Проектирование и внедрение комплексных инженерных и ИТ-решений предполагает создание большого объема технической документации согласно требованиям законодательства. Ее подготовкой и выпуском в "ЛАНИТ-Интеграции" занимается специальное подразделение. В горячие периоды в среднем каждые четыре часа мы печатаем порядка 40 томов документации в составе 1000 листов чертежей, расходуя около 750 погонных метров бумаги площадью свыше 400 кв. м. При пиковых нагрузках объемы увеличиваются в 2-2,5 раза. Без профессионального оборудования справляться с такими задачами, пожалуй, было бы невозможно. Сегодня я расскажу, как и почему мы перешли на другой класс оборудования и что помогло существенно сократить время на последнем этапе подготовки документации — при печати и брошюровании.

Источник

Много копий очень быстро

Прежде чем выпустить качественный комплект технической документации, нужно проделать серьезную работу: согласовать с заказчиком состав документации и количество копий, внести в общий план-график проекта необходимые трудозатраты на все этапы подготовки документации.

Через наш отдел проходят разноплановые задачи, но сейчас речь о выпуске печатной документации. Вот основные операции, которые обычно проходит электронный документ, прежде чем стать физическим томом.

1) Редактирование

Сколько продлится этот этап, зависит не только от объема, но и от качества материала, который мы получили. Редактирование нельзя никому перепоручить –  редактировать и оформлять документацию могут только квалифицированные сотрудники. Они опираются на строительные, конструкторские стандарты по автоматизированным системам и программным документам.

Помимо национальных стандартов для некоторых проектов нужно учитывать требования нормативных актов организации-заказчика. Например, в ведущих нефтегазовых компаниях сформированы корпоративные системы стандартизации. В этих документах отражены особенности применяемых технологий. Некоторые компании этого сектора также используют международные (ISO) и европейские (CEN) стандарты наряду с российскими. Особые требования предъявляются к документации в финансовом секторе и на предприятиях ракетно-космической отрасли. Нам уже не раз приходилось учитывать их внутренние стандарты.

2) Конвертирование

Формат PDF удобен как для предпросмотра готового документа и записи на электронный носитель для сдачи заказчику, так и для отправки на печать, поэтому обычно все файлы редактируемых форматов мы объединяем в единый файл PDF.

3) Распечатка

Скорость печати в большей степени зависит от параметров и количества техники.

4) Комплектование

Из распечатанных листов необходимо сформировать комплект (физический том). Для этого они должны быть сфальцованы (большие форматы чертежей складывают до размеров листа формата А4), отсортированы по порядку, а затем скомплектованы в папки (картонные или арочные), сброшюрованы на пружину или упакованы в картонные короба.

Сортируем документы

Часть документации отлеживается под «прессом», пока мы заняты переплетением

Комплекты документации без брошюровки, которые никак не скомплектовать за вечер. Иногда документы необходимы в таком виде на этапе сдачи исполнительной документации, когда её окончательно формируют на объекте.



«ЛАНИТ-Интеграция» специализируется на ИТ-консалтинге, проектировании, внедрении и поддержке комплексных ИТ-решений. Компания проектирует и внедряет для каждого из крупных проектов десятки систем, которые невозможно реализовать без объемной графической части: планов расположения оборудования, структурных и функциональных схем, схем соединений и подключений и др.

Для сдачи заказчику часто нужно напечатать несколько копий всех комплектов документации разных стадий: проектной, рабочей, исполнительной. Чтобы вы могли представить эти объемы, расскажу о недавнем случае, который произошел, когда российские стадионы активно готовили к Чемпионату мира по футболу 2018.

Руководитель проекта по модернизации стадиона решил доставить документацию заказчику на своем личном автомобиле. Мы всё сложили и спустили к главному входу в офис. Однако увидев и оценив реальный объем документов, менеджер решил позвонить в стороннюю транспортную компанию. Несколько десятков коробов, каждый из которых объемом четверть кубического метра, явно не помещались даже в достаточно просторный «универсал».
 
Перед погрузкой документации для перевозки

Такие большие объемы приходится выпускать в ограниченные сроки. К сожалению, нас, как и всех, не обходят стороной срывы сроков подрядчиков, несогласованность действий генподрядчиков и заказчиков и другие проблемы. Чем больше, «тяжелее» проект, тем с бОльшим количеством подводных камней приходится сталкиваться. Важно иметь запас времени на устранение проблем и ошибок и перевыпуск документации, чтобы укладываться в сроки.

