Российская компания-разработчик МойОфис выпустила крупное обновление 2.3. В релизе представлены новые корпоративные решения для коммуникаций, а также усовершенствованы все продукты платформы, включая редакторы, хранилище файлов, почтовые системы (в т. ч. Mailion), клиентские приложения и средства администрирования.

В составе «МойОфис Комплект средств разработки» появился новый продукт «Сервер совместного редактирования» — серверная система и набор клиентских веб-приложений для совместного редактирования документов, которые предназначены для встраивания в прикладные ИТ-системы.

Подробности о составе релиза читайте под катом.

Комфортнее работайте с документами на ПК

Настольные редакторы документов, которые входят в состав продуктов «МойОфис Стандартный 2» и «МойОфис Образование» получили новые функции, значительно расширяющие возможности работы с документами и большими объемами данных.

Теперь в табличном редакторе «МойОфис Таблица» пользователи могут создавать и удалять именованные диапазоны. Пользователь может задать для выделенного диапазона ячеек, формул и констант удобное имя, которое будет использоваться для обращения к этим ячейкам в пределах листа или во всей книге. Применение именованных диапазонов упрощает структурирование данных в таблицах и облегчает работу с ними. Работать с диапазонами можно с помощью специального раздела на боковой панели, где доступен просмотр списка диапазонов, а также их сортировка, фильтрация и поиск.

Также была улучшена работа с фигурами, пользователи получили возможность изменять цвета заливки фигуры и оформления ее границ. Цвет можно выбрать из стандартного набора, либо указать произвольный оттенок в палитрах HEX и RGB. Помимо этого, появилась возможность использовать графическое изображение из файла в качестве фона любой фигуры.

Работать с историей буфера обмена стало еще удобнее —  в командном меню «Правка» и в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши, появился раздел «Вставить из буфера обмена». Теперь в нем отображается до 10 элементов, скопированных в буфер обмена, и при необходимости пользователь может вставить любой из доступных вариантов. Также доступна команда для вызова всплывающего окна расширенного буфера обмена и его очистки.

Встречайте «Темную тему» и новые жесты в мобильных приложениях

В мобильном приложении «МойОфис Документы» для Android добавлена возможность включить или выключить темную тему при просмотре документов в формате PDF. А при работе в облаке МойОфис, такой стиль оформления доступен и при просмотре файлов в форматах PPT и RTF. Выбранный пользователем стиль сохраняется для просмотра последующих документов.

В новой версии «МойОфис Почта» для iOS и Android появилась поддержка жестов смахивания (свайпов) в списке писем. Теперь пользователи могут при помощи свайпа вправо отмечать письма прочитанными, а при свайпе влево — удалять их в корзину. Жесты доступны во всех папках приложения, в папках смарт-профиля, в фильтре непрочитанных писем, при поиске, а также в режиме выделения писем.

На нижнюю навигационную панель приложения, которая доступна в режиме чтения письма, была добавлена функция перемещения письма в другую папку. Для того, чтобы переместить письмо пользователю необходимо нажать кнопку «Ещё» и выбрать команду «Переместить». После нажатия появляется диалоговое окно, где можно выбрать подходящую папку для будущего расположения письма.

Была также улучшена логика работы с Push-уведомлениями — теперь к письму можно перейти прямо из окна уведомления. В случае, когда пользователь начал писать письмо, затем свернул приложение, а чуть позже нажал на уведомление о поступившем новом письме, будет открыто письмо, в котором он изначально работал. При этом приложение покажет диалоговое окно «Сохранить черновик?», в котором запросит у пользователя подтверждение дальнейших действий. После того как пользователь выберет любое из действий, будет подгружено входящее письмо, к которому он переходил из уведомления.

Также в новой версии приложения для Android и iOS была добавлена возможность фильтровать письма и показывать не все из них, а только непрочитанные. Для этого теперь достаточно нажать на соответствующую кнопку в правом верхнем углу экрана со списком писем.

Контролируйте все происходящие события в частном облаке

Во вкладке «События» файлового менеджера появилась возможность просматривать историю операций с файлами и папками, а также с публичными ссылками и правами доступа. Функция доступна владельцу документа или пользователю с правом «Управление» и «Редактирование». Для каждого наступившего события, система зафиксирует и отобразит дату, автора, а также тип события.

