Ситуация: 3 месяца назад, я, начинающий системный аналитик, пришла в монстрически крупную компанию. С первого дня меня кинули в рабочие задачи: напиши письма, протоколы, уточни сроки, откорректируй JSON-ку, попробуй написать требования... Задачи довольно простые, НО я понятия не имела, почему некоторые коллеги из смежных систем отвечают на мои письма за 1 день, в то время как другие просто игнорируют письма неделями.
Я общалась подчеркнуто вежливо, коллеги старше меня и опытнее: вдруг они просто не видят смысла отвечать на глупые вопросы какого-то джуна? Когда приходишь после вуза зелёным специалистом, самооценка на нуле на фоне опытных товарищей. И так целыми днями: стараешься запоминать каждое слово коллег, поражаешься, как они легко разговаривают на чисто-айтишном языке, стремишься писать письма на уровне дипломатической переписки (умиляет, не правда ли?)
Письмо серое, безликое, тотально спокойное. И совершенно не выглядит как такое письмо, на которое срочно надо ответить. Если есть потребность быстро работать и завершать задачи в короткий срок - такой формат общения просто мёртвый. Лиды аналитики научили меня быстро и эффективно решать вопросы. Делюсь лайфхаками для бизнес и системных аналитиков, которые только приступили к своим рабочим обязанностям.
Один запрос - один получатель. Я писала письма сразу 3-4 коллегам от смежных систем. "Они же в одной команде, кто-то точно ответит" - думала я. Тотальная ошибка, потому что каждый член команды надеется, что ответит коллега. Письма с одним небольшим, но важным вопросом должны быть адресованы конкретному человеку. И желательно аналитику команды, который может сориентировать практически по любому вопросу - он на короткой ноге и с разработчиками, и с заказчиками.
Встреча или звонок. Такой формат просто невозможно проигнорировать. И это самый быстрый способ добиться информации. Проблема в том, что поначалу джуны стесняются ставить встречи или звонить по каким-то (как им кажется) очевидным и примитивным вопросам. Лучший рецепт - писать в корпоративные мессенджеры что-то вроде: "Привет, наберу на 2 минуты?"
Красная паста и крупный шрифт. Такой простой трюк добавляет значительной агрессии письму, и оно точно привлечет внимание. Выделять красным только самое важное. Осторожно: такое письмо способно взбесить, особенно если вопрос действительно глупый. Но ответ придет обязательно.
Руководители в участниках переписки. Участник команды не сможет долго игнорировать письмо, если оно также приходит руководителю. Особенно если тегать самого руководителя внутри письма. В обратном порядке это тоже работает - нужно добавлять своего руководителя в общую переписку. Тогда начальник будет понимать всю медленную сущность смежников, разделять ваш гнев и помогать подгонять коллег.
Запрет на бесконечную переадресацию. Бывает такое, что посылают к одному участнику, он переадресовывает к другому, тот ничего не знает и переадресовывает к третьему, третий молчит и т.д. Это а) выбешивает б) затягивает переписку просто до невозможности в) заставляет себя чувствовать попрошайкой, будто новый функционал нужен только вашей АС, и смежников не волнует. Здесь инструкция простая: ставить встречу с руководителем направления с письмом о том, что команда устала от бесконечной переадресации и из-за нее уже не успевает в сроки. Не забудьте побольше красной пасты. Еще лучше попросить написать такое письмо вашего руководителя. Говорят, руководители друг друга понимают быстрее...
Назначение ответственных в протоколах после встреч. В протоколах нужно писать даты и ответственных лиц. Пример: прислать сроки до 11.04 (отв. Иванова Е.) Тут все понятно - участникам добавляется груз обязанностей, которые зафиксированы в письменной форме.
Меньше "пожалуйста". Одно "пожалуйста" на переписку считаю оптимальным. Чересчур много вежливости выводит из себя не меньше, чем грубость собеседника. Далее по переписке можно использовать "прошу Вас...", "сориентируйте" и т.д.
Сейчас я переписываюсь и решаю все вопросы по новым интеграциям максимум за 2-3 дня. За исключением тех моментов, когда смежники - совсем занятые ребята. Пока не придумала, как до них достучаться еще быстрее. Что посоветуете?
Комментарии (144)
gandjustas
12.04.2024 12:26+3Верно
Гори в аду
Гори в аду
Гори в аду
Это как вообще? кто и или что кого должно ограничить?
А зачем протокол без ответственных? Это не просто стандартная практика, а это единственное осмысленное действие в протоколе
Очень сомневаюсь что от количества "пожалуйста" хоть что-то зависит
Игнорят письма, потому что людям есть чем заняться вместо ответов на тупые вопросы.
Посоветую бросить работы в ИТ, поискать гденить в другом месте.
