Электронная подпись: страшно удобно или удобно, но страшно?
Надоело подписывать документы в бумажном виде? Вроде уже давно электронная подпись введена, а все равно страшно. С бумагой как-то надежнее. Или нет?
Это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связывается с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (это формула Закона об электронной подписи – ст. 2).
Что можно резюмировать из вышесказанного? Правильно! То, что законы у нас пишут без заботы о пользователе. Давайте попробуем упростить для понимания.
Электронная подпись — это информация к электронному документу, позволяющая определить, кто его подписал.
Ничем. Вы готовите договор как обычно. Только в сам договор вы должны включить условия об использовании электронной подписи или заключить отдельное Соглашение (см. дальше).
Подпись может быть не только собственноручной, поставленной рукой на бумаге. Подписью может быть любой аналог собственноручной подписи, включая электронную подпись.
Электронная подпись бывает двух видов: простая и усиленная. Усиленная может быть квалифицированной и неквалифицированной. Мы их оставим, нас интересует та, что попроще.
Простой электронной подписью является подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Да, может. Нужно предусмотреть в Соглашении об использовании электронных подписей, заключаемом между участниками электронного взаимодействия, что все электронные письма, исходящие с указанных в Соглашении электронных адресов сторон, считаются подписанными простой электронной подписью – электронным адресом (e-mail).
Пароль и логин от аккаунта в интернет-сервисе.
Это уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. В переводе на русский – это пароль к почте или аккаунту интернет-сервиса.
Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении одного из следующих условий:
— либо (1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
— либо (2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
Стороны должны согласовать возможность подписания договора электронной подписью и оговорить, что аналогом собственноручной подписи будет электронная подпись:
Нет, юридическая сила одинаковая. Электронная подпись – это один из аналогов собственноручной подписи и, при должном оформлении, разницы в юридической силе документов нет.
Закон однозначно запрещает подписывать простой электронной подписью электронные документы, содержащие государственную тайну.
К сожалению, нет. Если печать требуется в соответствии с законом или обычаем делового оборота, то печать и собственноручную подпись может заменить только усиленная электронная подпись.
Да, можно.
Да, можно. Электронные подписи, созданные в соответствии с иностранным правом и международными стандартами, признаются в России (ст. 7 Закона об электронной подписи).
Нет, это один из видов письменной формы договора в соответствии с пунктом 2 статьи 434 ГК РФ, а не самостоятельная форма договора.
Пример формулировки
Стороны договорились об использовании для подписания настоящего договора электронной подписи. Договор заключается в письменной форме путем обмена электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Стороны признают юридическую силу за электронными документами — письмами, направленными сторонами друг другу с адресов электронной почты, указанных в настоящем Договоре. Доступ к электронной почте Сторон защищен паролями и Стороны обязуются сохранять их конфиденциальность.
В реквизитах договора указываем адреса электронной почты и сторону договора, которая использует этот адрес в качестве электронной подписи. Судебная практика и специалисты считают более достоверными корпоративные адреса с указанием фирменных наименований контрагентов. На самом деле можно пользоваться и общедоступными бесплатными почтовыми сервисами, но с корпоративного адреса заключение договора выглядит действительно более логичным.
Это не обязательно, но для собственной уверенности и особенно уверенности вашего бухгалтера можно распечатать документ и обменяться подписанными сканами.
Это пока скорее юридическая экзотика, но если соблюдены все вышеописанные условия, то да. Проблема может возникнуть с доказательствами, так как некоторые мессенджеры не хранят переписку пользователей на своих серверах. Это значит, что доказательства будут сохраняться только на устройствах каждой из сторон. А значит, будет повод усомниться в достоверности данных сообщений. В таких случаях можно прибегнуть к дублированию сообщений по электронной почте.
Требования налоговых и иных контролирующих органов о подписании документов на бумаге и обязательности собственноручных подписей не основаны на законе. Более того, они противоречат закону, а именно принципу использования электронной подписи (ст. 4 Закона об электронной подписи).