В релизе 2.3 была усовершенствована и работа с публичными ссылками. Теперь пользователь может создать нескольких таких ссылок для одного файла или папки, находящихся в частном облаке. При этом, ссылки будут обладать разными адресами, сроками действия и паролями. В окне управления публичными ссылками владелец файла или пользователь с правом «Управление» теперь может посмотреть список ссылок, доступных для файла или папки, срок их действия, авторов и пароли. Также можно скопировать все данные ссылки, отдельно адрес и пароль, либо удалить ссылку.

Принимайте правки частями в веб-редакторах

Важным изменением в релизе 2.3 стала реализация механизма частичного принятия правок в режиме рецензирования. Теперь владелец документа может принимать правки частично, оставляя только ту часть изменений, с которой он согласен. Для этого потребуется выделить нужную часть правки другого пользователя и принять или отклонить её. В таком случае, исходная правка будет разбита на 2 части.

Удобнее стало и вставлять в документ изображения. Веб-редактор проанализирует размеры изображения и, в случае, если были превышены границы видимой области документа, автоматически уменьшит его пропорции, чтобы отобразить изображение полностью. Благодаря этому, теперь можно не бояться вставлять в документы даже большие изображения, редактор корректно разместит их внутри документа.

Помимо этого, в интерфейсе веб-редакторов текста и презентаций добавилась новая кнопка для быстрой установки масштаба документа по ширине экрана. Теперь владельцы мониторов с большим разрешением могут одним нажатием клавиши мыши выбрать комфортный режим для работы с документами. Функция удобна и при работе с несколькими документами, открытыми в небольших окнах.

Режим просмотра документов также получил несколько полезных функций. Теперь при просмотре табличного документа закрепленные области всё время остаются на виду. Благодаря этому, пользователям стало проще перемещаться по ячейкам электронной таблицы и работать с ней.

А при просмотре текстовых документов появилась возможность копировать адреса ссылок без необходимости запрашивать доступ на редактирование документа.

В рамках обновления 2.3, в веб‑редакторах «МойОфис Частное Облако 2» появилась поддержка 35 новых комбинаций горячих клавиш. С их помощью пользователи смогут удобнее работать с документами, строками и столбцами, а также быстрее перемещаться по таблице.

Использовать «МойОфис Частное Облако 2» стало удобнее — теперь при изменении настроек системы администратором, пользователи получат уведомление о необходимости обновления страницы, после которого эти настройки вступят в силу.

Упростите администрирование учетных записей

В разделе «Организация» интерфейса администратора появилась возможность включения механизма CAPTCHA для формы аутентификации пользователей в интерфейсе администратора. Также там можно указать количество неудачных попыток ввода пароля. По умолчанию их пять, и если пользователь продолжает неверно вводить пароль, то система отобразит форму ввода CAPTCHA. И до корректного ввода символов с изображения администратор не может авторизоваться в системе. Такая мера призвана предотвратить несанкционированный программный доступ к аккаунтам пользователей.

Управлять пользователями также стало удобнее. Теперь доступно создание многоуровневых групп пользователей, в которые можно добавлять подгруппы для более удобной навигации по структуре организации. Использование подгрупп позволяет упростить и улучшить процесс предоставления общего доступа к файлам в рамках групп пользователей, которые состоят в определённых отделах организации.

В списке пользователей и в их карточках появилась индикация заполнения квот хранения. Благодаря этому, администратору будет легче увидеть пользователей, квота которых близка к исчерпанию, и при необходимости принять нужные решения — например, увеличить квоту или сообщить об этом пользователю.

В релизе 2.3 администраторы системы получили более широкие возможности управления данными удаленных пользователей. Теперь при удалении пользователя, администратор может выбрать один из трех вариантов взаимодействия: передать права на все файлы и папки другому активному пользователю, оставить все данные за прежним владельцем, либо удалить все файлы без возможности восстановления. Удаление пользователя из системы также приводит и к удалению всех прав доступа этого пользователя, а также к завершению всех его активных сессий.

Подключите к «МойОфис Почта» ВКС сервер VideoMost и хранилище «МойОфис Частное Облако»

В рамках обновления почтовой системы «МойОфис Почта 2» до версии 2.3 было произведено множество изменений, направленных на повышение комфорта пользователей при их ежедневной работе.

Теперь, если в организации развернуты продукты «МойОфис Почта 2» и «МойОфис Частное Облако 2», то пользователи смогут автоматически загружать файлы в хранилище «МойОфис Частное Облако 2» при добавлении вложений к письмам, а также прикреплять документы к письмам, указав только ссылку на расположенные в хранилище файлы.

