Систематически вести задачи я пытался, наверное, раз 20-25. И каждая попытка срывалась, как теперь я понимаю, по двум причинам.
Во-первых, для того, чтобы выделять время ведению задач, нужно понять — зачем это делается.
Ты начинаешь вести задачи, тратить на это время, делаешь меньше задач, все это начинает копиться — во имя чего?
Любую работу сложно вести, когда ты не понимаешь, для чего. «Упорядочить жизнь» — не самая адекватная цель, так как «упорядоченная жизнь» — это достаточно размытое явление. А вот «снизить уровень тревоги, снизив уровень неизвестности» — цель гораздо конкретнее и лучше, на которую вполне можно потратить час в день.
Во-вторых, все методологии, которые я читал, описывают сразу конечное состояние процесса. «Вам нужно взять ToDoIst, разбить по проектам, интегрировать с календарем, делать ревью задач за неделю, приоритезировать их…» Это сложно начать делать сразу. Как и в программной разработке, я считаю, что нужно пользоваться методом прогрессивного джпега — итеративно.
Поэтому пройдусь по своим “итерациям”, и, может быть, в таком же виде это пригодится и вам. В конце концов, чем не повод использовать майские каникулы, чтобы выйти на работу, используя новую (относительно) парадигму?
А как я к этому пришёл, можно прочитать здесь.
Трелло, пара списков
Создаем всего 4 списка, используем десктопное и мобильное приложение.
Списки:
- Дела — все задачи, которые приходят в голову, записывать сюда. И записывать сразу, как только они приходят в голову. «Выкинуть мусор» — задача. «Вымыть посуду» — задача. «Назначить планерку» — задача. Ну, и так далее. Даже самые очевидные и\или важные вещи могут быть забыты, если случилось что-то внезапное или просто был тяжелый день.
- Дела на сегодня — каждый вечер переношу дела из доски «Дела» в доску «Дела на сегодня». Если к вечеру часть дел будет там оставаться — это нормально, об этом чуть ниже. Со временем начинаешь понимать, сколько задач может быть в списке, чтобы большую их часть можно было сделать в запланированный день.
- Сделано сегодня. Эта доска — главный способ снизить тревогу «я ничего сегодня не сделал» и хороший путь для дальнейшей рефлексии по поводу самоорганизации. Записываю сюдавсезадачи, которые сделал сегодня, даже не из списка запланированных. «Позвонил Васе по поводу документов» — записал. «Попросили подписать бумаги» — записал. «Обсудили с Антоном договор» — записал. Таким образом, к концу дня вы поймете, на что вы на самом деле потратили время и что могли не делать из этих задач только лишь ради выполнения плана.
- Готово — список всех выполненных задач. В начале или в конце дня я переношу их из «Сделано сегодня» в «Готово». По сути, это такая мусорка, в которой просто можно найти выполненные задачи, и поэтому нуждается в регулярной чистке.
Трелло, «мини-календарь»
В какой-то момент становится понятно, что некоторые задачи точно привязаны по времени, и про них не хочется забывать в течение недели, чтобы не запланировать на это время что-то еще. С календарем у меня всегда было сложно, поэтому я добавил несколько досок с названиями «Дела на понедельник», «Дела на вторник» и т.п., в которые стал заносить привязанные ко времени дела.
Таким образом, когда меня спрашивают: «Можем ли мы поговорить в четверг в 16:00?» — я просто иду в соответствующую доску и смотрю, что у нас там записано на это время. И надо не забывать перекидывать вовремя задачи между списками в течение недели: например, «дела на четверг» с наступлением четверга — в «дела на сегодня».
Почему не календарь? Для меня — жутко сложно использовать две утилиты одновременно. Если использовать для этого календарь — мне нужно будет в него зайти, заполнить, регулярно заходить в него, чтобы проверить, не забыл ли я что-то…
На этом моменте я подошел к границам Trello. Основной проблемой стало то, что в день записывалось больше 50 задач, и был довольной большой пул дел, привязанных как к общему списку, так и к спискам, привязанным к дням. Как понять, что задачу, которую мне надо сделать, я уже записал? Стали появляться дубли. Как одновременно приоритезировать все задачи по одному из проектов? Как дать другим другим людям возможность посмотреть твои календарные планы?
Мне нужна была система, которая, сохраняя относительную легкость:
- Могла бы группировать задачи по проектам.