Закон предусматривает различные варианты заключения договоров в письменной форме. Один из них – обмен электронными документами, в том числе по электронной почте (ссылки на закон берем выше и направляем бухгалтеру и налоговой).
В ряде случаев для отчетности достаточно копии договора. Если вы будете включать копии подписи и печати в электронные документы, то налоговая может даже не понять, что договор заключен путем обмена электронными документами и у нее не будет соответствующих претензий.
Поскольку достоверность электронной почты каждой из сторон все-таки при определенных условиях можно поставить под сомнение, не лучше ли будет размещать договор на ресурсе третьего независимого от сторон лица? А договор подписывать электронной подписью не в виде e-mail, а логином и паролем для входа в аккаунт пользователя интернет-сервиса. Такой вид электронной подписи прямо предусмотрен ФЗ «Об электронной подписи» (п.2 ст. 5 Закона об электронной подписи).
Такие решения уже есть, например, на сайте fl.ru и в сервисе «Контракты» Арбитража WebMoney. Сервис дает возможность пользователям WebMoney загрузить их договор на сервер и подписать его aнaлoгом собственноручной подписи.
Это тоже способ заключения договора в электронном виде. Для действительности таких соглашений юристы уже выработали ряд рекомендаций.
(с) Кирилл Митягин
Надоело подписывать документы в бумажном виде? Вроде уже давно электронная подпись введена, а все равно страшно. С бумагой как-то надежнее. Или нет?
Что такое электронная подпись?
Это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связывается с такой информацией и используется для определения лица, подписывающего информацию (это формула Закона об электронной подписи – ст. 2).
Что можно резюмировать из вышесказанного? Правильно! То, что законы у нас пишут без заботы о пользователе. Давайте попробуем упростить для понимания.
Электронная подпись — это информация к электронному документу, позволяющая определить, кто его подписал.
Чем отличается договор, подписанный электронной подписью, от обычного?
Ничем. Вы готовите договор как обычно. Только в сам договор вы должны включить условия об использовании электронной подписи или заключить отдельное Соглашение (см. дальше).
Какие есть виды подписи и электронной подписи?
Подпись может быть не только собственноручной, поставленной рукой на бумаге. Подписью может быть любой аналог собственноручной подписи, включая электронную подпись.
Электронная подпись бывает двух видов: простая и усиленная. Усиленная может быть квалифицированной и неквалифицированной. Мы их оставим, нас интересует та, что попроще.
Что такое простая электронная подпись?
Простой электронной подписью является подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Может ли e-mail быть простой электронной подписью?
Да, может. Нужно предусмотреть в Соглашении об использовании электронных подписей, заключаемом между участниками электронного взаимодействия, что все электронные письма, исходящие с указанных в Соглашении электронных адресов сторон, считаются подписанными простой электронной подписью – электронным адресом (e-mail).
Какие есть еще виды простой электронной подписи?
Пароль и логин от аккаунта в интернет-сервисе.
Что такое ключ электронной подписи?
Это уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. В переводе на русский – это пароль к почте или аккаунту интернет-сервиса.
При каких условиях действует электронная подпись?
Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении одного из следующих условий:
— либо (1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
— либо (2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.
Какие условия нужно предусмотреть в соглашении об использовании простой электронной подписи?
Стороны должны согласовать возможность подписания договора электронной подписью и оговорить, что аналогом собственноручной подписи будет электронная подпись:
- в договоре должно быть указано, что электронный документ сопровождается электронной подписью;
- Соглашение об использовании электронных подписей (далее – Соглашение) можно включить в договор или сделать его отдельным соглашением о применении электронных подписей;
- в Соглашении нужно предусмотреть правила определения лица, подписывающего документ, чтобы можно было точно сопоставить электронную подпись и конкретное лицо – сторону договора;
- в Соглашении нужно предусмотреть обязанность сторон сохранять конфиденциальность своей электронной подписи (хранить пароль, не передавать третьим лицам и т.д.), а в случае утери пароля или доступа к электронному адресу почты немедленно сообщить другой стороне. До получения такого сообщения все исходящие от утратившей доступ к почте стороны будут считаться по-прежнему ее электронной подписью.
