Австралийский Atlassian, разработчик Trello и Jira, вынес последнее предупреждение: «Осталось 30 дней». Потом все данные пользователей из России и Беларуси будут удалены. Многие мои знакомые до последнего надеялись, что этого не случится, а сейчас срочно ищут, куда переехать. 

Я тестирую разные системы управления проектами 4 года. Последний год российские сервисы растут как грибы после дождя. Лучше выбирать те, что на рынке давно. Вот 5 проверенных вариантов, советую попробовать их в первую очередь. В конце – сравнительная таблица. 

5 аналогов Trello

1. YouGile

Об этой системе расскажу подробнее, потому что сама давно ею пользуюсь. Три года назад ее позиционировали как российский аналог Trello, но сейчас она уже обогнала Trello по функционалу. Здесь более гибкая система прав, расширенная отчетность, более 120 функций и встроенный мессенджер. В последний год новые функции выпускаются нон-стопом – команда YouGile удвоила число разработчиков. Сижу на бесплатной версии до 10 человек, наблюдаю за изменениями. 

Как переехать:

Импортировать все из Trello. В несколько кликов переносятся доски, колонки, задачи, подзадачи, описание, файлы, комментарии. Все красиво раскладывается по полочкам в отдельных проектах.

Загрузить проекты из CSV-файла. Переносится: название, описание и атрибуты задач, дедлайны, стикеры и статусы, email исполнителей, подзадачи. Все тоже падает в отдельный проект, который указывается в шаблоне.

Подробнее о системе

Встроенный мессенджер

В каждую задачу встроены чаты. Раньше они были довольно примитивными, а теперь появились смайлы, цитирование, закреп сообщений, упоминания и реакции – все как в мессенджере. С телефона тоже удобно общаться, мобилку сейчас активно допиливают. Недавно добавили видеоособщения – можно записывать свой экран с голосом.

Любопытно, что в других обзорах это часто упоминают как недостаток системы. Мол, сотрудники будут болтать, а не работать. Ну, есть такое, но ничего не мешает делать это и в Телеграме, и в том же Слаке. Тут чаты хотя бы привязаны к задачам, можно общаться предметно. 

Сводки

Это фишка системы, по крайней мере в других я такого не помню. На доске можно сделать специальную колонку, и туда автоматически выводить задачи из всех проектов по разным параметрам. Например, в одну сводку собирать «горящие» или «очень важные», и мониторить их отдельно. В другую – задачи, в которых была активность за последние 24 часа. 

Система прав

Здесь очень гибкая система прав – можно разрешить или запретить более 30 действий. Можно делать кастомные роли для каждого отдельного фрилансера или подрядчика. 

Редактор текста

Немного страдаю, что нет полноценного редактора документов, но в том году вышла похожая фича. Это редактор текста, спрятанный в описании каждой задачи. Он напоминает Google-доки: можно копировать статьи с сохранением верстки – всех заголовков, ссылок, картинок. История версий сохраняется, можно откатиться к предыдущей. 

В одном проекте мы используем это для онбординга. Сделали отдельную доску для редакторов, поместили туда все доки с нашей редполитикой, ТоВ, словариком и бренд-буком. Делали для новичков, но в итоге пользуемся сами – получилось что-то вроде базы знаний. 

Открытые доски

Тут фишка в том, что можно обойти ограничение в 10 бесплатных пользователей. Если открыть доски по ссылке, на них можно пригласить хоть 500 гостей, они не учитываются. Гости могут просто смотреть или создавать новые карточки и писать в чатах под своим именем. Без регистрации и смс. Так можно провести соцопрос или сделать что-то вроде внутренней техподдержки. 

Кроме YouGile я работала еще в 4 системах, которым 100% можно доверять, они давно существуют и сейчас тоже активно развиваются. Не совсем корректно называть их аналогами Trello, но они вполне могут его заменить. У каждой – свои фишки, расскажу подробнее.  

2. Pyrus

Эта система не похожа на Trello, но она и не должна. У нее свои особенности и плюсы. Идеально подходит для ведения электронного документооборота и автоматизации рутинных процессов. Удачное решение для отдела кадров и бухгалтерии. Для управления проектами и планирования возможностей меньше, но все стандартные инструменты в наличии: канбан-доски, списки задач, календарь. 