- Иметь календарную привязку (выполнить завтра), и автоматически переносить это в задачи на сегодня, с наступлением дня.
- Интегрировалась бы с Google-календарем.
Вот здесь я вернулся к ToDoist, и на этом этапе он оказался самым подходящим решением.
Текущий поток в ToDoist
Inbox
Любые входящие задачи пишу в Inbox, который стараюсь сразу разбирать. Под разбором подразумевается:
- Определение даты, когда задача будет выполнена (для коротких задач я, чаще всего, ставлю Today, а уже к вечеру понимаю, когда, на самом деле, ее можно будет сделать).
- Определение проекта, к которому можно отнести задачу (для статистики и возможности каким-то образом сменить приоритет у всех задач по проекту).
Задачи, которые пришли в голову и которые необязательно делать в ближайшее время, уходят в проекты Uncategorized Personal («взять подстаканники в машину») и Uncategorized Work («подумать, когда можем устроить стратсессию по PR»). В ToDoist можно назначать повторяющиеся задачи: так каждые выходные у меня появляется задача «Разобрать Uncategorized Personal», а каждый понедельник — «Разобрать Uncategorized Work».
Интеграция с календарем
ToDoist отлично интегрируется с Google-календарем, причем в обе стороны. Календарь у меня расшарен с коллегами, чтобы они могли видеть, когда до меня точно не достучаться.
При этом задачи из календаря переносятся и в обратную сторону: я могу сказать «Серега, посмотри по моему времени на пятницу и запиши там встречу», которая окажется и в календаре, и в ToDoist. Так, фактически, я впервые начал пользоваться календарем, при этом мне не нужно создавать события в нем.
Обработка не оперативных входящих задач
Я принудительно не бросаюсь делать задачи сразу, кроме тех задач, где пожар очевиден. «Нам срочно надо связаться с руководством компании ABC, так как сервер лежит, а ответа от ее сотрудников нет» — очевидно горящая задача, которую откладывать нельзя, а вот «Женя, можно я позвоню тебе сейчас поговорить про один проект новый» превращается в «Запланировать, когда можно будет поговорить с X про Y», которая уже превратится в задачу «Сказать X, что мы можем поговорить тогда-то» и задачу «Поговорить с X про Y», уже привязанную ко времени. Практически любая входящая задача превращается вначале в «Запланировать…».
Приоритезация задач
Все задачи, включенные в день, не выполнить. Наблюдая за собой, я понял следующее (у каждого числа будут иные, но главное — прийти к выводам).
- На каждый день у меня записывается порядка 50-70 задач.
- Комфортно для себя (без чувства тотальной усталости в конце дня) я могу сделать до 30 задач.
- Сделав до 50 задач, я устану, но некритично.
- Я могу закрыть 70 задач, но после этого я с трудом выйду из «потока трудоголизма», с трудом усну и в целом буду мало социален.
Исходя из этого, я решаю, что мне делать сегодня. В ToDoist есть приоритезация каждой задачи, поэтому утром я выбираю критические для выполнения задачи, а остальные выполняю, исходя из возможностей и желания. Каждый день переношу порядка 40-20 задач на следующий: что интересно — при этом задач на следующий день становится опять 60-70.
Ведение статистики
Очень хочется понимать в целом, сколько времени ушло сегодня на дела, связанные с работой, и на какие именно. Для этого я использую приложение RescueTime, которое стоит и на телефоне, и на лэптопе, и Google Maps Location History (да, я не параноик).
Мы живем за городом, поэтому время, потраченное на дорогу, можно использовать с толком. Сейчас, когда я не уставший, я в пути слушаю аудиокниги, чтобы хоть как-то использовать эти 40 минут.
Данные я пока не агрегирую, создавая своеобразный персональный Data Lake; придет время — доберусь до этого.
Заключения не будет
- Жизнь современного человека — большой поток входящих задач. Снизить его не удастся; надо научиться управлять этим потоком.
- Большинство тревог — от неизвестности предстоящего. Если мы будем понимать, что нас ждет в ближайшие дни, тревог станет ощутимо меньше.
- Ради этого можно тратить время на организацию своего дня. Я знаю, что случится сегодня, что будет завтра, и не забываю о тех задачах, о которых раньше забывал.