Отличается ли юридическая сила документа, подписанного электронной подписью, от обычного документа на бумаге?
Нет, юридическая сила одинаковая. Электронная подпись – это один из аналогов собственноручной подписи и, при должном оформлении, разницы в юридической силе документов нет.
Для подписания каких документов нельзя использовать простую электронную подпись?
Закон однозначно запрещает подписывать простой электронной подписью электронные документы, содержащие государственную тайну.
Заменяет ли простая электронная подпись печать?
К сожалению, нет. Если печать требуется в соответствии с законом или обычаем делового оборота, то печать и собственноручную подпись может заменить только усиленная электронная подпись.
Можно ли отказаться от использования печати? Вроде Медведев отменил печать?
Да, можно.
Можно ли электронно подписать договор с иностранным лицом?
Да, можно. Электронные подписи, созданные в соответствии с иностранным правом и международными стандартами, признаются в России (ст. 7 Закона об электронной подписи).
Заключенный с помощью интернета договор (например, по электронной почте) это самостоятельная электронная форма договора?
Нет, это один из видов письменной формы договора в соответствии с пунктом 2 статьи 434 ГК РФ, а не самостоятельная форма договора.
Пример формулировки
Стороны договорились об использовании для подписания настоящего договора электронной подписи. Договор заключается в письменной форме путем обмена электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Стороны признают юридическую силу за электронными документами — письмами, направленными сторонами друг другу с адресов электронной почты, указанных в настоящем Договоре. Доступ к электронной почте Сторон защищен паролями и Стороны обязуются сохранять их конфиденциальность.
В реквизитах договора указываем адреса электронной почты и сторону договора, которая использует этот адрес в качестве электронной подписи. Судебная практика и специалисты считают более достоверными корпоративные адреса с указанием фирменных наименований контрагентов. На самом деле можно пользоваться и общедоступными бесплатными почтовыми сервисами, но с корпоративного адреса заключение договора выглядит действительно более логичным.
Нужно ли подписывать документ «живой подписью» и отправлять скан с подписью и печатью?
Это не обязательно, но для собственной уверенности и особенно уверенности вашего бухгалтера можно распечатать документ и обменяться подписанными сканами.
Можно ли заключить договор в Skype, WhatsApp, Viber, Telegram и т.д.?
Это пока скорее юридическая экзотика, но если соблюдены все вышеописанные условия, то да. Проблема может возникнуть с доказательствами, так как некоторые мессенджеры не хранят переписку пользователей на своих серверах. Это значит, что доказательства будут сохраняться только на устройствах каждой из сторон. А значит, будет повод усомниться в достоверности данных сообщений. В таких случаях можно прибегнуть к дублированию сообщений по электронной почте.
А что я в налоговую буду представлять – компьютер ваш или пароль от почты? (вы уже поняли, что вопрос из бухгалтерии)
Требования налоговых и иных контролирующих органов о подписании документов на бумаге и обязательности собственноручных подписей не основаны на законе. Более того, они противоречат закону, а именно принципу использования электронной подписи (ст. 4 Закона об электронной подписи).
Закон предусматривает различные варианты заключения договоров в письменной форме. Один из них – обмен электронными документами, в том числе по электронной почте (ссылки на закон берем выше и направляем бухгалтеру и налоговой).
В ряде случаев для отчетности достаточно копии договора. Если вы будете включать копии подписи и печати в электронные документы, то налоговая может даже не понять, что договор заключен путем обмена электронными документами и у нее не будет соответствующих претензий.
А можно еще удобнее? Можно!
Поскольку достоверность электронной почты каждой из сторон все-таки при определенных условиях можно поставить под сомнение, не лучше ли будет размещать договор на ресурсе третьего независимого от сторон лица? А договор подписывать электронной подписью не в виде e-mail, а логином и паролем для входа в аккаунт пользователя интернет-сервиса. Такой вид электронной подписи прямо предусмотрен ФЗ «Об электронной подписи» (п.2 ст. 5 Закона об электронной подписи).
