Blue Prism — известное и зарекомендовавшее себя решение (в том числе и на российском рынке) для автоматизации бизнеса. В этой статье мы не будем говорить о преимуществах использования RPA-платформ для оптимизации операционных расходов бизнеса. И без того понятно, что выполнение процесса без обеденных перерывов, перекуров и больничных будет эффективнее и в перспективе снизит операционные расходы. Вместо этого расскажем про роботизированную операционную модель (ROM) — это практика внедрения Blue Prism, направленная на получение бизнесом максимальной выгоды за счет развертывания системы роботизации. Blue Prism обладает полностью готовой методологией внедрения роботизации процессов и при внедрении решения в вашей организации вы сможете воспользоваться всем накопленным массивом знаний. Это поможет снизить неопределенность в проекте и позволит быстрее получить результат.

Технологии — хорошо, но умение ими пользоваться ещё лучше. ROM про максимально эффективное использование технологий роботизации. Это опыт множества внедрений для снижения time-to-market и получения результатов в течении нескольких недель.

Роботизация процессов выглядит как перестроение с «кто должен выполнять конкретные действия» на «как эта работа будет выполняться». Вопрос «кто» подразумевает необходимость ответа каждый раз когда что-то идет не так, а на «как» можно ответить только один раз и дальше автоматизация всё сделает за вас.

Далее вы узнаете о лайфхаках на старте роботизации и о 7 основах роботизированной операционной модели для эффективного внедрения той самой роботизации. Все подробности под катом.

С чего начать роботизацию

Каждая функциональная команда знает, что им нужно делать, но их неписаные процессы непрозрачны для других команд. Вдобавок, сотрудники, которые работают над поддержкой сложных процессов, инстинктивно понимают, что делать в случае возникновения нештатной ситуации. А иногда в командах только один человек, умеющий разруливать нештатную работу системы. Бывает грустно, когда такие люди увольняются из компании. Свой отпечаток также накладывает удаленная работа, которая выявляет скрытые риски, связанные с отсутствием документирования процессов.

Чтобы найти наилучшие процессы для перехода на RPA, необходимо знать, какие шаги или компоненты в рамках процесса выиграют от автоматизации. Смотреть нужно в сторону процессов, имеющих три общих атрибута: большой объем транзакций, повторяющиеся действия и доступ к структурированным данным. Давайте теперь рассмотрим каждый из них подробнее.

Большой объем транзакций. Интуиция подсказывает, что для получения наибольшего эффекта от автоматизации, в первую очередь нужно рассматривать процессы, в которых задействован наибольший объем транзакций. Однако, тот факт, что у операции много транзакций, еще не означает, что она подходит лучше всего. В ситуациях с комплексным процессом лучше разделить его на несколько частей и начать с автоматизации самой простой части.

Например, вместо того, чтобы автоматизировать весь процесс бухгалтерского учета, лучше начать с его частью, например, с выверки банковских счетов. Затем можно перейти к управлению процессом выставления счетов или финансовой отчетности. Каждая часть становится управляемой задачей, которая приведет к автоматизации всего процесса с большим объемом транзакций. Соответственно, попытка автоматизации всего процесса сразу снизит управляемость проектом автоматизации в разы.

Вывод: чтобы не разочароваться в автоматизации, начните с части большого процесса.

Повторяющиеся действия. Когда приходят мысли об автоматизации чего-либо, в воображении сразу же всплывает сборочная линия, где роботы выполняют различные действия относительно объекта, движущегося по конвейеру. Пример — установка колес на автомобиль на заводе. Эти повторяющиеся действия позволяют создать робота для автоматизации этих действий. Важно, чтобы автоматизируемые процессы повторялись достаточно регулярно и имели большой объем микроопераций. Процессы, которые происходят один раз в месяц или один раз в год, могут быть автоматизированы для отключения человеческого фактора, но не окупятся по времени и деньгам, необходимых для автоматизации этих процессов.

Для автоматизации лучше всего выбрать повторяющиеся зрелые процессы, которые включают в себя самые простые действия. Например, автоматизация покупки рекламы в интернете в рамках нового маркетингового плана может показаться простой, но без исторической статистики эффективности процесса или финансовых результатов, она потребует изменений до тех пор, пока она не станет стабильной для автоматизации. Процессы, в которых задействовано много систем, также могут быть слишком сложными для начала. По мере того, как операции и процессы становятся более зрелыми, а функциональные команды приобретают больше опыта, можно вернуться к рассмотрению более сложных процессов.

