Презентации, которые хочется делать и хочется слушать

Помните своего старого университетского лектора, читающего вполголоса из своих заметок, с которым вообще ничему не получалось (да и не хотелось) учиться? Или, может быть, школьного учителя, который рассказывал материал настолько скучно, что вы буквально считали секунды до звонка? Или воон того парня на хакатоне, который всю презентацию стоял на одном месте и монотонно втирал что-то про какую-то непонятную технологию? Кажется, этому парню аплодировали просто потому, что радовались, что он наконец-то уходит со сцены.

Я хочу поделиться своим опытом о том, как не быть теми парнями. Неловкости и страха на сцене вполне можно избежать, если вооружиться некоторыми принципами и хорошо подготовиться. Наверняка, многие сталкивались с трудностями публичных выступлений и презентаций, будь то на конкурсах, конференциях, питчах, в офисах или где-либо еще. 

Я расскажу о том, что нужно, чтобы делать эффективные презентации, о специфике конкурсного формата и об основах публичных выступлений, о которых многие не знают. Также я предложу конкретный алгоритм подготовки к презентации. После прочтения вы будете вооружены и подготовлены для того, чтобы не быть теми парнями. Вы сможете избежать провалов классных проектов из-за слабых коммуникативных навыков, и вместо этого сделать презентации на конкурсах вашей сильной стороной.

Эффективные презентации

Презентацию проекта можно сравнить со прожекторами, светящими на сцену театра. Их главная цель – дать людям в зале возможность увидеть красоту представления, так же как и главная цель презентации – помочь слушателям увидеть ценность проекта. 

Некоторые презентации, которые можно было бы назвать продажническими, похожи на слишком яркие софиты, слепящие глаза всем в зале. Выступающие на таких презентациях сорят заумными словами и внушительными цифрами, совершенно игнорируя при этом суть проделанной работы. Такой театральный свет не фокусирует внимание зрителя на постановке, а перетягивает одеяло на себя. Такие выступления – это неэффективные презентации. 

Другая крайность – устроить спектакль в полной темноте. Выступления некоторых специалистов в айти бывают настолько невзрачными и серыми, что слушатели (а иногда и жюри) начинают скучать и поглядывать на часы в ожидании следующей команды. А за серым выступлением могут быть вполне замечательные идеи или реализации. Как жаль, что спектакль в темноте очень тяжело оценить по достоинству.

Помогите слушателям увидеть ценность проделанной вами работы. В конце концов, в этом и заключается цель презентации. Ниже есть несколько ключевых вопросов, ответы на которые помогут достичь этой цели. Вопросы помогут сфокусироваться на главном в процессе подготовки.

1. В чем наше конкурентное преимущество? Что мы смогли сделать из того, что (скорее всего) не смогли сделать наши соперники?

2. Какой “боли” наших заказчиков можно будет избежать с помощью нашего проекта?

3. Какие требования заказчиков из технического задания мы выполнили?

Если вы убедили постановщиков задачи в том, что решили именно их проблему, – поздравляю! Вы сделали успешную презентацию.

Специфика формата

Конкурсный формат отличается от доклада или презентации проекта в “домашнем” офисе, и при подготовке это нужно учитывать. Способность адаптироваться под специфику конкурсного формата поможет сделать презентацию эффективной и запоминающейся. В чем же состоит эта специфика и что нам с ней делать?

Враждебная территория

Вы будете стоять на незнакомой сцене. Неизвестно, как будут выглядеть на ней ваши слайды. Придется стоять перед незнакомыми людьми, которые могут оказаться как айти экспертами из крупных компаний, так и людьми из бизнеса, совершенно не связанными с технологиями. Враждебную территорию нужно изучить заранее. При необходимости – стучите в личные сообщения организаторам и узнавайте подробности. Я предлагаю чеклист вещей, которые может быть полезно знать заранее и о которых стоит задавать вопросы: 

1. Сколько времени дают на питч? Рассчитывайте примерно 80-90 слов текста на одну минуту. Планируйте выступление с небольшим запасом. Лучше рассказать чуть меньше, но рассказать все, что планировалось, чем не успеть показать конкурентное преимущество или довести выступление до конца.

2. Кто ваша целевая аудитория? Насколько жюри погружены в информационные технологии? Если в зале сидят люди из бизнеса, то ни в коем случае не стоит злоупотреблять айти терминами. Вместо этого, объясните максимально понятным языком ценность вашего проекта для бизнеса.

3. В каком формате организаторы хотят получить презентацию? Если организаторы попросили презентацию в pdf, а вы накрутили в google slides заоблачных анимаций, будьте готовы к неприятным сюрпризам. Чтобы избежать неловкостей, заранее проверяйте то, как выглядит ваша презентация в нужном формате.