Такие решения уже есть, например, на сайте fl.ru и в сервисе «Контракты» Арбитража WebMoney. Сервис дает возможность пользователям WebMoney загрузить их договор на сервер и подписать его aнaлoгом собственноручной подписи.
А так называемые «договоры-оферты» на сайтах?
Это тоже способ заключения договора в электронном виде. Для действительности таких соглашений юристы уже выработали ряд рекомендаций.
- Пользователю должна быть обеспечена возможность предварительного ознакомления с условиями такого договора до того момента, как договор будет считаться заключенным
- При этом желательно, чтобы кнопка «Согласен» находилась в конце текста соглашения и могла быть активирована только при условии скроллинга всего текста с начала и до конца
- Усилить выражение согласия лица с условиями соглашения добавлением фразы «С условиями Соглашения ознакомился и согласен»
- Пользователь должен иметь возможность отказаться от принятия условий Соглашения и, соответственно, от совершения сделки. Сделать кнопку «Отказаться» или «Отказаться от заключения Соглашения и использования Сервиса»
- Принятие условий соглашения должно быть с технической точки зрения необходимым условием доступа к Сервису. Без выражения пользователем согласия с условиями Соглашения невозможны дальнейшая регистрация и использование Сервиса
- Крайне важно обеспечить возможность распечатать и/или сохранить текст Соглашения на диск пользователя либо отправить на электронную почту пользователя. Данные соглашения не действуют на территории России, но мы рекомендуем их учитывать, поскольку (1) Сервис действует в сети Интернет и (2) российское законодательство и правоприменительная практика в целом развивается с некоторым запозданием аналогично практике Европейского союза и США
- Включать ссылки на Соглашение и его основные условия в электронные письма, отсылаемые пользователю при регистрации, а также в иные сообщения от Сервиса. При внесении изменений в условия Соглашения делать рассылку всем пользователям.
- Когда за пользование Сервисом будет взиматься плата, кнопка «Согласен» должна быть переделана в «Согласен с обязательством оплаты»
(с) Кирилл Митягин
Комментарии (5)
ictlawyer
19.11.2015 12:25-1Для подписания каких документов нельзя использовать простую электронную подпись?
Закон однозначно запрещает подписывать простой электронной подписью электронные документы, содержащие государственную тайну.
Первичная документация тоже не может подписываться простой электронной подписью. Читайте п.3 ст.19 ФЗ «Об электронной подписи».
Нужно ли подписывать документ «живой подписью» и отправлять скан с подписью и печатью?
Это не обязательно, но для собственной уверенности и особенно уверенности вашего бухгалтера можно распечатать документ и обменяться подписанными сканами.
Что было раньше: курица или яйцо? Для использования электронной подписи нужно достичь соглашения. Вы предлагаете подписать это соглашение электронной подписью?
nevskyiplaw
20.11.2015 13:23+1Виталий решил продолжить сеанс саморазоблачения на Megamozg. В собственном посте ему показалось мало и он решил продолжить.
Давайте рассмотрим какие ошибки он допускает здесь.
Первичная документация тоже не может подписываться простой электронной подписью. Читайте п.3 ст.19 ФЗ «Об электронной подписи».
Во-первых, в комментируемом ответе нет утверждения, что перечень исчерпывающий.
Во-вторых, аргументация путем отсылки к п.3 ст.19 ФЗ “Об электронной подписи” как минимум недостаточна и потому некорректна. В этой статье нет ни слова про первичную документацию и тем более про запрет подписывать её простой электронной подписью.
Для ясности позиции нужно было сослаться на ч.5 ст.9 ФЗ “О бухгалтерском учете”.
Вот она:
5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В-третьих, и это главное, первичную документацию можно подписывать простой электронной подписью.
Самый простой аргумент – к первичной документации относится договор. Его можно подписывать простой электронной подписью и тут, наверно, дополнительные доводы излишни.
А теоретическая ошибка в том, что из виду упускается п. 2 ст. 6 ФЗ “Об электронной подписи”, в соответствии с которым участники электронного взаимодействия могут договориться между собой об использовании простой электронной подписи, в том числе и для первичных документов.
