В работе веб-студии менеджер является одним из ключевых лиц. От его решений и действий зависит большая часть успешного завершения проекта. Планирование своей работы и задач исполнителей выходит для него на первый план.

Мы сформулировали несколько тезисов, которые рекомендуем соблюдать в нашей компании для эффективного планирования рабочего времени.

Хотим поделиться ими с вами:


1. Пустой INBOX
Создайте папку «Обработанные», в случае потребности создайте папки по названию клиентов или проектов. Все прочтенные письма переносите в соответствующие папки, чтобы во входящих было пусто. Если письмо требует ответа и Вы можете ответить сразу — сделайте это (пункт 3). Если письмо требует времени на ответ, то запланируйте время на него (пункт 4) и так же перенесите в соответствующую папку. Ответ почему так стоит делать есть в видео в конце поста.

На письма с новостными рассылками, уведомлениями настройте автоматическую фильтрацию в соответствующие папки.

2. Отключите уведомления в почте и skype
Чтобы не отвлекаться каждый раз, когда вы сосредоточены на выполнении задач, просто отключите уведомления о новой почте, о том кто пришел и кто ушел в Skype.

3. Если на задачу требуется 2-3 минуты — сделайте сразу
Если задачу можно выполнить за быстро — выполните ее сразу. Вы ответили клиенту — и «мячик» на его стороне, вы дали комментарии коллеге, и он продолжил выполнять свою задачу, вы поставили задачу на выполнение в план и забыли про нее. Если на решение задачи требуется больше времени, задачу следует добавить в список задач (пункт 4).

4. Планируйте задачи на день/неделю
Используйте инструменты планирования: BITRIX24, keep.google.com или любые другие. Задачи на день/неделю должны быть спланированы таким образом, чтобы не было просроченных задач. Если задача переносится или по каким-то причинам не может быть выполнена в срок, ее следует перенести и изменить ее срок выполнения. Данная процедура требует систематического выполнения и вашего контроля для поддержания задач в актуальном состоянии.

5. Правильно формулируйте задачи
Не надо писать «сделать всё». Главное правило — задача должна отвечать на вопрос, что нужно конкретно сделать. Неправильная постановка задач: проблемы с сайтом, все плохо, поиграть со шрифтами и т.п. Единственный вариант, что если вы так называете задачу, то далее она детально структурирована (пункт 7).

6. Структурируйте план выполнения задач
Производите ежедневные/еженедельные обзоры задач исполнителей. Переносите задачи «на позже», если они не являются приоритетными и не требуют срочного выполнения, переносите задачи «на сегодня», если задачи требуют скорейшего выполнения, являются приоритетными.

7. Используйте чек-листы
По возможности в задачах используйте чек-листы, разбивая задачу тем самым на более мелкие подзадачи.

8. Делегируйте задачи
Если задачу можно делегировать — делегируйте ее! Тем самым вы высвобождаете время для решения других своих задач.

9. Выполняйте задачи согласно плану
Не распыляйтесь и не хватайтесь за все и сразу. Решили одну задачу, закрыли ее, приступайте к следующей.

10. Следите за чистотой: рабочее место, рабочий стол компьютера, входящая электронная почта
Лишние документы вокруг компьютера, грозди иконок документов, раскиданных по рабочему столу монитора, сотни писем в почте — создают приятный творческий хаос, который эффективно снижает вашу эффективность.

Некоторые из этих тезисов очень хорошо объяснены на примерах Максимом Дорофеевым Cartmendum

1. Джедайская техника пустого инбокса: www.youtube.com/watch?v=qDEOUKfa5go&noredirect=1
2. Эффективность неэффективности: www.youtube.com/watch?v=XDF02KmgJFE

Пожалуйста, дополняйте данный список в комментариях.
Вместо вывода: Будьте эффективны!