Так вышло, что спустя более чем 20 лет работы связанной с IT мне захотелось заглянуть в другие области знаний и таковой стала юриспруденция. Поступление на заочку, учёба, множество открытий, о которых и не задумывался раньше, привели меня к очередному этапу — учебной практике. Практика длилась месяц полноценной работы (рабочий день чуть короче обычного) и, помимо прочего, столкнула меня с большим количеством папок с документами. Поковырявшись недельку с этим добром мне пришла простая идея по структуризации этого дела в виде внедрения черкаш‑кода, о чём и поведаю в данной статье.
Кто. Что. Почему
Со времён пояления повести «Шинель» Н.В. Гоголя произошло мало внешних изменений в области юриспруденции или, по крайней мере, связанной с государственной службой, как мне показалось.
Чиновники делятся на классы, что заметно в их отношении друг к другу, мечтают о повышениях и прибавках, ну и конечно же об отпуске заграницей, а между тем выполняют огромное множество рутинных операций с невообразимым количеством документов‑бумаг.
Некоторые документы складывают в папки, каждая из которых называется дело. Дела нумеруются, составляются на полки, переносятся из кабинета в кабинет, регистрируются, сдаются на хранение или в архив, передаются в другие учреждения и т. п. и т. д. Весь этот процесс мне напоминал работу накопителя данных изнутри. Словно меня поместили внутрь магнитного компьютерного диска и замедлили время.
Задача. Операции. Нагрузка.
Первое, на что я обратил внимание как технарь, что у каждого документа есть номер и это номер дела. Дела появлялись в большом количестве. Легко за день у одного сотрудника могло появиться несколько десятков дел с одним и более документом. Прилив документов ищущих своё дело мог тоже состоять из десятков документов, а если где‑то кто‑то недосмотрел или неуспел, то количество документов начинает расти лавинообразно. Документ ищет дело. Но что из себя представляет дело? Как его найти?
У каждого дела есть папка с номером. Номер для каждого нового дела больше предыдущего. О номере думать не нужно, он появляется вместе с самым первым документом и воспринимается как данность. Номера увеличиваются в течении года и содержат год т. е. в новом году будут новые номера. Для удобства номер наносится на папке в двух местах. Один раз по середине и второй у края. Место сгиба у папок острое т. е. на торце номер писать толку мало, его видно не будет.
Таким образом, стандартный поиск нужного дела состоит из последовательного перебора папок, вытягивания их с полок и разглядывания корешка или середины. Когда имеется понятная структура сортировки дел, то найти нужное не составляет труда. Но любая структура при большом количестве новых данных постоянно ломается. Люди не роботы, кто‑то не поставил папку в нужное место, другой забыл разложить и когда дела накопились воткнул на полку без сортировки или пришёл посторонний человек и совершенно не разбираясь в структуре просто понавтыкал дел как ему показалось удобным. Хотелось иметь возможность не трогая дела понимать номер этого дела, хотя бы примерно и не перебирая дела понимать отсортированы ли они.
Решение. Внедрение. Выводы.
После перебора множества дел, второе, на что я обратил внимание, было то, что номера по году не превышают три сотни тысяч и высота папки равна примерно 30 сантиметров или 300 миллиметров.
Решение нашлось достаточно простое. Можно кодировать номер дела в виде чёрточки на торце дела таким образом, чтобы было видно примерный номер не трогая дело. Если у дела номер 12 345, значит чёрточка ставится на 12 миллиметрах, а у дела номер 54 321 чёрточка ставится на 54 миллиметрах. Идея простая и понятная. Для новых дел мы ставим полоску заводя его, но что делать со старыми? Некуда деваться, ради проверки идеи и гармонии в мире пришлось, вооружившись линейкой и маркером, расставить чёрточки и на старые дела.
Было естественным наблюдать скептицизм аборигенов к задумке и одно из первых
названий которые они дали данному подходу в процессе внедрения было «черкаши», что я и преобразовал в название данной технологии как «черкаш‑код».
