Проектный офис — это сердце любой компании, точка пересечения разных специалистов: аналитиков, разработчиков, маркетологов и, конечно, проджект менеджеров. Эффективность и успешность его работы напрямую зависит от того, насколько удобно и прозрачно организовано взаимодействие между участниками проекта. Именно поэтому всё больше компаний переходят на единые цифровые платформы для управления проектами, документацией, задачами и знаниями.
Разберём, почему единая платформа стала новой нормой, какие ключевые направления стоит учитывать, как инструменты для совместной работы помогают оптимизировать деятельность проектного офиса и дадим алгоритм выбора.
Единая платформа — это база для проектного офиса
Раньше задачи, документы, отчёты и база знаний хранились в разных местах: задачи — в таск-менеджерах, документы — в облачных хранилищах, отчёты — в электронных таблицах, а знания — в головах сотрудников. Такой подход приводил к разрозненности информации, потере знаний при уходе сотрудников и замедлению процессов согласования этапов проекта.
Сегодня эти проблемы решаются с помощью удобного инструмента, где всё под рукой: задачи, документы, отчёты, база знаний и коммуникации.
Единая платформа позволяет:
Централизовать доступ ко всем материалам проекта.
Снизить риски потери информации.
Ускорить процессы согласования и принятия решений.
Обеспечить единую версию правды для всех участников.
Вызовы современного проектного управления
Управление вообще и управление проектами в частности — это, в первую очередь, управление рисками. Методики оценки понятны. Главное — не только оценить, но и выработать план мероприятий по предотвращению или минимизации последствий наступления.
Вот основные риски, с которыми сталкивается управление проектами.
Разрозненность информации
Когда задачи, документы и отчёты хранятся в разных системах, сотрудники тратят время на поиск нужной информации. Это снижает продуктивность и увеличивает вероятность ошибок.
Риск потери знаний
При уходе сотрудника его опыт и знания могут остаться только в личных заметках или памяти коллег. Это приводит к «информационному коллапсу» и замедляет развитие команды. Сейчас это принято называть bus-factor: что будет, если несколько ключевых сотрудников одновременно попадут под автобус.
Недостаточная скорость в процессах согласования
Отсутствие единой платформы усложняет согласование задач, документов и отчётов. Приходится переключаться между разными сервисами, что замедляет работу и увеличивает количество ошибок.
Решение: единое цифровое пространство
Единая платформа для проектного офиса — это не просто удобство, а необходимость для эффективного управления проектами. Она позволяет:
Хранить все материалы проектов не просто в одном месте, но и в структурированном, понятном всем участникам виде.
Обеспечивать быстрый доступ к информации для всех участников, облегчать онбординг новичков.
Автоматизировать процессы согласования этапов, документов, составления и предоставления отчётности.
Сохранять знания и опыт команды для использования как в текущих, так и в будущих проектах.
Ключевые направления при выборе платформы
Выбор платформы для совместной работы и управления знаниями — задача непростая, обычно её решают в несколько этапов.
По классике участники проектного офиса, ключевые руководители и сотрудники компании высказывают свои «хотелки». Их сводят в документ, который называется «Требования заинтересованных лиц», проводят ABC-анализ и, тем самым, выявляют два уровня требований: те, которые должны выполняться безусловно и те, которые можно будет прикрутить потом или вовсе обойтись без них.
Разумеется, требования собираются тоже структурно, по функциональным разделам будущей системы.
База знаний и документация
База знаний — это основа эффективной работы команды. Она помогает:
Снижать количество повторяющихся вопросов.
Сохранять методологию и лучшие практики.
Ускорять онбординг новых сотрудников.
Инструменты
Вики-разделы
Шаблоны проектов и документов
Таблицы
Удобный поиск по содержимому, включая AI-поиск
Управление задачами и проектами
Управление задачами — это основа проектного офиса. Платформа должна обеспечивать:
Снижение времени на координацию;
Автоматическое распределение задач;
Прозрачность статусов (Kanban, Scrum-доски, списки).
Визуализация загрузки команды и выявление «узких мест» помогают оптимизировать распределение людей по проектам.
Инструменты
Настраиваемые канбан-доски с возможностью организации спринтов по методике Scrum
Кастомные статусы проектов и задач
Контроль сроков
Взаимосвязь задач через установку связей и визуализация — диаграммы Ганта
Планировщики ресурсов
Совместная работа
Совместная работа — это ключ к успеху проектного офиса. Платформа должна:
Сокращать объём переписки в почте и мессенджерах.
Обеспечивать контекстные обсуждения прямо в задачах.
Централизованно хранить файлы.
Инструменты
Возможность совместной работы над статьями БЗ и документами
Комментирование задач
Встраивание чатов в сущности БЗ
Интеграция с документами
Аналитика и отчётность
Аналитика и отчётность — это основа принятия решений. Платформа должна:
Автоматизировать сбор данных для отчётов.
Быстро генерировать дашборды.
Отслеживать KPI.