Когда число проектов возросло и технический департамент "ЛАНИТ-Интеграции" расширили, нам тоже пришлось развивать свой отдел.

Печать по ночам

Изначально в распоряжении группы по подготовке технической документации были лишь  общий офисный принтер, плоттер формата А1 (НР DesignJet 500 со скоростью печати всего 1 лист за 13 минут) и ручной резак. Выпуском документации занимались 2-3 человека. Затем купили второй плоттер HP DesignJet T1300 со скоростью печати 1 лист А1 за 2-3 минуты и увеличили штат: в отделе постоянно было занято уже до пяти человек.

В 2012 году загрузка отдела и объемы выпускаемой документации уже так сильно выросли, что нам потребовалась отдельная площадь: после переезда стали печатать уже на трех плоттерах – к двум вышеупомянутым добавили плоттер HP DesignJet T2300, приобрели МФУ HP Color LaserJet CM6030 MFP, позволяющее печатать страницы формата А4 и А3 со скоростью до 40 стр./мин. В отделе в то время работали максимум 6 человек.

Печать временно приостановили, потому что раскладывать документы стало некуда: все рабочие поверхности оказались заняты

Для своевременной печати и комплектования напечатанной документации сил нашего небольшого отдела уже порой не хватало. Каждый распечатанный лист нужно было забрать из плоттера, обрезать края на механическом резаке, вручную сложить под формат А4, сброшюровать. Все эти операции требовали массу рабочих рук и времени, поэтому иногда к нам приходили на помощь коллеги из смежных подразделений и стажёры. Распечатанные листы развешивали на всех доступных поверхностях, где они дожидались своей очереди на обрезку и фальцовку.


Фальцевать чертежи самых разных форматов приходилось вручную, и для больших объемов документации места катастрофически не хватало. Чтобы сформировать тома в нескольких экземплярах, мы раскладывали листы в коридорах, иногда занимая весь коридор многометрового этажа по периметру. Часто такие работы проводили ночью, чтобы не мешать коллегам.

Чтобы увеличить производительность и не задействовать работников других подразделений, во второй половине 2013 года мы приобрели фальцовщик Estefold Es-Te 2300 для складывания чертежей под формат А4, электрический резак для бумаги Neolt Electro Trim 130, а также струйный принтер/копир формата А4 (МФУ) HP Officejet Pro X576dw, работающий по технологии HP PageWide со скоростью печати 42 стр./мин.

К тому времени уже начались работы на объектах Зимних Олимпийских игр в Сочи 2014 года. Проблема недостатка технической мощности, скорости печати и производительности отдела в целом стала как никогда актуальной. Для срочных работ (обрезки, фальцовки чертежей и брошюровки томов) мы были вынуждены привлекать part-time работников, в основном студентов, так как львиная доля трудозатрат при выпуске документации приходилась именно на эти операции.

Уборка после работы в выходные: в одной длинной коробке – 45 метров «бумажной простыни»

Конечно, нужно было модернизировать процессы и наращивать мощности печати: их дефицит всё нарастал. Только как именно развивать отдел?

Сначала мы хотели расширить парк техники и штат сотрудников, также нужно было выделить дополнительные площади.


Для увеличения производительности всего в два раза нужно было приобрести столько оборудования, сколько у нас уже было. Но нас это едва ли могло устроить.

К 2017 году одновременно в работе находилось множество проектов, и мы должны были обеспечить их документационное сопровождение. Вот наиболее крупные из них: реконструкция Большой спортивной арены «Лужники», создание ИТ-инфраструктуры других стадионов для проведения мундиаля, создание ИТ-систем парка «Зарядье», проектирование и реализация несколько десятков ИТ и инженерных систем в одном из аэропортов.

Чтобы справиться с такими объемами в срок, нам требовались мощности печатного оборудования, намного превосходящие те, что у нас уже были.

Документация перед отправкой заказчику

Поднимать качество и выводить скорость работы на новый уровень нужно было не количественным путем (загромождая офис «слабой» техникой), а качественным. Так мы начали рассматривать оборудование для широкоформатной печати с профессиональными полиграфическими возмозможностями.

