Чтобы быть успешным менеджером проектов, необходимо уметь грамотно планировать свою деятельность на различных уровнях — от собственной недели до контрольных точек на проектах. В этой статье разберём, как правильно планировать свою рабочую деятельность, чтобы всё успевать и всегда быть в курсе дел на проектах.
Привет! Меня зовут Дина Гарбуз, я Менеджер портфеля клиентов в Creonit. Мы занимаемся разработкой цифровых сервисов.
В прошлой статье на Habr мы рассказали про 4 базовые ошибки, которые совершают руководители проектов и как их избежать. Одна из этих ошибок связана с отсутствием навыков планирования своего дня, недели и в целом — проектов. Сегодня подробно расскажу про планирование и цикл жизни проекта. Поделюсь опытом, как менеджеры в нашей компании планируют свои задачи, расставляют контрольные точки и решают другие задачи.
Оставлю список тем для навигации по статье.
Откуда менеджер берет свои задачи. Цикл жизни проекта.
Как планировать свою деятельность? Регулярные задачи и контрольные точки.
Планирование недели.
Планирование дня.
Бонус: как планировать ресурсы по своим проектам.
Откуда менеджер берёт свои задачи
Менеджер — основа в процессе управления проектом. Он отвечает за его планирование, организацию, контроль и управление на всех этапах. Один из важных процессов управления — планирование задач. Чтобы их формировать, важно знать, что такое цикл жизни проекта.
У нас он состоит из основных этапов: продажа, аналитика, дизайн, разработка, согласование и отладка, релиз. Каждый этап цикла жизни проекта представляет собой уникальный набор задач, которые менеджер проекта должен выполнять. Задачи могут меняться и дополняться на каждом этапе жизни проекта.
На примере этапа аналитики рассмотрим поближе перечень возможных задач, которые может сформировать для себя менеджер проекта. Стоит отметить, что наличие задач определённого этапа может меняться, исходя из задач и типа проекта.
Сбор первичных требований от клиента
Сформировать ожидания заказчика. Договоренности фиксировать письменно. Согласовать материалы. Убедиться, что нет логических нестыковок или непонятных мест в документации на этап.
Создать в проекте список задач. Подготовить первичную задачу аналитику
Написать еженедельный отчёт заказчику.
Получить декомпозицию и оценки по блокам работ этапа. Расставить контрольные точки: ежедневный стендап. Каждый день отсматривать материалы, давать обратную связь, отвечать на вопросы.
Звонки с заказчиком назначать по мере необходимости: обсудить вопросы, получить материалы, презентовать материалы.
Синхронизация с техлидом проекта.
Внутренняя приёмка. Приёмка фронтом. Доработки по итогу приёмки
Согласовать этап
Актуализировать смету
График работ по этапу
Согласовать смету
Получить закрывающие документы и оплату
Подготовить и согласовать документы на следующий этап
Получить подписанные документы и предоплату
Получить материалы для старта следующего этапа: референсы, брендбук, и т.д.
Таким образом, этап аналитики формирует базу задач и для следующего этапа. Так происходит на каждом из этапов жизненного цикла проекта.
Как планировать свои задачи
О том, как правильно ставить задачи, моя коллега Ирина писала в прошлой habr-статье. У менеджера есть несколько групп задач:
Регулярные задачи.
Контрольные точки этапов проектов.
Подготовка смет.
Коммуникация с заказчиком.
Задачи по развитию менеджерских компетенций.
Задачи компании (связанные с PR, отчётами по проектам для внутренней рассылки и другое).
Приводить примеры задач и как их планировать, я буду на google-календаре. Мы в компании пользуемся им для формирования плана задач недели и каждого дня. Для развёрнутой постановки задач специалистам — разработчикам, дизайнерам, тестировщикам, аналитикам и другим — мы используем собственный таск-трекер.
Регулярные задачи
Сразу обозначу, что планирование задач команды я советую делать заранее. Так в начале рабочего дня каждый специалист понимает, что он будет сегодня делать. Для менеджеров, на мой взгляд, более адаптивно планировать свой день с утра с учетом входящих утренних задач от заказчиков. С таким подходом не придется их впихивать в уже запланированный список задач.