Инструменты
Конструктор отчётов или шаблоны отчётов
Готовые дашборды
Экспорт данных
Платформы для проектного офиса: обзор
Задача управления проектами — штука давно известная, поэтому для автоматизации придумано великое множество решений. Несколько лет назад российский рынок этих систем практически полностью был занят иностранными сервисами — Confluence, Jira, Notion. Были и отечественные решения, которые получили толчок в развитии после известных событий и ввода санкций.
TEAMLY
TEAMLY — это комплексное решение для управления проектами и командой. Платформа объединяет рабочие документы, корпоративную базу знаний, обучение, мощный AI, умные таблицы (no-code базы данных) и таск-трекер в единую рабочую среду, где документы становятся основой базы знаний, база знаний – фундаментом для обучающих материалов, а данные и задачи встроены в рабочие процессы.
Возможности
Создание рабочих пространств для разных проектов
Интеграция с популярными сервисами
Мощный визуальный редактор и совместная работа с документами
Шаблоны и чек-листы
Умные таблицы
Аналитика
Обучающие курсы
AI-ассистент
TEAMLY предлагает шаблоны для пространства проектного офиса, что упрощает настройку и запуск новых проектов.
Спринты в частности и Scrum в целом реализуются подключением встроенного модуля.
Отдельного слова заслуживает функциональность обучающих курсов в Teamly: курс собирается из статей базы знаний. Нужно потратить немного времени для создания структуры — и вот обучающий модуль, многократно ускоряющий онбординг, готов. При этом в нём всегда актуальная информация — статьи подтягиваются из базы знаний, а не копируются.
Благодаря осеннему обновлению, TEAMLY AI автоматически формирует тесты на основе материалов курса и сопровождает сотрудников в процессе обучения. Также доступно массовое назначение обучения на конкретного сотрудника, подразделение или группу; настройка сроков прохождения и автоматическое закрытие доступа и таймеры в тестах и ограничение количества попыток.
В Teamly реализованы ролевая и правовая модели доступа к данным, которые позволяют максимально гибко, а главное — быстро настраивать видимость, редактируемость и индексируемость тех или иных материалов для пользователя / группы пользователей в пределах одной роли в одном или нескольких отделах. Такую гибкость дают далеко не все системы.
Вывод: это полнофункциональная платформа для совместной работы, реализующая все необходимые для управления проектами потребности и даже больше. Подходит бизнесу любого масштаба, радует гуманными тарифами.
WEEEK
WEEEK — это российская платформа для управления задачами, проектами и командами. Она подходит как для командной работы, так и для личного планирования.
Возможности
Интеллектуальные доски
Списки задач
Планирование
Документы и whiteboards
Встроенная CRM
Аналитика
Вывод: WEEEK ориентирована на гибкое управление задачами и проектами с акцентом на методологии Agile и Kanban. Платформа проста в освоении и подходит для нужд СМБ.
Platrum
Platrum — это платформа, которая позволяет, кроме управления портфелем проектов (PPM), управлять бизнесом в целом. Среди её модулей — CRM, бухгалтерия, управленческий учёт. Platrum — это комбайн, который может претендовать на вообще единственную информационную систему в компании. Разумеется, у неё есть функциональность базы знаний.
Возможности
Сбалансированная система показателей (BSC)
Управление ресурсами
Стратегические диаграммы Ганта
Сквозная аналитика
Автоматизация бизнес-процессов
Вывод: Platrum подходит для компаний, которые хотят оптимизировать управление проектами и бизнес-процессами. Вот только стоит подписка на столь широкий функционал достаточно дорого.
Yonote
Yonote — это сервис «всё-в-одном» для организации данных, командной работы и управления знаниями, во многом копирующий Notion со всеми его достоинствами и недостатками.
Возможности
Гибкие базы данных
Вики
Шаблоны для проектов
Совместное редактирование документов
Интеграция с внешними сервисами
Вывод: Yonote подходит для команд, которым важна гибкость и возможность настройки под конкретные бизнес-процессы. К недостаткам стоит отнести отсутствие функционала создания обучающих курсов, недостаточную проработку модели доступа к БЗ.
Советы по выбору платформы управления знаниями и совместной работы
При просмотре систем не стоит пренебрегать подготовкой. Также проверьте соответствие ключевым критериям выбора, высказанных заинтересованными лицами.
Вот пошаговый алгоритм, которого стоит придерживаться.
Проведите аудит текущих процессов: Определите, какие процессы вызывают больше всего проблем.
Определите бюджет и требования по безопасности: Учитывайте требования по защите данных (например, 152-ФЗ).
Запросите пробные периоды: Протестируйте 2—3 наиболее подходящих платформы, чтобы оценить их удобство и соответствие функциональности требованиям.
Резюме
Выбор платформы для проектного офиса — это важный шаг на пути к эффективному управлению проектами. Единая цифровая платформа позволяет централизовать информацию, ускорить процессы согласования, сохранить знания команды, ускорить онбординг в проекты в частности и в компанию в целом.
Инструменты (TEAMLY, WEEEK, Platrum и Yonote) предлагают широкий функционал для управления задачами, документацией, совместной работой и аналитикой.
При выборе платформы важно учитывать специфику бизнеса, бюджет и требования по безопасности. Пробные периоды помогут определить, какая платформа лучше всего подходит для вашей команды.