GospodinKolhoznik
12.04.2024 12:26+26Ваш праведный гнев можно понять. Но он направлен не на того человека. Аналитик действительно должен взаимодействовать с разработчиками. И разработчики должны взаимодействовать с аналитиком. Но у них на это нет времени. Потому, что разработчику не выделяют время на встречи, переписки и разговоры. Ему даже на непосредственно программирование выделяют времени в разы меньше, чем по-хорошему надо выделять. А уж если ещё закладывать время на митинги, переписки и созвоны, то надо сразу количество времени умножить на 10. Ну так должно было бы быть по-нормальному, но пришёл аджайло-скрам и всё опошлил.
gandjustas
12.04.2024 12:26+24Почему же?
Во-первых для начала наверное стоит прочитать Ильяхова про его правила деловой переписки.Во-вторых если ты пишешь людям, а тебя игнорят, то это проблемы у тебя, а не у них. Если твоя работа заключается в общении с людьми, то твоя первая задача, чтобы они всегда были рады когда ты им звонишь и пишешь.
И самые лучшие способы добиться того чтобы люди были тебе не рады:
Звонить или кидать встречи без предупреждения или согласования
Писать письма крупным или красным шрифтом
Везде добавлять руководителя в переписку
Borjomy
12.04.2024 12:26+16Откровенный газлайтинг. Не надо оправдывать чужую лень и возвеличивать собственную значимость. Человек не рецепт салата хочет обсудить. Над общим делом все-таки работаете, а не в коллективе, где коллеги друг-другу крысы и только щелканье кнута
надсмотрщиканачальника приводит отдел в чувство.
vikarti
12.04.2024 12:26+1Показалось (по некоторым момента) что статья про ту контору на кого я работаю. Но нет. Автора нет ни в реестре пользователей корппочты ни в официальном мессенджере.
Но вот например если кто-то вроде автора как в статье попробует со мной (я разработчик) - ну получит на все запросы ответ - "идите к PO и Scrum'у моим, у меня прямая инструкция что любые незапланированные задачи только через них"(такая инструкция реально есть просто обычно все сильно мягче).
При этом вполне себе нормально считается например для согласования протокола ПСИ - искать контакты согласующих в телеграме чтобы попросить(который официально запрещен к использованию и есть ж официальный корпмессенджер но вот только пользуются им ой не все(возможно потому что способа реально использовать с компа который бы у всех работал - нет), с корппочтой - кое кто ее вообще раз в несколько дней читает - спасибо "удобству", причем в рамках импортозамещения все стало только хуже)
bloomdido
12.04.2024 12:26+2Ваши "гори в аду" как раз показывают, что это работает и вы будете неспособны это проигнорировать, особенно четвертый пункт, но ведь автор статьи дает советв не вам, а тому, кто с вами взаимодействует. В большой корпорации без некоторой доли работы локтями никак. И да, встреча с руководителем решает проблему с переадресацией.
Limper
12.04.2024 12:26+13Где-то это сработает, но стабильно генерируемый в контрагенте негатив может вызвать подсознательное желание в принципе поскорее закончить взаимодействие и подольше его не возобновлять.
"Извините, бэклог забит до 2025Q1. Давайте подождём и в следующем году вернёмся к вашему вопросу"
"Нет, архитектурно вам вообще не к нам надо стучаться."
bloomdido
12.04.2024 12:26+1Понятно, что любой адекватный человек не мечтает о том, чтобы другим было с ним неприятно общаться. Но в конечном-то итоге если вы таким образом избегаете ответа по существу, то к вам все равно потом придут, но с вашим руководителем. И именно зная это вы скорее всего и не отмахнетесь.
Limper
12.04.2024 12:26+4Ну во-первых, руководитель тоже человек и ему тоже может не очень нравиться неприятный контрагент.
Во-вторых, ответ с отказом может быть и по существу. Просто при наличии вариантов "отказать, т.к. это самый очевидный вариант" или "поднапрячься и всё-таки придумать подходящее всем решение" сотрудник неосознанно может остановиться на первом, если ему хочется поскорее завершить общение. Не всегда далеко, но в долгой перспективе может набраться какой-то значимый процент.
gandjustas
12.04.2024 12:26+3Конечно же это не так. Если мне любой человек будет так писать, то я сразу же попрошу своего или его руководителя исключить этого человека из общения со мной.
это в принципе нормально - отказываться работать с тем, с кем ты не хочешь работать.
Alpensin
12.04.2024 12:26Это как? Есть аналитик или продает овнер по какому-то продукту. Он может быть один. Отказаться от общения с ним означает отказаться заниматься соответствующими проектами или заставлять кого-то быть буфером между вами. Зачастую отказаться можно только сменив проект.
gandjustas
12.04.2024 12:26+1джун аналитик по-любому не единственный в команде, а единственный аналитик и и тем более овнер будет иметь более развитые навыки общения.
barrybarry Автор
12.04.2024 12:26Вот это бомбануло. От экрана аж гарью повеяло. Я под впечатлением :)
Я не всегда переписываюсь так. Красной пастой, с руководителем в копиях и прочее. Это те самые тревожные кнопки, которые аналитик нажимает, когда вопрос срочный и от него зависит, например, ход и сроки нашей разработки.