Что получилось на выходе:
Отсортированные по номеру и времени дела;
Сортировка видна без перебора дел;
Нарушенная структура сразу заметна;
Втыкая новое дело на полку достаточно сравнить штрихи между собой просто проведя торцом новой папки по тем, которые уже стоят.
Внедрением идеи остался доволен, как и некоторые из служащих которые проводят львиную долю рабочего времени ковыряясь в документах. Сколько система продержится сказать сложно, всё зависит от людей.
На всём пути меня не покидало ощущение, что я переизобретаю то, что уже должно было бы быть изобретено давным давно. Однако, описания подобных простых систем не нашёл.
Буду рад любым дополнениям и замечанием.
Спасибо за внимание!
Комментарии (160)
DMGarikk
15.11.2023 08:36+4Помню гдето на просторах хабра был цикл статей по бумажному документообороту в прошлом веке
помнится были примеры офигенных решений (механических) по быстрому поиску и индексации дел в каталогах
Dimsml
15.11.2023 08:36+52Была такая система с карточками, у которых рядом с краем пробиты отверстия. В карточках, которые должны остаться в результате поиска, отверстие прорезалось до края карты. В процессе поиска нужно было вставить спицу в нужное отверстие в стопке карточек, стоящих в ящике вертикально. Все карточки с отверстиями оставались висеть на спице, а карты с прорезями в нужной категории оставались в ящике.
https://en.wikipedia.org/wiki/Edge-notched_card
Принцип работы. 
uuger
15.11.2023 08:36+53так вот он какой, аналоговый SELECT
spc
15.11.2023 08:36+15Я бы посмотрел потом на аналоговый INSERT.
pavel_raskin
15.11.2023 08:36+10Это как раз и не проблема, если Вы о том как вернуть карты обратно - достаточно просто поставить их в колоду в любом месте (в начало, в конец, да и вообще куда угодно), т.к. новая выборка будет сделана очередным "прокалыванием" колоды.
А вот на столь же эффективную реализацию ORDER BY я бы с удовольствием глянул.
lgorSL
15.11.2023 08:36+10Кстати, можно сделать поразрядную сортировку.
Сортировка будет стабильной, операция "вытаскивания" по какому-то разряду сохраняет порядок карт.
Сначала "проколоть" младший разряд, взять две получившиеся стопки и сложить в одну - сначала стопка с нулевым битом и потом со единичным.
Потом повторить для следующего разряда и так по количеству разрядов.
Т.е, для 16 разрядов понадобится 16 "прокалываний" и складываний в колоду обратно.
Например, было
010, 110, 100, 001
после разделения по младшему разрядку и сложению: (010, 110, 100), (001)
после разделения по второму раззряду: (100, 001), (010, 110)
после разделения по старшему: (001, 010), (100, 110), отсортировано.pavel_raskin
15.11.2023 08:36Идея интересная, но даже при наличии только одного индекса будет требоваться несколько отверстий. Теперь представим несколько индексов - получим дырявую карту со всех сторон, на которой для полезной информации может места и вовсе не остаться :)
nick758
15.11.2023 08:36+1https://habr.com/ru/articles/426499/
"Ликбез по работе с перфокартами (или история о том, как с 1890-го по 1970-й «большие данные» обрабатывались)"
pavel_raskin
15.11.2023 08:36Да, были такие вещи. Но сейчас речь о работе вручную: "шило", стопка карточек и никаких автоматических сортировщиков.
inkelyad
15.11.2023 08:36получим дырявую карту со всех сторон,
Они и были дырявые со всех сторон. И даже по поверхности - удлиненная дырка не позволяла карте выпасть (т.к. не на краю), но позволяла ей опускаться ниже уровня остальных карт.
