Как мы пилили десятки гайдлайнов, зачем искали свой путь и что теперь можем посоветовать вам

РТЛабс — генеральный подрядчик Минцифры по Госуслугам. На протяжении двенадцати лет мы видели портал в десятках реинкарнаций разной степени проработанности. Неизменным оставалось одно — всегда требовалось описание того, что мы делаем. И как ни один дом не строится без чертежа, ни один проект не обходится без базы знаний и свода правил.

На связи снова лиды департамента проектирования пользовательских интерфейсов: Егор Исаков, руководитель направления, и Ксюша Морозова, начальник отдела.

Не всегда приятно, но полезно

Гайдлайны, брендбуки, своды правил… На первый взгляд кажется, что всё это какая-то архаичная ерунда, тормозящая процессы. Зачем тратить время на фиксацию регламентов в тонне макулатуры или сотнях мегабайт в пору динамичных скрамо-канбанов? Да и вообще, вся система успевает обновиться до того, как это обновление будет задокументировано в гайде.

Да, каждый из нас, когда-то так думал…

Процессы на Госуслугах очень стремительны. РТЛабс — не совсем IT-агентство с быстрыми темпами выпуска кучи проектов, но и не до конца продуктовая компания с вальяжными процессами плавных улучшений. Бешеная динамика айтишных задач на рынке кусает нас за пятки. Если в 2010-х мы планировали фичи, без преувеличения, на год вперёд, и выкатывали их месяцами, то сейчас, в 2020-х у нас квартальное планирование и до десятка ежедневных релизов. 

В этой динамике существуют все: дизайнеры-проектировщики, редакция, вся мощь разработки, заказчик, внешние подрядчики, пиар и маркетинг… Ну, и дизайнерам-проектировщикам, стоящим в самом начале производственной цепочки, критически важно донести все наши задумки до самого финала реализации без искажений. 

С гайдлайном сверяются аналитики, изучают бизнес-оунеры, к нему возвращаются при проверке заказчики… Все хотят посмотреть, как должно быть в идеале.

Figma one love

99% работы нашего отдела, конечно, там. Это перенимают и другие участники производства.

Когда есть какой-то вопрос по визуалу, разночтениям в нём или новым идеям, всегда можно линкануть фигма-файл, но… это, как-то уже не слишком продвинуто что-ли. Да, и не заботливо. Это нам, постоянно варящимся в своих макетах, всё ясно, а тому, кто не заглядывает туда постоянно, сходу не разобраться.

Вот за какой документацией визуальных и проектировочных решений, на наш взгляд, будущее:

• Доступная всем, а не только профильным спецам: как в плане публичной открытости, так и в плане понятности изложения;

• Супер-гибкая и постоянно обновляющаяся;

• Открытая для развития и поддержки любым участником команды.

Да что это, блин, такое?!

Не будем томить: результат наших изысканий на тему идеальных гайдов — страничка guides.gosusligi.ru. 

На ней пачка ссылок на файлы, хранящихся в корпоративной фигме. Везде доступ на просмотр в режиме презентации. 

В каждом файле — свод правил интерфейса портала по определённой теме:

1. Редакционная политика.

2. Словарь терминов.

3. Рассылки и уведомления.

4. Логотип и брендбук.

5. Кнопка авторизации.

6. Иллюстрации.

7. Иконографика.

8. Шрифты.

9. Видеоролики.

10. Основные UI-элементы.

11. Баннеры.

12. Услуги.

13. Личный кабинет.

14. Контент.

15. Цифровой помощник Робот Макс.

16. UI-элементы мобильных приложений.

17. Правила их проектирования.

18. Материалы для сторов.

Страничка со ссылками собрана единожды и в релизах больше не нуждается.

По каждой ссылке в режиме реального времени обновляются фигма-файлы, молниеносно дополняемые и изменяемые ответственными по теме сотрудниками.

Наш рекорд: 52 минуты с момента получения письма о неточности в гайде до её онлайн-устранения (с учётом всех корректировок, обсуждений и согласований с заказчиком).

Вы скажете, что если бы гайда не было, то рекордом была бы одна секунда — на то, чтобы порадоваться времени, не потраченному на всякую бюрократию…

Но мы уверены: отсутствие источника правды непременно ведёт к разобщенности. И вместо производства все участники команды тратят сотни часов в месяц на выяснение того, как надо сделать, доказательства своей правоты и переделки. 

Отраслевые стандарты

Стандартизируя правила для своего проекта, мы с Миницифы поняли: всё, о чём говорится в гайдах Госуслуг, применимо к любой государственной системе. Понятные, человечные, удобные и эстетичные — такими должны быть все сайты и любые внутренние системы ведомств и муниципалитетов. 

Теперь мы последовательно движемся к тому, чтобы перенести наше виденье на зашоренные чиновничьи интерфейсы. 

