Недавно наш отдел геймдизайна поменял основной инструмент и переехал с Google Документов на Notion — хотели решить проблемы хранения и организации документов. В общем, ни разу не пожалели. 

Notion — это такой мегакомбайн, совмещающий в себе Jira, Confluence и Google Docs. В нем бок о бок уживаются огромная база данных, совместная работа над документами, календари, напоминания, списки задач, канбан-доски, интеграции сторонних инструментов и много-много другого.

Для себя мы организовали удобное хранилище всех геймдизайнерских материалов (ГДД, концепт-доки, фоллоу-апы, планы по контенту и так далее), сделали систему тегов, которая быстро позволяет найти любой документ, и создали готовые шаблоны для создания ТЗ в пару кликов.

Под катом расскажу, зачем решили сменить инструмент, как его выбирали и почему остановились на Notion. А мой коллега поделится логикой и организацией инструмента изнутри.

Почему решили переезжать

Раньше весь отдел геймдизайна пользовался исключительно сервисами Google. Для команды разработки был общий корпоративный аккаунт, внутри которого Google Drive с папками под различные геймдизайн-документы (ГДД), технические задания (ТЗ), конфиги и другие проектные материалы. 

Все довольно стандартно и со своими проблемами.

В Google Drive нет прозрачной иерархии документов, есть лишь набор папок по аналогии с файловой системой. Из-за этого регулярно что-то терялось, приходилось пинговать коллег, спрашивать, искать ссылки в Slack и часто безрезультатно. Например, когда нужно было переработать старую фичу, а ТЗ по ней куда-то пропало или было спрятано в такой вложенности папок, что для поисков нужно было призвать Индиану Джонса или Нейтана Дрейка. 

Отсюда первая проблема — в Google Drive очень ограниченный поиск. Он неплохо ищет по названиям, но совсем не умеет искать по тексту внутри документов. Геймдизайнер мог банально забыть имя файла и потратить лишнее время на его поиски. Вторая проблема — игнорирование шаблонов документации. У нас под каждую фичу готовится определенный набор шаблонных документов — ТЗ, концепт-доки, сетки ивентов и так далее. При этом каждый геймдизайнер сам изобретал структуру папок и ГДД, и, соответственно, только он ее и понимал, а другой просто терялся. Когда в очередной раз продакт-овнер получал на согласование подобный документ, то тратил время, чтобы понять хотя бы структуру. Шаблоны, конечно, были, но их почти никто не использовал из за банального неудобства самого процесса: найти ссылку на шаблон > копировать шаблон > переместить в нужную папку.

Примерно в то же время мы интегрировали Jira в качестве главного инструмента ведения проекта (об этом рассказывали отдельной статье), и оформили удобную внутреннюю Wiki на базе Confluence с полезной информацией для сотрудников — об отпусках, больничных, выплатах зарплаты, корпоративных бенефитах и так далее.

В какой-то момент проект покинул геймдизайнер, на котором было завязано очень много процессов и документов по монетизации и кору. Инструкций по работе с ними не осталось, пришлось вручную разгребать весь Google Диск, что привело к задержкам и различным проблемам на продакшене.

Процессы в отделе геймдизайна предстояло полностью переделать и выбрать для этого другой удобный инструмент. Опыт работы тогда был в Google Документах, Confluence и, внезапно, в Notion.

Требования к новому инструменту

Перед тем, как что-то делать, нужно сначала понять, зачем. Поэтому мы сформировали несколько целей:

  • сократить сроки разработки и согласования ГДД;

  • быстро вникать в задачу;

  • быстро и легко находить нужные документы;

  • удобно и комфортно работать в одном информационном пространстве.

Вместе с ведущим геймдизайнером и главой LiveOps мы определили критерии, которым должен был соответствовать наш будущий инструмент. После чего поставили оценки и вывели среднее значение. 

Критерий

Google Drive

Confluence

Notion

Доступ и безопасность

Централизованный доступ

Централизованный доступ

Централизованный доступ

Структуризация документов

Неудобная древовидная структура папок с медленной навигацией по ним

Удобная система страниц, которые можно в любой момент перемещать и переименовывать

