У системы документооборота тоже может быть свой фундамент — технологическая платформа. Выбор платформы и принципов, на которых она построена, в буквальном смысле влияет на то, как СЭД будет дальше жить — ведь эти принципы и есть те самые “кирпичики”, которые обеспечивают ее устойчивость.
СЭД, представленные “коробочной” версией, практически все схожи по функциональности, поскольку представляют собой типовые решения, подходящие для большинства организаций. Однако, если документооборот организации отличается целым рядом особенностей, которые не в состоянии учесть ни одно “коробочное” решение, здесь не обойтись без конструктора: система должна предоставлять возможности для доработки.
Именно в таких случаях важен выбор платформенного решения. Однако, какой должна быть платформа, лежащая в основе будущей СЭД? Какие фундаментальные принципы должны лежать в ее основе? Мы выделили для себя три основных принципа, которыми должна обладать технологическая платформа системы электронного документооборота, чтобы обеспечить успешное развитие СЭД в будущем.
Адаптивность
Под адаптивностью мы понимаем конфигурируемость системы под функциональные требования организации-заказчика. Технологическую платформу СЭД можно назвать адаптивной, если она включает в себя:
- Модуль управления пользователями и их правами. Он позволяет создавать пользователей в системе, а потом раздавать им разрешения на доступ к различным объектам и функциям системы. Модуль управления пользователями и правами пользователей должен обеспечивать динамичность: изменение прав пользователей должно происходить на лету, без перезапуска системы или обновления версии программного обеспечения.
- Модуль бизнес-процессов. Гибкость работы системы зависит от наличия модуля-конструктора бизнес-процессов, который позволит создавать уникальные процессы движения документов для организации.
- Модуль отчетности. Наличие модуля-конструктора отчетов позволит создавать новые печатные формы для электронных документов, а также обеспечит наличие инструментов бизнес-аналитики, позволяющих организации получать статистику по работе организации в различных срезах.
- Конструктор экранных форм. Функциональность данного конструктора позволяет добавлять новые поля в карточки документов и задач, расширять и создавать новые справочники в системе в визуальном режиме без применения средств программирования.
- Возможность адаптации к возрастающим нагрузкам на систему. Со временем количество информации, хранящейся в системе неуклонно растет, поэтому важно, чтобы система изначально проектировалась с учетом возможности работы с большими объемами данных. Также при росте количества пользователей может значительно возрасти нагрузка на серверную часть. Система должна продолжать обеспечивать минимальное время отклика при повышенных нагрузках. Кластеризация системы позволяет решить эту задачу.
Независимость
В это понятие мы вкладываем отсутствие привязки к поставщику и системному окружению — операционной системе, определенному виду устройств, и так далее, а конкретно:
Открытость.
Использование открытого программного обеспечения сейчас является трендом. Платформа, на которой строится СЭД, должна предоставлять возможности модификации усилиями Заказчика, без привлечения специалистов вендора — к примеру, путем передачи системы Заказчику вместе с исходниками. Не лишней будет подробная документация по платформе и определенное сообщество пользователей, обменивающихся опытом. Таким образом, Заказчик избавляется от привязки к вендору, которая может длиться годами, и получает возможность нанять собственных специалистов для дальнейшего развития системы.
Кросплатформенность.
Практически все СЭД включают в себя клиентскую и серверную часть. Кросплатформенность на стороне клиента осуществима с использованием web-технологий. Использование полноценного веб-клиента позволяет подключиться к СЭД с любых устройств: персонального компьютера, планшета, мобильного телефона. Веб-клиент не требует установки специального программного обеспечения (за исключением браузера, который может быть любым из популярных), за счет чего упрощается обновление программного обеспечения СЭД. Кросплатформенность сервера позволяет выбрать любую базу данных и операционную систему. Привязка СЭД к определенной БД и операционной системе может вылиться в скрытые денежные расходы на инфраструктуру: потребуется покупать лицензии на операционные системы и базы данных.
Поддерживаемость
После того как СЭД внедрена в организации, необходимо осуществлять ее поддержку. Таким образом, при выборе СЭД следует обратить внимание, поддерживается ли платформа, лежащая в основе системы, вендором или сообществом (или и тем, и другим), и выпускаются ли новые релизы системы. Или же система была единожды написана, и новые версии не выходят, ошибки не исправляются? Если СЭД позволяет вносить изменения в функциональность посредством изменения своего кода, то необходимо попробовать реализовать какую-либо функцию системы, используя платформу. Это поможет вам определиться с тем, сможете ли вы сами поддерживать систему. При этом важными факторами при самостоятельной поддержке системы являются:
- Использование свободного ПО и популярных языков программирования. На данный момент самым популярным языком программирования является Java, благодаря чему найти программиста на рынке труда несложно. Системы электронного документооборота, построенные на технологии Java, поддерживать будет проще.
- Наличие средств разработки под платформу. Если вендор предоставляет специфические инструменты для модификации программного кода своей СЭД, дорабатывать такой продукт будет проще. Такие инструменты бывают многообразными, от простых утилит для редактирования конфигурации до специализированных IDE, “заточенных” под работу с платформой.
- Возможность легкого расширения существующей функциональности системы. Имеются в виду заложенные в платформу механизмы, предусматривающие создание расширений системы и обеспечивающие совместимость доработок с новыми версиями СЭД.
