Здравствуйте! Я - генеральный директор аккредитованной ИТ-компании "Цифровизация инженерного дела". А еще 10 лет работал в европейской компании Danfoss в России на разных позициях, в т.ч. в отделе развития бизнеса, где занимался проектированием и разработкой программного обеспечения.
Необходимость знаний юридического оформления ПО не очевидна, пока не столкнетесь с тем, что непонимание процесса оформления у заказчика затягивает весь процесс разработки.
Регистрация нематериального актива (НМА) это комплексное мероприятие и работа бухгалтера, юриста, владельца продукта и других вовлеченных лиц.
Бухгалтерия должна собрать больше информации о создании программы, например, каким способом приобретается и/или создается программное обеспечение. Это может быть покупка готового продукта, корпоративная лицензия, подписка, использование открытого исходного кода, авторский заказ, заказ услуг по разработке, разработка своим штатом программистов и другие варианты. Рассмотрим сценарий, в котором главными становятся расходы на покупку услуг, связанных с разработкой программного обеспечения. Для собственного продукта рекомендую фиксировать договор с отчуждением исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности исполнителя в пользу заказчика (можно руководствоваться ст.1234 ГК РФ).
Сначала нужно сделать проводку: дебет 08 Кредит 60(76,51,...). Требуется сформировать первоначальную стоимость активов, где будут учтены затраты, непосредственно связанные с приобретением нематериального актива. Программа, созданная компанией, считается нематериальным активом и учитывается по фактической стоимости, которая определяется как совокупность всех затрат, связанных с процессом создания: основные средства, заработная плата сотрудников, занятых в создании нематериального актива, страховые взносы на ФОТ, услуги контрагентов и поставщиков(договор на разработку с учетом отчуждения исключительных прав и акт сдачи-приемки работ), приобретение патентов, уплата пошлин и аренда помещений (если разработчики работают в отдельных офисах). В расходы не включаются только уплаченные возвратные налоги (п. 3 ст. 257 НК РФ), например, НДС за услуги, оказываемые поставщиками.
Далее формируется проводка: Дебет 04 Кредит 08. Нематериальный актив будет принят к бухгалтерскому учету. Первичный документ - Акт ввода в эксплуатацию нематериального актива.
Включите каждый из приобретенных программных продуктов в бухгалтерский учет организации с указанием стоимости, количества лицензий и условий использования. Программное обеспечение должно быть также внесено в инвентаризацию организации, для этого можно составить Инвентарную карточку учета нематериальных активов по форме НМА-1. На этом этапе компания определяет срок полезного использования (СПИ) актива, который не должен превышать срок деятельности фирмы. Если невозможно точно установить СПИ, такие активы считаются нематериальными активами с неопределенным сроком использования, и амортизация в бухгалтерском учете на них не начисляется (п. 23 ПБУ 14/2007). В налоговом учете для обложения прибыли по исключительному праву на такие объекты устанавливается СПИ не менее 2-х лет (п. 2 ст. 258 НК РФ). При линейном методе амортизации норма амортизационных отчислений определяется путем деления стоимости нематериального актива на срок его полезного использования.
Акт ввода в эксплуатацию программного обеспечения. Что это такое?
Акт ввода в эксплуатацию программного обеспечения – это по сути документ, который подтверждает факт создания и готовности к использованию нематериального актива. Такой акт необходим для учета стоимости нематериального актива, начисления и оплаты амортизации, а также для налогового учета и статистической отчетности.
Акт ввода в эксплуатацию программного обеспечения составляется при следующих условиях:
1. Закончен этап разработки программного обеспечения
2. Программное обеспечение соответствует установленным требованиям и готово к использованию в работе
3. Затраты на создание нематериального актива могут быть зафиксированы и использованы для определения его стоимости
Содержание акта
Акт ввода в эксплуатацию программного обеспечения должен содержать следующую информацию:
1. Наименование компании-разработчика программного обеспечения, ее адрес, ИНН
2. Наименование программного обеспечения и его версия
3. Описание функционала программного обеспечения
4. Фактическая стоимость нематериального актива с разбивкой затрат на составляющие
5. Срок полезного использования программного обеспечения и метод начисления амортизации
6. Дата и место ввода программного обеспечения в эксплуатацию
7. Подписи уполномоченных представителей компании, ответственных за разработку и внедрение программного обеспечения.
Как оформить акт ввода в эксплуатацию?