Минфин подтверждает:
Письмо от 04.08.2015 № 03-03-06/44905
Письмо от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232
Исключение в законе есть для счета-фактуры, составленной в электронной форме. Она подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью (п.6 ст.169 НК РФ). Остальная первичная документация может подписываться простой электронной подписью при соблюдении ФЗ “Об электронной подписи”.
Для использования электронной подписи нужно достичь соглашения. Вы предлагаете подписать это соглашение электронной подписью?
Я предлагаю заключать это соглашение путем обмена электронными документами (п.2 ст. 434 ГК РФ) или конклюдетными действиями (ст. 438 ГК РФ). Закон это не запрещает.
Я так понимаю, вы придерживаетесь формального подхода и предлагаете заключать соглашение об электронном взаимодействии только с использованием собственноручной подписи?
Если я сначала должен подписать бумажный документ, а потом заключить один единственный договор с этим контрагентом с использованием простой электронной подписи – зачем мне вообще заморачиваться с простой электронной подписью?
Это имеет смысл только в том случае, если я предполагаю заключать в будущем несколько договоров.
Такой формальный подход сводит на нет все удобства использования простой электронной подписи и я его не разделяю. Практика наших клиентов показывает, что подход работает и никаких претензий от налоговой за несколько лет его использования нет.
ictlawyer
20.11.2015 14:52-1Вижу, вы решили попиариться за наш счет. Делайте лучший продукт и будут вам известность и клиенты.
Во-первых, в ФЗ №63 «Об электронной подписи» прямо указано, что если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись в соответствии с настоящим Федеральным законом.
ФЗ «О бухгалтерском учете» вступил в силу до указанного выше срока. Что из этого следует?
Во-вторых, разъяснения Минфина даются с учетом конкретных обстоятельств; имеют информационно-разъяснительный характер; не направлены неопределенному кругу лиц; не являются нормативными правовыми актами, обязательными для исполнения заявителями (см. Письмо Минфина России от 22.04.2013 N 03-02-07/1/13890 О статусе письменных разъяснений Минфина России по вопросам применения законодательства РФ о налогах и сборах).
О чем это говорит? Попробуйте в суде сослаться на письма Минфина.
В-третьих, в процитированных письмах есть замечательная приписка, что электронная подпись применяется для подписания первичных документов «при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ».
Что из этого следует? См. п.1
По поводу способа заключения соглашения. Не нужно мне приписывать утверждения, которых я не делал. Комментирий касается вашего совета не подписывать соглашение об электронной подписи собственноручно. Про возможность подтверждения условий сделки конклюдентными действиями вы написали только после замечания. Хрошо бы вы еще объяснили своим читателям, что это такое. Иначе буквально у вас можно где-то в электронном документе написать, что может использоваться простая электронная подпись и этого достаточно.
И не забудьте объяснить, что простая подпись в отличие от усиленной не позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. По факту простая подпись лишь подтверждает подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом и ничего более.
Поэтому пока стороны не спорят о содержании сделки, подписанной простой подписью, все ОК. А в случае спора могут быт разные варианты.
Похоже, вы привыкли ддавать советы без учета рисков. Сочувствую вашим клиентам :)nevskyiplaw
20.11.2015 17:11+1Виталий, кто за чей счет пиариться — вы перепутали.
Кто первый пришел в комментарии — вы к нашим постам, или мы к вашим?
И какой своей известностью вы пытаетесь померяться совершенно непонятно.
Наши клиенты в вашем сочувствии, а мы в ваших советах абсолютно не нуждаемся, но спасибо.
А теперь по делу — сами ответьте на свои вопросы и посмотрим, чьим клиентам все-таки надо посочувствовать. А то если я начну отвечать на ваши вопросы и рассказывать какие выводы из них следуют, вы опять меня начнете обвинять в искажении смысла и приписывании вам утверждений:)
eugzol
Самый главный/интересный вопрос, конечно — какая судебная практика по всем этим вопросам с ЭП.