СЭД ТЕЗИС и платформа CUBA
Наша система электронного документооборота ТЕЗИС построена на платформе CUBA с открытым исходным кодом, которая отвечает всем трем вышеизложенным принципам. Особое внимание хотелось бы обратить на специализированную среду разработки для СЭД ТЕЗИС, основанную на CUBA Studio. Если вы выбираете СЭД для долгосрочного использования и планируете самостоятельную поддержку, адаптацию и развитие системы, то в первую очередь мы рекомендуем попробовать сделать какое-либо приложение на платформе CUBA при помощи Studio. Для этого вы можете пройти Быстрый старт и посмотреть, как легко и интуитивно можно создавать корпоративные приложения на платформе. Собственноручно созданное приложение позволит вам понять все вышеизложенные принципы платформы и сделать выбор в сторону СЭД ТЕЗИС.
Комментарии (15)
PavelPV
02.06.2016 15:44Посмотрел скрины вашего продукта, один вопрос: «Confluence» — ты ли это?
glaschenko
02.06.2016 16:42+1Совсем нет. Confluence — это упрощенно говоря внутренняя вики, то есть средство хранения и совместной работы над статьями. ТЕЗИС — это ECM-система, призванная в первую очередь автоматизировать и регламентировать бизнес-процессы организаций.
Delphinum
02.06.2016 16:42К требованиям адаптивности я бы еще добавил возможность реализации собственных бизнес-сущностей либо расширения имеющихся требуемыми в работе полями (свойствами). Много лет работы с ТЕЗИСом и его пользователями убедили меня в следующем: если СЭД не позволяет реализовать прикладные бизнес-сущности, то это плохая СЭД.
Alxdhere
02.06.2016 16:44А есть такие СЭД, которые не позволяют «реализовать прикладные бизнес-сущности»? И СЭД ли это в таком случае?
Delphinum
02.06.2016 16:48Полно, но я боюсь заниматься на хабре антирекламой ) Под реализацией прикладных бизнес-сущностей я понимаю возможность создания собственных типов документов с кастомными полями и использовании их в том же виде, что и дефолтные документы, предлагаемые системой. Часто СЭД лишь предоставляют некие учетные карточки, которые включают следующие поля (без возможности расширения): номер, дата регистрации, статус, вложения, ответственный. В таком случае я воспринимаю СЭД скорее как аналог электронной почты.
Kamaitachi
03.06.2016 09:58Всем указанным требованиям соответствуют в принципе все СЭД, которые я видел — директум, документум, доквижн и даже 1С. Разве что кросплатформенность хромает, иногда в дополнение к основному клиенту есть мобильные платформы и веб-доступ с ограниченным функционалом и чаще нет клиентов под другие десктопные ОС.
Одним из важных неуказанных факторов является гибкость системы лицензирования. Продукты хоть и не столь дорогие, но при возрастании аппетитов цены могут стремиться к большим величинам.
Diaskhan
05.06.2016 13:37очень заинтересовала ваша платформа, только что интересно она менее раскручена чем ельма и бпм онлайн! вопрос кому лучше адресовать вопросы связанные с техническими возможностями системы? к тем кто продает или можно задать вопрос тем кто естт на хабре? меня интересует сможет ли она соответствовать нашим требованиям! sales обычно бывают некомпетентны!
lyusion
06.06.2016 07:40Добрый день. Можете задать мне в личку вопрос, я свяжу вас с нужными специалистами.
Alxdhere
«На данный момент самым популярным языком программирования является Java» таким заявлением можно начать очень крутой холивар.
Насчет «открытости», всегда считал, что «открытость» системы определяется наличием API и поддержкой различных протоколов обмена данными, например, SOAP, а не передачей исходного кода клиенту.
aleksey-stukalov
Наличие API, безусловно, определяет степень открытости системы в плане ее интегрируемости, при этом не обуславливая градус интегрируемости (на API надо еще внимательно посмотреть, что же он позволит делать). На мой взгляд открытость системы высшего сорта это как API, так и исходный код, где можно расширить тот самый API.
Delphinum
Наличие открытого исходного кода и без API делает систему максимально открытой, ибо появляется возможность прикрутить к такой системе API.
Alxdhere
Мне кажется, что разобраться с API любой системы «программисту средней руки» проще, чем с исходным кодом всей системы. Не так уж много найдется желающих копаться во внутренностях системы, скажем, ради интеграции ее с другой системой, когда надо только организовать передачу значений парочки атрибутов отдельных сущностей.
Разве нет?
Delphinum
Конечно да, но это меньший показатель открытости (скорее хардюзер-ориентированность), нежели открытый исходный код.
Так же не стоит забывать, что в системе, ориентированной на расширение через изменение исходных кодов, как правило архитектура позволяет не разбираться с исходным кодом всей системы.
aleksey-stukalov
опять согласен, если делать широкую выборку компаний-пользователей СЭД. Однако, если взглянуть на крупные компании — в процентном соотношении копальщиков там достаточно много.
— речь здесь идет о кастомизации несколько другого уровня, например прикрутить «модуль оценки качества молочной продукции», другими словами исключительно специфичные бизнес-особенности. Здесь вендоронезависимость очень важна, так как в закрытых системах вендор традиционно «ломит» цены, в связи с невозможностью что-то сделать без него.