EevanW
15.11.2023 08:36Не нужно прокалывать, сортировка будет осуществляться углублениями на нижней стороне карточек по тому же принципу, что и у автора поста. Т.е. под карточки достаточно подложить линейку в нужном поле и затем вынуть те, что выступают, переложив их в нужной последовательности.
Samid777
15.11.2023 08:36Такая система отлично работает по алгоритму ИЛИ. А если нужно по алгоритму И. Т.е. выбрать например круглые и теплые. Очевидное решение сначала ставить спицу в круглые, потом вытащить карточки, и вставить спицу уже в вытащенных в теплые.
И уже догадался. Нужно использовать правило де Моргана. Одна спица нанизывает все, что НЕ круглое, другая спица нанизывает все что НЕ теплое. И двумя спицами вытаскиваем их. Результат, в коробке осталось только круглое и теплое.
Fuges
15.11.2023 08:36+1Что-то подобное видел очень давно, не знал как называется. Спасибо за информацию)
BerkutEagle
15.11.2023 08:36+1В регистратуре районной поликлиники такая картотека была. По первой букве фамилии вроде отсекали. Плюс вся картотека была разложена в ячейки по году рождения. Или наоборот, не помню уже - давно это было.
На карточке был список активных записей к врачам, может ещё какая инфа. Довольно быстро находили нужную карточку.
aaa_bbb
15.11.2023 08:36думаю, если поискать про алгоритмы сортировки писем на почте - можно тоже много интересного откопать
Didimus
15.11.2023 08:36+1А уж алгоритмы маршрутизации... 20 раз статус сортировка и в результате одно перемещение
Samid777
15.11.2023 08:36Главное чтобы TTL не упал. Иначе маршрут рискует закончится.
И такое бывает. Письмо отправили на несуществующий адрес, а когда оно почти пришло, отправитель перестал существовать. Результат пакет бегал туда обратно, пока не лег на хранение, потом уничтожение.Didimus
15.11.2023 08:36Ещё можно на глубинного инспектора пакетов нарваться. И никакие пломбы не помогут. И даже блокчейн
maxp
15.11.2023 08:36+1Поищите описания старых картотек или библиотечных каталогов/индексов (тех, которые были в шкафах и на карточках) - там много интересных вариантов было реализовано "в железе", или точнее "в картоне" :)
inkelyad
15.11.2023 08:36Тут на закупке file tabs/dividers и прочего похожего сэкономили, предпочтя посадить человека, который будет черточки на нужных миллиметрах поставить, так что говорить о всех этих 'интересных вариантах' даже не приходится.
И, вообще говоря, дела бы лучше хранить не так на полках, тонкими папками в один ряд, а в специальных шкафах
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36+1Вывод неверный, я специально опустил подробности оставив только необходимое для задачи. Стоит только добавить, о чём я забыл, что папки чаще всего тонкие, но бывают и толстыми, и даже делами разделёнными на несколько толстых папок т.е. вышеприведённые варианты отсекаются.
inkelyad
15.11.2023 08:36что папки чаще всего тонкие, но бывают и толстыми, и даже делами разделёнными на несколько толстых папок т.е. вышеприведённые варианты отсекаются.
Этого не понял. Как раз несколько разноформатных папок, вроде бы, и удобно сунуть в такой шкаф, поставив между ними разделители. А в сами папки - цифровые/цветные маркеры - лепестки, чтобы торчали и номер было просто стразу видно.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Представьте количество папок как книг в сочинениях Ленина и это всё одно дело. Разделители имеются и применяются. Лепестки, на большом количестве дел, пользы не приносят, хотя их пытались внедрять.
inkelyad
15.11.2023 08:36Лепестки, на большом количестве дел, пользы не приносят, хотя их пытались внедрять.
