Привет, Хабр! Меня зовут Никита, я эксперт Directum Projects. Как выбрать систему управления проектами и не ошибиться — тема не новая, но от этого не менее интересная.  Обсудим один критерий, который может стать ключевым в вопросе поиска ИСУП. О нем задумываются далеко не все.

Представим, что вам предстоит приобрести новый автомобиль. Хотел бы я сказать, что сам столкнулся с таким выбором, но увы и ах… С одной стороны — красивый внедорожник с трехлитровым бензиновым двигателем, а с другой — технологичный электрокар с возможностью бесплатно парковаться и большой переноской (зарядкой-удлинителем). Что вы выберете? Скорее всего, «электричку», которая будет работать и в бензиновый кризис. При этом пару лет назад многие наоборот выбрали бы кроссовер. Получается, при любой крупной покупке надо учитывать риски и возможности в долгосрочной перспективе, а не только ситуацию здесь и сейчас.

Критерий, который зачастую не берут в учет при выборе ИСУП, — вариант поставки. Расскажу, что думаю насчет облака и собственного контура, дам чек-лист из 4 вопросов (их обязательно нужно задать себе перед тем, как начинать смотреть рынок). А еще попробую заглянуть в будущее, а то вдруг введут ограничения 20 задач в месяц на одного сотрудника.  

Немного контекста 

В 2020 году я работал в «облачном» отделе (у нас был уклон на SaaS-технологии) одного крупного интегратора. У меня горели глаза, я действительно верил, что будущее за облаками. Но чем больше и чаще приходилось взаимодействовать с ребятами из большого  бизнеса, а также переживать разного рода «приключения», тем понятнее становилось, что облака не вытеснят железо, а гармонично дополнят его. Эти мысли меня привели к универсальному вопросу «В чем сила, брат?» и к такому же универсальному ответу: в правде масштабируемости, скорости развертывания и надежности.

Сразу договоримся о терминах. Под облачной ИСУП в статье я понимаю SaaS как готовый сервис, который размещает, обслуживает и обновляет поставщик. Под локальной — систему, установленную в инфраструктуре компании или в подконтрольном ей контуре.
 У нас в Directum Projects есть оба варианта, но даже если после пилота вам понадобится «переезд», то и тут мы поможем съехать с облака на собственный сервер. Причем не потеряв данные. Аренда виртуальных серверов у облачного провайдера — еще один сценарий, сегодня оставим его за скобками.

Каждый подход имеет явные плюсы и минусы. Какие ориентиры помогут сверить маршрут (где мы находимся и куда движемся) перед покупкой нужного «автомобиля»?

Не все дочитают до конца, поэтому дам список из вопросов сразу. 

Вопрос №1
 Кто будет пользоваться системой? 

Двадцать человек? Две тысячи? Двадцать тысяч? А может быть, сегодня система требуется для десяти сотрудников, через год — для трехсот, а через 2 года в ИСУП потребуется пустить еще пару тысяч новых пользователей, в том числе внешних. 

Подумайте:

• сколько сотрудников будет работать в системе и как это число будет меняться по мере развития компании;

• где территориально находятся участники;

• входят ли они в одну организацию;

• нужен ли доступ внешним подрядчикам.

Постарайтесь заложить резервы, чтобы ИСУП не сломалась при первом же расширении.

Вопрос №2
 Есть ли требования к безопасности?

Сколько же раз внутренние службы инфобеза накладывали вето на использование облачных сервисов… Кроме внутренних правил компании могут действовать отраслевые стандарты, ограничения регуляторов, требования к хранению и обработке данных. Еще один пункт здесь — это изолированный контур.

Узнайте:

• какие данные будут храниться в ИСУП;

• можно ли передавать их внешнему поставщику;

• где физически должны находиться серверы;

• какие сертификаты и средства защиты необходимы;

• допустима ли работа системы через интернет.
   

После этого станет понятно, можно ли вообще рассматривать облако и каким требованиям оно должно соответствовать. При этом собственный контур не означает автоматическую безопасность. Серверы все равно нужно обновлять, защищать, резервировать и контролировать. Просто ответственность за это в большей степени остается внутри компании.

Вопрос №3
 Как часто требуется менять и обновлять систему?

Одни компании постоянно перестраивают процессы и готовы регулярно получать новые версии продукта. Другим перед обновлением необходимо провести тестирование, проверить интеграции, обучить пользователей и получить согласование нескольких подразделений. В таком случае автоматическое обновление может оказаться не преимуществом, а источником дополнительных рисков.

Определите:

• насколько стабильны процессы компании;

• нужны ли глубокие настройки;

• можно ли обновлять систему по расписанию поставщика;

• требуется ли предварительное тестирование каждой версии;

• как компания воспринимает изменения интерфейса и логики работы.

В облачной модели обновления обычно выходят быстрее и требуют меньше работ со стороны клиента. В собственном контуре организация получает больше контроля над сроками, но вместе с ним — ответственность за организацию обновления.

Вопрос №4
 Есть ли ИТ-специалисты в штате?

Не каждая компания сможет полноценно поддерживать систему, размещенную в собственном контуре.

Определите, кто будет:

• администрировать серверы;

• следить за их доступностью;

• устанавливать обновления;

• выполнять резервное копирование;

• контролировать информационную безопасность;

• реагировать на сбои.

Облако снизит нагрузку на внутреннюю ИТ-команду, особенно если поставщик отвечает за работу самого приложения. Однако специалист, который будет управлять системой со стороны бизнеса, настраивать процессы и помогать пользователям, все равно потребуется.

Вопрос №5
 Как будет расти компания?

Теоретически любой бизнес может внезапно найти перспективную нишу и начать масштабирование кратными темпами. Но чаще всего динамику все-таки можно спрогнозировать.

Уточните:

• планирует ли компания выходить в новые регионы; 

• будут ли появляться филиалы; 

• увеличится ли число проектов и пользователей; 

• нужно ли будет подключать к системе дочерние общества или подрядчиков; 

• будут ли внедрены новые технологии и методологии для запуска направлений.

Полезно оценивать перспективы без розовых очков, но и без излишнего пессимизма. Выбранная ИСУП должна соответствовать как компании сегодняшнего дня, так и той организации, которой она станет через пять лет. Иначе через какое-то время придется снова возвращаться к анализу рынка и менять ПО. 

Перейдем к сравнению

Как там в облаке?

Что ждет нас «на земле»?

Может показаться, что все очень просто: если у вас небольшая динамичная компания, то покупаем облако, если крупная организация — начинаем готовить свой ЦОД. Но на деле все сложнее. Например, когда на крупном заводе есть внутренний стартап, которому нужна гибкость и адаптивность в моменте, необходимо облако. Малый бизнес при этом может работать с чувствительными данными и сразу строить свой внутренний, безопасный контур. 

Сведем основные различия в таблицу.

Мой вывод

Ошибиться при выборе места размещения ИСУП неприятно, но еще хуже — потратить месяцы на сравнение вариантов и в итоге не внедрить ничего. При этом сама система не заставит проекты завершаться в срок, соблюдать бюджеты и эффективно распределять время. Она поможет сделать процессы прозрачными, закрепить правила работы и вовремя заметить отклонения.

Поэтому начинать выбор стоит не со списка функций и не со спора «облако или локально», а с анализа собственных процессов. Приходите, обсудим вашу задачу и вместе подберем лучший вариант поставки. Напомню, что Directum Projects поставляется и в облако, и локально. И вообще мы хорошие ребята: вовремя обновляемся, исправляем баги и стараемся двигаться в ногу со временем.