Тема конференций для русскоязычного пространства очень сложная. Доля убежденных в том, что конференции – это болтовня и пустая трата времени и денег, довольно большая, поскольку низкий уровень докладов, плохая организация, слишком большое количество рекламы встречаются слишком часто и не способствуют достижению тех целей, ради которых организовываются подобные мероприятия.

В ИТ все выглядит лучше. Эта сфера больше нацелена на экспорт и быстрее перенимает и внедряет западные привычки, понятия, бизнес-стандарты.

Как найти спикеров с отличными техническими докладами – корневую составляющую любой конференции? Особенно если вы никогда не занимались подобными вещами ранее и не планируете обращаться в event-агентство.
Можно отдать на аутсорсинг раздаточные материалы, продажу билетов и организацию всяких мелочей, но ни одного агентство не выполнит задачу по поиску спикеров с отличными техническими докладами лучше вас самих.

Кейс

Наша компания занимается разработкой модулей для самой популярной в мире e-commerce платформы – Magento. В разных странах уже несколько лет подряд проводится сетевая конференция Meet Magento. Amasty проводит ее в Беларуси уже второй раз, и нам есть что рассказать про самостоятельный поиск технических докладчиков.

В целом, количество Magento разработчиков не очень велико по сравнению с другими девелоперскими сообществами. Такое обстоятельство значительно осложняет поиски. Как в прошлом, так и в этом году перед нами стояла задача составить программу на целый день, состоящую из актуальных технических докладов, разбавленных одним-двумя докладами на e-commerce тематику.

Среди технических спикеров в среднем меньше людей, которые пиарят свое имя, активно общаются с коллегами и вообще присутствуют в медиапространстве. Поэтому порой докладчиков нужно в буквальном смысле выкапывать из-под земли.

Итоговая конверсия писем в спикеры составила 3,5%. Если вы планируете иметь 10 докладов в программе (с расчетом на то, что кто-то может не приехать, забыть, сломать ключицу, родить двойню или просто отказаться), то вам нужно найти почти 300 подходящих кандидатов и написать им письма.

Как мы составляли список контактов

• личные контакты и рекомендации

Необходимо пролистать все релевантные контакты в ваших мессенджерах, почте, списки партнеров и крупных клиентов.

• поиск через компании

Не нужно ограничиваться прямым контактом с потенциальными спикерами. Особенно это касается кандидатов из других городов или стран. Часто в выступлении своего сотрудника заинтересована сама компания, оплачивая все расходы спикера.

В случае с Meet Magento Belarus нам нужно было составить список компаний из Беларуси, Украины и России, которые работают с Magento. Задача не из легких, поскольку многие компании шифруются и напрямую не указывают локейшн своих офисов либо центров разработки.

Мы начали с LinkedIn и посмотрели, какие компании указаны в профиле у Magento разработчиков из вышеназванных стран.

Следующий этап — проверить выдачу поисковика по всем возможным вариациям ключевых слов в тематике Magento разработки и создания магазина на Magento. Не забываем и про английский язык и добавление названия страны в запрос.

Далее мы выгрузили данные из официальной директории сертифицированных Magento разработчиков по нужным странам — еще пару десятков компаний.

Но и это не все! Порой единственный признак, по которому можно понять, что компания действительно имеет русскоязычный офис – это вакансии. Поэтому мы прошлись по выдаче на запрос “Magento разработчик” на популярных сайтах поиска работы вроде HeadHunter.

Последним этапом мы искали русские, белорусские и украинские крупные магазины на Magento. Помимо готовых списков, которые можно найти на форумах, нужно поставить в браузер плагин – определитель платформы сайта и проверить списки топ-50 интернет-магазинов для каждой страны. Сюда же идут сайты из портфолио найденных нами компаний.

• спикеры смежных по тематике конференций

В нашем случае это были конференции в Минске, Москве и Киеве на тему e-commerce, PHP и Magento.

• форумы, stack exchange, профессиональные группы в соцсетях

На любом популярном форуме всегда есть свои гуру и мэтры.

• LinkedIn

Долой скепсис!

Поскольку поиск LinkedIn ограничен в бесплатном аккаунте, можно и нужно озаботиться покупкой одного из планов LinkedIn Premium. Тогда вы получите возможность отправлять InMail сообщения, использовать более продвинутый поиск. Тем, кто не хочет выделять средства на этот функционал, можно немного схитрить и воспользоваться Google:

Также у LinkedIn есть лендинги с топовыми профайлами по тематикам, странам, компаниям. Не всегда они релевантны на 100%, но это также помогает найти больше интересных вам людей.