А можно объяснить, что ломается? Они же точно так же по вертикали делятся, как и описанное предложении с линиями. Т.е. в точности точно так же можно выровнять и/или увидеть, что что-то не по порядку стоит.
uuger
15.11.2023 08:36+40я вспомнил, где я видел такое "изобретение"
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36+5О, спасибо. Что-то подобное я и ожидал. Был уверен, что использовалось.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36+1Вот только присмотревшись, это не совсем тоже самое. Числа карточек не связанны с чёрточкой. Чёрточка передаёт порядковый номер. Это другая кодировка. С другим смыслом.
abutorin
15.11.2023 08:36+11Я так понимаю это был способ визуально проконтролировать что в стопке перфокарты лежат в нужном порядке. Т.е. это не для поиска, а для сортировки и проверки что она не нарушена.
codeforcoffe
15.11.2023 08:36+2Аналоговая хэш-сумма :) Хотя мне какжется, таки можно одну карту из центра потерять и не сильно будет заметно.
uuger
15.11.2023 08:36А если среди дел попадутся документы с разными сроками хранения? Одно дело засиделось в стадии своего наполнения (идёт некий бюрократический процесс), остальные пошли на долговременное хранение или вообще, на уничтожение? Предложенный вариант работает только тогда, когда массив дел имеет одинаковую длительность ЖЦ
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36+2Тут где-то я уже пояснял, что год кодируется в цвет папки. Жизненный цикл дел тема сложная, я её опустил. В простом варианте дела через 5 лет уходят в архив. Т.е. да, жизненный цикл у них более-менее одинаковый.
gena_k
15.11.2023 08:36+3Напомнило, что когда разбираю электродвигатели, всегда провожу отвёрткой 2 риски на месте соединения магнитопровода и держателя щёток.
Antas
15.11.2023 08:36+1Но ведь разница в миллиметр между соседними папками на глаз видна очень слабо, тем более, что толщина штриха примерно такой и будет для заметности. Придется для установки в правильное место все равно придется соседей выдвигать и номера смотреть.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36+8Верное замечание. Но в масштабах тысяч папок это меньшая из проблем. Если дела будут рядом (с расстоянием единиц дел между ними), даже с нарушенным порядком, это намного лучше, чем если дела будут разбросаны по полкам (с расстоянием в десятки или даже сотни дел между ними).
inkelyad
15.11.2023 08:36+1Вот, кстати. Почему корешок - наружу, а не наоборот? А внутри папки, соответственно, не стоит лепесток с номером, чтобы торчал и был виден, не требуя вытаскивания папки, чтобы посмотреть на номер?
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36-1Корешок - наружу т.к. нужно дело целиком и чаще всего это другое помещение, и даже иногда в другом здании, изредко другого города. Достал - унёс.
inkelyad
15.11.2023 08:36+1Не понял объяснения. То, что корешок будет смотреть внутрь, вроде бы не так чтобы мешает тому, что всю папку взять. Вот перебирать папки по одной и смотреть на обложку - да, мешает, если папки самые дешевые. Но вопрос с перебором решают те самые лепестки.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36-1Документы в папке (а как уже написал в комментариях папка - согнутая кортонка) могут представлять из себя отдельные листы, листы скреплённые скрепкой, листы скреплённые прищепкой, склееные листы и все они вместе никак не скреплённые (до определённого момента). Таким образом выставив их наружу документы легко могут выпасть рано или поздно.
inkelyad
15.11.2023 08:36Просто 'согнутая картонка', в которой хранятся не скрепленные листы которое могут выпасть для хранения дел - это такой facepalm (где-то ниже сказали, что 'государство в бюрократию не умеет'), что решать задачу сортировки - это уже дело второе.
Даже такое, которое тоже просто согнутая картонка и из которой выпасть чему-либо уже сильно труднее - можно спокойно ставить корешком внутрь. (собственно, у этого со всех сторон 'корешок')
А современные (не бумажные) лепестки выдерживают очень многое.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Для личных нужд пользуюсь такими папками как по ссылке и более чем уверен, что для тех целей которые стоят перед хранением из статьи они не подойдут. Где-то тут уже писал, что количество документов обычно небольшое, но иногда документов может быть много. Встречаются пачки по 200 и более листов (хотя требование держать количество до 150).
