Всем привет! Меня зовут Владимир Тутынин, я методолог продуктового подхода и сегодня расскажу о своем методе планирования. Вы увидите, какие шаги я выполняю и какими инструментами пользуюсь для достижения результата.
Нам понадобятся две программы:
Evernote – это система заметок, которые хранятся в блокнотах и помечаются метками. Очень похожа на Confluence.
Trello – это доска задач с определенными правилами, на которой мы отображаем движение задачи по этапам.
Представим, что наше движение к достижению цели – это движение ракеты. Сначала мы находимся на высоте 0 метров, далее 10 000м, через минуту 20 000м, далее 30 000м и 40 000м. Эти отметки мы будем использовать как ориентиры и начнем наш маршрут в «космос».
Формирование меток
Заходим в Evernote и создаем 4 метки так, как показано на рисунке. Этими метками мы будем ориентироваться в пространстве заметок. В скобках после названия метки показано количество заметок, имеющих такую метку. Например, у меня есть 36 заметок с меткой «20.000м Цели».
Далее я расскажу, как работать с этими метками.
Формирование блокнотов, где будут находиться наши заметки
Автоматически в Evernote уже есть блокнот «Входящие». В нем мы формируем все задачи, идеи, мысли и т.д. для того, чтобы освободить голову. В этом блокноте находится информация, которую еще стоит профильтровать и распределить по приоритетам. Я выделяю время на обработку всей входящей информации каждый день, вечером, с 21:50 до 22:00.
Создаем блокнот «Обработано», далее мы будем в него переносить задачи из блокнота «Входящие», предварительно поставив приоритет по достижению цели и метку для нужного раздела.
Верхнеуровневый процесс создания и сортировки заметок
Вот основные шаги, с которых надо начать наполнение блокнотов:
Выписать из головы в блокнот «Входящие» все, о чем мечтаете, чего хотите достичь, что купить, какие навыки развить, что сделать дома и т.д. Все-все. Должно быть от 50 до 100 входящих записей.
Посмотреть на всё, что вы выписали, и начать удалять то, что для вас уже не несет ценности или что уже перехотели делать. Как только вы удалите все лишнее, останется то, что для вас актуально сейчас и на что вы будете ориентироваться.
Отсеять небольшие задачи, которые вы можете выполнить за время до 1 часа и сразу перенести их в Trello (удалить из Evernote). Начните их выполнять, пока прорабатываете другие пункты: формирование проектов и целей может занять от пары дней до пары недель.
Из оставшихся заметок выделить проекты – крупные задачи, которые можно выполнить в течение 1-3 дней, – добавить метку «10.000м Проекты» и перенести в блокнот «Обработано». Далее расскажу, что с ними делать.
Выделить крупные цели, которые выполняются больше 3 дней, добавить метку «20.000м Цели» и перенести в блокнот «Обработано».
0 метров
Высота «Старт» или «0 метров», – это основа, где мы работаем для достижения целей. Чтобы двигать задачи по статусам, нам понадобится программа Trello. Бесплатной версии достаточно.
Разберем на примере моей доски задач.
Следующее действие – это список задач, каждую из которых можно выполнить в течение 30–60 минут. Эти задачи мы получаем при декомпозиции проектов (разделении на части) и расставляем в порядке приоритета: вверху столбца наиболее важные. Задачи должны быть небольшими, но здесь может быть исключение: к примеру, пройти обучение в прямом эфире или принять участие в очной встрече, – эти задачи могут занять больше времени, но делить их на части не имеет смысла.
Завтра – в эту колонку я каждый вечер переношу то, что мне нужно сделать ЗАВТРА, для программирования, то есть настраивания своего фокуса внимания, на ближайшие задачи.
Сегодня – это утренний раздел, который я наполняю, пока пью кофе, – достаточно 5 минут. Похож на канбан-митинг в продуктовых командах. Чем помогает эта 5 минутка? Тем, что вы повторно настраиваете себя на рабочий лад, на свой путь по достижению крупной цели. Обязательно задайте себе вопрос: «Я смогу выполнить все задачи, которые поставил себе вчера вечером? Где может быть стопор? Нужна ли мне чья-то помощь для реализации? Надо ли что-то убрать?» После получения всех ответов задачи, которые невозможно реализовать сегодня, возвращаются в колонку «Следующее действие». Оставшиеся задачи переносим в колонку «Сегодня», и с этого момента наши задачи перешли точку принятия обязательств (ТПО) и теперь должны пройти до точки исполнения обязательств (ТИО) в «Завершено».