Дерево + База Данных + Каждый блок может быть превращен в документ и обратно

Поиск

Только по названиям

По названиям и тексту внутри документов

По названию, тексту внутри документов, тегам

Кастомные шаблоны

Нет

Есть

Есть

Экспорт/импорт картинок

Нет удобного экспорта через копирование или прямое скачивание

Широкие возможности для работы с картинками

Широкие возможности для работы с картинками

UX и быстрота освоения

Простой и интуитивный интерфейс

Сложный и местами запутанный интерфейс

Простой и интуитивный интерфейс

Совместная работа над документом онлайн

Есть, мгновенный отклик

Отсутствует

Есть, отклик быстрый, но иногда может подтормаживать

Работа с кодом

Нет

Есть

Есть

Офлайн-режим

Есть

Нет

Есть

Приложения

Веб-версия + мобильные приложения

Веб-версия + очень кривое мобильные приложения

Отличные клиенты на macOS, Windows, iOS, Android + веб-версия

Цены

Бесплатно или от $6 долларов за пользователя

Бесплатно или от $5 за пользователя

Бесплатно или от $8 за пользователя

Далее провели несколько встреч с остальными геймдизайнерам, комьюнити-менеджерами, лидами, продактом и другим заинтересованными сотрудниками, на которых уточнили наиболее актуальные проблемы, которые хотелось бы решить. И все это сопоставили с возможностями инструментов, где безоговорочным победителем стал… спойлер-спойлер… Notion.

Краткий обзор инструментов

Сначала вкратце пробежимся по инструментам, их плюсам и минусам. А затем перейдем к главной теме статьи.

Google Документы

Про него уже многое сказали выше, но закрепим еще раз важные недостатки — слабый поиск, сложная структура папок по фичам, неудобство работы с множеством документов (перемещение, хранение и так далее), а также проблемы с управлением уровнями доступов.

Были и другие вещи, которые не устраивали. Например, в Google Документах сложно работать с картинками, гифками или видео. Мы постоянно взаимодействуем с визуальным контентом, но когда в документ вставляешь картинку, ее потом нельзя скопировать в другой док. Приходится скринить, вырезать и вставлять в другой инструмент. Одним словом — костыли.

Также здесь нет кастомных шаблонов, например, невозможно сделать пресет с ТЗ на фичу — можно использовать только официальные, которые нам не подходили. В определенный момент такие мелочи становятся критичными. 

Плюсы:

+ одновременная работа в реальном времени над одним документом;

+ удобная работа с текстом и форматированием.

Минусы:

- ограниченный поиск;

- сложная иерархия папок;

- неудобная работа с изображениями;

- отсутствие кастомных шаблонов;

- слабая интеграция со сторонними сервисами.

Confluence 

Изначально показался нам идеальной заменой, но когда копнули поглубже — мнение изменили. 

На проекте мы постоянно работаем с гуглдоками не только для описания фичей, но и для управления игровым контентом и балансом. Поэтому сразу решили, что конфиги у нас останутся в Google Drive, какой бы инструмент мы в итоге не выбрали.

Другой решающий момент — нельзя редактировать страницу нескольким сотрудникам одновременно (как раз по этой причине долгое время не уходили с гуглдоков, где такая возможность есть). В онлайне у нас над одним документом может работать 5-6 геймдизайнеров, поэтому в Confluence приходится либо шарить экран, либо постоянно сохранять изменения.

Плюсы: 

+ тесная интеграция с Jira;

+ удобная работа с текстом и форматированием;

+ хороший поиск;

+ наглядное отслеживание изменений на страницах.

Минусы:

- нет совместной работы над одним документом в реальном времени;

- низкая скорость отклика пользовательского интерфейса и его неудобство.

Notion

Notion объединил в себе все сильные стороны первых двух инструментов, приправив все это новыми возможностями и скоростью работы, которые перекрыли фактически все запросы сотрудников.

Решили переезжать на него всем отделом ГД и, по мере работы над задачами, переносить всю старую документацию. Но перед этим:

  • формализовали и согласовали процесс работы с инструментом;

  • сделали страницу онбординга для сотрудников, где подробно описали принципы работы инструмента, составили гайды, шаблоны и полезные лайфхаки;

  • провели презентацию для команды и показали демо;

  • раздали доступы сотрудникам.

Совсем отказаться от Google Документов, разумеется, не получилось, но организовать удобные процессы для геймдизайнеров — вполне:

  1. Confluence оставили для высокоуровневого описания бизнес-процессов компании (регламенты, процессы, инструкции — все то, что может быть полезно сотруднику). Каждый сотрудник имеет к ним доступ.

  2. В Notion переместились геймдизайнерские документы, аналитические отчеты и комьюнити отчеты.

  3. А в Google Sheets остались конфиги для работы с контентом. 

Теперь передаю слово моему коллеге @ArtemAnisin, Head of LiveOps, который изначально и предложил Notion. Он расскажет, чем же хорош инструмент, как мы на него переезжали и организовывали внутри, а также плюсы и минусы.

