Трудно проконтролировать работу сотрудников, если они находятся вдали от начальственного взора. Опоздания, приписки, фантастические оправдания — лишь малая часть того, с чем приходится сталкиваться руководителю. На примере Службы доставки новогодних подарков мы покажем, как наш сервис помогает избавиться от проблемы управления разъездным персоналом.

Оснащение

Обычно для разъездного персонала мы рекомендуем брать персональные GPS-трекеры Navixy S30 или трекеры в OBDII-порт автомобиля Navixy A2. Однако, стоит вспомнить о том, что работа Дедом Морозом — сезонная. Спустя месяц актеры разбредутся по театрам и съемкам, а оборудование останется пылиться до следующего года. Поэтому в данном случае имеет смысл скачать на смартфоны сотрудников мобильное приложение «ГдеМои.Трекер». После окончания работы его можно будет удалить без каких-либо потерь.

Отделы и сотрудники

Справочник сотрудников можно загрузить из 1С или файла Excel, или создать прямо в системе, если их не очень много.



Для отделов и самих сотрудников можно указать базовое местонахождение — например, домашний или рабочий адрес. В последствии это поможет нам оптимально распределить задания, учитывая расстояние до объектов.

Задания

Создаем задания. Они могут быть одиночными (если задания не связаны друг с другом) или маршрутными — если сотруднику необходимо посетить несколько точек в определенном заданном порядке. Такой вариант часто используется в доставках или работе торговых представителей. Для наших Дедов Морозов он тоже подойдет.
Задаем график: дата и время посещения, допустимое опоздание и минимальная продолжительность присутствия на месте, после которой задание считается выполненным (выслушать стишок, поводить хоровод вокруг елки, подарить подарок — 20 минут на все про все).



Если объектов много и они обновляются каждый день, то их можно загрузить из файла или через API. При этом можно использовать не только координаты, но и адреса (улица/номер дома).

Распределение задач

Изначально задания не распределены по исполнителям. Их можно делегировать вручную или распределить автоматически с учетом близости к филиалам (или домашним адресам сотрудников).
Цели решить «задачу коммивояжера» мы перед собой не ставим. Достаточно спрогнозировать расстояние и время для заданного маршрута.



Сотрудникам распечатывается и выдается список заданий — этакий «маршрутный лист».

Мониторинг процесса

Диспетчер видит, кто где находится, кто опаздывает, как соблюдается график и может через чат оперативно выяснить причины опоздания, предупредить клиентов и отправить замену в случае необходимости.

Контроль исполнения

Отчет включает в себя запланированные и фактические параметры — по отдельным сотрудниками и по отделам (Деды Морозы, Снегурочки и тд). Каждое задание имеет статус: Назначено, Выполнено, Выполнено с опозданием, Просрочено.
Отчет можно получать в почту, сохранять в Excel, PDF, выгружать из него данные и использовать их в других приложениях — 1С и тд.
Если сотрудники используют корпоративный транспорт или претендуют на возмещение затрат ГСМ, эти данные тоже можно включить в отчет (пробег в рабочее время, расход топлива и тд).



Обладая этой информацией, можно делать объективные выводы о производительности сотрудников, хвалить их, депремировать и пороть увольнять без выходного пособия.

Где же ты, мой Дед Мороз?

В предвкушении Нового года часто хочется побыстрее узнать, где твой Дед Мороз и скоро ли он приедет. Используя нашу систему, очень просто рассказать заказчикам о приближении курьера Сказочного героя. Достаточно вставить на свой сайт плагин «Web-локатор», сформировав в сервисе и скопировав короткий HTML-код. После ввода кода заказа на сайт любой клиент увидит, где едет его подарочек прямо сейчас.

Этот новогодний, но абсолютно практичный кейс — один из сотен примеров использования сервиса «ГдеМои.Сотрудники». Вообще с его помощью можно круглый год контролировать работу любого разъездного персонала — от курьеров до пилотов съемочного вертолета (кстати, реальный случай из нашей практики). Не знаете, что подарить своему директору — положите ему под елочку ссылку на наш сайт.