Я большой любитель тайм-менеджмента и всяких систем управления задачами. Но заметил, что иногда эти системы ломаются. Работаю-работаю, составляю долгосрочные цели, декомпозирую в планы на неделю и всё идёт хорошо, пока в какой-то момент не начинается цейтнот. Как правило, это случается на стыке кварталов, полугодий или годов. Нужно одновременно спешно доделать недоделанное, запланировать работу команды на следующий квартал (а для этого собрать требования с заказчиков и договориться со смежными командами, которые тоже в это время строят свои планы), подвести итоги прошедшего квартала, написать обоснование для запроса новых ставок, подготовиться к перформанс-ревью подчинённых и т.д. Казалось бы, это то, ради чего нужен тайм-менежмент. Но что-то идёт не так. Почему?
Дело в том, что задач резко становится больше обычного, общий план по ним перестаёт влезать в голову. Их все нужно сделать чем раньше, тем лучше. Но при этом нельзя делать в произвольном порядке, потому что есть связи между задачами. Например, "напомнить Петру прислать описание проекта, и когда пришлёт, запланировать встречу для оценки затрат". Из-за этого же нельзя заранее запланировать задачу на определённый день (когда ответит Пётр - зависит от его загруженности и моей настойчивости). Да, для планирования связанных задач есть диаграммы Гантта. Но это не тот инструмент, который удобно использовать для учёта личных дел, перебегая со встречи на встречу.
В результате списки дел распухают, план на неделю оказывается провален ещё к вечеру понедельника, непрочитанные письма копятся. Что делать?
Классические системы тайм-менеджмента советуют стиснуть зубы, жёстче приоритизировать, делегировать, keep calm and carry on. Но иногда это невозможно: никто за меня не оценит подчинённых. Или не хочется: можно сделать план на квартал спустя рукава, но это выльется в кучу испорченных нервов и сорванных договоренностей.
То есть нужен какой-то новый инструмент, который
позволяет охватывать взглядом сразу много задач, оценивать срочность (считаем, что всё неважное мы уже отложили);
позволяет планировать, привязываясь к очерёдности и приоритетности задач, а не ко времени;
делает процесс легковесным, не требует ежедневных сессий для обзора "что сделано, что делать дальше", переписывания дел со страницы на страницу ежедневника;
не включает долгосрочное планирование. Нам нужно выжить 2-3 недели и ничего не упустить.
В результате в какой-то момент я отложил свой хипстерский Moleskine, взял чистый лист А4 и переписал задачи не в виде списка, а в виде дерева.
Вверху - названия проектов на ближайшие 2-3 недели. От них отходят задачи, которые в проекте нужно сделать. Если задачу можно сделать только когда сделана другая, последняя становится дочерним узлом. Получилось примерно так:
Если какие‑то задачи важно сделать в определённый день, помечаем рядом: «ВТ: напомнить Петру». Если какие‑то супер‑важные, обводим или подчёркиваем. Если какие‑то задачи не обязательные, привязываем их пунктирными линиями. И вообще, можно придумывать свои нотации в лучших традициях bullet journaling. Главное, что все задачи всех проектов оказываются выгружены из головы, понятны зависимости, приоритеты, и всю картину можно оценить одним взглядом. А ещё не нужны никакие сервисы, приложения, ежедневники — весь план можно свернуть и положить в карман джинсов (ну или просто носить с собой один лист).
Нарисовали - берём нижние листья дерева, решаем задачу и зачёркиваем. Появилась задача - дорисовываем. Тут всё становится как обычно для бумажных ежедневников. К середине второй недели лист будет уже не очень читаем: половина зачёркнута, часть написана не слева направо, а сверху вниз. Не страшно, можно взять новый лист и переписать оставшееся.
Да, долго работать в таком режиме не получится. Но наша задача - пережить 2-3 недели цейтнота, а дальше можно лист выбросить, взять свой Молескин, налить кофе и вспомнить, что там хотелось сделать за год.
