Одна из основных причин аэрофобии — первый неудачный опыт полета на самолете. Даже самая популярная авиакомпания может потерять лояльность пассажира после первого же промаха. Так обстоит дело и с адаптацией сотрудников: долгие поиски прохода к офису, неподготовленное рабочее место, размытые задачи или их отсутствие — все это «поможет» новичку с первых же дней составить негативное мнение, которое, как показывает опыт, сложно изменить. 

Меня зовут Ирина, я заместитель HR-директора по оценке и развитию персонала в группе компаний Lad. В этой статье поделюсь нашим опытом выстраивания системы адаптации.

Инструменты адаптации: для чего и почему

Почему мы столько внимания уделили именно этому процессу? Адаптацией мы, безусловно, занимались: запускали систему наставничества и тестировали менторство, проводили приветственные тренинги, старались следить за тем, чтобы новичок получил четкие задачи на испытательный срок. Однако около 42% сотрудников, отработавших в компании менее года, принимали решение об увольнении. Внутренняя аналитика и ситуация на рынке труда IT-специалистов убедили нас в том, что следует сфокусироваться на программе адаптации сотрудников и их удержании в команде. 

Мы проанализировали наш опыт и лучшие практики других компаний, обратную связь от новичков, болевые моменты, с которыми так или иначе сталкиваются все из нас в первые дни и месяцы работы — и пришли к выводу, что в нашей ситуации классическая адаптация не работает! О том, как мы искали, находили и внедряли собственные фишки, расскажу далее.

С чего начинается адаптация сотрудников: регистрация на рейс

Процесс подготовки к выходу новичка запускается, как только мы слышим заветное «Да!» в ответ на оффер (который, у нас, к слову, тоже очень классный, с прямым и искренним обращением генерального директора к потенциальному сотруднику, который вот-вот станет частью команды). 

Рекрутер, который вел вакансию, формирует карточку в системе «Кадр». Ее разработал наш IT-отдел. Так информация о планируемом выходе сразу попадает во все службы: на создание новой учетки, подключение сервисов, выдачу техники и подготовку рабочего места.

Накануне выхода на работу наш новый коллега получает ссылку на скорм-курс — это 15 шагов знакомства с Lad в компании маскота Кранчи. 

Время взлета (начала первого рабочего дня) — 09:00. У трапа сотрудника встречает бортпроводник и провожает в отдел кадров для оформления документов.

Кто является бортпроводником? На заре выстраивания процесса адаптации в компании существовала выделенная функция — менеджеры по адаптации, которые с первого дня брали новоприбывших под свое заботливое крыло. Со временем мы пересмотрели подход: теперь сотрудника весь первый год работы сопровождает рекрутер, который его вел с момента отклика на вакансию. Как если бы заботливые бортпроводники сопровождали пассажиров уже с момента покупки билетов. 

Набираем высоту: первый день нового сотрудника

Пристегните ремни! Взлетаем! 

Включаем ноутбук, заходим в корпоративные сервисы. В календаре уже стоит первая встреча по задачам с непосредственным руководителем. Ее оставим на вторую половину дня, а пока знакомимся с корпоративными сервисами, добавляем подпись в электронную почту, обсуждаем организационные вопросы. 

А еще новичок получает Welcome Pack:

Мы постоянно пересматриваем и оптимизируем его наполнение. Из последних новинок: игрушка-антистресс в виде Кранчи и блокнот с колесом баланса и другими интересными техниками.

По пути на рабочее место проводим экскурсию по офису и передаем в заботливые руки наставника, чаще всего его роль выполняет опытный коллега или лидер команды. 

Знакомимся с командой и отправляемся на обед. Среди самых насущных для новичков вопросов — есть ли в офисе столовая или кухня? где они обедают? удобно ли пойти на обед одному? Чтобы снять неловкость, мы предусмотрели первый обед в компании наставника в кафе рядом с нашим офисом. После вкусного обеда немного «свободного» времени на освоение корпоративных сервисов и изучение внутренних регламентов. 

Затем встреча с руководителем, ее цель — совместно составить план адаптации. Он отражает, какие встречи прошел сотрудник, задачи на испытательный срок и программу обучения. У некоторых подразделений план содержит ссылки на учебный материал и тестирования по его освоению. В плане адаптации сохраняется обратная связь от руководителя и сотрудника, а по итогам трех месяцев — оценка выполнения профессиональных задач и развивающая обратная связь по проявленным софтам.

В конце рабочего дня — обсуждение с HR-менеджером первых впечатлений за чашкой чая или кофе.