Переезд на Notion

Шаг 1. Создаем рабочие пространства 

Первым шагом (помимо самой регистрации инструмента) сделали рабочие пространства. Каждый может просматривать любое содержимое, но редактировать только свое: геймдизайн, комьюнити, аналитика. Доступ трехуровневый: view, edit, admin. Admin — один аккаунт, view — только для просмотра, edit выдается всем, кто работает с инструментом в рамках своего пространства. 

Есть и общее пространство, куда мы складываем фоллоу-апы с любых встреч. Например, провели плейтест, сделали фоллоу-ап и он сохранился в виде статьи в базе данных — по какой фиче, какого числа, кто проводил, кто участвовал, какая версия, какие решения приняты. При этом заполнять его можно одновременно прямо во время встречи.

Раздел фоллоу-апов для редактуры доступен всем, но, если нужно, то можно поставить запреты. Можно вообще расшарить доступ даже тому, кто не зарегистрирован в Notion — например, гостя-блогера, чтобы показать ему какую-то фичу. Он не сможет ничего менять, а только ознакомиться в удобном формате.

КМ используют Notion для предоставления оперативной отчетности: готовят опросники, исследования, ретроспективы. Все это сильно пересекается с ГД — они берут эти данные для аналитики, принятия решений и так далее. Все, что касается описания кухни и внутренних процессов отдела комьюнити — составление контент-плана, график публикации, список ресурсов — описывается в Confluence в отдельном пространстве, как и HR. 

Как уже говорилось выше, основная работа по проекту ведется в Jira — создание эпиков, тикетов, выполнение задач и движение до релиза. При этом в эпиках по геймдизайну обязательно есть ссылка на документ в Notion.

Шаг 2. Придумываем шаблон документа

Мы сделали универсальный шаблон, на основе которого создаются геймдизайнерские документы. Внутри есть все, что нужно учесть при разработке фичи. Сотрудник делает пару кликов и получает готовый заполненный шаблон для ТЗ: подготовка, проблемы, гипотезы, юзерстори, девелоперстори так далее.

Каждый геймдизайнерский документ состоит из двух фаз: подготовка и реализация. В каждом прописаны необходимые тезисы, которые обязательно нужно отразить в итоговом документе, а также приведены примеры.

1. Подготовка (препродакшен). Здесь в несколько пунктов описывается целесообразность разработки фичи:

  • Проблема. Какую проблему хотим решить, откуда она и почему ее нужно решить;

  • Гипотеза. Что нужно проверить;

  • Цель / Описание фичи. Что хотим получить в результате;

  • User Story, Player Story, Developer Story. Описываем фичу в виде сценариев для игрока и разработчика.

2. Реализация (продакшен). Если фича прошла первую фазу подготовки, то здесь уже описывает конкретная реализация:

  • Ресурсы. Что понадобится для реализации фичи: конфиги, арты;

  • Аналитика, Статистика, EventLog. Что требуется по аналитике, какие данные нужно отследить;

  • GUI. Описание интерфейсов;

  • Code. Техническое описание алгоритмов, конфигов, параметров настроек и так далее;

  • Localization. Ключи локализации.

Проблема Google Диска как раз в том, что было непонятно, где находится шаблон, как его искать и так далее. А здесь достаточно нажать new —> GDD template —> генерируется шаблон, и в нем сразу можно писать, даже копировать ничего не нужно.

Документами в любой момент можно делиться по ссылке во вне, экспортировать в PDF или markdown. 

Окно редактирования напоминает Confluence — все интуитивно и понятно. Но по юзабилити в разы лучше, особенно по времени отклика. Все нужные инструменты форматирования на месте: редактирование текста, заголовки, шрифты, добавление картинок и видео (с визуальным контентом теперь одно удовольствие работать).

Одна из крутейших возможностей — шорткаты, позволяющие очень быстро модифицировать, менять и перестраивать текст. Например, быстро заменить блоки текста на список или to-do.

Большой плюс Notion — огромное количество различных инструментов и интеграций, база которых постоянно растет. Например, в Notion можно нативно на страничку встроить интерфейсы Miro или Figma — такие embed-штуки, которые быстро работают и красиво выглядят. И не придется никуда переходить, в рамках одного документа будет только то, что к нему относится.

Figma, интегрированная в страницу документа
Figma, интегрированная в страницу документа

Шаг 3. Проектируем базу данных

Теперь нужно организовать сам формат хранения документов. Notion можно описать как огромную базу данных — все документы в ней хранятся в виде древовидной системы страниц и разделяются с помощью тегов. 

