Вопросов больше, чем ответов. Попробую хоть немного это исправить.
Зачем вообще нужна электронная подпись?
Электронная подпись — это цифровой аналог вашей собственноручной подписи. С её помощью можно подписывать документы с сотрудниками и контрагентами, отправлять отчётность в налоговую, пользоваться сервисами госорганов и участвовать в электронных торгах. И всё это — из любой точки мира.
Естественно, перед отъездом стоит перевести документооборот с контрагентами и сотрудниками в электронный формат.
Популярные сервисы ЭДО: Диадок, СБИС.
Популярные сервисы КЭДО (кадровый электронный документооборот): Nopaper, HR‑link, Контур.КЭДО, СБИС КЭДО. Лично мне ближе подход ребят из Nopaper, поэтому мы работаем с ними.
Кстати, если с трудовым кодексом всё довольно строго, то документооборот с контрагентами можно смело свести к минимуму. Например, заменить договор на оферту, которая не требует подписания и освобождает от передачи актов покупателям.
Ещё пример: можно заключить соглашение с контрагентами об обмене только сканами документов (т. е. с факсимильными подписью и печатью). Это облегчит документооборот.
Риск при такой работе: если с контрагентом возникнут разногласия и дело дойдёт до суда — для доказательной базы сканов может быть недостаточно.
Дальше по тексту будем использовать сокращение КЭП (это не капитан‑очевидность, а квалифицированная электронная подпись).
Что нельзя делать с КЭП?
Открыть новый расчётный счёт в банке.
Российские банки не открывают счета без личного присутствия. Такие уж правила верификации. При этом, если вы оставили представителя и дали ему нотариальную доверенность — задача становится решаемой. Тут уже всё зависит от правил конкретного банка. Например, Модульбанк не открывает счета по доверенности, а вот Морской Банк не видит в этом проблемы.
Кстати, гораздо проще и быстрее оформить нотариальную доверенность, когда директор ещё в России. Но даже после выезда из страны, её можно подготовить и заверить в российском консульстве. Хотя это займёт больше времени и выйдет дороже.
Купля-продажа доли, вход/выход участника, смена директора.
Для всех этих действий КЭП может не хватить. Лучше иметь представителя в РФ с нотариальной доверенностью.
Сделки с недвижимостью, регистрация транспорта и представительство в суде тоже часто требуют личного присутствия. Тоже доверка и представитель.
Как понять есть у вас КЭП или нет?
Те, кто покинул Россию уже давно, могут думать, что КЭП у них есть. А это не всегда так.
Дело в том, что само понятие КЭП недавно изменилось. Можно сказать, что электронная подпись теперь бывает старого и нового образца.
“Электронная подпись старого образца” полностью соответствует своему названию и хранится в электронном виде. То есть, не нуждается в физическом носителе (токене).
“ЭП нового образца” — наоборот. Не работает без токена.
Случилось это весной прошлого года (конец апреля-май). А значит, можно с уверенностью сказать, что если вы получали подпись до 30 апреля, то вероятнее всего она у вас старая. Продлить её удалённо не получится: придётся приезжать в Россию для выпуска новой (на токене).
Новую ЭП можно получить только в России. А точнее в налоговой, Сбербанке или ВТБ.
Если электронная подпись нового образца и токен у вас есть и срок действия ещё не закончился, то приезжать в Россию не нужно. Её можно будет продлить удалённо, подтвердив пролонгацию действующей электронной подписью. Это можно сделать в Личном кабинете налогоплательщика для юридических лиц.
Что с НДФЛ?
Ставка НДФЛ зависит от статуса налогового резидентства.
Налоговый резидент России платит по ставке 13%. Налоговый нерезидент платит 30%.
Статус меняется, когда человек покинул Россию и пробыл за границей 183 дня в течение года. Он перестанет быть налоговым резидентом ровно на 184-й день, а работодатель обязан начать удерживать НДФЛ по ставке 30%.
Если этого не сделать, и налоговая выявит этот факт, то доначислит сумму всего неуплаченного НДФЛ по ставке 30%. А если работодатель не оплатит НДФЛ или заплатит не полностью, пеней и штрафа не избежать. Он будет 20% от суммы, а если докажут умысел — 40%.
Важный момент: налоговое резидентство привязано к календарному году. Если, например, 183 дня вне РФ наступят в декабре, то налоговый кодекс требует пересчитать ставку НДФЛ за весь период с начала календарного года — может получиться довольно серьёзная сумма.
Как налоговая узнает об отъезде директора/сотрудника?
Пока налоговая не умеет самостоятельно узнавать о том, что человек покинул Россию. Если работодатель не сообщил об отъезде сотрудника, в глазах налоговой он останется налоговым резидентом.
В редких случаях налоговики запрашивают у госорганов данные о пересечении границы конкретным человеком, но только если есть какие-то подозрения: например, разыскивает должников.
А вот массово собирать данные о пересечении границы пока не умеют. Но я думаю, что скоро научатся. Цифровизация идёт довольно активная, и в течении пары лет вполне могут поставить на рельсы.
Стоит ли сообщать об отъезде сотрудников?
Сообщать ли об отъезде сотрудников каждый работодатель должен сам. А варианты там такие:
1. Делать вид, что сотрудник/директор никуда не уезжал и надеяться, что налоговая не заметит. Если всё‑таки заметит — доначислит сумму неуплаченного НДФЛ и может оштрафовать.
2. Договориться с сотрудником о том, что НДФЛ вы будете удерживать по ставке 30%, при этом доп. расходы возьмёте из зарплаты сотрудника. т. е., фактически, понизить зарплату на сумму, покрывающую разницу в ставке НДФЛ.
Всё‑таки, решение уехать сотрудник принимал самостоятельно и работодатель имеет полное право не брать доп. расход на себя. Но тогда, конечно, есть риск потерять сотрудника.
3. Если вам важно сохранить сотрудника — можно платить 30% НДФЛ и предусмотреть повышение заработной платы на аналогичную сумму, чтобы ЗП на руки осталась такой же.
При найме новых сотрудников из‑за рубежа (иностранцев или налоговых нерезидентов), лучше сразу подписывать договор ГПХ. Тогда вам не нужно будет удерживать НДФЛ с их выплат. Сотрудник должен будет сам нести ответственность за уплату налога со своего дохода в бюджет той страны, где он находится.
Такой договор ГПХ не переквалифицируют в трудовой, ведь если сотрудник находится за границей, работодатель не может обеспечить ему все трудовые гарантии и условия труда. Если возникнут вопросы, можно сослаться на это письмо Минтруда.