Команда обсуждает задачи в мессенджерах, клиенты пишут на почту, а вы пытаетесь всё это перенести в трекер. Знакомо?

Эту проблему решают канбан-доски, которые можно открыть для внешних пользователей. 

Показываю 6 сценариев, с которыми команда сэкономит 12 часов в неделю на рутине, на примере системы управления проектами YouGile.

Подрядчик видит только свои задачи

Задача: подключить подрядчика к отдельному этапу, но не открывать весь проект.

Как настроить: создайте отдельную канбан-доску или используйте существующую. В примере показываем упрощённый вариант.

Откройте доступ по ссылке и оставьте видимой только нужную колонку — например, «Для фрилансера».

Что увидит подрядчик, когда откроет ссылку:

Результат: внешний исполнитель работает автономно: обсуждает задачи, прикладывает файлы и видит только свой участок работы. Остальной проект и другие этапы остаются закрытыми.

Заказчик видит прогресс, а не рутину

Задача: поделиться информацией по проекту с клиентами или подрядчиками, но не показывать лишнее.

Как настроить: открываем доступ по ссылке на нужной канбан-доске. Разрешаем комментирование, но запрещаем создание задач. Скрываем колонки с конфиденциальными данными — финансы, внутренние комментарии.

Клиент или подрядчик может писать комментарии в чатах задач.

Но он не может менять или добавлять задачи:

Результат: клиент видит понятный статус работы, оставляет правки там, где они нужны, и не лезет во внутренние этапы проекта. Команда быстрее получает обратную связь и не собирает согласования по разным чатам.

Клиент даёт задачи, не вникая во внутренние процессы

Задача: предоставить заказчику доступ только к тем этапам, которые его касаются.

Как настроить: как и в первом примере, создаём новую канбан-доску или берём существующую. Настраиваем доступ по ссылке, показываем только колонки «В работе», «На согласовании» и «Готово». Разрешаем комментирование и создание задач.

Так будет выглядеть доска для команды:

А так — для клиента. У него появились кнопки «Добавить задачу».

Результат: клиент не только быстро оставляет правки, но и предлагает новые дела. При этом он не может распределять задачи по приоритетности: этим занимается команда. 

Люди быстро подключаются к обсуждению

Задача: обсудить вопрос с человеком со стороны, не заводя для него отдельное место в проекте.

Вы можете бесплатно позвать гостей в корпоративный мессенджер. По нашей статистике, если вся команда общается и работает в одном месте, это ускоряет закрытие задач в 3 раза. 

Как настроить: создаём личный или групповой чат в YouGile, копируем ссылку-приглашение и отправляем её клиенту, подрядчику или фрилансеру.

Как приглашённый пользователь видит чаты:

Человек перейдёт по ссылке и попадёт сразу в нужный диалог. Там он сможет писать команде, отвечать на вопросы и присылать материалы — как в обычном мессенджере.

Результат: обсуждения не расползаются по Telegram и почте. Команда общается с внешними людьми там же, где ведёт работу, а приглашение в чат остаётся бесплатным.

Поддержка собирает и обрабатывает заявки в одном месте

Задача: организовать доску поддержки так, чтобы все писали в одно окно, а специалисты видели очередь запросов.

Как настроить: открываем доступ к канбан-доске по ссылке для всех сотрудников. Разрешаем комментировать и создавать задачи, но закрываем некоторые колонки. Например, «Материалы для поддержки»

Как может выглядеть доска в YouGile для команды:

А так для всех, у кого есть доступ по ссылке:

Результат: сотрудники пишут заявки напрямую поддержке, не теряют задачи в личках. Поддержка разбирает запросы в одном месте — всё под контролем. Приглашённые не могут двигать или удалять задачи, но видят, на каком этапе их запрос.

Пользователи делятся идеями в одном пространстве

Задача: создать пространство для общения с пользователями, где они могут задавать вопросы и предлагать идеи.

Как настроить: создаём доску для обсуждений. Открываем доступ по ссылке — разрешаем создание задач и развёрнутые комментарии. Публикуем ссылку на сайте или в рассылке.

Как может выглядеть доска для сбора обратной связи в YouGile: 

Результат: пользователи оставляют подробные сообщения, которые группируются по статусам. Контекст не теряется, а модераторы контролируют контент и быстро отслеживают статус ответов.

Система управления проектами YouGile полностью бесплатна для команд до 10 человек — без ограничений по функциям и времени.