В рамках стратегического развития организации решили изучить возможность обновления бизнес-процессов и попробовать внедрить процессный подход внутри. Хотелось бы поделиться именно теоретическим знанием. Так как без теории нам смерть, смерть и еще раз смерть! Начнем. В основном для статьи использовал информацию в книгах М. Рыбаков, М. Ротер, А. Остервальдер, К. Андерсон, К. Мур и из собраний с коллегами.



Является организация коммерческой, некоммерческой или государственной, ее главным предназначением является создание продукции и услуг, обладающих ценностью для потребителя. Цели организации достигаются путем осознанного управления бизнес-процессами. К этому должны сводиться все цели организации. Сущность стратегического планирования заключается в определении основных векторов развития организации и показателей его деятельности на определенный временной период, идентифицирующий желаемый результат его активности в целом. «В рамках стратегического планирования обеспечивается комплексное обоснование проблем, с которыми может столкнуться предприятие, и определяются действия по их разрешению, а также разрабатывается конкретный план управленческих действий (стратегии) по выполнению миссии предприятия и достижению сформулированных целей».

Организация – это система, воплощенная в реальную модель. Хорошо работающая модель должна быть непротиворечивой, быстрой, синхронизированной и экономичной. Для построения таких моделей нужно использовать определенные алгоритмы действий, которые получили название бизнес-процессы. «Бизнес-процесс – это логическая последовательность действий человека (или нескольких человек) в коллективе». Бизнес-процесс существует только пока в нем есть наличие человека. Если какой-либо процесс или алгоритм осуществляется автоматизированной системой или компьютерной программой, он становится технологическим процессом. В бизнес-процессе принимают участие люди в разной форме, уровне вовлеченности и ответственности.

Допустим, человек работает один (например, музыкант), у него все равно имеются люди, вовлеченные в его бизнес-процесс (например, студия звукозаписи) и потенциальные потребители (слушатели). Ничто не существует в «вакууме» – так же и у музыканта одиночки есть люди, которые непосредственно являются фактором влияния на его работу. В данном случае — это студия звукозаписи и потенциальные слушатели. Эти люди тем или иным образом оказывают влияние на бизнес-процесс. Для дальнейшего продвижения по теме, необходимо подробнее рассмотреть понятие «бизнес-процесс».

«Бизнес-процесс – это совокупная последовательность действий по преобразованию ресурсов, полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для потребителя, на выходе». «Бизнес процесс – это четкий, зафиксированный письменно алгоритм выполнения некой деятельности». Бизнес-процессы необходимы для визуализации действий, происходящих внутри организации, для изображения реальных зон ответственности рабочих, для выявления потенциальных слабых сегментов деятельности предприятия, для детальной систематизации и стандартизации рабочих процессов и повышения эффективности принятия решений. Бизнес-процессы присутствуют в любой организации, иногда они являются задокументированными, что приносит огромный скачок в качестве, а иногда нет, что является плохим признаком в рамках развития организации, так как исчезает возможность работать над эффективностью процесса. Организацию в большинстве случаев рассматривают, как набор подразделений, каждое из которых выполняет определенные функции, но у процессного подхода есть свои преимущества. Рассмотрение предприятия с точки зрения процессного подхода позволяет разделить организацию на две части – основную и поддерживающую. Помимо этого, можно выделить управленческую часть и часть ответственную за развитие развития.


Рисунок 1.1 – Графическая интерпретация иерархии бизнес-процессов

«Основные бизнес-процессы – это процессы, которые непосредственно создают ценность». «Поддерживающие – процессы, без которых не могут существовать основные бизнес-процессы, бизнес-процессы обеспечения разнообразными ресурсами». Остальные процессы описания не требуют. Углубимся еще немного. Бизнес-процесс можно разбить на сегменты, которые в нем есть:

• цель, причина по которой бизнес-процесс существует;
• ответственное лицо, которое осуществляет процесс;
• ресурсный потенциал, необходимые ресурсы для работы процесса;
• показатели эффективности и качества;
• конечность, должно быть четкое понимание, когда процесс начинается и когда заканчивается.