А выпадение листов, при должном обращении и привычке, явление редкое.inkelyad
15.11.2023 08:36но иногда документов может быть много. Встречаются пачки по 200 и более листов (хотя требование держать количество до 150)
Ну такую взять. Я вообще не очень понимаю, чем можно оправдать использование 'папок' вида 'сложенная пополам картонка' в ситуации, когда в них хотя бы иногда кладут незакрепленные листы.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36+1Сложенная картонка-папка более универсальна. Она удобна для тех задач которые на неё возлагаются. Папок там огромное количество. Эволюционно нашли оптимальное для себя решение.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36А лепестки. Лепестки просто не выживают от нагрузок на эти папки (трение, перемещение, перегибы и т.п.). Да и сами папки порой не выдерживают.
Antas
15.11.2023 08:36А почему на самом корешке номер дела не пропечатывается? Когда я с доками работал, мы всегда на торце папки номер писали и уже по нему гораздо проще ориентироваться. Папки были толстыми, не менее 5 см в толщину и номер был хорошо виден.
Если же номер длинен, то можно крупно на одной строке пропечатать первые две цифры (аналог расстояния в мм), а ниже мельче целиком номер. Это будет точнее рисок и точно понятнее.yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36+1Как верно уже отметили папки тонкие. Папки тонкие. Папка представляет собой картонку согнутую на две половины и часто бывает, что внутри лишь один листок. Потом это всё прошивается, но когда это произойдёт не определено. Т.е. зачастую толщина такой папки вместе с содержимым несколько миллиметров.
AlexNixon
15.11.2023 08:36Лэйбл-принтер типа Dymo с шириной этикетки 6мм, мне кажется помог бы. Можно наклеить на подавляющее большинство корешков, даже на очень тонкие, согнется вместе с самой этикеткой, если что. Можно цветами этикеток тоже кодировать, хотя бы четырьмя, по кварталам, например. Этикетки с номерами можно готовить заранее, чтобы не приходилось при открытии дела каждый раз ее печатать.
zabanen2
15.11.2023 08:36отклеиваются, выцветают, стираются. работаю с образцами и печатаю на принтере а4, вырезаю и сверху скотчем. либо ручкой наношу названия по таким лэйбл-этикеткам и сверху скотч. очень времязатратно, но через пару лет такой вклад оценивается по достоинству.
AlexNixon
15.11.2023 08:36Хорошая лента не сотрется. Принтером марки "БРАТАН" на фирменной же ленте напечатал себе надпись на чехол для телефона, т.е физических воздействий - много. Таскал чехол около года, у наклейки только краешки обтрепались, отклеиваться и не думает.
vladkorotnev
15.11.2023 08:36+1Плюсую за конкретно эту марку принтера. До этого был касио, у него наклейки отлетали от кривого взгляда. А этим подписал все свои флешки, наклейкам пофиг и на таскание в карманах-сумках, и на залитие пивом-шампанским (флешки преимущественно для диджеинга по клубам :-)
Потом ещё докупил картридж с термоусадкой, и в самоделках тоже теперь ляпота :-) Реально, один из тех приборов, который кажется абсолютно ненужным в быту, пока не купишь.
FelixTheMagnificent
15.11.2023 08:36Вот как раз в Dymo и решены проблемы с отклеиванием и выцветанием. Есть 13-летняя наклейка, каждый день мозолит перед глазами, и выглядит на 90% так же, как свеженапечатанная. Такой же яркий и контрастный черный, а клей используется такой, что при попытке отрывания там скорее частички наклейки остаются, нежели она отпадает.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36+1Основная проблема с этим подходом это время. Его нет и не будет. Не стал уточнять, но номер дела (который по середине) на лицевой стороне папки содержит ещё и другие данные, а всё вместе это наклейка, которая печатается. И хотя при регистрации дела наклейка обязательна, совершенно не обязательно её наклеят т.к. требует время (достать нужную бумагу, распечатать, приклеить). Т.е. чаще всего дело имеет два написанных номера, что быстро.
