Да здравствует эпоха массового переезда с западных решений на российский софт! ДРТ (бывший Делойт) заменил SAP в части планирования трудозатрат на проекты.

Вместе с командой мы автоматизировали для них этот процесс. В системе мы настроили:

• процесс букирования времени сотрудника через заявку и согласование,

• планирование занятости более чем 1.5 тыс. штатных специалистов,

• равномерное распределение букирований, при котором система показывает пересечения и перегрузку,

• учёт региональных праздников, сокращённых дней и периодов высокой нагрузки,

• подготовку отчётов по трудовым ресурсам.

В статье подробно расскажу, какое решение получилось.

Автоформирование букингов

Когда менеджер заполняет заявку на бронь специалиста, он указывает период занятости и тип загрузки — в процентах или в часах. В зависимости от этого рабочие часы пересчитываются и распределяются автоматически. 

Например, на проект нужен специалист, который работает 8 часов в день. Он нужен на пять дней, значит, на 40 часов. Тогда:

• если указать загрузку 50%, то на пять дней распределятся 20 часов;

• если указать загрузку 50 часов, то BPM-система пришлёт уведомление, что сотрудник перегружен, и менеджеры смогут вручную одобрить бронь.

В заявку можно добавить конкретных специалистов. Их контакты, ставки и грейды подтягиваются из кадровой учётной системы и попадают в заявку автоматически. А если проект срочный, можно выбрать настройку, которая снимает с сотрудника все остальные букинги.

Если все сотрудники заняты, менеджер может указать сроки и пожелания по грейду и навыкам специалиста. Эта заявка подтянется в SAP HCM, и когда сотрудника наймут, ему автоматически прилетит бронь.

Автоматическое согласование заявки и распределение часов

Проекты ДРТ могут длиться 1-2 года, поэтому каждую заявку нужно согласовать, чтобы не было пересечений. Специалисты относятся к определённым проектным командам, и их непосредственные руководители принимают решение, одобрить ли бронирование. 

Перегрузки и перекрёстные заявки отображаются на сводном графике. С него согласующие могут изменить даты бронирования, его характеристики, аннулировать бронь или добавить новую.

Мы перенесли в BPM-систему более 1,5 тыс. сотрудников и 5 тыс. проектов. Распределение часов тоже автоматизировано — система учитывает десятки факторов, например, региональные праздники и сокращённые дни. Их перечень менеджеры могут отредактировать в любой момент.

Формирование 19 отчётов в системе

Менеджерам доступны отчёты по одновременному бронированию, ежедневной и общей занятости, списку проектов, в которые вовлечены конкретные специалисты. 

Самый востребованный — отчёт по незанятым сотрудникам. Он показывает, сколько часов и у кого можно забронировать. 

Корпоративный портал с новостями и базой знаний

Мы реализовали в «Первой Форме» для команды ДРТ корпоративный портал. Здесь руководители публикуют новости и регламенты и сообщают о них команде отдельным уведомлением, ведут базу знаний. Ещё на портале есть форма для обращений в техслужбу — можно задавать вопросы по системе или рабочему оборудованию.

Результат: быстро перевели компанию на новое решение и не прервали рабочие процессы

Система позволяет:

• бронировать занятость и равномерно распределять загрузку 1,5 тыс. специалистов;

• автоматически проводить расчёты и искать пересечения;

• обмениваться данными с SAP;

• готовить 19 отчётов, в том числе и для расчёта бонусов и премий.