Регулярные задачи нужно ставить себе в календарь на постоянной основе (повтор каждый день или еженедельно). К ним относятся:
Ежедневный обзор. Составить план дня.
Постановка задач сотрудникам.
Разбор вопросов в чатах (лучше ставить себе несколько чётких контрольных точек в день).
Разбор входящие письма (если проект большой, то ставим 2 раза в день).
Еженедельные отчёты заказчику.
Стендапы с исполнителями по текущим проектам.
Стендап с руководителем.
Планирование недели.
Запросы ресурсов.
Еженедельная планерка.
Еженедельное обучение / разбор проблем менеджеров.
В среднем такие задачи занимают 2-3 часа от рабочего дня. Удалять или двигать их нельзя или крайне нежелательно.
Контрольные точки по проектам
При ведении проекта важно иметь контрольные точки, чтобы оценить текущее состояние проекта и убедиться, что он идет в правильном направлении. Контрольные точки — это важные этапы проекта, на которых проводится оценка выполнения работ и принимаются решения о дальнейшей работе.
Эти точки нужно вносить в календарь на основе цикла жизни своих проектов (продажа, аналитика, дизайн, разработка, согласование и отладка, релиз) и плана недели, согласованного с руководителем. Контрольные точки напрямую влияют на:
поступление денег;
сдачу этапа заказчику;
продвижение по этапам проекта;
соблюдение дедлайна;
долгосрочную загрузку продакшена;
планирование этапов.
В интересах менеджера, чтобы такие задачи реализовались планово и не двигались без объективной причины. О любых изменениях или аномалиях с заказчиком нужно сразу сообщать руководителю.
Эти задачи должны составлять основной кусок рабочего дня менеджера, 3-4 часа.
Подготовка смет, графиков и планов проекта
Подготовка смет, графиков и планов проекта — важный этап в развитии и управлении ИТ-проектом.
Определение затрат на проект — первый шаг в подготовке сметы. Менеджер должен рассчитать все затраты, необходимые для успешного выполнения проекта. Они должны быть документально оформлены и утверждены, чтобы не было неожиданных расходов в процессе проекта.
Следующий шаг — разработка графика проекта. Менеджер проекта должен определить все этапы проекта и время, необходимое для их выполнения. График проекта должен быть подробным и содержать информацию о сроках выполнения каждого этапа, а также о зависимостях между этапами. Об этом подробнее расскажем в другой статье.
План работы — документ, который содержит информацию о конкретных задачах и ответственных за их выполнение. План работы должен содержать информацию о том, какие задачи должны быть выполнены, кто будет их выполнять и когда. Это поможет обеспечить эффективное распределение ресурсов и управление проектом.
Задачи по подготовке смет, графиков и планов проекта стоит выносить в отдельную группу, так как они ресурсоемкие. Это задачи и по проектам, и задачи со стороны отдела продаж. В среднем смета и график требуют 1-3 часа времени. Желательно планировать день так, чтобы во время этой задачи вас не дёргали и не отвлекали.
Что нужно сделать в рамках задачи:
изучить материалы проекта.
декомпозировать на блоки работ и этапы.
внести оценки.
вопросы вынести отдельно или в комментарии сметы (по ситуации).
проверить: верный ли рейт указан у специалистов, верно ли считаются итоговые суммы в каждой колонке и общее (по часам + сумма).
проверить смету с руководителем: поставить задачу в календарь, внести все ссылки, себе запланировать задачу по доработке сметы.
согласовать смету.
передать в отдел продаж / запланировать демонстрацию заказчику.
Коммуникация с заказчиком
Для коммуникация с заказчиком обычно используют несколько каналов:
email (все договоренности, документы, отчеты — только туда или дублировать туда!).
рабочие чаты.
среда для проведения звонков ( чаще всего мы используем Google Meet).
Для общения лучше выбирать мессенджеры, где сидит заказчик: у нас такую информацию передаёт отдел продаж в уставе. Чаты должны быть понятно названы, чтобы их легко было найти.
В переписке с заказчиком на почте мы всегда используем шаблон: [тема письма] || Договор №[x] ДС №[y] || Creonit.
Рабочие чаты: лучше заранее планировать для себя, когда вы будете чекать сообщения от заказчика. В зависимости от нагрузки в общении по текущему этапу.