Как мы выбирали

Сначала мы определились с основными требованиями. Прежде всего, нам нужно было высокое качество печати наряду с топовой производительностью. Также были важны надежность оборудования, экономичность, удобство эксплуатации. Помня о том, что на обрезку, фальцовку и брошюровку приходятся основные трудозатраты, мы искали (помимо высокопроизводительного плоттера) решение, позволяющее автоматизировать хотя бы часть этих операций.

Рынок печатающих устройств исследовали кропотливо. Сразу отказались от вариантов с относительно небольшой скоростью печати – до 2-3 стр. A1 в минуту. При высокой стоимости самого оборудования и его владения такая прибавка скорости не стоила потраченных денег.

Среди популярных технологий печати, которые нам подходили по качеству и скорости, осталось всего две. Один из производителей предлагал использовать водорастворимые чернила, малопригодные для архивирования документов и не стойкие к воздействию влаги. Имелись специальные требования к применяемой бумаге. К тому же после каждых 100 отпечатанных страниц оператор должен очищать головки такого устройства, а такой перерыв, безусловно, сказывается на производительности.

Взвесив все «за» и «против», мы в итоге выбрали технологию HP PageWide, которая удовлетворяла большинству наших требований. К тому же мы уже несколько лет пользовались принтером производства HP на базе данной технологии, и он зарекомендовал себя как быстрый, экономичный и надежный.


Когда определились с технологией, поехали к одному из поставщиков услуг печати, чтобы посмотреть на печатающие устройства в действии. Конкретную модель МФУ выбирали по соотношению «производительность-цена». HP производит линейку устройств PageWide: как флагманы с наилучшими параметрами, но очень дорогие, так и модели, уступающие им в скорости печати, но более доступные по цене. Наш выбор пал на модель МФУ HP PageWide XL 5000 с онлайн-фальцовщиком, позволяющим фальцевать листы больших форматов до А4 в режиме реального времени.



МФУ было поставлено нам вместе с онлайн-фальцовщиком. С помощью ПО SmartStream мы выбираем нужный тип и стиль фальцовки либо вариант с выводом нефальцованных листов. Безусловно, последовательная печать и фальцовка листов экономит очень много времени: на выходе мы получаем уже сфальцованные листы тома документации в порядке, в котором они печатались. После начала печати документа нам нужно лишь периодически вынимать готовые листы из лотка.


Вместе с новым МФУ решили купить МФУ HP PageWide Managed P77740dn – устройство для печати листов форматов до А3 со скоростью печати порядка 60 стр./мин.


После установки новой системы мы увеличили производительность отдела в десятки раз. Вы можете сказать: «Но такая система печати требует кучу денег». И будете абсолютно правы. Однако расходы на владение устройством относительно небольшие.

Оправданные траты

Расходными материалами для нашего устройства являются только картриджи. Расход чернил при печати HP PageWide XL 5000 чертежей на бумаге без покрытия при пятипроцентном заполнении листа равен 0,35 мл/кв. м. Исходя из средней стоимости в 8 000 руб. черного картриджа и его емкости 400 мл, мы получим цену 1 кв. м черно-белых чертежей – порядка 7 руб. Для сравнения: черный картридж ёмкостью 130 мл для используемых нами струйных плоттеров стоит в среднем 5000 руб. Его ресурс составляет 800 листов А4 или 50 кв. м (при 5% заполнении страницы). Выходит, что расход на 1 кв. м черно-белой печати составляет 2,6 мл/кв. м, а стоимость 1 кв. м – около 100 рублей. Выходит, что удельная стоимость листа по параметрам расходников снизилась более чем в 10 раз.

Другие ресурсные материалы, требующие замены в ходе эксплуатации устройства (сервисный картридж, контейнер для сбора отработанных чернил, печатающие головки) имеют очень большой рабочий ресурс. Так, для печатающей головки производитель даёт гарантию один год либо 10 литров чернил. Общий ресурс для головки рекомендованный компанией HP Inc. определяет в 32 литра, что больше в 10 раз по сравнению с плоттерами аналогичной производительности, но использующими водорастворимые чернила. Фактически же, у нас за год эксплуатации максимальный расход на головке не превысил четырех литров. Другие ресурсные материалы мы заменяли по истечении 9-11 месяцев. Однако даже низкая себестоимость одного листа никогда не оправдала бы всех затрат на оборудование. Для нас приоритетом являлась прежде всего производительность бизнес-процесса выпуска документации в целом: при нашей интенсивности работы за год использования плоттера на нем было израсходовано 39 719 кв. м или 69 039 погонных м бумаги, а также 14,6 л чернил.