Вывод: чтобы не разочароваться в автоматизации, начните с простого.

Доступ к структурированным данным. При построении автоматизированного процесса, исходные данные должны быть легко интерпретированы компьютерами. Хоть люди и могут прочитать и понять детали счета-фактуры нового поставщика, компьютеру потребуется меньше времени, чтобы их расшифровать. Ну, и опять же пресловутый человеческий фактор.

Бумажная форма должна быть оцифрована в изображение, которое можно распознать при помощи процесса OCR, преобразующий цифры и буквы на изображении в электронные данные, чтобы компьютер мог корректно их интерпретировать. Затем программе интеллектуальной обработки документов (IDP) потребуется оценить эти данные, чтобы определить значения полей, которые описывают условия оплаты или почтовый адрес. Следом эти данные автоматически вводятся в систему учета товаров, чтобы проверить наличие отдельных позиций из заказа.

В результате, лучшим началом будет работа с данными, которые легко могут быть прочитаны компьютером. Это позволит системе RPA быстро их обработать.

Вывод: чтобы не разочароваться в автоматизации, начните с самых доступных данных.

Перечисленные выше советы могут показаться уж слишком очевидными, но многие проекты роботизации заканчивались эпик фейлом из-за неправильно выбранных процессов.

7 основ роботизированной операционной модели

7 основ — это концепция, организация, управление и контейнеризация, методология внедрения, модель обслуживания, люди, технологии. Теперь взгляните краем глаза на изображение ниже.



Каждый блок мы разберем подробнее ниже. Прежде чем приступить, давайте взглянем на подготовительные действия к внедрению RPA и перспективы развития. Ниже два соответствующих изображения. Это такой helicopter view того, о чём будем говорить дальше.


Подготовительные действия


Алгоритм развития

Концепция

В концепции RPA необходимо указать, как будет создаваться дополнительная выгода для организации и как она соответствует корпоративной стратегии.

Концепция должна дополнять ожидаемые преимущества RPA и указывать на соответствие корпоративной стратегии. Видение следует формировать по принципу «сверху вниз», чтобы гарантировать трансформационные изменения, необходимые для создания возможностей, которые одобряются и поддерживаются всеми ключевыми сторонами в компании.

Чтобы добиться успеха, проект требует поддержки целевой группы состоящей из бизнеса и ИТ, пропагандирующей роботизацию для вовлечения остальной части организации и подготовке к культурным изменениям от автоматизации.

В отличие от других аналогичных инициатив, роботизация наиболее успешна, когда осуществляется бизнесом и поддерживается ИТ. Это связано с тем, что бизнес понимает преимущества эффективности и производительности, лучше ставит цели, определяет успех начинаний и является драйвером изменений.

В то же время в ИТ-функции существуют собственные стандарты корпоративного уровня, которым необходимо соответствовать при организации доступа цифровых работников к базам данных. Указанные стандарты не должны препятствовать роботизации для обеспечения эффективного результата.

Пока вы не сформулируете четкую концепцию, разделяемую в компании, вы вряд ли сможете получить поддержку со стороны ключевых заинтересованных лиц, что необходимо для успеха роботизации.

Формирование концепции, которая будет одобрена лицами, принимающими решение — ключевой элемент успеха затеи с внедрением RPA.

Организация

Организационная модель определяется такими функциями, как делегирование, управление и контроль, что способствует достижению организационных целей. Заручиться поддержкой всей организации — это непростая задача, преодоление сопротивления имеет решающее значение для обеспечения успешности RPA.

При определении структуры, ролей и модели управления необходимо обязательно учитывать уникальные особенности персонала, стратегии, корпоративную культуру.

При внедрении инструмента RPA каждая из следующих организационным моделей имеют свои особенности.

Дивизиональная. Каждое функциональное подразделение RPA создает собственный центр компетенции. Нет никакого меж командного сотрудничества, каждое функциональное направление RPA работает независимо.

Дивизиональный альянс. Функциональные подразделения с независимыми проектными командами RPA, соблюдающие единые лучшие практики.

Центр компетенций. Централизованная функция, которая отвечает за роботизацию: от формирования воронки заявок до развертывания и запуска.

Аутсорсинг управления. Централизованная функция, предоставляемая третьей стороной на основании договора аутсорсинга, которая отвечает за роботизацию от формирования воронки заявок до развертывания и запуска.