Мы уже предоставили открытый доступ к стандартам с исходными файлами для копирования и понятной инструкцией «для самых маленьких».  

Дальше — больше. Но не станем поспешно хвастать. Поделимся новостями в отдельном материале.

Как это было

Старый-добрый pdf

В далёком 2014-м году подрядчик Госуслуг начал переделку портала. Готовые макеты передали нашему, немногочисленному тогда, отделу интерфейсов. В наследство достался и pdf-фалик с общими правилами по отступам, цветам, сетке… Надёжное, но не самое технологичное решение. 

На первых порах этот файлик закрывал потребности синхронизации команд. Но в 2016-м начался второй этап бурного роста. Макеты множились, команды росли, задачи валились. Тогда, разумеется, pdf-ка показала себя не с лучшей стороны. Отсутствие единой онлайн-версии приводило к тому, что даже своевременно обновленный документ генерил кучу разночтений и ошибок. Кто-то сохранял себе док и не перепроверял его на следующий день. Кто-то вообще не задумывался, что за годы могли быть сотни изменений, и использовал самую первую распечатанную версию.

Всем знакомый портал с файлами

Чтобы побороть эту проблему, в 2017 году на смену файлику пришла классическая дизайн-система со своим отдельным порталом в вебе, откуда можно было скачивать файлы. 

Но и у такого подхода выявились существенные недостатки: стоимость обслуживания и неповоротливость. Чтобы внести правки, нужен был разработчик или прошаренный контентщик. На постановку задачи, поиск времени на её выполнение и внесение правок тратилось несколько дней… Вполне годный проект стал очень неповоротливым. 

Несмотря на сложности, отказываться от дизайн-системы не хотелось. Ведь в нее было вложено столько сил! Придумали решение: выделить сотрудников, которые будут заниматься только ей. 

Поддержание работоспособности сразу стало стоить дорого, а назначенные сотрудники негодовали от спонтанного загруза — то густо, то пусто — и скукоты однообразных задачек.

Конец был предсказуем. Систему отдали на аутсорс. Подрядчик занимался исключительно нашим проектом. И, как часто бывает на таких заказах, в конфетно-букетный период после заключения контракта реагировал идеально. Но потом в наших отношениях наступил кризис. Через год проект стал саппортной рутиной. Реагировать стали дольше, качество начало страдать.

Настал момент, когда размеры дизайн-системы достигли критической массы. Типовая админка с дефолтным хостингом физически не вывозили нужным нам объём данных. Регулярные тормоза и проблематичность пополнения привели к стагнации и последующей смерти системы.

В 2020-м мы планировали вернуться к вопросу, но известный всем вирус внёс свои коррективы в приоритеты. 

Однако, жизнь без документации в ковидное время показала, что без неё таки плохо.

Эффективный формат

Когда в 2020-м мы начали разрабатывать новый визуал портала Госуслуг, вопрос о формировании удобной дизайн-системы встал моментально. Памятуя о прошлом опыте, мы задумались о том, как сделать новое эффективное решение: лёгкое в использовании и быстрое в работе.

А что там у соседа за забором?

Мы отправились смотреть дизайн-системы IT-гигантов и продвинутых е-коммерс проектов. Посещали конференции, надеясь найти классные решения. Но всё, что делали другие, в нашем масштабе выглядело бы как тот самый слон из истории выше: время на разработку, новые затраты, головоломки с поддержкой и обновлением.

Тем временем, задачи не ждали. Лавиной надвигался большой объём переделки сотни интерфейсов портала. 

Лежало на поверхности

Решение неожиданно нашлось внутри. В одной из команд отдела ребята начали формировать свой внутренний небольшой гайд. Сначала это была одна страничка в фигме с типовыми элементами. Потом — отдельный фигма-файл. Затем добавились описания и комментарии. Файлик линковался внутри так часто, что мы осознали: вот как нам удобно! Мы уже знаем, как комфортно и быстро взаимодействовать и между собой в отделе, и с другими участниками производства.

Мы взяли этот гайд, как пример, и попросили другие команды попробовать сделать то же самое: собрать типовые элементы интерфейса, выделить частые паттерны, рассказать в пометках и комментариях прямо в файле о том, как это использовать.

Всем это очень зашло. Оказалось, что история реально рабочая и масштабируемая. Система стала, как хороший костюмчик — подогнанная под конкретные особенности.

Гайды команд начали активно использоваться и внутри, и по всему отделу, и вместе с разработкой.

Процесс: как мы делали гайды

Для начала распределили ответственность — определили хранителей знаний в своих сферах: личному кабинету, услугам на портале, email-рассылкам, баннерам, фирменному стилю, иллюстрациям, иконкам и пр.