Zara6502
15.11.2023 08:36+1Ставлю лайк за идею и полет мысли.
Возможно не сосем понял саму задачу, но не представляю подряд стоящие 300000 папок, то есть, видимо, 300000 это сквозная нумерация, а в отделе в шкафу может быть только с несколько десятков, так?
Ну тогда даже без маркировки (кстати как вы промаркируете заранее то, что к вам приходит? Если никак, то смысл не слишком понятен.) вы со сложностью O(log2(n)) можете вставлять в нужное место и извлекать. Это раз и два - есть же папки с корешками, на которых пишется номер.
Увет папки можно использовать чтобы например кодировать десятки или 25-ки тысяч.
Кстати наше государство очень плохо умеет в бюрократию, так что папки будут закупаться задорого у нужного поставщика но абсолютно бесполезные, а вы будете вынуждены изобретать велосипеды.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36+1300000 подрят не стоят. Я этого не писал. Я лишь упомянул, что это верхний потолок значения, что очень удобно для используемой кодировки. Однако, подрят может стоять несколько тысяч папок в которых нужно найти нужную.
Стоят рядами шкафы (пусть 20). Шкаф состоит из голых полок. Полок 6 штук по высоте и 4 по ширине. На полке может быть от пары (не забываем, что одно дело может быть толстым и состоять из множества папок) до 200 дел. Цвета уже используются для кодирования года. И даже если в кабинетах полок всего не более десятка, удобно видеть примерный порядок номера дел.
Папки с корешками не проживут 10 лет (и даже год, если дело живёт активной жизнью) т.к. их очень часто перемещают в стопках и всё что выпирает просто сомнётся и порвётся (и да, это уже пробовали). Тоже самое касается всевозможных наклеек.
К нам ничего не "приходит". Мы создаём эти папки и только мы, за очень редким исключением, что не помешает нам завести новое дело и обернуть в свою папку.
Я не согласен с утверждением, что государство плохо организует документооборот. И не согласен с "изобретать велосипед". Где ещё используется данный подход? Выше привели пример использования 50 лет назад при сортировке перфокарт, но он не соответствует тому, что предложено.Zara6502
15.11.2023 08:36Вы вводите новые константы и я вдруг в их лучах получается что говорю ерунду. Так разговоры не происходят. Вы ставите задачу и показываете все карты, а уже люди скажут вам свои версии, может ваше решение хорошее и в вашей голове оно хорошо соответствует ситуации, но нам вы сообщили меньше фактов. Поэтому кажется что вы где-то что-то делаете чересчур. Я ведь не первый кто вам написал про велосипед.
И заметьте, я всё же вам отдал должное за смекалку и решение.
Вам например указали на библиотечные картотеки, я с ними работал много и они очень удобны.
То что у вас что-то истирается и разрушается или что полки у вас открытые а не ящики с вертикальной загрузкой - нам-то откуда знать?
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Полки прямо нарисованы на картинках и в тексте упоминаются. Активность жизни папок тоже упоминается, может недостаточно явно. В остальном при постановке задачи всегда хочется выдерживать меру в количестве необходимого и достаточного минимума деталей. Я попытался.
И заметьте, я всё же вам отдал должное за смекалку и решение.
Спасибо!
Zara6502
15.11.2023 08:36+1Полки прямо нарисованы на картинках
папки вижу, полок не вижу
и в тексте упоминаются
В тексте упоминаются 4 раза:
составляются на полки
вытягивания их с полок
воткнул на полку
Втыкая новое дело на полку
Как именно она выглядит там не указано, а так как из текста я не понял саму процедуру хранения, то и не могу точно знать как именно у вас всё расположено.
В остальном при постановке задачи всегда хочется выдерживать меру в количестве необходимого и достаточного минимума деталей. Я попытался.