Для проведения видеоконференций пользователи «МойОфис Почта 2» смогут теперь одной кнопкой планировать встречи в календаре с использованием VideoMost — системы ВКС, совместной работы и корпоративной мобильности. Ссылка на конференцию VideoMost будет автоматически сгенерирована и добавлена в событие.

Помимо этого, в календарях теперь можно прикладывать к событиям и задачам произвольное число файлов, общим объемом не более 10 МБ, а также указывать обязательных участников встречи при её планировании в настольном приложении.

Получите больше возможностей при переходе на Mailion

Одновременно с выпуском релиза 2.3, МойОфис обновил и централизованную почтовую систему Mailion до версии 1.2. Основные изменения, появившиеся в этой версии, направлены на улучшение средств администрирования в части функций безопасности и надстройки для Microsoft Outlook, а также призваны повысить комфорт пользователей при использовании продукта.

Так, в Mailion теперь появилась возможность выбора подписи отправителя для ящиков общего пользования. В случае, если один пользователь делегировал доступ к своей почте другому, то вместе с этим правом появляется и возможность отправки сообщений от его имени. А подходящую к сообщению подпись можно будет выбрать при создании письма из списка доступных пользователю.

В рамках релиза Mailion 1.2, надстройка для Microsoft Outlook получила серию улучшений и принципиально новых функций. Была добавлена автоматическая авторизация учетных записей Active Directory, благодаря чему теперь пользователи могут выполнять вход в почту с помощью средств аутентификации по протоколу Kerberos.

Также, в надстройке для Outlook были добавлены возможности выбора ресурсов и группы ресурсов, а также поиска по полям в адресных книгах «Все комнаты» и «Все списки рассылки».

Повысьте безопасность корпоративных коммуникаций с Mailion

Теперь администратор Mailion может повысить безопасность авторизации пользователей, включив обязательную двухфакторную аутентификацию (2FA) для входа в систему. Она реализована на основе одноразового пароля, который формируется в любом TOTP (алгоритм генерации пароля на основе времени) или HOTP (алгоритм генерации одноразового пароля) приложении, например, в отечественном сервисе «Яндекс.Ключ».

Для повышения безопасности системы реализована возможность генерации уникальных паролей в веб-интерфейсе администратора во всех диалогах работы с паролями. Сгенерированные пароли уникальны для каждого пользователя и соответствуют политике паролей, установленной в системе. Администратору доступно копирование пароля в буфер обмена для последующей передачи пользователю.

Администратору доступна возможность просмотреть заблокированные учетные записи и при необходимости снять блокировку вручную. Также, в настройках инсталляции можно задать количество неудачных попыток ввода пароля, после которых учетная запись будет заблокирована, и указать сам срок блокировки.

В новом релизе Mailion добавилась возможность сохранения истории действий каждого администратора в журнал аудита. Полный текст команды, введенный администратором с использованием интерфейса командной строки, также записывается в журнал.

В рамках развития функций администрирования добавлена возможность создания дополнительных логинов (алиасов) не только с помощью командной строки, но и в веб-интерфейсе администратора. Их использование позволяет создать удобный для запоминания дополнительный адрес электронной почты, например, для пользователей со сложными фамилиями, двойными или длинными именами. Это упрощает коммуникацию и позволяет избежать ошибок в использовании адресов.

Для упрощения подключения пользователей со сторонними почтовыми клиентами были добавлены новые способы ввода логина для учетных записей Active Directory. Теперь, кроме варианта login@domain для входа в систему можно также использовать AD\login, login@AD.local или login@AD.domain.

«Придерживаясь традиции, мы начинаем 2023 год с выпуска крупного обновления платформы МойОфис до версии 2.3. Основной фокус был сделан на развитии функций безопасности и на улучшении пользовательского опыта при работе с нашими продуктами. Также мы уделили внимание реализации новых функций, которые требуются существующим пользователям продуктов МойОфис. Так, частные пользователи оценят появление в этом релизе "Темной темы" в мобильном приложении, а коммерческие — новые средства администрирования в Mailion и именованные диапазоны в редакторах на ПК», — заявил Петр Щеглов, директор по продуктовому маркетингу МойОфис.

Помимо этого, в составе новой версии впервые представлена предварительная beta-версия редакторов презентаций для браузеров, ПК и Android, использующая технологии МойОфис. Продукт предназначен для создания, оформления и демонстрации презентаций, которые содержат слайды с текстами, изображениями, фигурами и таблицами, и поддерживает возможность совместного редактирования. Коммерческие пользователи могут получить дистрибутивы веб-редактора для тестирования, направив запрос своему партнеру, а мобильное приложение уже доступно в сторах.