Комментарии (13)
ruomserg
00.00.0000 00:00+3Идея с деревьями отличная! Достаточно долго жил просто в понедельном планировании на листе А4. Ключевое условие — каждую неделю начинаем новый лист переписывая в него задачи оставшиеся не вычеркнутыми с прошлой недели. Если что-то уже не видим смысла переписывать — то не переписываем. Получается жизнь недельными спринтами с грумингом бэклога. :-) Но с деревьями еще нагляднее…
smple
00.00.0000 00:00+5я в свое время тоже пришел к деревьям, даже хотел сделать небольшой веб интерфейс для управления, но как всегда руки не дошли.
Моя идея была в том чтобы была мотивация делать дела из нижнего списка, чтобы видеть верхне уровневую цель, например: Основная цель поработить человечество, ее блокирует построение звезды смерти, ее блокирует необходимость создания стабильного ядра звезды смерти (вспоминаем фильм :) ), ее блокирует отсутвующий специалист, ее блокирует конкретная задача: Позвонить Дарт вейдору в понедельник для рекрутинга архитектора.
Вот когда у тебя список дел состоит из задач конкретных при этом всегда видно глобальную цель и при этом видно цепочку того что оно блокирует это лично меня мотивирует ее быстрее сделать, чем если бы просто была задача: Обсудить с Дарт Ведером вакансию архитектора, какого архитектора ? зачем ? что мне это даст ? и соответственно завершая такую мелкую задачку можно сразу показывать что она может разблокировать и фокусироваться на других задачах, также очень удобно одновременно указывать все известные блокеры которые можно делать паралельно.Применяя такой подход в реальной жизни я гораздо быстрей достигал поставленных целей.
Poopybutthole
00.00.0000 00:00+2это же mindmap, не?
веб-интерфейс есть в zenkit project, иногда немного глючит, если пытаешься переложить эти задачи в гантт, но в целом сделано довольно неплохо. пытаюсь упорядочить свой хаос, используя в zenkit связку канбана (для рутинных задач и напоминаний самому себе), mindmap (построения логики реализации чего-то более-менее крупного) и гантта (для того, чтобы раскидать эти мысли по календарю). в целом, мне вроде заходит лучше, чем в голове/на листочке/в аутлук. платная версия кусается, но для личного пользования вполне хватает и бесплатной + весомое преимущество это неплохое приложение для мобильного
PsiBG Автор
00.00.0000 00:00+2Он самый. Мне этот инструмент вообще очень нравится для систематизирования информации.
Для работы над длинными проектами в спокойном режиме (когда в план заглядываешь 1-3 раза в день) всякие приложения удобны. Но когда всё горит, переключаться между вкладками не хочется, удобнее держать лист бумаги и руку рядом с ноутбуком. А уж какая боль редактировать списки дел на экране смартфона...
K0styan
00.00.0000 00:00Это outliner - список (тут - список задач) с иерархической организацией. Такой режим поддерживается практически всеми приложениями-органайзерами, правда, глубина вложенности иногда ограничивается 2-3 уровнями.
ozzyBLR
00.00.0000 00:00Это называется "изобрести велосипед". Придумать, что-то уже придуманное. И это даже будет работать.
С таким же успехом можно было бы нарисовать диаграмму Ганта, например. Или Канбан доску, перерисовывая её раз в день-другой для чистоты.
Vorchun
00.00.0000 00:00+2Как не пытался уйти в электронные сервисы и девайсы (начиная с Palm T5 в свое время), так и не получилось. Бумага и ручка - лучшее решение. Особенно в режиме горящей пятой точки )
Спасибо за идею! Делаю немного не так, но где-то рядом )
bums
00.00.0000 00:00У меня такая стройная схема на картинке рушиться, когда надо записать еще одну задачу, а места уже нет.
Поэтому как бы не хотелось, но mindmap в электронном формате или onenote.
AlexM2001
Полезная статья. Спасибо