Как переехать:

С импортом данных помогает техподдержка. Есть разные варианты переноса клиентской базы: интеграция с CRM-системой, синхронизация с MS SQL, MySQL, PostgreSQL, импорт Excel-файла с расширением XLSX со списком клиентов.

Подробнее о системе

Основные возможности:

• Автоматизировать документооборот. Есть много готовых сценариев: согласование договоров и платежей, заявки на отпуск, выставление счетов.

• Выстраивать рабочие процессы. Например, собирать и обрабатывать заявк с сайта. 

• Управлять задачами. Ставить на контроль, сортировать, вести учет времени. 

• Совместно работать с файлами в редакторе документов. 

• Организовать внутренний Help Desk. 

• Собирать клиентскую базу и работать с ней.

3. Weeek

Система во многом похожа на Trello и даже превосходит его по функционалу. Позволяет работать с масштабными проектами, удобна для планирования. Главные фишки – гибкие уведомления и готовые сценарии работы для разных направлений с шаблонами досок. 

Как переехать:

Перенести данные из Trello через JSON-файл или по API. Импортировать сразу все доски можно только в случае, если в Trello премиум-аккаунт. Если другой или бесплатный, то каждую доску нужно переносить отдельно.  

Перенести данные из Jira можно при помощи техподдержки. 

Подробнее о системе

Основные возможности:

• Управлять масштабными проектами. Задачи можно декомпозировать до 6 уровней вложенности в подзадачах.

• Использовать как CRM. Работать с базой клиентов – строить воронки продаж, вести сделки, хранить данные и реквизиты.

• Работать с документами в текстовом редакторе. Создавать базу знаний. 

• Вести планирование в календаре на неделю и месяц.

• Приглашать гостевых пользователей, настраивать приватность для каждого проекта. 

• Настраивать любые типы уведомлений – на email, в Telegram, в виде пушей в браузере и мобильной версии. 

4. Kaiten

Логика досок похожа на доски Trello: их можно объединять и группировать в рабочих пространствах. Комбинированные доски, в которых помещается сразу несколько досок – фишка этой системы. Также здесь сильная отчетность – 12 видов по разным срезам, много графиков и дашбордов.

Как переехать:

Автоматически импортировать данные из Jira и Trello. Эта функция вовремя появилась, на злобу дня.

Подробнее о системе

Основные возможности:

• Создавать общие рабочие пространства и отдельные – для разных отделов. Комбинировать доски и видеть картину по компании на разных уровнях. 

• Вести учет времени, как по задачам, так и по сотрудникам. Видеть, кто больше, а кто меньше загружен.

• Находить «бутылочные горлышки» – те места, где застревают задачи. Для этого есть инструменты: накопительная диаграмма потока.

• Визуализировать данные в дашбордах и графиках и делиться ими по ссылке с клиентами. 

• Работать по спринтам или в другом фреймворке. Есть конструктор бизнес-процессов. 

5. Планфикс

Забавный факт: когда-то давно, в 2014 году эта система прямо называла себя аналогом Trello на русском языке. Но тоже давно обогнала его по функционалу. Доски внешне похожи на доски Trello, но возможностей и фишек теперь гораздо больше.

Как переехать:

Перенести данные из Trello. В конце прошлого года добавили автоматический импорт.

С Jira, кажется, все сложнее. Лучше обратиться к официальному партнеру системы. Здесь 42 партнера-интегратора, которые помогают переехать и настроить все под ваши бизнес-процессы. 

Подробнее о системе

Основные возможности:

• Полностью адаптировать систему под себя, настроить под любые процессы. Здесь очень много функций, правда, в них нужно разбираться, интерфейсы не самые легкие.

• Использовать для работы с документами в бухгалтерии или отделе кадров. Есть онлайн-редактор, готовые шаблоны и сценарии: согласование договора, выставление счета и прочее.

• Использовать как CRM в отделе продаж или маркетинга. 

• Работать на классических канбан-досках, управлять задачами.

• Мониторить любые срезы данных на разных уровнях – от проекта в целом до действий конкретного пользователя. Мощный конструктор отчетов. 

Соберем краткие итоги: