Представьте ситуацию: вы приходите на новую работу, а вас встречают хмурые лица, никто не знает, куда вас посадить, а руководитель куда-то пропал. Знакомо? К сожалению, многие компании до сих пор недооценивают важность правильного онбординга сотрудников. Ниже гайд рассказывающий что нужно сделать, чтобы все было идеально, конечно, с примерами из жизни компании SEOWORK

Всем привет!

Меня зовут Александр Курогло, COO в SEOWORK. Часто слышу от новичков в команде, что онбординг в других компаниях не всегда был идеален, да и моей памяти были неоднозначные ситуации выхода на работу ?. Основываясь на своем опыте оптимизации процесса онбординга в разных отделах с уверенностью могу сказать: первое впечатление действительно имеет огромное значение. Причем не только для сотрудника, но и для бизнеса в целом.

Вот несколько фактов, которые подтверждают это:

• 69% сотрудников с большей вероятностью останутся в компании на три года, если их онбординг прошел успешно (по данным Society for Human Resource Management).

• Качественный онбординг повышает производительность новых сотрудников на 70% (исследование Brandon Hall Group).

• 20% текучки кадров происходит в первые 45 дней работы (данные O.C. Tanner Institute).

Эти цифры наглядно показывают, что правильное приветствие и адаптация нового сотрудника — это не просто проявление вежливости или часть корпоративной культуры. Это прямые инвестиции в эффективность, лояльность и долгосрочный успех вашей команды.

В этой статье я расскажу, как организовать процесс встречи и адаптации новичка так, чтобы он с первого дня почувствовал себя важной частью команды и быстро влился в рабочий процесс. Поделюсь конкретными шагами, которые помогут вам создать позитивный опыт для новых сотрудников и заложить фундамент для их успешной работы в компании. Для примера возьму отдел аккаунтинга SEOWORK  (здесь рассказывал о его работе в деталях). 

1. Подготовка к первому дню

Успешный онбординг начинается задолго до того, как сотрудник переступит порог офиса. Правильная подготовка не только облегчит первый день новичка, но и продемонстрирует профессионализм вашей компании.

Настройка рабочего места и необходимого оборудования

• Подготовьте техническое оснащение: компьютер, монитор, клавиатура, мышь — всё должно быть настроено и готово к работе.

• Проверьте наличие канцелярских принадлежностей: ручки, блокноты, стикеры.

• Не забудьте о мелочах: кружка для чая/кофе, бутылка воды — эти детали покажут, что вы заботитесь о комфорте сотрудника.

Подготовка документов и доступов

• Заранее оформите все необходимые документы для отдела кадров.

• Создайте корпоративную почту и аккаунты в необходимых системах.

• Подготовьте пропуск или ключ-карту для доступа в офис.

• Составьте список паролей и инструкций по настройке рабочего окружения.

Информирование команды о приходе нового коллеги

• Отправьте email всем сотрудникам с кратким представлением новичка: имя, должность, основные обязанности.

• Попросите команду быть готовой к знакомству и ответам на вопросы.

• Назначьте ответственного за встречу и сопровождение нового сотрудника в первый день.

Помню случай, когда в одном стартапе забыли предупредить команду о приходе нового маркетолога. Девушка пришла в офис, а никто не знал, кто она и зачем пришла. Неловкая ситуация, не правда ли? 

Что касается организации встречи/офиса/документов, то, конечно, у HR отдела должен быть четко организован процесс, по сути, необходим чек-лист. Когда речь про онлайн формат работы (в SEOWORK много работают на удаленке), то в подготовку рабочего места в основном входит подготовка учеток в CRM-системах м прочим софте.

Со стороны руководителя важно взять на себя информирование о приходе нового коллеги, я обычно на регулярных планерках рассказываю кого мы ищем и если кто-то готов выходить предупреждаю с какой даты выйдет и за какой блок будет отвечать, тогда все готовы к новому сотруднику и ждут его.

2. Встреча и ориентация в первый день

Первый день на новом месте работы — это всегда стресс. Наша задача — превратить его в позитивный опыт, который заложит фундамент для успешной работы сотрудника в компании.

Личная встреча с руководителем

• Начните день с личной встречи. Это может быть неформальная беседа за чашкой кофе или короткое совещание.

• Обсудите ожидания от работы, расскажите о ближайших задачах и проектах.

• Дайте возможность новичку задать вопросы — это поможет снять напряжение.

Экскурсия по офису

• Покажите все важные места: рабочее место, переговорные, кухню, зоны отдыха.

• Расскажите о правилах использования общих пространств и техники.

• Объясните, где найти канцелярские принадлежности, как заказать новое оборудование.

• Расскажите про тайминг, который принят в компании: когда примерно и сколько длится обед, есть ли в расписании компании завтрак и как коллеги проводят досуг.

Знакомство с ключевыми сотрудниками

• Представьте нового члена команды коллегам, с которыми он будет тесно взаимодействовать.

• Организуйте короткие meet & greet сессии с руководителями смежных отделов.

• Если команда большая, подготовьте визуальную карту команды с фотографиями и должностями.

Для онлайн формата работы экскурсию по офису заменяет знакомство в чатах, звонки в Zoom, предоставление материалов с информацией о структуре компании, профильных чатах, процессах и пр

Я всегда рекомендую руководителям находить время для личной встречи, даже если график очень плотный, но у самого, к сожалению, не всегда выходит и тогда приходит на помощь наставник и возможность общения в чате онборда (в telegram, там мы ведем всю коммуникацию в компании).

Чат онборда это ключевое место, где сотрудник ведет общение пока проходит онборд, в нем закреплен план адаптации по дням (о нем ниже детальнее расскажу), сотрудник должен двигаться по дням, задавать вопросы и получать ответы. Кроме этого с сотрудником запланированы регулярные звонки с наставником или с руководителем, где он может голосом задать свои вопросы и давать обратную связь.

Пока готовил статью узнал о практике "кофе-знакомств": в течение первой недели новичок проводил 15-минутные встречи с ключевыми коллегами, обязательно попробуем у себя внедрить это решение

3. Погружение в корпоративную культуру

Корпоративная культура — это душа компании. Она определяет, как мы работаем, общаемся и принимаем решения. Поэтому так важно помочь новому сотруднику быстро понять и принять эту культуру.

Обзор миссии, ценностей и целей компании

• Организуйте презентацию или интерактивный семинар о истории компании, ее миссии и стратегических целях.

• Расскажите о ключевых достижениях и планах на будущее.

• Объясните, как работа нового сотрудника вписывается в общую картину и влияет на успех компании.

Знакомство с традициями и неформальными правилами

• Расскажите о корпоративных мероприятиях, праздниках, традициях.

• Объясните неписаные правила: например, есть ли дресс-код, как принято отмечать дни рождения, есть ли традиция совместных обедов.

• Поделитесь историями и анекдотами из жизни компании — это поможет новичку почувствовать себя частью коллектива.

Предоставление информации о внутренних ресурсах и коммуникациях

• Проведите обзор внутренних систем: корпоративный портал, база знаний, система управления проектами.

• Объясните, как работает внутренняя коммуникация: какие каналы используются для разных типов сообщений, есть ли регулярные встречи команды.

• Расскажите о возможностях обучения и развития внутри компании.

Культура — это не то, что написано на стенах офиса. Это то, как люди ведут себя, когда никто не смотрит. Поэтому важно не просто рассказать о ценностях, но и показать, как они реализуются в повседневной работе.

У нас это происходит нативно, через рассказы про нашу корп культуру с разных сторон и наблюдение за этим сотрудником в чатах и на звонках. 

Коротко — у нас открытое, доброжелательное и, с большим желанием помочь, общение в команде.

Погружение в культуру происходит поэтапно: Сначала про культуру в компании говорит HR и руководитель на собеседовании, потом добавляется наставник и в процессе онбординга все материалы об этом говорят. Потом при взаимодействии с отделом замечает и наблюдая за общением в чатах/звонками с другими отделами… и финально на корпоративе ?

Конечно это не отменяет фильтра кандидатов подходящих нашим ценностям до выхода к нам.

4. Структурированная программа адаптации

Четкая структура первых недель работы - ключ к быстрой и эффективной адаптации нового сотрудника. Вот основные элементы:

План обучения на первую неделю/месяц

• Составьте детальный график встреч, тренингов и задач.

• Включите изучение продуктов/услуг компании, основных процессов и инструментов.

• Оставьте время на самостоятельное освоение материалов.

Назначение наставника

• Выберите опытного сотрудника в качестве наставника.

• Проведите краткий инструктаж для наставника о его роли.

• Организуйте регулярные встречи новичка с наставником.

Постановка четких целей и ожиданий

• Сформулируйте конкретные цели на испытательный срок.

• Обсудите критерии успеха и способы оценки результатов.

• Регулярно проводите встречи для обсуждения прогресса.

Это самый важный пункт и самое сложное, что есть в процессе онбординга — план.

С этой информацией новый сотрудник будет взаимодействовать/работать 99% времени. В зависимости от того, насколько эта информация структурирована/понятна/открыта, сотрудник  сложит свое представление о компании.

• По сути план онборда — это не только сокращение времени на адаптацию сотрудника, но и 

  • точка для удержания сотрудника,

  • контроль уровня квалификации в отделе после онборда,

  • экономия времени/денег на тех кто не готов/не способен пройти онборд (такие тоже бывают),

  • единое восприятие корп. культуру, базы знаний.

• Что входит в план онборда для отдела аккаунтинга по блокам:

  • SEO — базовые знания про работу с SEO, за основу взяли курс от Rush Agency

  • Платформа — обучающий курс платформы SEOWORK и дополнительные видео по работе с платформой для аккаунтов

  • Звонки с клиентами — много записанных видео с клиентами, где разбираются разные запросы/ситуации

  • Процессная информация по работе в отделе — видео и документы по работе с CRM, тикетами, отчетами, коммуникация между отделами, ценностями платформы и пр.

  • О компании и структуре — общая информация про отделы, кто чем занимается и за что отвечает

  • Про SaaS бизнес — курс про то как устроен SaaS бизнес, чем он отличается от других, юнитэкономика, маркетинг и почему в нем так важны аккаунты

• Эти материалы подаются асинхронно, т.е. в один день смотришь видео про SEO и про платформу, на другой день звонки с клиентами и процесс и т.д., чтобы с разных сторон усваивалась информация

• Целью прохождения онборда является успешная «сдача» знаний про платформу сначала коллегам в отделе, потом руководителю. Перед отправкой «в бой» аккаунта нужно быть уверенным, что он знает детально все про платформу, ее ценности и как необходимо работать с клиентами. 

• Итого — 62 видео, 20+ рабочих дней, срок зависит от скилов сотрудника, но +/- совпадает

5. Социальная интеграция

Успешная адаптация — это не только о работе, но и о налаживании связей в коллективе. Вот ключевые моменты:

Организация неформальной встречи с командой

• Устройте приветственный обед или кофе-брейк для нового сотрудника.

• Поощряйте неформальное общение и обмен историями.

Вовлечение в командные активности и проекты

• Включайте нового сотрудника в текущие проекты, даже если сначала в роли наблюдателя.

• Поручайте небольшие задачи, требующие взаимодействия с разными членами команды.

Поощрение участия в корпоративных мероприятиях

• Информируйте о предстоящих корпоративных событиях.

• Приглашайте на неформальные встречи команды (например, пятничные игры или спортивные мероприятия).

У нас социализация встроена в план онборда, т.е с первого дня появляются регулярные встречи внутри отдела, между отделами и 1-1 с руководителем. 

Для всех новичков задается вопрос рассказать 3 забавный факта о себе, что сразу создает теплую атмосферу.

При «сдаче» знаний про платформу другим коллегам в отделе отводится время рассказать свой опыт/лайфхаки по работе на задачами, коммуникации в компании

Конечно, всегда помогает и на связи наставник, к кому можно прийти за советом и кто поделится всей картинкой из жизни в компании, это очень важная точка по социализации

6. Регулярная обратная связь

Постоянный диалог с новым сотрудником критически важен для успешной адаптации:

Ежедневные чек-ины в первую неделю

• Проводите короткие 5-10 минутные встречи в конце дня.

• Обсуждайте возникшие вопросы и впечатления.

Еженедельные встречи в первый месяц

• Организуйте более глубокий разбор прогресса и сложностей.

• Корректируйте цели и задачи при необходимости.

Анализ прогресса и корректировка плана адаптации

• Проводите формальную оценку через месяц работы.

• Обсуждайте долгосрочные цели и карьерные перспективы.

Мы регулярно запрашиваем обратную связь от тех кто только прошел онборд и улучшаем те материалы, которые будут смотреть новые сотрудники. Свежий взгляд со стороны и фокус на проблемных моментах упрощает механику улучшения материалов.

Если говорить обратную связь от того кто онбордится, то эта обратная связь встроена в формат общения (он открытый и регулярно спрашиваем фидбэк как есть), кроме этого есть процесс с 1-1 для каждого. Когда руководитель отдельно обсуждает трек развития сотрудника, дает обратную связь и получает развернутую оценку по процессам в компании, тут подробнее рассказывал про 1-1.

7. Заключение

Качественный онбординг — это не роскошь, а необходимость для современного бизнеса:

Долгосрочные преимущества качественной адаптации

• Повышение лояльности и вовлеченности сотрудников.

• Ускорение выхода на полную продуктивность.

• Снижение текучести кадров.

Итого: внедрение эффективной системы онбординга

• Разработайте четкий план выхода нового сотрудника, адаптированный под вашу компанию.

• Регулярно собирайте обратную связь и улучшайте процесс.

• Помните: инвестиции в качественный онбординг окупаются многократно.

Завершая статью, хочу подчеркнуть: правильный онбординг — это не просто набор процедур, а демонстрация ценностей вашей компании. Это первое впечатление, которое может определить всю дальнейшую карьеру сотрудника у вас.

Внедрите эти практики, и вы увидите, как изменится атмосфера в команде и повысится эффективность новых сотрудников. А если у вас есть свои успешные практики онбординга — поделитесь ими в комментариях.