Если видите, что сообщение требует времени для ответа — лучше сориентировать заказчика, когда вы сможете дать ответ. Нельзя оставлять сообщение прочитанным, но не отвеченным.
Звонки
Для звонков с заказчиком лучше придерживаться такой последовательности:
Назначить звонок, согласовать время с заказчиком. Сразу себе в календарь запланировать созвон, сгенерировать для него ссылку. Средний тайминг на брифы 1.5-2 часа, на демки 1-2 часа.
Запланировать себе время на подготовку к звонку. Хорошо подходит текстовый формат в виде агенды: участники звонка, их роли, план обсуждения в порядке приоритетности и цели созвона/дальнейшие контрольные точки. Менеджер является модератором для встреч по разбору конфликта. Готовить план для таких встреч нужно заранее, если есть возможность — вместе с руководителем.
Уточнение времени. За 10-15 минут до звонка написать заказчику, уточнить, всё ли в силе.
НИКОГДА НЕ ОПАЗДЫВАТЬ. Опаздывать может заказчик, но не менеджер проекта. Если случаются непредвиденные обстоятельства, всегда стоит предупреждать заранее и ориентировать, на сколько задержитесь. Если опоздание больше 15 минут — предлагайте перенести, но это крайний-прекрайний случай!
В ходе звонка фиксируйте основные тезисы. Если сложно писать и слушать — лучше записать разговор. Идеально приучать себя фиксировать ключевые пункты беседы на ходу. Абсолютно нормально сказать: «коллеги, минутку, я зафиксирую, что мы только что обсудили».
Любой звонок должен заканчиваться блоком договоренностей. Это может быть краткое резюме доработок и срок их готовности, дата обратной связи от заказчика, либо следующий созвон. Без этого звонок был бесполезным.
Обязательно планируйте 10-30 минут на резюме звонка (зависит от объема обсуждаемого).
После звонка нужно расставить себе и сотрудникам задачи и проконтролировать договорённости.
Задачи по развитию менеджерских компетенций
Когда менеджер проектов приходит к нам в компанию, он проходит небольшое обучение. У него всегда есть задачи по развитию менеджерских компетенций с обязательными домашними заданиями. Пока идёт обучение, менеджеру следует планировать активности с расчётом на окошки для домашнего задания к уроку (~1-3 часа до определённого дня). Если у менеджера небольшая нагрузка, он индивидуально планирует изучение и конспектирование полезных видео или литературы, менеджерских уроков.
Планирование рабочего дня
Я поделюсь нашими внутренними инструкциями о том, как правильно планировать свою рабочую неделю и день. В предыдущей статье затрагивали эту информацию частично, сейчас раскрою её более полно.
Правила постановки задач:
Задача ставится на то время, когда вы планируете ее выполнять. Лучше потратить больше времени на планирование, чем накидать всего подряд и как попало, а потом попасть в мясорубку срочных задач, которые нужны вот прямо сейчас и все сразу.
Перед задачей должно стоять предполагаемое время на ее выполнение. Непонятно, как оценивать? Декомпозируйте: разделяйте задачи на блоки, детализируйте каждый блок. Мы оптимизировали формат: 30м/ Разобрать почту, ответить в мессенджерах.
В идеале нужно планировать на стандартный рабочий день в 8 часов задач примерно на 6 часов. Остальное время нужно оставлять в качестве резерва на форс-мажоры и мелкие срочные задачи, которые обязательно появляются у любого менеджера.
Все задачи сразу заносите в календарь
— Назначили встречу? Сразу слот в календарь
— Пообещали отдать заказчику задачу? Сразу себе пометку в календарь.
— Кто-то задал сложный вопрос в чате? Скажите, когда ответите, а себе — задачу в календарь!
Как строить процесс планирования
Проанализировать вчерашний день на наличие невыполненных задач.
Проанализировать задачи в плане недели.
Внести операционные задачи по проектам.
Оставить слот на форс-мажоры.
Проставить статус задачи. Мы пользуемся гугл-календарём, поэтому красим каждую задачу в определённый цвет, в зависимости от степени её завершённости. Красный – задача не сделана, жёлтый – не сделана до конца (в работе), зелёный – выполнена.
