылки и материалы, провела экскурсию по офису и познакомила с командой. А вот с технической частью всё было сложнее: документация разрозненная и неполная, наставник есть, но он занят, процесс работы с материалами не построен.

Александр С., бизнес-аналитик в компании-разработчике транспортных систем

Сотруднику стоит быть готовым именно к такой ситуации. Оптимальная тактика: оценить количество информации, прикинуть, как долго в ней придётся разбираться самостоятельно, и попросить у наставника или руководителя время именно на это.

Погружение в процессы: когда нужно начинать работать

На старте рабочие задачи редко бывают сложными, если только сотрудника уровня сеньора не наняли специально для решения заковыристой проблемы. Тестировщику предложат познакомиться со списком выявленных багов и воспроизвести ошибку, а разработчику на Python — синхронизировать данные из API с таблицей в БД. Помогают в выполнении наставник, руководитель или более опытный коллега. Если этот этап пропустить, то сотрудник может так и не встроиться в процессы, или потратить на это слишком много времени.

Фактически онбординга у меня не было. После приветственного созвона с командой, на котором они шутили какие-то свои непонятные шутки, мне скинули описание потребностей заказчика, структуру их базы данных и настройки доступа. После чего команда ушла на новогодние праздники. Это была моя первая полностью удалённая работа, и в результате я столкнулся с массой психологических проблем. Коллеги со мной не общались. Когда мне не давали заданий, я думал, что что-то упустил. В итоге я проработал всего пять месяцев. Теперь предпочитаю компании, в которых есть хоть какое-то подобие менторства: чтобы был человек, с которым я созванивался бы раз в пару дней на 10 минут для уточнения, всё ли в порядке. Ну и ещё хотелось бы общаться с коллегами не только по работе.

Александр М., бывший разработчик в консалтинговой компании

Выход на автономность: когда наставник больше не нужен

Целевое состояние работника с точки зрения нанимателя — способность выполнять задания без помощи коллег, а также ставить задачи самому. Чтобы понять, когда новый сотрудник готов к свободному плаванию, нужно собрать обратную связь от самого работника и от его коллег. А ещё — обязательно пройтись по трекерам и посмотреть, что и за какой срок новичок уже выполняет сам. Обычно на это уходит два-три месяца, как раз столько длится испытательный срок. Но онбординг не заканчивается. Уже не нужно водить новичка за руку и показывать каждую карточку в трекере, но время от времени сотруднику надо возвращаться к правилам и инструкциям. Хорошо, если для этого в компании будут материалы с информацией о внутренних процессах, чат-боты для обратной связи и напоминаний.

Несмотря на то что через три месяца после начала работы сотрудник уже погружён в процессы, онбординг продолжается в течение шести месяцев. К концу этого срока человек не только выполняет свою работу, но и понимает, как её оптимизировать, может выходи́ть с инициативой и даже стать ментором.

Ирина, hr-менеджер в Allcorrect 

Как проходит онбординг в разных компаниях 

Универсальных схем не существует. Традиционно лучшими считаются IT-гиганты, однако размер компании не всегда говорит о качестве работы.

В Google нанимающий менеджер в первый день должен обсудить с новичком его обязанности, познакомить с коллегой-наставником и помочь наладить контакт с остальными членами команды. В течение полугода работы ежемесячно проводятся встречи, на которых оценивается погружение в процессы. 

В Dodo Engineering за новичком закрепляется сразу три куратора:

• ментор, помогающий встроиться в рабочие процессы,

• онбординг-лид, отвечающий за взаимодействие с технической частью проекта,

• HR, который знакомит сотрудника с офисом, помогает с оформлением документов и выстраивает неформальное общение.

В «Рексофт» после перехода на удалённую работу систему онбординга автоматизировали. У новичка есть адаптационный дашборд с задачами, которые ждут его в процессе испытательного срока. С помощью борда легко найти, к кому обратиться, когда что-то пошло не так. Если говорить о социальной составляющей, то с сотрудниками общаются не только руководитель, ментор и неформальный наставник, но и топ-менеджеры.