В процессе – здесь я вытягиваю только одну задачу и работаю только с ней в один промежуток времени до полного завершения.
Отложено – это колонка на тот случай, когда задача может заблокироваться по каким-либо причинам, например, вы ждете решения от других людей. Здесь важна правильная формулировка задачи. К примеру, «Опубликовать статью» – это неправильно, потому что задача заблокируется на этапе отправки на проверку, что может затянуться на день-два, и время выполнения задачи увеличится. А если сформулировать задачу как «Написать первый вариант статьи и отправить ее на проверку куратору», то задача будет завершенной уже сегодня, столбец «В процессе» освободится, и можно брать другую задачу.
Еще у меня на доске есть WIP (work in progress) лимиты – ограничения на количество незавершенных задач. Для быстрой работы и сохранения пропускной способности нам нужно концентрироваться на меньшем количестве задач одновременно. Иначе мы можем взять в работу 15 задач на день, а выполнить всего 3, т. к. фокус внимания был рассеян. Для большего понимания работы с WIP-лимитами советую пройти тренинг по Канбан-методу.
10 000м - Проекты
Проекты (термин «проект» используется мной для удобства и не претендует на связь с проектным управлением) – это подпункты цели, которые выполняются в течение 1-3 дней.
В этом разделе я выделил 5 категорий и на 2 из них установил WIP-лимит:
Проекты в процессе – это те проекты, которые я выполняю сейчас, и у них высокий приоритет.
Ожидающие проекты – это то, что я возьму, как только освободится слот в проектах в процессе.
Завершенные проекты – это фиксация того, что я завершил!
Проекты когда-нибудь/может быть – это все проекты, которые были декомпозированы из целей на сегодняшний момент и убраны, чтобы на них не обращать внимания, пока не освободятся слоты в разделе «Ожидающие проекты»
Справочные материалы – это отдельный раздел, я сформировал его для сбора информации, которая не относится к проекту, но нужна для дальнейшей работы или для жизни. К примеру, как получить свой QR-код на госуслугах =)
Раз в неделю, в воскресенье, я выделяю 1 час и провожу «Собрание по пополнению». Я смотрю, могу ли добавить проект в свободный слот, провожу декомпозицию проекта на задачи (перекидываю их в Trello).
20 000м - Цели
Цель – это финальный результат, на который преднамеренно направлен процесс.
Цель должна быть прописана по модели SMART:
Конкретная (S – Specific)
Измеримая (M – Measurable)
Достижимая (A – Attainable)
Актуальная (R – Relevant)
Ограниченная во времени (T – Time-bound)
Это позволит нам четко видеть цель с корректной формулировкой и приступить к ее декомпозиции.
Пример:
Помним, что декомпозиция цели позволяет «есть слона по частям», и достижение цели становится проще!
Также один раз в месяц я провожу «Ревью стратегии» для понимания, как я продвигаюсь, ведут ли мои цели к достижению глобальной ценности или нет.
30 000м - Видение
В этом блоке вы описываете видение своего поведения и действий в определенных ситуациях: тренинги, работа, жизнь, отдых, общение с человеком и т.д. Можно уходить в детали, к примеру, прописать действия, как вести себя в конфликтных ситуациях или как готовиться и вести себя во время медитации.
Приведу пример, как я борюсь с прокрастинацией во время просмотров тренингов в записи:
40 000м - Предназначение
Выполнение работы, которая не приносит удовольствия, опустошает. Вы можете ощущать недостаток сил для ежедневных задач. Чтобы решить эту проблему, нужно понять, в чем состоит ваше предназначение. Даже «зерно» его понимания будет наполнять вас энергией для выполнения любых задач и помогать отсеивать задачи, которые не соответствуют вашему «маршруту».
Эта тема очень объемная, ей можно посвятить целый тренинг. Но для быстрого старта в этом пункте советую прочитать книгу «Икигай» Беттина Лемке. Икигаи — это японское понятие, означающее ощущение собственного предназначения в жизни. В книге описаны упражнения, которые помогают раскрыть моменты, которые вы сами не видите.
Далее, на основе этих вопросов:
Что мне нравится делать?
Что у меня хорошо получается?
За что мне платят?
Что нужно миру?
Вы выявляете вашу «Страсть», «Миссию», «Призвание», «Профессию» на пересечении вопросов, а в центре находится ваше предназначение. И уже от этого можно строить цели, проекты и задачи.