За полноту календаря отвечает сам менеджер. Если он не выполнил задачу, то это его личная зона ответственности.
Задачи, определенные руководителем отдела как приоритетные, выполняются в первую очередь. Истории в духе «Я не сделал это важное коммерческое предложение для Газпрома, отмеченное пятью восклицательными знаками, потому что помогал стажёру написать письмо» — недопустимы.
Закончил задачу? Запланируй в календаре следующее действие.
Чек-лист, чтобы понять, что ты запланировал свой день хорошо
Внесены задачи по отчету еженедельного планирования.
Внесены все актуальные задачи на день по проектам и необходимые встречи.
Порядок задач совпадает с их приоритетами.
У задач проставлено время на выполнение.
У задач проставлено время исполнения.
Название задачи соответствует формату, в нем отсутствуют опечатки.
Выделен слот на форс-мажоры.
По календарю руководителя проектов должно быть понятно в любой момент, над какой задачей он работает.
Планирование недели
Планировать неделю нужно, исходя из текущих проектов менеджера и их цикла жизни.
У нас планы недели ведутся в персональных файлах «План недели».
По пятницам должна быть недвижимая задача по составлению плана на следующую неделю. План согласовывается с руководителем.
Чтобы научиться хорошо вести проекты, нужно грамотно планировать свою неделю.
Что должно быть в плане недели:
Полный список активных проектов и потоков по ним.
Все активности, которые должны свершиться на этой неделе.
Запрос ресурсов и план недели должны стыковаться друг с другом по контрольным точкам.
Для этого плана важно качественно формулировать свои действия. Разберем на примерах.
Плохо: Пинг по смете
Хорошо: Согласовать смету с заказчиком. Запланировать подготовку документов
Плохо: Гарантия
Хорошо: Забрать в работу гарантийные баги: поставить задачу специалисту. Запланировать тест и приемку.
Плохо:
Пинг по старту работ
Хорошо:
Согласовать с заказчиком дату старта работ. Запланировать контрольные точки
Плохо:
Звонок с маскимом
Хорошо:
Звонок с Максимом. Решить вопросы по документам, отправить финальную версию в ЭДО.
Примеры ошибок разобрали, о том, как планировать задачи для себя — рассказываю в следующем блоке.
Планирование дня
Планирование — основная деятельность менеджера. Качественное планирование начинается с личного планирования. Кажется, что в своём календаре вы всё знаете, помните и понимаете. Чтобы понять, что это заблуждение, просто посмотрите на свои задачи месячной давности — вряд ли вы вспомните все задачи по их короткому описанию. Если из названия задачи сложно вспомнить, что это вообще было — это плохо поставленная задача.
Суть: нужно планировать задачи так, чтобы выйдя из продолжительного отпуска, или если вам вдруг дали проект и все его задачи (например, в связи с резким исчезновением ведущего его менеджера) — было понятно, что именно надо сделать и какой должен быть результат.
Результат всегда должен следовать глобальной задаче по движению проекта вперед к его логическому завершению оплатами и релизом.
Задачи без цели или результата — это уровень «поболтали–разошлись, а что это было вообще?». Нужно стремиться к тому, чтобы все задачи в календаре были понятны стороннему наблюдателю вне контекста, их результат был ощутим и проверяем.
Как планировать свой день
Провести обзор сделанного за вчера и запланированного на сегодня.
Разобрать входящие, конвертировать в задачи.
Разобрать задачи по приоритетам: постановка задач сотрудникам, ежедневные задачи, задачи от заказчиков, свои задачи по проектам.
-
Сформировать блоки задач:
Однородные активности небольшого размера сбиваем в кучки.
Активности по одному проекту сбиваем в кучки.
Стараемся не разрывать день звонками, а их тоже сбивать в кучки.
Активности с таймингом (контрольные точки по своим задачам, приемки и прочему) ставим по времени.
График дня согласовывается с руководителем. Никакие крупные активности не двигаем и не удаляем без согласования.
Общие правила, как не жить в хаосе и фарше
У меня есть несколько общих правил, которые помогают не зарываться в работе и не терять ориентиры.
При большом количестве внешних входящих старайтесь не планировать больших активных задач больше 6-7 часов.