Для оформления акта ввода в эксплуатацию программного обеспечения как нематериального актива необходимо выполнить следующие шаги:
1. Подготовить проект акта, составить расчеты для определения фактической стоимости нематериального актива и выбрать метод амортизации
2. Согласовать проект акта с руководством и уполномоченными представителями компании
3. Оформить акт в двух экземплярах: один хранится в бухгалтерии, другой – у лица, ответственного за учет нематериальных активов
4. Внести соответствующие записи в учетные книги, начислить амортизацию и уплатить налоги, связанные с эксплуатацией программного обеспечения
Создание программного обеспечения и внедрение его в рабочие процессы компании – это сложный и кропотливый процесс, который требует больших интеллектуальных и финансовых вложений. В соответствии с законодательством, программное обеспечение является нематериальным активом. Введение этого актива в эксплуатацию требует оформления специального документа – акта ввода в эксплуатацию программного обеспечения. Оформление акта ввода в эксплуатацию программного обеспечения является необходимой процедурой, позволяющей перевести программный продукт из статуса разработка программного обеспечения в актив компании, который приносит экономическую пользу. Таким образом, акт служит для фиксации момента перехода программного обеспечения в статус нематериального актива и начала использования его в работе фирмы.
И конечно имеет место консультация юриста и гарантии на то, чтобы не было нарушений авторских прав.
vadimr
Акт ввода в эксплуатацию не имеет ни малейшего отношения ни к разработке ПО, ни к учёту стоимости нематериального актива. Программный продукт обладает стоимостью независимо от того, эксплуатируется он или нет.
Факт создания актива в процессе разработки и единичного производства подтверждается актом изготовления.
timur11 Автор
Владимир, спасибо, что ознакомились со статьей, благодарю вас за обратную связь. Скорее всего Вы имеете ввиду способ, когда заказчик приобретает готовую программу, это отдельная тема для статьи. Я все же останусь на своем описании, так как описываю случай приобретения услуги, а заказчик сам создает программу. По поводу стоимости программного продукта, здесь выпущу отдельную статью, так как задействовано множество нормативных актов(ГК РФ Статья 1225,ПБУ 14/2007, ст. 258 НК РФ ), с Вами я не согласен о том, что программный продукт обладает стоимостью, можно как раз ознакомиться с ПБУ 14/2007. Чтобы поставить на учет НМА бухгалтеру потребуется первичный документ, я говорю об акте ввода в эксплуатацию, а вы говорите об акте изготовления, правда к такому определению не так часто прибегают, хотя конкретные требования к актам приемки программного обеспечения могут быть определены в Ваших договорных отношениях с заказчиками/исполнителями (дополнительно может регулироваться поставка следующими законами и нормативной документацией 44-ФЗ, 223-ФЗ, 94-ФЗ, ГК РФ, ГОСТ 34.201 и т.д.). @vadimr Вадим, буду благодарен, если укажите нормативный документ, где закреплено понятие "Акт изготовления" в рамках разработки программного обеспечения.
vadimr
Какая разница, кто что приобретает? Программный продукт безусловно обладает стоимостью, поскольку он и есть тот нематериальный актив, о котором вы пишете. И о котором написано, в частности, в ПБУ 14/2007. В п. 7 этого ПБУ указано, как оценивается эта стоимость. Упомянутая там величина оплаты при создании актива (программы) никак не зависит от того, используется (эксплуатируется) этот актив или нет. Если предприятие занимается разработкой программного обеспечения, то у него огромные суммы могут находится в нематериальных активах разработанных, но не переданных в эксплуатацию программ.
Был случай, например, когда заказчик заказал фирме-разработчику большую программу с небольшой предоплатой, а когда разработка была фактически выполнена, заказчик ликвидировался. И этот нематериальный актив большой ценности осел навсегда на балансе разработчика. Естественно, никто его при таких условиях не вводил в эсплуатацию и не мог это сделать.
402-ФЗ "О бухучёте" требует фиксировать первичными учётными документами каждый факт хозяйственной жизни. В том числе, безусловно, к таким фактам хозяйственной жизни относится производство изделий из материалов, комплектующих, трудозатрат и накладных расходов. В случае программных продуктов – материалов и комплектующих мало (диски для дистрибутивов, бумага и т.п.) или вообще нет, но по существу они ничем не отличаются от любой другой производственной продукции.
Что касается акта ввода в эксплуатацию, то он выпускается эксплуатирующей организацией, а не разработчиком ПО. И при этом сам по себе он никак не удостоверяет право собственности организации на эксплуатируемую программу. Запросто можно выпустить акт ввода в эксплуатацию на программу, являющуюся чужим активом, и предоставленную организации просто в пользование.
timur11 Автор
Я учту ваше мнение, оно полезно для анализа. Все же мы говорим о разном, Вы описываете продажу программы по договору. Программа отличается от производственной продукции, так как это нематериальный актив. Я буду раскрывать темы в следующих статьях. И, возможно, в вашем комментарии обозначен внеоборотный актив, а нематериальный актив бухгалтер проводит по другому счету.
vadimr
Программа – это и есть производственная продукция (вроде, это и так ясно, но можно сослаться, например, на ГОСТ Р ИСО/МЭК 90003-2014). Основной частью этой продукции является нематериальный актив, в чём она далеко не одинока. Например, такой нематериальный актив, как промышленный образец, или, скажем, фонограмма, также зачастую является существенной частью производственной продукции.
Фундаментально, программа – это превращённая форма труда программистов.