Чем заняться в пути

В пути точно скучно не будет: на всем протяжении адаптации сотрудник продолжает знакомиться с компанией, но уже в виртуальном формате.

Сначала мы запустили мобильное приложение, ссылка на скачивание приходила принявшему оффер соискателю накануне выхода. Можно было начинать знакомство с компанией, где нового коллегу очень ждут. Мы провели колоссальную работу по наполнению приложения контентом, старались соблюсти баланс между информативностью и креативом: проработанные тексты и кейсы, ссылки на социальные сети компании и корпоративные сервисы, кафетерий бенефитов, наш внутренний словарик (у нас, например, есть собственная «подземка»), фото из жизни сотрудников, видеоэкскурсия по офису, ролик об истории компании. Сюда же внедрили элементы геймификации — за освоение материалов и прохождение тестов сотруднику начисляли баллы, которые он впоследствии обменивал на мерч. А крутой мерч, как мы знаем, хотят все! Приложение зашло на ура — все сотрудники проходили 100% уровней.

К 30-летнему юбилею компании мы запустили единую платформу, в которой реализован и функционал внутренней социальной сети, и возможности для обучения, и база знаний. Чтобы объединить всех коллег в едином информационном пространстве  и сразу вовлечь новичков, решили автоматизировать адаптацию на базе нашего «Корпоративного университета». По сути перенесли контент из приложения и реализовали его в формате квеста. Добавили вводный онлайн-инструктаж: новички смотрят ролики и выполняют задания на знание компании. По результатам опросов, такой формат экономит время (без ущерба качеству усвоения информации) в сравнении с подходом, который практиковали на старте: HR-менеджер рассказывал вводную информацию каждому лично. 

За каждый этап сотруднику автоматически начисляются баллы, которые можно потратить в магазине мерча, не покидая платформу.

Месяц, два, три, шесть, год — полет нормальный

Сначала мы практиковали адаптационные встречи с HR через неделю, месяц, 2 месяца работы. А также встречи по итогам полугода и года работы в компании. Мы собираем обратную связь, чтобы упрощать и оптимизировать процессы. Так мы поняли, что часть встреч можно заменить на анкеты обратной связи. В случае, если такие опросы подсвечивают негативные моменты — встречаемся и обсуждаем. 

Встречи руководителя и HR мы разделили. Так, по нашему мнению, новички могут больше раскрыться. Совместная встреча проходит только по итогам 3 месяцев. Но информацией обмениваемся оперативно! 

Встречами по расписанию и анкетами сопровождение не ограничивается: персональный HR-менеджер всегда на связи — от дружеской беседы за кофе до помощи в решении повседневных вопросов.

А еще один из учредителей компании регулярно проводит welcome тренинг для новоприбывших сотрудников: с каждым знакомится лично, рассказывает об истории создания, составе ТОП-менеджмента, бизнес-стратегии и отвечает на вопросы. Раньше в выступлении звучали также истории успеха наших сотрудников. Теперь на каждый тренинг приглашаем кого-то из наших «звездочек» рассказать свою историю из первых уст, поделиться лайфхаками и ответить на вопросы.

Коллеги ценят открытость, а возможность пообщаться с учредителями и ТОП-составом не ограничивается рамками тренинга: каждый сотрудник может напрямую обратиться с вопросом руководителю любого уровня. Также у нас действует «Банка вопросов», которую мы «открываем» на общефирменных собраниях и озвучиваем ответы на внутрикорпоративных эфирах и дублируем на наших ресурсах. 

Летим дальше

Недавно мы доработали квест новичка: теперь по завершении испытательного срока каждый сотрудник получает инструкцию, как создать индивидуальный план развития (ИПР).  О том, как у нас устроена система обучения, расскажу в следующей статье.

Во время полета мы всегда прислушиваемся к объявлениям от пилота: где пролетаем, какая температура за бортом, нет ли зон турбулентности по пути следования. Так и в работе нам важно своевременно получать конструктивную обратную связь и сверяться с планами. Для этого у нас в компании проводятся ежемесячные встречи 1:1. A персональный менеджер всегда остаётся на связи — можно пригласить HR на обед и обсудить волнующие вопросы или просто поболтать.

Мы постоянно шлифуем и улучшаем процесс адаптации сотрудников, чутко прислушиваемся к обратной связи. Нам уже удалось вдвое снизить текучесть, и еще есть к чему стремиться. Но делаем мы это не ради цифр и показателей, а потому что для нас каждый новый коллега — это долгожданный попутчик (не хочется говорить «VIP-гость») на борту, а потому мы ему оказываем прием на высшем уровне! 

А как проходили ваши первые дни и месяцы на рабочем месте? Делитесь опытом в комментариях.