Не больше 2-х проектов в ключевом фокусе в день, по остальным оставляем только контроль и ежедневные активности.
Сложные задачи, где надо поработать в потоке — в идеале ставить на свежую голову в тихое время, когда ожидается меньше всего активностей.
Ставьте на свою задачу столько времени, сколько на нее реально потребуется, но при этом не ставьте избыточное количество времени с запасом неизвестно на что.
Не переходите на следующую задачу, пока не сделали текущую. Не копите недоделанное. Если день запланирован хорошо, то с этим не должно быть проблем.
Пока привыкаем к аккуратному планированию, время на регулярный разбор входящих (чаты, почта) также ставим себе в календарь. Например, между проектными блоками задач.
Ставьте задачи вовремя. Чувствительно для задач, где от вас зависит кто-то другой. Яркий пример — постановка задач на следующий день. Утром у сотрудника обязательно должна быть задача с постановкой в таск-трекере в календаре. Если ее нет — вы не выполнили свою работу.
Если задача требует больше времени и возникают сомнения, что двинуть на завтра из оставшихся задач — консультируйтесь с руководителем, вместе решите, что можно подвинуть.
Если задача занимает больше времени и она от заказчика, обязательно нужно предупредить заказчика о задержке. Держим в голове, что нарушение сроков, обещанных заказчику — недопустимая, выходящая из ряда вон ситуация.
Когда задача считается выполненной
Когда выполнена цель, поставленная в задаче. Главная компетенция менеджера — сделать все, чтобы цель была достигнута и у задачи был конкретный, проверяемый результат. Если результата нет — задача не выполнена, и руководителю про это сообщается на стендапе, планируются активности по достижению результата.
Пример плохой задачи: Пинг по оплате.
Что плохо: есть задача ради траты времени, нет цели. Никому не приносят пользы сообщения в чате, по которым не получены ответы.
Пример хорошей задачи: Получить от заказчика дату оплаты. Себе в календарь поставить контроль этой даты
Что хорошо: четко сформулирована цель задачи. Проверяется: есть твое сообщение, есть ответ заказчика, есть задача на контроль в календаре.
Будьте готовы пояснить за результат и показать его по каждой своей задаче. При таком подходе бесполезных задач в календаре у вас не будет.
Бонус: как планировать ресурсы по своим проектам
Мы еженедельно планируем ресурсы под проекты на общей планёрке. Придерживаемся нескольких правил:
Задачи планируются на специалистов в том случае, если: проходит presale; работы планируются к старту, идет подписание документов; подписано дополнительное соглашение и получена оплата (если есть предоплата по этапу в дополнительном соглашении).
Перед планеркой проанализировать количество необходимых часов работы специалистов по своим проектам на будущую неделю. Оценка должна быть получена от специалиста и зафиксирована в планируемой задаче таск-трекера.
Вносим планируемые часы по исполнителям во внутреннюю таблицу в формате: [проект] — [количество часов]. Например: РОСНОУ — 8.
Курсивом отмечаем задачи, которые могут случиться потенциально Например: работы планируются к старту, идет подписание документов.
Помни про свои дедлайны. Планировать время на задачи надо с учетом обещанной даты релиза заказчику.
Не забывать планировать задачи по тестированию, багфиксу, кодревью. Сервисные работы могут занимать значительное время, пропускать это нельзя.
Могут быть конфликты по времени на конкретного исполнителя. Вноси время так, как ты это видишь, без оглядки на других — общая планёрка нужна как раз для разрешения этих конфликтов.
Эти простые советы помогут структурировать подготовку к общей планёрке.
Итого
Планирование — ключевой навык для менеджера проектов, особенно когда речь идёт о рабочей неделе и дне. Необходимо заранее определить задачи и приоритеты, чтобы эффективно использовать своё время и достичь поставленных целей.
Планирование позволяет менеджеру проектов организовать свою работу и контролировать выполнение задач, избегать пропусков. Оно позволяет определить, какое количество времени нужно потратить на каждую задачу, более рационально распределить время и избежать задержек в проекте.
Определение приоритетов также ключевая часть планирования. Менеджер проекта должен решить, какие задачи являются наиболее важными и должны быть выполнены первыми. Это позволяет сосредоточиться на ключевых задачах и избежать отвлечений.