- Ведение таск-трекинга — не самоцель, а, если хотите, способ самовоспитания. Вещи, которые раньше делать было лень или вещи, до которых никак не добирались руки, становится сильно легче делать. Многие люди (и я среди них) вообще, в целом, лучше себя чувствуют, когда задачи ставятся из внешнего мира. Таск-трекинг — это такой способ ставить задачи самому себе и научиться жить своими желаниями.
- Работа — это не самоцель. Цель — так организовать свое рабочее расписание, чтобы появилось предсказуемое свободное время, когда ты можешь заниматься собой, семей, своими интересами.
Если вам интересны мои идеи и размышления на it и около-того-темы, то вот можно почитать канал :-)
Комментарии (43)
zxweed
30.04.2019 17:34+1сколько времени (явно же больше часа в день?) занимает запись 70 задач в трекер каждый день?
inkvizitor68sl
30.04.2019 18:41У todoist-а отвратительный UX (как и у многих других тудушников, хотя казалось бы...).
Единственный нормальный UX из тудушников — у веб-версии nirvanahq. Хотя, конечно, на любителя там фич может не хватать.BigBeaver
01.05.2019 13:41Только баги нирвана годами не фиксит несмотря на все обещания. Нормально развивается только мобильная версия.
inkvizitor68sl
01.05.2019 14:55А что там за баги?
BigBeaver
01.05.2019 15:14В веб версии:
1 — выделяете группу задач.
2 — (опционально) что-то с ней делаете (при этом выделение снимается).
3 — берете любую задачу не из группы и перетаскиваете в корзину
4 — выделенная (ранее) группа улетает в корзину, а задача, которую вы реально хотели удалить, остается на месте.
В свое время я так терял пол списка задач пару раз. Я общался с разрабом, и он признал его повторяемость и тд. Это было уж года два назад — с тех пор они обновили интерфейс, но баг так и не пофиксили. А потом и отвечать перестали. С фич реквестами то же самое — они хвалят твои идеи, типа вау, как это классно, и как много юзеров получат с этого профит, но на деле шишь. Так что в обиде я на них.inkvizitor68sl
01.05.2019 15:47С другой стороны в других тудушниках операций с выделенной группой вообще не встречается =)
Но на баг такой я не натыкался. У меня есть только баг с тем, что любые массовые операции перестают периодически работать — чаще помогает ctrl-shift-r, но иногда приходится /reset дергать.
Но насчет неактивности вы правы. Но они всегда неторопливо развивались.BigBeaver
01.05.2019 16:15Но на баг такой я не натыкался.
Либо у вас другой типовой сценарий работы либо не замечали. Я только раза с пятого понял, в чем дело (ну пропадают иногда задачи, ну бывает. если вообще помнишь о них). Но он легко воспроизводится — попробуйте. От системы и браузера не зависит.
При этом я согласен, что другие тудушники на момент моего знакомства с нирваной были вообще неюзабельными.
Но вопрос в отношении к клиентам — в конце концов я им деньги плачу (уже нет). Могли бы честно сказать, что веб версия вообще не в приоритете, и все силы на яблочное приложение и тд. (правда, тогда не понятно, откуда силы на апдейт интерфейса. который, кстати, ухудшил юзабилити)inkvizitor68sl
01.05.2019 18:02Не, на хромиуме под убунтой не могу воспроизвести (смотрю на счетчик в корзине — меняется ровно на одну, да и удаленную задачу в корзине вижу).
> веб версия вообще не в приоритете
Думаю всё проще. Среди основателей был крутой фронтэндер, который за еду запилил действительно крутой webapp (и тут вопрос даже не в UI/UX, а в технической составляющей — я до сих пор не так часто встречаю что-то подобное) — он даже в 2019 работает поразительным образом с его оффлайном прозрачным, не говоря уже о далёком 2010м.
А нанятые за еду теперь не могут разобраться в этом, не говоря уже о починке багов. На редизайн их как-то хватило, но что-то серьёзное сделать уже не могут.BigBeaver
01.05.2019 18:16Ну. Лично я воспроизвожу это в опере, хроме и ФФ как в винде, так и на дебиане. Разработчик факт воспроизводимости на доступных ему системах подтвердил в переписке. То есть, даже если конкретно у вас оно не воспроизводится, какой-то моей локальной проблемой оно тоже точно не является.