Основная идеология — сформировать систему, в рамках которой можно комфортно работать и при необходимости расширять. В Notion добавить любое новое поле или тег, не боясь сломать текущую организацию. Это будет лишь дополнительный пункт для структурирования и поиска информации.

Внутри каждого отдела все организовано примерно одинаково: есть таблица, в ней документы, кастомные теги, исполнители, даты и так далее. Все это так или иначе похоже на любой таск-трекер с важным отличием — любой документ в Notion можно легко найти хоть через несколько лет с помощью гибкой системы тегов.

Раздел с документами по геймдизайну
Раздел с документами по геймдизайну

Теги, они же Лейблы, — это кастомные фильтры, по которым можно выделить и упорядочить нужные в данный момент документы. У нас они подразделяются на несколько групп.

1. Статусы документов (чтобы понять, на каком этапе находится документ):

  • Idea — есть идея для фичи;

  • Discuss — находится на стадии обсуждения;

  • Preproduction — подготовка, описание проблемы, гипотез, юзерстори и так далее;

  • Development — находится в разработке;

  • Done — фича готова;

  • Released — фича выпущена в прод.

2. Типы документов (чтобы понять содержание документа): 

  • Research — исследование по фиче;

  • Develop — фича, которая уйдет на разработку; 

  • Processes — описание рабочих процессов;

  • PostResearch — аналитика и пост-исследование; 

  • Checklist — какие-либо чек-листы для проверок;

  • Presentation — презентация фичи.

3. Типы фичей (чтобы понять, к каким направлениям относится документ):

  • Core, Meta, UI, UX, Monetization, Art, Analytics и так далее.

4. Сроки, исполнители и все остальное: 

  • Ответственный, дедлайн, ссылки на эпики в Jira и чаты в Slack, номер релиза, дата последнего обновления документа, кем оно было сделано и так далее.

На основе тегов и выстраивается вся база данных, которая частично совмещает в себе и таск-трекер вроде Jira, и инструмент для совместной работы вроде Confluence. Выглядит она как простая и понятная табличка, где каждый столбец по своей сути является лейблом, а значит — фильтром. 

Все документы содержатся в одной базе данных с возможностью разделения по тегам и виду отображения. Можно, например, включить все готовые документы или уже выпущенные в релиз, отсортировать по статусу, версии апдейта и так далее. В Confluence или Google Документах такого и близко нет. Причем не важно, сколько именно документов у вас будет храниться, все работает крайне быстро. 

Как и в Jira, можно менять вид отображения базы данных и фильтровать нужные документы: от простой таблицы до календарного представления и канбан-доски с механикой перетаскивания задач. Тут кому как удобнее.

Канбан-доска и виды отображений
Канбан-доска и виды отображений

А так, например, выглядит календарный вид отображения — когда нужно посмотреть дату обновления документа или дедлайн.

Календарный вид отображения
Календарный вид отображения

Плюсы, минусы и будущее

Идеальный сервис без недостатков скорее мечта, чем реальность. Поэтому и у Notion есть свой один очень неприятный минус — нельзя создать простую таблицу. Каждая таблица в Notion — это, по сути, отдельная база данных, где каждая ее строка — отдельный документ. Чтобы просто сделать табличку для каких-то заметок, приходится придумывать страшные костыли в виде формул для рисования.

Но если глобально подытожить — все стало катастрофически удобнее. Самое главное, что любой человек может посмотреть на все документы, а это важная точка для понимания проекта. Notion дал идеальное структурирование информации, чтобы было все в одном месте и никогда не потерялось. А рестрикшны по доступам, функциональный поиск с тегами и создание готовых шаблонов добавили очень много удобства.

В будущем планируем улучшить документы онбординга для новых сотрудников и подробнее описать внутреннюю организацию инструмента. Еще добавить интеграцию со Slack, чтобы при смене статуса документа он отправлялся в личку. То же самое планируем сделать и в Jira — связать тикеты и документы.

Комментарии (17)


  1. korsetlr473
    11.10.2021 20:00

    ссылки можно RO на ваш проект?

    я например ничего н епонял из статьи , как и что вы пишите можно реализовать в нотиот , а самое главное сколько месяцев нужно с нуля делать типа "жиры"


    1. ArtemAnisin
      11.10.2021 21:54
      +2

      А в чем именно вопрос? Сделать свой таск-трекер по типу Jira, можно за 1 день: настроить БД, параметры, разбить на разные сущности и вуаля — готовая Jira. Это, конечно, утрировано, т.к. в Notion есть много нюансов, почему он не очень хорошо подходит для таск-трекинга, а с другой стороны его можно очень гибко настроить под маленькую команду.