Реализация высокотехнологичного процесса печати позволила практически полностью автоматизировать цикл выпуска документации на бумажных носителях. По старинке, вручную, мы только комплектуем листы документации.

Раньше, даже тратя деньги на наемных рабочих, мы не всегда своевременно успевали подготовить документацию по некоторым проектам. Иногда это происходило из-за неточностей при заключении договоров, иногда – из-за внезапно изменившихся сроков предоставления документации. Бывали случаи, когда заказчик «уточнял» требования в проекте и чуть ли не на следующий день требовал предоставления измененной документации, специально создавая ситуации для получения скидок или объявления штрафов.

Теперь же наш отдел способен справиться и с такими вызовами. Новые возможности устройства активно используем при распечатке и фальцовке листов документов, особенно для масштабных проектов. Для эффективной работы подразделения мы разграничили отдельное производственное помещение для печати, комплектовки и хранения документации и офисную зону. А оно (помещение) действительно нужно, потому что комплектование по-прежнему остается одним из самых сложных процессов, особенно если необходимо использовать пластиковую пружину. В отделе имеется четыре электрических брошюровщика, но сам процесс отличается трудоёмкостью, когда речь идет о форматах больше А3. Каждый лист формата А2 и больше предварительно необходимо надрезать и подвернуть кромку для подшивки. Перфорирование возможно проводить только по одному листу (в отличии от листов форматов А4 или А3). Да, существуют технические решения, способные отчасти автоматизировать данный процесс, например, аппликатор армирующих перфорированных наклеек как приставка к он-лайн фолдеру, но в текущих условиях это оказывается экономически нецелесообразно, тем более что обработанные таким образом листы будут пригодны только для комплектования в арочные папки.

Снижение трудозатрат на выпуск документации привело к реструктуризации отдела и специализации его деятельности на два направления: первое – это выпуск технической документации на бумажных носителях; второе – написание, оформление и редактирование технической документации.

Новая установка не исключает работу имевшихся ранее плоттеров, резака и фальцовщика. Мы не только используем их в качестве резервной техники (пару раз за год их запускали, пока ждали приезда сервисных инженеров вендора), но и создаем удаленные рабочие места.

Когда работали в новом терминале одного из московских аэропортов, на этапе закрытия проекта и подготовки исполнительной документации установили свой принтер, плоттер (в качестве последнего был приобретен очень недорогой, компактный и мобильный девайс) и ноутбук работника, подключенный по VPN к серверу компании, в выделенном помещении терминала. Наш работник прямо на месте вносил исправления в документацию и заменял требуемые листы. Это оказалось быстрее, проще и дешевле, чем перевозить документы из офиса. Увы, транспортировка по Москве – дело затратное как по времени, так и по финансам.

До этого схожим образом закрывали проект в Татарстане, где «ЛАНИТ-Интеграция» работала над модернизацией и реализацией инженерных и ИТ-систем на химическом заводе «Аммоний». Там разворачивалось аналогичное рабочее место. Плоттер мы доставили из Москвы, принтер приобрели на месте. Для подготовки исполнительной документации на завод командировали работника отдела.

Эффективность использования подобных удаленных рабочих мест подтверждена и на других объектах, таких как БСА «Лужники»; здание Мосгордумы и многих других. В ряде случаев мы разворачивали на объектах только оборудование, а инженеры на местах самостоятельно вносили корректировки в документацию и распечатывали требуемые листы.

Цифры растут

Количество отпечатанных экземпляров на крупнейших проектах продолжает становиться все больше. Например, в конце августа на проекте для IQ-квартала в течение 8 дней было подготовлено порядка 200 томов документации. Новое оборудование позволило нам распечатать 5785 чертежей при расходе бумаги в 3750 кв. м или 8598 погонных метром. Примечательно, что параллельно в эти дни мы также выпускали документацию еще по четырем крупным проектам и объемы там  были немаленькие.

Насколько нам известно, «ЛАНИТ-Интеграция» – единственный системный интегратор, где используется оборудование такого уровня. Сейчас технологические возможности нашего отдела позволяют нам не только обеспечивать полное документационное сопровождение проектов нашей компании, но и выпускать документацию для сторонних заказчиков.

Если вы занимаетесь подготовкой документации в своей компании и вам интересен наш опыт, то мы приглашаем в офис "ЛАНИТ-Интеграции" посмотреть, как работает наша «фабрика печати».