Но это еще не все. В LinkedIn есть еще одна занятная опция: если вы состоите в какой-либо группе более четырех дней, а ваш бесплатный аккаунт старше 30 дней, то вы сможете отсылать по 15 писем в месяц участникам группы, не отправляя им запрос на добавление в контакты.

• книги, курсы, тренинги

Поищите авторов обучающих материалов любого вида по вашей тематике – возможно, среди них окажутся интересные персонажи. В случае девелоперской тематики можно также поискать тех, кто оказывает услуги code review.

• Также, если вы ищете зарубежных докладчиков, могут быть полезны директории спикеров.

• компании, которые разрабатывают языки, смежные сервисы, инструменты, ПО

Например, в нашем случае это были хостеры, компании, делающие сервисы по статистике для e-commerce части Magento, инструменты экспорта и импорта. JetBrains (создатель PHPStorm) второй год подряд становятся спонсорами конференции Meet Magento Belarus.

Каких спикеров вы не хотите видеть на своем ивенте

• спикера, у которого каждая вторая фраза «запикана» NDA

«Что это был за проект, не скажу, нет, тематику тоже не скажу» и «сколько у нас было загрузок в аппсторе? Не скажу, вы же вычислите это приложение» — это реальные фразы живого человека. В ответ хочется только спросить: are you serious?

Если доклад спикера пестрит такими «дырами», лучше его вообще исключить из программы. Ваши слушатели заплатили деньги и/или хотят потратить свое время с пользой.

• спикер, который выступает исключительно с целью прорекламировать себя, свои услуги, продукт или сервис. Подобное выступление допустимо только в рамках спонсорских отношений.
• спикер, который является отличным специалистом в своей сфере, но совершенно не умеет выступать
• спикер, который умеет выступать, но отличным специалистом не является

• юный (или не очень) непризнанный гений, который хочет явить миру свое уникальнейшее и не имеющее аналогов изобретение (скрипт, сервис, патч, новый вид базы данных, новый язык программирования, нужное подчеркнуть)

Как определить, насколько хорош спикер и его тема?

• идеально, если спикер уже где-то выступал, и у вас есть возможность посмотреть видео с его докладом
• в конечном итоге спикер должен предоставить рабочее название доклада, краткое описание и тезисы. Если на этом этапе есть проблемы, то стоит задуматься о целесообразности приглашения данного кандидата
• если у вас есть сомнения, задавайте вопросы!

Уточняйте, конкретизируйте, просите переформулировать, пускай это не заставит вас чувствовать себя излишне дотошным и навязчивым. На данном этапе желательно исключить любое недопонимание темы и формата доклада, чтобы на событии не было сюрпризов.

• Если вы не уверены, что останетесь довольны ораторскими качествами кандидата, попросите его уделить десять-пятнадцать минут разговору по скайпу.

Вовсе не обязательно, чтобы ваш спикер приближался к топ-менеджерам Google или Apple по уровню воздействия на аудиторию. Для технического специалиста будет достаточно внятной речи, логичного и последовательного изложения мыслей и профессиональной жестикуляции и мимики.

Когда начинать искать спикеров?

Еще лет пять назад для конференции с количеством человек более 150 золотым стандартом был один год. То есть в идеале ровно за год определялась дата мероприятия, бронировался конференц-зал, начинался поиск спикеров и партнеров.

Сейчас ИТ специалисты очень мобильны, и вряд ли у вас получится договориться со спикерами настолько заранее.

Начинать поиски необходимо за 6-3 месяцев до даты мероприятия. Шесть или три – зависит от вашего мероприятия. Чем шире ваша аудитория, тем позже можно начать действовать. В нашем случае аудитория не слишком большая, и мы начали писать потенциальным спикерам примерно за 6 месяцев до начала мероприятия.

В результате за два месяца до мероприятия у Meet Magento Belarus 2015 была полностью сформирована программа.

Почему это так важно? Зрители очень редко согласны купить билет на конференцию, если им не известны спикеры или хотя бы приблизительные тематики докладов. В целом, раннее формирование программы дает вам больше возможностей по пиару мероприятия и освобождает руки в последние недели перед ивентом.

Выбор темы

Идеальный вариант – когда потенциальный спикер сразу же сообщает, что у него есть интересная тема, которой он хотел бы поделиться с аудиторией.

Если у кандидата есть желание выступить, но нет четкой темы, можно и нужно помочь ему, обрисовав рамки, задать наводящие вопросы.

Тема должна быть ему очень близка и знакома, то есть он с ней работал вплотную либо разбирается в ней как минимум на уровне advanced. Кроме того, тема доклада должна быть актуальной, достаточно новой либо необычной и интересной для как минимум 60 процентов слушателей (а лучше – все 80-90%).

Для доклада важна уникальность, а также личный опыт спикера. Проще говоря, на сцену вряд ли стоит приглашать рядовых сотрудников с рядовыми темами (исключение составляют образовательные конференции для новичков или студентов, а также спонсорские доклады).

