Для консультантов выступление на профильных конференциях — это часть работы, но вот я перестал быть консультантом, и оказалось, что для моих новых коллег выступление — это вызов. Это статья не про то, как «отгандапасить» аудиторию по всем правилам, цель — описать простой алгоритм подготовки выступления на конференции. Подготовить отличный доклад очень нетривиально, но сделать хороший доклад совсем не сложно.

Типичная схема организации выступления

Типичная схема выступления на конференции подразумевает следующие шаги:

• Принятие решения о выступлении на конференции — примерно за 3 месяца до конференции.
• Подача темы выступления и краткой аннотации (включая формат и длительность), а также резюме — примерно за 2 месяца до мероприятия.
• Предоставление готовой презентации, расширенной аннотации, резюме и фотографии — за месяц и ближе к мероприятию.
• Публикация точной программы — хорошо, если за неделю до мероприятия.
• Собственно выступление.
• Кулуарное общение и организация контактов на мероприятии.
• Фиксация результатов выступления — в течение 3-х дней после мероприятия.

По желанию выступающего или по специфике мероприятия сроки могут пропорционально сокращаться.

Алгоритм подготовки и выступления

Каждый из приведенных шагов требует определенной подготовки:

• Не важно, есть ли у вас мега-идея или материал для выступления, для принятия решения о выступлении они не требуются.
• Потребность в выступлении может быть внешней (реклама компании, PR и т.п.) или внутренней (потребность поделиться опытом, самопиар в профессиональном сообществе и т.п.). Для принятия решения важно наличие любой потребности.
• После принятия решения об участии найдите себе слушателя («выпускающего»), желательно с опытом публичных выступлений, и договоритесь о том, когда и насколько вы будете его привлекать (помощь в выборе темы и названии, вычитка презентации и аннотации, 2-3 длинные встречи для «прогона» выступления ближе к дате конференции).
• Формулируем одним-двумя предложениями ключевую идею доклада в формате юзер-стори (не название, а идею). Выберите себе 2 получасовых «окна» в один день, на первом «накидайте» идеи, на втором уточните формулировку. Пример «Я как человек, который много готовил выступления, хочу рассказать о неочевидных шагах в подготовке доклада для того, чтобы больше людей не боялись выступать».
• После того как ключевая идея сформулирована, начинаем думать над названием и аннотацией. Для этого прочитываем программу мероприятия (прошлых лет/схожих мероприятий) и аннотации к понравившемся докладам. Это нужно, чтобы ваше название не выбивалось из общей тематики. Выпишите 3-4 понравившихся или близких к вашей теме названия на лист. В колонку рядом «нагенерируйте» собственных вариантов названий, на основании первой части ключевой идеи («хочу рассказать...»). Постарайтесь избегать точных названий, оставляйте себе пространство для маневра. Например, название «Хороший доклад по инструкции» лучше чем «7 шагов к докладу для новичков».
• Аналогично поступаем с аннотацией. Только берем вторую половину ключевой идеи («для того, чтобы...»). Аннотация должна содержать описание проблем, которые решает доклад, а не то, о чем вы будете говорить. Пример «Многие из нас боятся выступать, причем зачастую неуверенность эта связана не столько с боязнью публики, сколько с непониманием, чего ожидать от выступления, как готовиться. Все ли я делаю правильно? В этом докладе я расскажу, как получить уверенность в подготовке. Уверенный и подготовленный человек всегда нравится слушателям».
• Готовя свое резюме, укажите текущее место работы и 2-3 предложения о соответствии вашего опыта текущей теме доклада. Можно писать не должность, а обязанности. «Василий Хайет, специалист по бизнес-процессам, ранее руководитель консалтингового отдела ITSM в системном интеграторе». Можно подменить свой опыт компанейским: «Валя Увалова, tutu.ru — крупнейший Российский туристический портал, с 2000 мохнатого года».
• Если вы получили подтверждение включения вас в список выступающих, поздравляю! Теперь можно отдохнуть и понемногу начинать морально готовиться и готовить материал для выступления.
• Подготовка делится на подготовку материалов — презентация (включая заметки докладчика), картинки, схемы, данные, и подготовку выступления — расширение заметок докладчика, прогоны, подготовка к «панической атаке», внешний вид и «самоуспокоение».
• Поскольку подготовка презентации сильно зависит от тематики выступления, аудитории и т.п, стоит почитать различные материалы из интернета по теме, выбирая те, которые понравятся. Отмечу только несколько моментов:
  
  • Не переоценивайте важность презентации. Если перед вами выбор: посвятить время плану выступления или оформлению слайда — выберите план.
  • Нумеруйте слайды — номер должен быть виден на проекторе.
  • Пишите «заметки докладчика» — план рассказа по каждому слайду, ключевые предложения целиком, шутки, которые хотели включить, и тему следующего слайда. Заметки нужно распечатать и взять с собой на выступление (ну или куда-нибудь закачать). Не дублируйте в заметках текст со слайда. Все это нужно на случай неожиданной паники или пассивной аудитории, в крайнем случае зачитаете свои заметки.
  • Время презентации примерно можно оценить из расчета 1-1,5 минуты на слайд.
  
  
• После того, как презентация готова, но не позднее, чем за пару дней до срока отправки — организуйте встречу с «выпускающим» на 3-4 времени планируемой длительности выступления:
  
  • Расскажите презентацию «выпускающему» — если вы сбились или заговорились, отметьте в листе слайд и кратко ошибку. Не прерывайте рассказ надолго, не пропускайте слайды в стиле «ну это я знаю, чего мне здесь говорить, это долго».
  • Выпускающий не разговаривает, пока вы не закончите.
  • После того, как вы закончите, обсудите общее впечатление и моменты для корректировки.
  • Внесите исправления в презентацию, если потребуется.
  • Повторите прогон в таком же формате.
• После публикации программы выпишите себе время выступления и внимательно изучите темы параллельных докладов и докладов до и после вас. Это нужно, чтобы примерно представлять себе аудиторию.
• Определитесь заранее, в какой одежде и обуви вы будете выступать, придумайте запасной вариант.
• Подготовьте визитки и/или QR код со своей почтой на смартфоне.
• В перерыве перед предшествующим докладом постойте на месте выступающего, посмотрите на аудиторию, выберите место, где стоять удобнее (не светят прожекторы, не мешают провода).
• Запаситесь водой, не пейте кофе непосредственно перед докладом.
• Послушайте доклад перед вашим.
• Сразу после его окончания идите к техникам, чтобы они проверили работу презентации и рассказали, куда говорить.
• Озвучьте аудитории удобные для вас правила ответов на вопросы (во время доклада или после). Соблюдайте их.
• Успеха!

• Собственно, выступление.
• Поздравляю — вы сделали это!
• Теперь ответы на вопросы и мировая слава.
• Напишите для себя и «выпускающего» краткий отчет о выступлении, что получилось, что можно улучшить, почему вы молодец, например в социальных сетях.