Совокупность основных и поддерживающих бизнес-процессов, направленных на трансформацию сырых материалов и информации в конечный продукт называется потоком создания ценности. Поток создания ценности для наглядности и практичности принято изображать графически, как схему или карту бизнес-процессов. Карта бизнес-процесса – это графическая визуализация бизнес-процесса в виде диаграммы или блок-схемы. «Понятие «поток создания ценности» может оказаться новым в вашем словарном запасе. Поток создания ценности – это все действия (как добавляющие, так и не добавляющие ценность), нужные, чтобы провести продукт через следующие основные потоки операций». Ниже пример потока создания ценности. Карта позволяет целостно рассматривать совокупность всех бизнес-процессов, выявлять узкие места, взаимосвязь и потенциальные возможности повышения эффективности.


Рисунок 1.2 – Поток создания ценности

Поток начинается от запроса потребителя и направляется к исходному сырью – другими словами это несколько процессов, которые один за другим вносят полезные качества и определенную ценность для потребителя. В целом все легко и просто. Что еще нужно знать про бизнес-процессы? Их можно разделить на задачи к которым они относятся. На задачи которые они решают. Из этого следует, что разновидностей бизнес-процессов может быть сколь угодно много, выделим основные из них:

• Поисковые процессы – это процессы, предполагают исследования, генерирование идея, поиск моделей и методов развития организации.
• Проектный процесс – уникален и может не повторится, например, разработка веб-сайта или внедрение новых стандартов.
• Информационный процесс – процесс, предоставляет информацию, проявляется в разных формах от обмена информации для заключения сделки до обмена идеями по рабочим процессам.
• Производственный процесс – постоянно повторяющийся однотипный процесс в различные временные периоды для создания продукта или услуги.

Рисунок 1.3 – Виды бизнес-процессов

Для более детального рассмотрения сути бизнес-процессов требуется ввести понятие жизненного цикла бизнес-процесса. Жизненный цикл бизнес-процесса представляет собой прохождение четырех основных этапов, каждый из которых характеризуется набором определенных действий, которые направлены на бизнес-процесс на этом этапе. Жизненный цикл бизнес процесса выглядит следующим образом.


Рисунок 1.4 – Жизненный цикл бизнес-процесса

• Этап «Проектирование» – разработка или изменение бизнес-процесса, который вписывается в стратегические цели организации.
• Этап «Внедрение» – внедрение и эксплуатация бизнес-процесса в организации, отслеживание соответствия показателям эффективности.
• Этап «Контроль» – измерение показателей оценки эффективности для анализа соответствия процесса поставленным перед ним задачам.
• Этап «Анализ» – изменение и адаптация бизнес-процесса под реальный рабочий процесс для повышения его эффективности.

Исходя из этого следует, что бизнес-процессом можно управлять на каждом из этапов жизненного цикла, необходимо только разработать инструмент для управления и выбрать подходящий для улучшение ключевых характеристик. «Улучшение бизнес-процессов – это совокупность методов и подходов, которые дают руководителям предприятия возможность повысить эффективность его работы. Как следует из наименования процедуры, которую также иногда называют менеджментом бизнес-процессов, цель ее – улучшение бизнес-процессов, которое помогает сделать их более эффективными».

Улучшение бизнес-процесса на этапе «Проектирование» состоит из таких этапов, как:

• стратегическое планирование, соответствие бизнес-процесса стратегическим целям, проектирование долгосрочных бизнес-процессов способных адаптироваться к новым технологиям без потери времени и качества;
• планирование трансформаций, четкий поэтапный план изменения или разработки бизнес-процесса с указанием дедлайна и необходимых действий для реализации задуманного.

Улучшение бизнес-процесса на этапе «Внедрение» состоит из таких этапов, как:

• детальное описание бизнес-процесса;
• описание показателей оценки эффективности бизнес-процесса;
• внедрение бизнес-процесса;
• мониторинг и анализ соответствия бизнес-процесса показателям;
• управление организационными изменениями.

Улучшение бизнес-процесса на этапе «Контроль» состоит из таких этапов, как анализ и контроль деятельности бизнес-процесса. Здесь вышло коротко. Улучшение бизнес-процесса на этапе «Анализ» состоит из таких этапов, как:

• мониторинг эффективности;
• определение узких и слабых мест;
• сбор информации, дальнейшие преобразование и совершенствование;
• отчетность по эффективности;
• принятие решения о внесении корректировок.

Исходя из этого следует, что для улучшения и повышения, созданной бизнес-процессом ценности, бизнес-процессы необходимо постоянно подвергать мониторингу и анализу. Для успешного мониторинга и анализа бизнес-процессы необходимо описывать и моделировать. Описание и моделирование может принимать различные формы от откровенно абстрактных до невероятно разработанных и детальных. Но об этом в другой раз.