Но… you've got a point there.
Throwable
30.04.2019 18:44+2Если вы действительно программируете, а я видел среди списка задач только типа "отправить книгу Коле", то должны знать, что программирование любой фичи требует максимальной концентрации на решаемой задаче. Требуется постоянно держать в памяти структуру проекта, модель функционирования, идеи и план реализации, возможные методы тестировния — и все это параллельно с устранением проблем и поском новой информации. И при том, что ресурсы межушного нервного узла сильно ограничены. И вот хуже нет, когда данный процесс прерывают искусственно и бросают на другую задачу. Переключение контекста и для железа стоит дорого — а для головы это вообще непосильный труд, приводящий к нервным расстройствам. И если вы можете параллельно и качественно концентрироваться на разных задачах, то вы сцуко Юлий Цезарь, и место вам в музее.
Заключения не будет
- Хаоса будет больше. Привыкайте и не стремитесь все упорядочить.
- Шума тоже будет больше. Научитесь его игнорировать.
- Экономьте силы. Концентрируйтесь только на реально необходимых задачах. Все остальное либо подождет, либо пройдет само.
- Не пытайтесь адаптироваться под условия. Адаптируйте условия под себя.
ClearAirTurbulence
30.04.2019 22:08Мне очень не хватает нормального решения, и главная проблема — кривые интерфейсы.
Более-менее вменяемые интерфейсы у checkvist (но там проблемы с мобильными клиентом и напоминалками) и у какой-то third-party напоминалки в slack (todobot или как-то так) — когда вводишь задачу, дату, время, ответственного как в командной строке — это гораздо быстрее, чем продираться через гуи. Вторая ещё и интегрирована с каким-то веб-трекером, там и гуи есть, который, естественно, как и у всех веб-приложений, кошмарен. Но именно то, что это лишь бот в слаке, и делает сабж не таким удобным для меня. Очень не хватает узкоспециализированного решения, где нет ничего лишнего, но есть полноценные клиенты под вин и андроид\яблоко с идеально проработанным интерфейсом, и интеграция с календарем для встреч и напоминалок.
Miller777
02.05.2019 01:11Toodledo — как веб-сервис для задач.
Для Android пользуюсь не их родным клиентом, а Informant (интегрируется с Google (календарь, контакты, задачи) и Toodledo (задачи, заметки).
Ничего удобнее не нашел.
anotherpit
01.05.2019 04:10использую похожий подход с небольшими отличиями:
- для списка дел (да и вообще для любых списков) — dynalist без интеграции с календарём (он, наверное, умеет, просто я не пользуюсь)
- для календарных дел (в т.ч. рекурентных) — гугл-календарь
- интеграция с календарём — односторонняя, ручная и ежедневная: в начале дня добавляю в dynalist дела из календаря
итоги после примерно года использования такой системы:
- «афигеть, оно до сих пор работает»
- dynalist — идеальный инструмент для списков
- разучился жить и делать что-либо без списка дел и календаря
- человеческая память — отстой (по крайней мере, моя личная), и всё, что может быть выгружено из неё во внешнее хранилище (например, в список дел), должно быть выгружено и как можно скорее
vchslv13
01.05.2019 08:32О, dynalist, кажется, классная штука — спасибо :) Жаль, что, насколько я понял, нет self-hosted решения, но по функцианалу именно то, что я искал.
rombell
01.05.2019 09:44Можно ли смотреть список больше, чем на неделю?
У меня постоянно есть задачи класса «Сделать в феврале 2020», к ним нужно готовиться иногда за месяц, хотелось бы аткое отдельно видеть. Ну или примерно представлять план на лето, например
LAG_LAGbI4
01.05.2019 10:09Мне кажется, что для личного/семейного использования лучше remember the milk подходит. Туда гораздо проще записывать дела на ходу. есть смарт листы, которые сами разложат задачи в нужные списки. В трело я так и не научился быстро задачи между списками перекладывать.
Я считаю, трело больше применим при работе в командах, когда есть какая-то задача, которую нужно как по конвееру перекладывать между разными статусами/командами исполнителей.
epishman
01.05.2019 16:37+1Рискую получить по карме, но «выполнить 70 задач в день» — НЕ НУЖНО. Если такое все-таки встречается, на мой взгляд имеется проблема менеджмента. Микро-менеджмент в большинстве случаев (строго HMHO) проигрывает менеджменту, основанному на мотивации и показателях.