      Итог примерно такой: если команда 5-15 человек — Notion подходит для трекинга, если 20-30 или 150 — лучше Jira или Asana.


      1. ozonar
        28.10.2021 07:10

        А если меньше 5 человек?


  1. anonymous
    00.00.0000 00:00


    1. ArtemAnisin
      11.10.2021 22:07
      +4

      Есть ретрограды которые сопротивляются?

      Большинство людей быстро переехали и освоились. Для тех, кто менее приспособлен к осваиванию новых сервисов провели небольшой ликбез и также быстро заонбордили.

      Плагины свои делаете?

      Открытый доступ к API появился только недавно. Пока нет необходимости писать что-то свое, на просторах полно плагинов, которые можно использовать.

      Какими extensions пользуетесь?

      NotionForms хорошо подходит для опросников, в остальном, только базовые.


  1. m1skam
    11.10.2021 21:05
    +1

    Confluence

    ...

    - нет совместной работы над одним документом в реальном времени;

    Эм, совместное редактирование в Confluence появилось еще в 2016м году, да оно было не идеально, но его достаточно быстро допилили.


    1. ArtemAnisin
      11.10.2021 22:03
      +5

      Тут речь именно про онлайн редактирование документа в реальном времени. Если сравнивать по удобству с Google Docs или Notion, то Confluence проигрывает значительно. Вики Confluence сделана на базе системы коммитов, поэтому любое редактирование нужно явно сохранять и выливать, что очень сильно мешает, когда в реальном времени 4 человека работают над документом.


  1. IzabelAltera
    12.10.2021 09:51

    Примерно полгода назад пыталась (для личного использования) юзать Notion. Комбайн, конечно, очень хорош, но либо у меня устройства (мак и андроид) слишком старые, либо что ещё, но простое редактирование текстовой странички превращалось в что-то долгое и неудобное: текст то съезжал куда-то не туда, то просто поменять абзацы местами не получалось.


    1. ArtemAnisin
      12.10.2021 11:21
      +2

      Я начинал с личного использования и все накопленные знания с разных источников в итоге перенес в Notion.

      У меня MacBook Air 2012 года, работаю в браузере, все шустро и удобно.


      1. IzabelAltera
        12.10.2021 11:56

        У меня мак мини тоже где-то такого года. Работала в приложении.

        У вас реально шустрее... У меня тупило на каждой задаче.


  1. SergeyMax
    12.10.2021 13:15
    +7

    регулярно что-то терялось, приходилось пинговать коллег, спрашивать, искать ссылки в Slack и часто безрезультатно. Например, когда нужно было переработать старую фичу, а ТЗ по ней куда-то пропало или было спрятано в такой вложенности папок


  1. Pavel_Pavlovich
    12.10.2021 19:26

    Как вы ведете учет времени затраченных на задачи и проекты?


    1. Gagai Автор
      13.10.2021 15:54
      +1

      Если вы спрашиваете про учет фактического времени с помощью штатных возможностей Jira, то мы его не используем. У нас несколько иной подход к оценки задач.

      Главная метрика оценки фич — Circle Time из Kanban-методологии. Инструмент оценки — Control Chart в Jira для Kanban-досок. При оценки задач (во время планирования ресурсов на релиз) мы ретроспективно исходим из Circle Time аналогичных по сложности фич, тем самым выстраивая прогнозы по срокам и содержанию релиза.


  1. d_101
    12.10.2021 19:26
    +1

    У Notion же нет офлайн-режима. Это даже мем в сабреддите r/notion


  1. DmitrySvit
    13.10.2021 19:17

    Вели список задач в Notion. Вроде все неплохо, но потом я решил почистить ненужные поля и... задачи просто ссыпались в кучу, пришлось вручную разносить задачи. Комбайн действительно замечательный, но и от выстрела в ногу я защиты не нашел. С задачами - черт с ним, а вот базу клиентов перенесли в нормальную crm от греха подальше.


  1. singalen
    11.11.2021 07:54

    А это не может быть эффектом от простого переезда на «чистый лист», при том, что вы уже знаете по опыту, какой именно процесс и какие данные вам нужны?


  1. GodinRaider
    23.11.2021 12:44

    В последней обнове на днях добавили как раз простые таблицы и улучшили отображение комментариев.