Каждому из них показали пример уже реализованного командой-первопроходцем гайда и дали установку: «Делайте примерно так, но помните, что содержание важнее формы. Опишите особенности своей работы с примерами так, чтобы понял непрофильный спец».

Как и в обычной работе по задаче, гайдо-производители, не сговариваясь, начали с проектирования. Зафиксировали, какие паттерны в макетах регулярно повторяются, из каких элементов они складываются. Выделили, что из локальных решений можно и нужно раскатывать в массовые. Так собирался черновой фигма-файл. 

Затем, по классике, провели проверку решений на пользователях: показали своим коллегам дизайнерам и разработчикам. Фиксировали возникающие вопросы, а затем дополняли свои гайды ещё более подробным описанием неясных моментов. 

Очень показательными были демки гайдов замминистру Минцифры. Высшим пилотажем было сделать так, чтоб он прочитал документ и сразу понял, как всё работает. Гайды ведь были нацелены именно на это: без воды и украшательств чётко рассказать непогруженному человеку об особенностях интерфейса в конкретной области компетенции команды. 

Техническое решение: как всё реализовано

Результатом работы стали выкристализованные фигма-файлы, которые легко превращаются … в элегантные шорты в лендинг. По адресу guides.gosuslugi.ru аккуратно собраны все ссылочки. Клик — и перед пользователем интерактивная презентация с оглавлением, навигацией, описаниями блоков и примерами. 

Да, там есть одна особенность — в режиме презентации фигмы нельзя скопировать текст или элемент. Но мы заботливо приложили ссылки на нужные экраны, примеры в проде и доступные для полного копирования фигма-исходники.

В этом запрете копирования даже нашлось незамеченное ранее удобство: нельзя выдрать из контекста конкретную строчку. Можно только прислать скрин слайда, где есть проверенный редактором текст и выверенные примеры.

Ещё нюанс: у интерактивных фигма-гайдов нет полноценной адаптивной мобильной версии. Гайд можно посмотреть с телефона, но это будет смасштабированная в браузере десктоп-версия. С другой стороны, на мобилках пока ещё никто на регулярной основе не работает с макетами в фигме.

Еще из удобных находок — телеграм-канал, где мы публикуем обновления гайдов. Можно узнать о точечных правках или масштабных апдейтах, не посещая повторно ссылки на файлы.

Мы активно собираем фидбэк. Гайды развиваются: мы пополняем и уточняем текущие и уже запланировали пачку новых.

По задумке Минцифры гайды должны быть в свободном доступе, чтобы все желающие, главным образом, госструктуры, перенимали опыт и бесплатно использовали наши наработки. Здесь пригодится отлаженная работа с большим потоком внешней обратной связи. Пока мы обдумываем, как реализовать этот момент. Будем рады вашим комментариям с идеями на этот счёт.

Большая польза

До момента публикации этой статьи на страницу лендинга с гайдами заходили сотрудники РТЛабса, подрядчики и заказчики из Минцифры. Ежедневно около сотни уникальных пользователей. Но в наших планах побольше рассказывать о гайдах ведомствам и просто коллегам по IT-цеху.

В чём же главная ценность этих документов? Мы все взаимодействуем между собой. У каждого свой опыт и взгляд. Частенько при обсуждениях возникают разночтения.

Гайды устраняют недоговорённости и недопонимание. Это — единственный источник правды. Вот так мы все договорились и это зафиксировали. 

То, чем мы гордимся

Придумывая такую систему, мы стремились к «трём У»: ускорению, упрощению и удешевлению. Вышло эффективно и без потери качества.

Фигачим быстро

50 минут вместо трёх дней со старой дизайн-системой и недель с обновлением pdf.

Боремся с испорченным телефоном

Правки сразу вносят ответственные за гайд. Не нужно ставить никому задач и валидировать результат. Открыл, дополнил, показал заказчику, смерджил фигма-ветку с основным файлом — и вот в релизе обновлённая версия от первоисточника.

Экономим время

Сами гайды собраны на базе нашей основной библиотеки компонентов (шрифты, цвета, плашки, кнопки и пр.). В примерах размещены куски интерфейса, содержащие компоненты, ссылающиеся на основную либу Госуслуг. Обновили футер в одном исходном мастер-компоненте — изменения накатились на 100500 макетов, используемых в примерах. 

Говорим только о нужном

Не прячем смысл за множеством графических элементов и витиеватыми фразами. А использование последовательной интерактивной подачи помогает вести интересующегося человека за руку, не давая затеряться в куче страниц и экранов. 

Поддерживаем и развиваем

Ведём телегу, собираем фидбэк, обновляем и пополняем.

«Победа любит подготовку», — повторяет главный «хранитель гайдов» Госуслуг и выдаёт очередные задачи для совершенствования нашего оружия в борьбе за здравый смысл, порядок и красоту :)