Foggy4
01.05.2019 19:12Однозначно не нужно, это из той же оперы когда людей заставляют систематически перерабатывать — ищите проблемы в менеджменте. Но тут предлагается в трекер вообще все подряд писать вплоть до «помыть посуду» и «сходить в туалет» (утрирую), что на мой вкус все же перебор.
BigBeaver
01.05.2019 19:56На самом деле нет.
Чтобы все получилось нужно выполнять два правила:
1 — делать то, что надо
2 — не делать то, что не надо.
Как ни странно, основные проблемы вызывает вторая часть. И вот политика «что не записано, не существует» ее облегчает. А раз вы не делаете ничего не из трекера, то и писать в него должны все, что реально надо сделать.
Valeratal
02.05.2019 10:19Времени на заполнение этих табличек уходит уйма. Но ведь и без этих таблиц известно, что надо делать и что надо сделать. Разве нет?
BigBeaver
02.05.2019 10:36Пока список дел влезает на 1 лист бумаги, об организации можно не париться.
vedenin1980
02.05.2019 13:00что надо делать и что надо сделать. Разве нет?
Известно, вопрос тут больше в мотивации и правильных приоритетах, того что надо сделать.
Грубо говоря, есть задачи «захватить мир», «заработать миллиард» и «почитать хабр и ответить на несколько комментариев», вот последняя легко может занимать все время каждый день, а первые две могут не двигаться годами (так как там работать надо). С табличками прокастинировать несколько сложнее психологически.
P.S. Но таблички это лишь один из методов борьбы спроканстиленью, как и все методы они работают лишь у части людей. ИМХО.
Daddy_Cool
02.05.2019 14:54«Времени на заполнение этих табличек уходит уйма.»
Это время тратится с пользой — т.е. происходит некоторое фоновое продумывание этих дел.
Я сам периодически начинаю-бросаю планирование — сейчас займусь опять.
Минус для меня — наличие списков дел держит меня в напряжении, т.е. каком-то неестественном состоянии. Но может я просто не привык.
hhba
02.05.2019 17:27Из всех озвученных выше инструментов оптимальным считаю Трелло (просто лучший по всем параметрам), но есть у него большая беда — он нелокальный (т.е. в один момент может умереть или кардинально поменять интерфейс, а то и условия обслуживания). Вкупе с отсутствием нормального сохранения и выгрузки истории получается инструмент, на который трудно полагаться глобально, т.е не только для личных тасков, но и для рабочих проектов. Можно конечно удивиться, ведь для них он и создан (а отнюдь не для ведения личного списка), но в этом качестве он не укладывается, например, в условия хранения записей по ISO.
ThunderCat
03.05.2019 11:51-1Чет напомнило )
Список
moncruist
03.05.2019 14:38Интересно, а есть ли opensource self-hosted решения для списка дел и календаря с десктопным и мобильными приложениями под все платформы и с синхронизацией.
artskep
Это все мило, и таких статей "мышки станьте ежиками" я видел много
У них всех одна проблема — я не видел ни одной статьи на эту тему, когда человек после хотябы года честной практики подобных подходов признался, что "афигеть, оно до сих пор работает"
ap_gubarev
Года 4 живу с похожей системой. Todoist и Toggl. Вошло давно в привычку все. Офигеть оно работает
RegisterWindowClassExA
Род деятельности какой? Я когда код пишу, у меня никакое планирование не помещается в голове. Только технические решения. И это правильно! Планирует пусть руководство.
ap_gubarev
Когда начинал внедрять эту систему был разработчиком, код писал. Сейчас тимлид
RegisterWindowClassExA
Тимлиду, понятно, это нужно. Его задача управлять кучей народу. Волей-неволей приходится решать организационные вопросы. А вот пробовали ли Вы, работая кодером, длительное время организовывать свою работу таким вот образом?
ap_gubarev
Так я же написал, что начал это делать работая кодером. Причем необходимость как-то сама собой возникла и я начал искать инструменты, пробовать разное. В итоге сформировалась система определенная.
Я себе сутра планирую какие задачи я собираюсь решить сегодня, кому чего обещал посмотреть и ответить, что хотел вечером прочитать (например обнаружился пробел в знаниях и вечером на сон грядущий можно прочитать об этом побольше теории).