4. Каким будет экран, на котором будут показывать презентации (светлый или темный, монитор или проектор)? В соответствии с этим можно выбирать цвета вашей презентации. Например, если вы знаете, что слайды будут показываться на экране для проектора, стоит задуматься о темном или черном фоне, чтобы не создавать лишний повод отвлекаться на белый квадрат на черном квадрате.

5. Будет ли пульт для переключения слайдов или нет? Заранее решите, кто в вашей команде будет переключать слайды. Если это не спикер, то переключение слайдов стоит продумать и подготовить заранее: в тексте выступления сделать заметки о том, когда нужно пролистать вперед, чтобы не тратить драгоценное время питча на постоянное “Следующий слайд”.

6. Будет ли микрофон, и если да, то какой? Если микрофон придется держать в руке, может быть, не стоит занимать другую руку заметками или пультом и оставить для себя возможность свободно жестикулировать.

7. Будет ли кафедра, на которую можно положить заметки или устройство с текстом? Если нет – нужно решить вопрос о том, как быть с заметками: выступать без них или распечатать.

Перед хакатоном все равны.

Все в равных условиях, все получают один и тот же красивенько заготовленный шаблон презентации, все получают одни и те же чекпоинты, все получают одно и то же ТЗ. Кроме вас, над задачей думают еще несколько таких же трудяг. Поэтому важно не просто решить проблему первым попавшимся способом, а решить проблему лучше других. Чтобы получить внимание жюри, придется выделяться не только своим решением, но и его представлением. Короткие конкурсы на несколько десятков часов некоторые вообще считают конкурсами презентаций, поэтому в качество выступления точно стоит вкладывать.

В равных условиях преимущество можно получить разными способами. Для начала, не используйте предложенный организаторами шаблон презентации, если это не обязательно! Так вы легко сможете выделиться визуально и немного лучше запомниться. По таким же соображениям стоит хорошо одеться перед питчем или очными чекпоинтами. 

Одна из немногих частей хакатонов, во время которых не совсем “все равны” – чек-поинты с экспертами, на которых участники делятся своими наработками и получают обратную связь. Эти встречи – ваша возможность обмануть систему и получить неравное преимущество. Используйте это время не просто для того, чтобы уточнить детали, касающиеся вашей реализации, но и для того, чтобы поближе узнать вашу целевую аудиторию. Записывайте, что говорят эксперты на таких сессиях, и говорите в своей презентации о тех аспектах и тех болях, на которых они сами акцентируют внимание. Так презентация может попасть в целевую аудиторию со стопроцентной точностью.

Все знают проблематику

Скорее всего, вы будете не первыми, кто рассказывает о своем решении заявленной проблемы. Скорее всего, все в зале, включая жюри, уже хорошо знакомы с сутью задачи и с тем, что, собственно, мы все тут собрались решать. Поэтому не тратьте время на проблематику. Все присутствующие уже в курсе.

Вы решаете реальные проблемы реальных людей

Вам надо помнить, что задачи ставят реальные люди. Более того, разные реальные люди. Поэтому, говорить и строить презентацию надо так, чтобы реальные люди с их реальными проблемами поняли, какую пользу вы предлагаете для них, какую проблему вы решаете для них.

Думайте о болях ваших заказчиков. Внимательно читайте ТЗ: если заказчики сами описывают ключевую проблемную область – фокусируйтесь в презентации именно на ней. На чек-поинтах будьте внимательны к тому, о каких болях эксперты говорят чаще всего и делайте выводы.

Помните, что айтишники решают проблемы для неайтишников. Не стоит тратить время на рассказы про используемые технологии, фреймворки, детали реализации, особенно, если это не ваше конкурентное преимущество, и особенно, если в жюри сидят неайтишники. Самая главная ценность вашей конкурсной разработки не в крутой технической реализации, а в том, что вы решили проблему для реальных людей из реального мира. И чтобы эту ценность увидели, вам нужно говорить о том, что вы решили проблему человека или хотя бы проблему бизнес-процесса, проблему компании, а не просто сделали приложение или придумали алгоритм. Лучше говорить о практическом применении вашего решения и уже через призму практического применения раскрывать его подробности и преимущества.

Выступление

Знать специфику хакатонов мало, чтобы выступление получилось эффективным. Я поделюсь некоторыми основами публичных выступлений – на таких мероприятиях даже основ часто оказывается достаточно, чтобы выделиться из толпы.

Презентация

Есть несколько очень распространенных ошибок, которые делают питч намного слабее. Если вы сможете их избежать, то уже получите ощутимую фору.

1. Слишком много текста. Слайды – это визуальный ряд вашей презентации, а не телесуфлер. Ни в коем случае не читайте текст со слайдов. Ограничьтесь парой предложений, а лучше оставьте только заголовки и иллюстрации.

2. Слишком мелкие иллюстрации. Важно, чтобы на скринах ваших экранов было видно то, о чем вы рассказываете. Если экран в аудитории будет слишком маленький, чтобы на нем можно было увидеть детали скриншота целого экрана – добавляйте скриншоты каких-то конкретных частей приложения.