В IVI ментор составляет с новичком дорожную карту. В ней прописан список целей, которые следует должен достичь в первый день, в первую неделю и к концу испытательного срока. После этого новичок приступает к базовым задачам: изучает документациб, получает пропуски, подключается к корпоративным мессенджерам, прохождит обязательные тренинги, знакомится с лидом команды.

В нашей компании за онбординг отвечает HR-бренд-менеджер, который одновременно является неформальным наставником и помогает сориентироваться.  Онбординг начинается с момента отправки оффера сотруднику, далее проводятся три индивидуальные встречи, на которых мы подробно рассказываем о культуре компании, знакомимся и узнаём про впечатления от работы. На этих же встречах мы выясняем, нужна ли помощь. Если есть сложности, к их решению привлекаем других сотрудников, не только из того же отдела. Проводим обучение базовым умениям от использования системы назначения встреч до развития гибких навыков, отвечаем на кадровые и административные вопросы. А ещё узнаём, есть ли у сотрудников идеи, как улучшить рабочие процессы. Иногда новички за счёт свежего взгляда предлагают нестандартные решения.

Ирина, hr-менеджер в Allcorrect 

Красные флаги на этапе онбординга

В процессе знакомства с организацией важно понять, подходит ли она вам. Причём компания может не быть плохой сама по себе, но просто не совпадать с вашими представлениями о комфортном месте работы. 

После подписания оффера я вышел в офис, и мне совершенно не понравилось, как организован рабочий процесс. Всё общение происходило голосом, это ужасно отвлекало от дел. Если честно, я даже не ожидал целой команды технарей, которые предпочитают кричать друг другу через весь кабинет вместо того, чтобы написать в слак.

Василий, QA-инженер, работал в компании-разработчике ПО для бизнеса

Но существуют и общие признаки, которые говорят: тут не все гладко, пока есть возможность — присмотритесь повнимательнее:

• Отсутствие погружения. Если вам вместо «здравствуйте» в первый день выдают список рабочих заданий, вас либо считают крутым, либо не хотят тратить ресурсы. Во втором случае сто́ит задуматься, заинтересована ли компания в вашем профессиональном росте.

• Коллеги не идут на контакт Во-первых, вам будет некомфортно работать в среде, где получение простейшей информации будет задерживаться. Во-вторых, не спешат знакомиться с новичками в компаниях, где сотрудники постоянно сменяют друг друга. Зачем запоминать имена, если завтра этих людей здесь уже не будет? Особенно такое характерно для галер — аутсорсинговых компаний, в которых программистов постоянно бросают с проекта на проект.

• Отсутствие выстроенных процессов. Если информации о рабочих проектах мало и она хранится разрозненно, сервисы не интегрированы друг с другом, а менеджер забывает вовремя сообщить о переносе даты релиза, задумайтесь, так ли хороша эта IT-компания и готовы ли вы существовать в хаосе.

• Изменение условий. Вам на собеседовании сообщили одну информацию, а всё оказалось по-другому. Рабочую станцию с нужными параметрами смогут выдать только через пару месяцев, но это не точно, а гибкое начало рабочего дня — это когда приходить в офис можно с 7 до 9 утра. Не исключено, что вам попытаются обмануть и в других вопросах.

Во время онбординга вы оцениваете компанию, а компания оценивает вас. Если вас всё устраивает и вы хотите стать частью команды, фокусируйтесь на выполнении своих задач, общайтесь с коллегами и не бойтесь задавать им много вопросов. Здорово, если вы будете проявлять инициативу, но не торопитесь. Не стремитесь изменить внутренние процессы под удобные вас и перевести команду, не первый год успешно работающую по SCRUM, на канбан. Помните, что ваш руководитель тоже заинтересован в том, чтобы вы как можно быстрее адаптировались и влились в рабочий процесс. И расскажите про свои самые удачные (или нет) знакомства с компаниями.