Во-вторых если ты пишешь людям, а тебя игнорят, то это проблемы у тебя, а не у них. Если твоя работа заключается в общении с людьми, то твоя первая задача, чтобы они всегда были рады когда ты им звонишь и пишешь
Это вообще очень смешно было читать.
Areso
12.04.2024 12:26Зависит от аналитика.
Если это мой аналитик, то руководитель и красная паста не сильна нужна. Нам обоим.Если это не мой аналитик, то я его пошлю (перешлю) к моему аналитику =)
manulus
12.04.2024 12:26Вас тут заминусили, поэтому дам комент в поддержку, люди не имеющие подобного опыта в принципе плохо представляют что это такое "работать с людьми" когда тебе от них что-то нужно, пока сам не попробуешь многое остаётся скрытым.
gandjustas
12.04.2024 12:26+6А должно быть грустно. Вы не осознаете проблему, которую создаете себе и другим.
Продолжайте в том же духе и скоро заметите как все «срочные вопросы», от которых что-то зависит, пойдут мимо вас.
Ndochp
12.04.2024 12:26+2Протокол без ответственных - для фиксации договоренностей. Чтобы бить его распечаткой всех, кто решит запилить отдельный микросервис, или наоборот, добавить новую функциональность в легаси код, запланированный к уничтожению.
gandjustas
12.04.2024 12:26+1Так он потом скажет что не видел эти протокол и вообще не говорил такого.
Ndochp
12.04.2024 12:26А я ему форвардну отправленный ему протокол. Это раз.
А еще его руководитель прекрасно знает, в какой папке конфлюенс лежат все протоколы встреч по этому проекту.
Markscheider
12.04.2024 12:26+7Красный текст я бы не использовал. Это теоретически проканает пару раз, потом замыливается
Я с некоторых пор приучил себя использовать три "серебряные пули": курсив, болд, и подчеркивание.
Прямо заметно, что мои послания стали читать, как минимум, внимательнее.
Batalmv
Красный текст я бы не использовал. Это теоретически проканает пару раз, потом замыливается, а автор таких писем получит заслуженный приз "долбак месяца". Поймите, вам может и срочно (а скорее всего нет), а им - точно нет, так зачем вы КРИЧИТЕ? Вам же еще там работать, правда?
-------------------------
Пересылка скорее всего возникает от двух причин:
вы пишете не тому
задача в целом комплексная и никто не подписывался менеджить ее управление за вас (или кого-то другого)
В первом случае все просто. Во-втором - возможно именно вы тот, кто должен всех организовать. Тогда письма в стиле "сделайте мне все" заслужанно занимают свое место ближе к ТОП "так делать не надо". Но это догадки
-------------------
Некоторые пункты вроде назначения ответственных настолько базовые, что вызывают догадки, что не все так хорошо в вашем королевстве. Ну правда, если к задаче нужно приписать ответственного и срокк и это лайф хак - тут надо начинать лечение с основ.
----------------------
Добавление руководителя - это прием, которые также работает некоторое время, потом перестает. Так как руководители - люди занятые, то ситуация, когда им кто-то много пишет (или ставит в копию) по вопросу, которым им на фиг не упал вызывает неодолимое желание позвонить и попросить больше так не делать.
-----------------------
Также, вы не уточняете сроки (либо у вашей организации большие проблемы). Это в целом неправильно. Задача с момента того, как она стала таковой, имеет исполнителя и срок, который он подтвердил. Если вы просто просите срок, а я (ваш конкурент, уже согласовал, что моя другая задача будет 14го до 12) - 99% что мою сделают, а вашу нет.
Основное:
Вы должны понимать срочность вопроса. Это это не критично - не долбите. Оно вам точно не пригодится
Вы должны понимать мотивацию тех, то делает задачу. Не, конечно банально все типа получают ЗП и должны по первому зову вам все делать ... но нет. У людей может быть 100500 причин, почему они делают что-то другое
Вы должны писать "комфортные" письма. Условно у вас есть задача, вы ей живете, а для кого-то - это одна из 20. Тут прилетает письмо, о чем, кто это, почему "на вчера"?
По хорошему стоит уточнить:
если были договоренности, почему вы просите именно этот срок - сошлитесь на них, либо форвард. Если у вас договоренностей нет - вы лузер и задачи нет :)
учтоните, есть ли у исполнителя проблемы/вопросы/препятствия. Они реально могут быть, но лучше уточнить явно. Как ни странно, это триггерит более детальные ответы
если срок по какой-то причине не будет выдержан, можно указать, почему это плохо (но не для вас лично - на вас всем насрать по определению)
если дело зашло слишком далеко (нет реакции, ответ "иди на фиг, мальчик"), стоит тогда уже с этим письмо идти к начальству (это называется эскалация)
Либо можно и дальше долбить всех красным цветом