Автоматизация работы — жаркая тема. Одни эксперты пугают массовыми увольнениями жертв новой промышленной революции. Другие настроены позитивно и обещают невероятный прорыв в продуктивности. Так или иначе, это набирающий обороты тренд. Компании самого разного размера и отрасли будут активно автоматизировать свои рабочие процессы с новыми и новыми решения, чтобы оптимизировать расходы и выдерживать конкуренцию.

Поле для деятельности обещают широкое: по данным McKinsey Global Institute, к потенциально автоматизируемой относится до 70% работы по сбору и обработке информации (то, чем занимаются миллионы офисных сотрудников), планированию и координации работы при управлении проектами.


Источник: McKinsey Global Institute


Источник: McKinsey Global Institute

Бизнесы, которые пойдут по этому пути раньше и дальше остальных, получат несколько преимуществ:

• Уменьшение количества ошибок, связанных с человеческим фактором.
• Возможность легко масштабировать бизнес без изменения уже выстроенных рабочих процессов и значительного расширения штата.
• Фокус на стратегических и инновационных проектах вместо непрерывной работы с «текучкой».
• Более гибкое планирование и возможность быстро протестировать смелые идеи c минимальными издержками.

Полная автоматизация всех процессов, предсказанная в McKinsey, займет не один год. Однако, уже сейчас можно представить, с чего все начинается. Мы в Wrike, как и другие игроки рынка решений для управления проектами, пытаемся выявить массово распространенные элементы рабочих процессов, автоматизация которых обеспечит заметную и быструю отдачу для бизнеса. Ниже мы перечислили некоторые из таких элементов, на которые мы бы сделали ставку при развитии решений, связанных с организацией рабочих процессов.

Автоматизация входящих запросов

Практически любая работа начинается с запроса: заказ клиента, ТЗ, бриф, тикет, просьба в курилке и т. д. И во многих случаях солидная часть дня тратится на то, чтобы сделать поток таких запросов управляемым: выставить приоритеты по срокам и важности, распределить задачи в команде и часто просто понять, чего от тебя хотят. Если оптимизировать работу с входящими запросами, можно высвободить огромное количество рабочего времени и заодно избавить команды от лишнего стресса.

Выходом здесь будет формализация при приеме запроса в работу. Как ни странно, унылая бюрократия иногда способна спасти нас от размытых формулировок задания и бесконечных уточнений. Мы видим это как формы запросов, интегрированные с системой управления проектами. Они позволяют сразу запросить и собрать всю необходимую информацию от заказчика до начала работы, а затем автоматически запустить новый проект по шаблону.

Командам, работающим над разными типами задач, подойдут ветвящиеся динамические формы запросов, в которых набор вопросов изменяется в зависимости от ответов, выбранных на предыдущие. Скажем, отдел маркетинга может предложить разные варианты вопросов в зависимости от того, запрашивает ли другой отдел рекламную кампанию для нового продукта или email-рассылку для пользователей.

Заполненный запрос становится триггером для создания проекта по преднастроенному шаблону. Каждый этап работы назначается подходящему исполнителю, а общий срок выполнения рассчитывается по срокам отдельных задач, указанных в шаблоне. Таким образом, можно снять работу по координации повторяющегося потока задач с руководителя, а точность планирование будет только лучше.



Такая функциональность в том или ином виде недавно появилась и у Wrike, и некоторых наших конкурентов.

Автосинхронизация между приложениями

Сбор информации, рассредоточенной по десятку сервисов и приложений, незаметно, но верно отъедает пару часов дня у каждого менеджера. Поэтому интеграция становится одним из ключевых факторов конкуренции на нашем рынке. Хорошие шансы на лидерство есть у решений, которые смогут предложить максимальное число интеграций со значимыми для пользователя приложениями.



В случае систем управления проектами это, помимо очевидных облачных файлохранилищ и офисных пакетов, будут синхронизации с основными «вертикальными» сервисами — для разработки, дизайна, ведения маркетинговых кампаний или финансовой отчетности. Цель таких интеграций сделать работу внутри отделов, прозрачной на уровне всей компании без каких-либо ручных действий. При этом высвобождается время на сбор, обновление и передачу статусов готовности задач коллегам из других отделов.

Пример таких интеграций в Wrike это двухсторонняя синхронизация с JIRA и Github, популярных у команд разработки.

Балансировка загруженности

Оптимальное распределение ресурсов команды, не говоря уж про компании целиком, — настоящий менеджерский талант, который есть у немногих. Даже лучшим из лучших трудно добиться идеального баланса, при котором каждый сотрудник не будет перегружен четырьмя важными проектами одновременно, но и не будет, зевая, коротать день у кофеварки из-за отсутствия задач. С другой стороны, это вполне типичная математическая задача, которая так и просится для делегирования искусственному интеллекту. Приятным бонусом станет исчезновение любой предвзятости при распределении задач.

Система могла бы предлагать идеального кандидата на исполнение задачи, оценивая историю прежних взаимодействий сотрудников с подобными задачами и их доступность для новых задач по графику загруженности. Если такой механизм будет включаться на каждом этапе смены статуса задачи (например, при переходе из дизайна в разработку), то работа как внутри отдела, так и между отделами станет более слаженной и менее конфликтной.

Предсказание сорванных дедлайнов

Аналитические функции, вроде шаблона отчетов в Wrike, уже сегодня позволяют быстро получать ключевые срезы данных по состоянию проектов, не создавая каждый раз отчет заново. Однако и здесь использование искусственного интеллекта в сочетании с большими данными может предложить менеджеру более полный анализ деятельности.

В частности, такая система могла бы просчитать вероятность завершения проектов в срок, основанную на сроках выполнения предшествующих проектов, выделить проекты, попадающие в зону риска, и своевременно предупредить менеджеров. Такая функциональность может кардинально повысить точность планирования и минимизировать срывы сроков.

---

Автоматизация этих и других элементов рабочего процесса должна очень сильно поднять средний уровень производительности сотрудников. Оптимизация рабочего времени изменит жизнь не только линейных специалистов, но и руководителей, которые будут меньше заниматься контролем и проверкой статуса задач и смогут использовать свои высокооплачиваемые часы для более творческой работы. Робот в качестве начальника отдела — это пока отдаленная перспектива, но суть работы (и требования к навыкам) лидеров команд наверняка изменится уже в ближайшие годы.