3. Визуальная разнородность. Придерживайтесь одного стиля и используйте одинаковые отступы в том, что касается иллюстраций и их расположения.

4. Спасибо за внимание. Смертный грех любительских презентаций. Не тратьте дефицитные секунды и пиксели на спасибо за внимание. В конце концов, если вы сделали что-то по-настоящему стоящее, это вас должны благодарить! Лучше закончить выступление на слайде с ключевыми преимуществами или итогами работы.

Совет: очень эффективная иллюстрация для презентации – видео демонстрация работы приложения. Такие демо наглядно показывают реализацию бизнес-процессов с помощью разработки, но занимают много времени для подготовки и работают не во всех форматах презентаций (например, в pdf). Если есть возможность вместо картинок использовать видео – используйте.

Язык тела 

Именно статичность выступлений часто делает их скучными и незапоминающимися. Именно из-за того, что спикеры стоят на сцене как вкопанные, иногда получаются спектакли в темноте. Если вы неуверенно чувствуете себя на сцене, то можете с того, чтобы не стоять на одном месте, акцентировать важные моменты жестами и смотреть на людей в зале.

Тон

Монотонность, гиперактивная манера продавца и снисходительная манера учителя. Все это людям обычно не нравится. Монотонное выступление вряд ли прибавит вам шансов запомниться слушателям, зато точно повредит динамике и способности удерживать внимание. Слишком яростно толкать и продавать свой проект тоже не стоит: не давайте жюри чувство, как будто их разводят на баллы. Не стоит говорить снисходительно. Людям нравится думать, что они – самые умные. Так же думают и люди в жюри, даже если они ничего не понимают в информационных технологиях, поэтому не стоит их искушать.

Скорость речи

Не торопитесь на сцене. Намного лучше сказать 400 слов за 5 минут, смысл которых дойдет до слушателей, чем сказать 600 слов, смысл которых поймете только вы. Конечно, тяжело слушать и тех, кто говорит слишком быстро, и тех, кто говорит слишком медленно. С тем, чтобы найти свой комфортный темп, помогут репетиции.

Репетиции

Презентации нужно репетировать, и желательно делать несколько таких прогонов, как будто это настоящее выступление – говорить вслух для настоящей аудитории. Если переключать слайды будете не вы сами – репетируйте и переключение слайдов. Попросите сокомандника послушать вашу речь и дать обратную связь. С помощью репетиций вы сможете понять, раскрыли ли вы преимущества своего проекта, донесли ли вы мысль достаточно доступно, будет ли ваше выступление смотреться и слушаться энергично и живо.

Подготовка

Теперь, когда вы вооружены основами публичных выступлений и знаете особенности конкурсного формата, мы можем переходить к подготовке своей киллер-презентации!

Времени на подготовку выступления на таких мероприятиях у вас, как и у всех остальных, скорее всего, будет мало. Поэтому думать о том, что попадет в финальную презентацию, а что нет, стоит уже на стадии разработки, особенно если конкурс идет всего несколько дней. На непосредственную подготовку презентации стоит заложить хотя бы около трёх часов от времени конкурса. Лучше – больше, чтобы успеть поближе познакомиться со своим текстом и хорошо порепетировать.

Для подготовки выступления я предлагаю следующий алгоритм:

1. Понять ключевые конкурентные преимущества вашего решения, о которых вы хотите говорить. Сюда же входит решение болей заказчиков.

2. Составить структуру выступления. Очень простая, но эффективная структура из трех частей – вступление с кратким описанием проекта, основная часть с подробностями, заключение с ключевыми преимуществами. Лучше, если основная часть будет представлять собой цельное повествование. Например, во время презентации можно последовательно показать реализацию бизнес-процесса в приложении.

3. Разложить пункты из структуры выступления на конкретные смысловые единицы и соответствующие им слайды.

4. Написать текст для этих смысловых единиц и подготовить слайды. Благодаря третьему пункту, это могут делать несколько человек одновременно.

5. Репетировать!

Обязательно пишите свой текст. Не рассчитывайте без подготовки рассказать все, что хотите, о своем проекте в ограниченный промежуток времени. Если можете подготовиться так, чтобы выступать без заметок – чудесно. Если нет – лучше взять с собой на сцену ноутбук или распечатанный на бумаге текст. Так будет меньше рисков что-то упустить и больше уверенности.

Заключение

Поздравляю! Теперь вы готовы покорять хакатоны и делать ваши первые питчи и презентации. Используя эти инструменты подготовки и применяя на сцене основы публичных выступлений, вы уже будете выгодно выделяться на фоне большинства. Но на этом не стоит останавливаться. Очень важно учиться не только работать, но и показывать ценность своей работы. Решайте проблемы людей, пишите и ставьте великолепные спектакли, но не забывайте для них на сцене включать свет.