Крайне порочная практика – выдавать спикеру тему, а потом ожидать, что он в ней разберется, как студент готовится к защите диплома. Это не интересно аудитории, так как гуглить умеют все, к тому же, спикер может весьма позорно «завалиться» на вопросах. Хотя многие кандидаты до сих пор говорят что-то вроде: «Дайте мне тему, а я выступлю». Главные идеи должны исходить именно от докладчика, потому что именно он будет транслировать их со сцены.

Ответственные за работу с докладчиками

Поиск спикеров – занятие абсолютно не типичное для большинства ИТ компаний. Тем не менее, кому-то эту работу придется делать.

На наш взгляд, идеальное сочетание – это тандем специалиста по маркетингу/продажам/HR и технического специалиста. Первый будет выполнять всю работу по составлению списков, написанию писем, решению организационных вопросов. Технический специалист должен быть максимально опытным, с опытом посещения тематических конференций, поскольку он будет оценивать качество предложенной темы. Если у вас нет настолько крутого технического специалиста, можно сформировать оргкомитет и привлечь в него гуру из других компаний.

Униженные и оскорбленные. Как избежать конфликтов на этой стадии?

А зачем избегать конфликтов вообще, наверняка спросите вы, на нет, мол, и суда нет. Несмотря на то, что сейчас очень популярна книга «Не работайте с м*даками», любой хороший руководитель скажет вам, что отказывать тоже нужно уметь – так, чтобы разойтись без лишних резкостей. Кто знает, возможно, вам придется в будущем работать с этим человеком.

Итак, если вы отказываете спикеру в выступлении на вашей конференции, то нужно аргументированно объяснить, почему вы это делаете.

• доклад не соответствует тематике, аудитории, формату конференции
• вы сомневаетесь в качестве доклада (будет ли он цельным, насыщенным информацией)
• …

В случае отказа действует универсальное психологическое правило: вы отклоняете конкретный доклад и комментируете только его, не следует критиковать самого кандидата, вслух оценивать его компетентность, уровень профессионализма или что-либо еще.

Второе правило: отказывая, давайте что-то взамен. Дайте человеку скидку на билет, скажите, что обязательно свяжетесь с ним в следующем году, пожелайте успехов в выступлениях на других конференциях.

NB: все равно кто-нибудь оскорбится и будет долго и дотошно спрашивать, почему вы ему отказали.

Что и как писать?

Про подобные письма (outreach emails) написано очень много статей, в которых есть все: от выбора заголовка до времени отсылки, от оптимальной длины письма до рекомендаций по фоллоуапам. Повторять прописные истины мы не будем, а лишь добавим от себя кое-что:

• да, скорее всего, вы будете пользоваться шаблоном письма, потому что нереально всем 300 людям написать абсолютно уникальное и личное письмо. Текст про условия участия, ссылки на подробности о вашем событии вполне можно и скопировать. Но жизненно необходимо включить в письмо как минимум одно-два заметных предложения лично для спикера.

Например: «Мы были впечатлены вашим выступлением на конференции X в прошлом году и поэтому хотели бы пригласить вас…»; “Ваш опыт в X был бы очень интересен нашей аудитории…».

• рвите меняйте шаблоны! По мере переписки с кандидатами вам будут задавать вопросы. Включайте ответы на них в обновленное письмо.

Если вы используете для рассылки какой-либо email инструмент, не лишним будет также и провести A/B тест заголовка либо текста рассылки.
Приглашать ли платных спикеров – вопрос исключительно бюджета вашей конференции.

Но если вы зовете спикера на абсолютно безвозмездной основе, будьте готовы объяснить, зачем ему это нужно.

Если вы покрываете какие-либо расходы докладчика, помогаете с визой – сразу сообщайте про все эти опции в первом письме.

Не упускайте возможность сотрудничества

Если вы отказали спикеру, или он сам отказался по причине занятости или отсутствии внятной темы, это не последний шаг в вашей работе над конференцией.

Следующим письмом или звонком предложите кандидату что-то еще:

• скидку на билет
• партнерство или спонсорство в рамках конференции
• попросите его порекомендовать человека, которому было бы интересно выступить
• чем вы еще будете друг другу полезны? Не стесняйтесь задать этот вопрос напрямую

Заключение

Если обобщить, то поиск отличных технических спикеров для ивента – дело одновременно и очень рутинное, и очень творческое. Иногда приходится проявлять чудеса изобретательности, чтобы найти личные контакты кандидатов или добиться ответа на ваше письмо.

В любом случае, если вы давно хотели организовать ИТ событие – теперь у вас есть план по поиску технических спикеров.