Не спорю, но тогда и ваша критика наших велосипедов должна быть сдержаннее, а то получается вы нам рассказали про А и Б, но умолчали про В и Г, а наш наш аргумент вводите В в разговор и он становится контраргументом. Это не настраивает на объективную дискуссию.
Предлагаю закончить это об\суждение, я думаю в целом всё понятно, главное что независимо от нашей болтовни материал был интересным и полезным ;)
pae174
15.11.2023 08:36+2Я просто оставлю здесь это красивое:
https://www.mclennanfiling.com/wp-content/uploads/2019/06/shelf-filing-guide.pdf
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Это действительно интересно. К задаче описанной в статья ничего из предложенного не подходит (много участников т.е. система требует быть интуитивно понятной, износостойкость и т.п.), но для других нужд вполне себе. Искал подобные описания. Спасибо!
kraken2018
15.11.2023 08:36Все новое это хорошо неизвестное старое Метки на корешке блока | это... Что такое Метки на корешке блока? (academic.ru)
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Вот это интересно. Очень близкий подход, но другая область применения и другие цели. Спасибо!
kozlyuk
15.11.2023 08:36+6Оторопь берет, что проблема актуальна в 2023. Есть ли в этих папках хоть один лист, который не мог бы быть файлом на диске? Изобретение, облегчающее чиновникам жизнь в проклятом мире, который они сами и создают.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36+3А когда компьютерная или энерго система сдохнет, то чего? Начинать всё с чистого листа? Дублирование на бумаге нас переживёт, можете не сомневаться.
Dr_Faksov
15.11.2023 08:36+6А если пожар случится или затопление? А документы у вас отнюдь не в дубовых плотнозакрываемых шкафах хранятся. На все такие "если" давным-давно даны ответы.
А система маркировки хорошая. Для вашего случая возможно даже идеальная.
aaa_bbb
15.11.2023 08:36когда мы в юности задавали такие вопросы - нам однозначно поясняли
срок службы электронных носителей 5-10 лет
срок службы бумажных носителей - 100-150 лет
PS возможно, с тех пор цифровые носители живут значительно дольше, но не думаю что приблизились к бумаге
PPS периодически вижу посылы, как здорово запихнуть всю эту бюрократию в блокчейн, но, если честно, реализации на глаза не попадалисьDidimus
15.11.2023 08:36+1Должен быть бумажный исходник, которому верить. А все производные уже в блокчейн. Родился человек - записали на бумаге. Например.
inkelyad
15.11.2023 08:36+3срок службы электронных носителей 5-10 летсрок службы бумажных носителей - 100-150 лет
Что всего-навсего говорит о том, что не надо засовывать документы на десятки лет в ящик и больше их не трогать. Архивы электронных документов должны их регулярно копировать, корректировать по кодам восстановления ошибок bit rot и так далее. И, разумеется, создавать копии в сильно географически разных местах.
DMGarikk
15.11.2023 08:36а можно просто напечатать бумажки и положить в коробку, они лежат и электричество не жрут почти и для обслуживания требуют полтора человека
inkelyad
15.11.2023 08:36Просто напечатать копии и положить в коробку в другом месте - много места занимает. Если нам копий достаточно, то тогда уж микрофильмами.
Но аргумент странный - разные ленточки для цифровых копий при хранении тоже электричества не жрут.
DMGarikk
15.11.2023 08:36ленты цифровых копий надо периодически перематывать и тестировать, будет неприятно если окажется что партия лент была бракованной и через 20 лет она вся осыпалась
а это или много ручной работы или автоматизированная библиотека и оборудование для чтения которое живет 10+лет, сейчас производят ридеры для LTO-1?
inkelyad
15.11.2023 08:36а это или много ручной работы или автоматизированная библиотека и оборудование для чтения которое живет 10+лет, сейчас производят ридеры для LTO-1?
