Около 50% сотрудников считают, что технологии не только не повышают их продуктивность, но даже мешают работе.* 

*По данным опроса Eagle Hill Consulting 

Абсолютно согласны, особенно когда решения об автоматизации оторваны от реальности и не закрывают реальные и каждодневные боли сотрудников. 

Каждая третья российская компания автоматизирует HR-процессы для того, чтобы упростить доступ к сервисам для сотрудников, при этом сэкономив сотни или даже тысячи рабочих часов. (Конечно, если пойти глубже, то конечный пользователь ― даже не сотрудник, а снова клиент. Сэкономив время сотрудника на административные таски, мы даем ему возможность заниматься ключевыми задачами и оставаться эффективным). 

Рассказываем, как закрывать реальные боли и повышать эффективность проектов по автоматизации HR. 

Определяем боли и используем полученные данные

На стадии подготовки к автоматизации обязательно оцифровываем и описываем все процессы, в том числе кросс-функциональные, определяем слабые места, оптимизация которых позволит облегчить жизнь наибольшему количеству людей, и на основе этих данных формулируем решения, которые позволят сделать работу быстрее, выше, сильнее проще, прозрачнее.  

Пример: При учете рабочего времени персонала управляющий каждого клуба сети ретейла ежемесячно заполнял таблицу в Excel на всю команду и отправлял файл по почте в HR. На это тратилось более 928 часов в год, а на сбор и обработку данных задействовались другие подразделения ― HR и финансы. Автоматизация освободила сотрудников от ручной рутинной работы ― теперь эта функция доступна на корпоративном портале в один клик. Вуаля! 

Считаем деньги

Любой проект по автоматизации — это инвестиции, поэтому на старте оцениваем экономический эффект от внедрения. Для прогноза можно разбить все процессы на задачи и оценить, сколько сотрудники разных категорий тратят времени на каждом этапе. На оформление отпусков с момента подачи заявления на бумаге до оплаты отпускных в компании тратилось 2880 часов в год. 2880 часов, Карл! А задержка в согласовании индексации зарплаты может стоить компании ключевых сотрудников.   

Тут в чат входят и прогноз улучшения финансовых результатов, и возможная упущенная выгода. Важно учитывать, что срок окупаемости инвестиций в автоматизацию HR-процессов часто больше, чем у проектов по цифровизации бизнес-подразделений. И как не добавить про лояльность сотрудников и усиление бренда работодателя: наглядная возможность привлекать и удерживать более квалифицированные кадры. 

Думаем о комфорте

По данным Hays, 78% компаний автоматизируют кадровый учет, 45% ― системы учета рабочего времени, 41% ― рекрутмент, а 40% ― компенсацию и льготы. На рынке сейчас много инструментов, которые позволяют автоматизировать отдельные HR-процессы: Potok и Хантфлоу для подбора, iSpring для обучения ― и многие другие. Но, кому удобно "прыгать" между разными приложениями и каждый раз проходить авторизацию? Ведь гораздо проще делать все ― ставить задачи, общаться в чате, пользоваться всеми HR-сервисами, пополнять базу знаний и учиться новому ― на одной площадке. Поэтому максимально связываем различные инструменты в единую архитектуру. 

Проходим все стадии принятия

Каким бы классным не был проект, страх перемен мешает трезво оценить его преимущества — это естественная защитная реакция психики. Изменения вызывают тревогу: при переменах мозгу приходится тратить больше энергии на адаптацию, таким образом он старается избежать лишнего стресса. 

С таким сопротивлением не боремся, мы его учитываем. На то, чтобы привыкнуть к новым инструментам нужно от 3 месяцев до года. При этом адаптация не падает с неба: теория управления изменениями предполагает, что в проекте на каждые 20% действий приходится 80% коммуникаций. 

Чтобы смягчить и ускорить адаптацию, подогреваем интерес к новым фичам — рисуем комиксы! 

Да да, привычные рассылки с обновлениями нам немного наскучили, мы пошли рисовать комиксы про интранет и все автоматизированные сервисы, провели демо по горячим следам и конечно же, сказали спасибо за обратную связь, без нее, мы бы не выпустили крутую фичу. 

Переходим на продуктовый подход

Продуктовый подход делает проекты более управляемыми. Он ориентирован на создание функциональных решений и достижение конкретных результатов и, кроме того, предполагает назначение владельца продукта. Продакта, который полностью возьмет на себя проект с выявлением всех болей, построением CJM, координацией команды и, наконец, исследованием эффективности нового решения.   

Так удается нивелировать возможные проблемы в коммуникации между HR- и IT-отделами: менеджер проекта брифует HR-ов и ставит понятную задачу разрабам. Мэджик! 

Работай меньше, успевай больше ― так можно охарактеризовать и подвести итог процессу автоматизации. Гораздо приятнее жить в мире работать в компании, где отсутствует бумажная волокита, сложные и длительные согласования, монотонные задачи и беспорядок.  

Эксперт ― Дарья Спиридонова, руководитель центра корпоративных изменений Лиги Ставок.