Франшиза. Проектные команды RPA в рамках функциональных направлений, объединенные единой стратегией и подходом к внедрению.

Один ко многим. Проектные команды RPA в рамках функциональных направлений объединены единой стратегией и подходом к внедрению. Помимо этого существует центр компетенций, который также может реализовывать проекты самостоятельно.

Управление и воронка заявок

Управление и воронка заявок — третья основа ROM. Она охватывает две основные области:

1. Подход к выявлению процессов, который поможет создать стабильный и надежный поток заявок на роботизацию процессов. Также нужно определить приоритетные процессы для роботизации и обеспечить максимальную выгоду для бизнеса.
2. Параметры управления и контроля, которые нужно обеспечить, чтобы гарантировать безопасность цифровых работников и их соответствие требованиям организации.

Методология ROM предлагает определить три роли в проекте внедрения RPA: руководители функций RPA (возглавляет комитет по по роботизации и определяет стратегию развития), представители ИТ (обеспечивают доступ к данным организации, отвечают за соответствие цифровых работников требования ИТ-окружения), представители бизнеса (конечные потребители услуг, отвечают за определение приоритетных процессов, обеспечивают вовлечение персонала из бизнес-единиц).

Методология внедрения

Методология роботизации процессов Blue Prism была разработана для обеспечения эффективного внедрения роботизированных процессов за счет управления рисками и как можно более раннего выявления потенциальных проблем. Она допускает параллельное выполнение нескольких стримов, обеспечивает полный контроль на протяжении всего внедрения и позволяет сразу оценить преимущества роботизации.

Внедрение роботизированного процесса состоит из следующих фаз: выявление (сбор требований к существующему процессу), описание (дизайн роботизированного процесса), разработка (разработка процесса в графическом редакторе), тестирование (выполнение тестов роботизированного процесса), пользовательское тестирование (проверка пользователем), развертывание (безопасное и контролируемое развертывание).

Модель обслуживания

После настройки процессов цифровые работники работают в соответствии с инструкциями под присмотром контролеров процессов. Контролеры процессов должны иметь определенный канал связи, а также соглашения об уровне обслуживания для прямой обработки обратной связи от сотрудников с максимальной скоростью.

Люди

Люди — это ключ к любому развертыванию RPA. Речь идёт не только о цифровых работниках. Без правильных людей развертывание не будет успешным, как могло бы быть с ними. Эта основа рассматривает навыки и обязанности, необходимые для успешного выполнения проекта. Это также поможет вам определить потребности в обучении и соответствующие сертификаты для команды.
Для реализации первых процессов у клиента рекомендуется использовать следующие роли: менеджер проекта, аналитик процессов, ведущий разработчик, разработчик. Для каждой роли методологией расписан функционал и зоны ответственности.

Технологии

Инфраструктура Blue Prism относительно проста и состоит из четырех основных компонентов: база данных, серверы приложения, ресурсы среды исполнения и интерактивные клиенты.



База данных Microsoft SQL Server содержит не только репозиторий процессов и объектов, но также и учетные данные пользователей, информацию аудита и данные журнала производственных процессов. Сервер приложений Blue Prism — необязательный, но важный компонент для упорядочивания соединения с базой данных и устранения необходимости настраивать прямые соединения между различными компонентами Blue Prism и базой данных. Ресурсы среды исполнения Blue Prism отвечают за выполнение назначенных им процессов — они выполняются автоматически и часто называются цифровыми работниками. Интерактивные клиенты Blue Prism используются для настройки и управления средой, а также для мониторинга ресурсов Blue Prism по мере выполнения процессов — их можно рассматривать как машины для разработки и администрирования.

Заключение

Мы рассмотрели 7 основ роботизированной операционной модели. Следование этой модели позволит получить максимальный эффект от внедрения решения и заложить устойчивую базу для дальнейшего развития в компании роботизации. Каждая из этих основ содержит в себе много детализаций, которых мы не касались в этой статье, но при внедрении решения вы сможете оценить насколько у Blue Prism проработан процесс внедрения продукта.

Роботизация процессов — это успешная история оптимизации затрат. Если вы хотите посмотреть на Blue Prism в действии или вам нужна помощь с выбором процесса для автоматизации, оставьте заявку в форме обратной связи на нашем сайте или свяжитесь другим удобным способом и мы вас проконсультируем. Blue Prism имеет много успешных кейсов внедрения в России и нам есть чем с вами поделиться.