Также личные вопросы сюда добавляю, покупки и прочее. Со временем жену приучил к тудуисту тоже, теперь если она например записывает общий поход к парикмахеру то заносит это в тудуист в общий семейный проект и никогда не будет накладок по планам.
В двух словах не опишешь, как минимум подобная статья будет.
Я уверен что любой человек, который желает свою жизнь организовать лучше, может это сделать и род деятельности тут роль играет не первостепенную
RegisterWindowClassExA
Я просто пытался выяснить, это Вам как кодеру было нужно для организации работы, или как человеку для организации жизни? У меня прям шаблон разорвался.
ap_gubarev
И как кодеру и как просто человеку было нужно. Действительно жизнь в порядок приводит. Но сильно от человека зависит. Есть те кому так жить некомфортно и заставлять себя бесмысленно.
TheR
3+ лет с тудуистом, полёт нормальный. Выкристаллизовалось следующее:
1) Идеальные просмотры-приоритезации — ежедневные, еженедельные не нужны, хотя многие настаивают на их важности.
2) Дико важно верно формулировать задачу, то есть начинать с глагола, но вот только чтобы с конкретного, без всяких там «подумать», «проанализировать», и т.п.
3) Задачи (что делать) должны быть жёстко отделены от календаря (где нужно быть) и не дублироваться там.
4) Список задач должен быть только один, отделить допустимо лишь список покупок, в силу регулярности и его составного характера (остальные все задачи в основном списке должны быть атомарны, конечно же).
5) Список нужен всегда под рукой, чтобы не хранить ничего в мозгу. На работе веб версия, не на работе — телефон.
6) 50-70 задач в день лично для меня это нонсенс, при виде списка такой длинны меня мгновенно разорвёт на маленькие окровавленные ошмётки от стресса. Естественным образом формируются списки на день в примерно 10 задач или меньше, редко 15 — но это тогда получается крайне тяжёлый день. В выходные бывает 0-2 задачи.
7) Список задач реально работает только вкупе с методиками поддержания пустого инбокса, иначе стресс нагрянет оттудова, из непустого инбокса.
8) Есть опасность приобретения условного рефлекса: пустой список задач на сегодня вызывает неконтролируемые ощущения околооргастического характера.
RegisterWindowClassExA
Какой род деятельности у Вас?
inkvizitor68sl
> начинать с глагола
Джедайские техники )?
glader
Это правило было известно до Дорофеева :)
samodum
к 2п.:
Сделать задачу эту должен ты.
NIKOSV
Это самое трудное
Kwisatz
У меня работает. У меня не было выбора, пришлось вырабатывать методики когда стал одним из топ-менеджеров. Там задач было столько что дышать было некогда.
Основные моменты (куда более важные чем UX трекера и само его наличие):
— самые мерзкие и отвратительные задачи должны выполняться с утра (дальше работается очень позитивно в стиле «тунц-тунц йа кросавчег»)
— Все, что возможно, делается немедленно. Если задача занимает больше Н минут то это не задача а проблема и топает в конец списка.
— Совещания в лес, если они предполагают растекание мыслью по древу. Оставляем только встречи в формате «проблема — сбор мнений — варианты решения — решение»
— Никогда, ни при каких условиях не прятаться под кровать. Если нужно выйти на контакт, то независимо от результата это нужно сделать. С решением, проблемой, новыми сроками, чем угодно, но нужно.
— Если возникает проблема, которая не решается собственными силами, опять же сразу связываемся с ЛПР, озадачиваем, ставим дедлайн, забываем.
— Если есть отсроченные задачи/встречи то ежедневник или трекер вести НУЖНО. У меня такие вещи были записаны на планинге под клавиатурой.
— Каналов связи должно быть минимальное количество: телефон + почта(например). Востапы, вайберы, скайпы — в лес. Для не срочных задач только почта (опять же например). Если людям лень написать письмо, то очевидно, что это их проблемы. Постоянно отвлекаться на вагон разных каналов жрет слишком много времени. Особенно доставляют голосовые сообщения.
— Все что за пределами этих правил, попросту не существует
Сейчас я использую thunderbird как трекер, проснулся выпил чаек и пошел по письмам по списку. Если решилась или отпала — письмо удаляем. К тому же всегда можно ПКМ и в календарик/задачу.