За 10 лет ту библиотеку должны раз *тцать переписать еще и на другие, более современные носители. Как тут рядом указали 'архив - это процесс'. Дорогой, причем, что для бумаги, что для файлов.
K0styan
15.11.2023 08:36Именно. Архив бумажных документов - это состояние. Архив электронных - это процесс. Что само по себе не плохо, но ресурсоёмко. А уж баланс рисков и ресурсов каждый сам для себя оценивает.
inkelyad
15.11.2023 08:36+1Архив бумажных документов - это состояние.
Не совсем. Поддержание всех соответствующих помещений в том виде, чтобы все эти бумажки не сожрала плесень, огонь, мыши, праздношатающиеся - это тоже процесс.
DMGarikk
15.11.2023 08:36процесс хранения сильно проще датацентров.
Плесень, огонь и мыши - все это применимо и к датацентру, но в датацентре еще мероприятия для поддержания жизни самих архивов..и требования к температуре/влажности сильно выше
inkelyad
15.11.2023 08:36В одном датацентре. А их, в отличии от хранилища бумаги, может быть много, хранящих одно и то же. Если вероятность потерять инфу в одном из них равен 10^-3 в год, то если мы имеем 10 резервных - сколько получается вероятность грохнуть все?
sYB-Tyumen
15.11.2023 08:36Те же самые 10^-3 в год. Глобальные катаклизмы никто не отменял. Прилетит солнечный ветер условно в 50 раз сильнее нормы и кирдык. А бумажкам за толстыми бетонными стенами - пофиг.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36От пажара и потопа определённые, специальные помещения надёжно защещены, пропадут только папки которые в кабинетах (при условии потопа, но не пожара), а это небольшая доля, вероятно меньше процента.
А система маркировки хорошая. Для вашего случая возможно даже идеальная.
Спасибо!
GospodinKolhoznik
15.11.2023 08:36Какова вероятность, что за 10 лет случится пожар у здания, оборудованного системой пожаротушения? И какова вероятность, что за эти 10 лет жёсткий диск выйдет из строя? Можно посмотреть статистику пожаров и статистику выводов дисков из строя - вероятности этих событий в тысячи раз будут отличаться.
А ещё можно вспомнить про риск кражи данных в электронном виде и про риск, что данные уничтожит криптовымогатель.
inkelyad
15.11.2023 08:36+3Какова вероятность, что за 10 лет случится пожар у здания, оборудованного системой пожаротушения? И какова вероятность, что за эти 10 лет жёсткий диск выйдет из строя?
Неправильная постановка вопроса. Правильная - "какая вероятность, что за 10,20,100 лет будут утеряны все копии документа в распределенной сети архивов."
DMGarikk
15.11.2023 08:36+2выше чем вы можете себе представить
у нас на одном проекте хватило 5 минут чтобы дропнуть ceph хранилище на 100 терабайт... в продакшене
а упустить баг с валидацией архивов и когда окажется что уже года 3 все сотни террабайт инфы протухли но благополучно реплицировались...а единственная выжившая копия устарела на полтора года... вот тогда про бумажки все и вспомнят
inkelyad
15.11.2023 08:36все сотни террабайт инфы протухли но благополучно реплицировались.
Это не архив. Архив - write once. Положено на 'полку' и ничем не затирается.
вот тогда про бумажки все и вспомнят
А повторный ввод всех этих бумажек будет не дороже создания и хранения дополнительных 1-10 копий всех этих 100 терабайт?
DMGarikk
15.11.2023 08:36Это не архив. Архив - write once. Положено на 'полку' и ничем не затирается.
ага, только правильный (электронный) архив надо периодически проверять
Жесткие диски могут деградировать (привет фуджитсу с разгалающимся контроллером), пленка осыпатся, лазерные диски разъедать коррозия (подложку)
а бумага только заплесневеть может или пересохнуть
А повторный ввод всех этих бумажек будет не дороже создания и хранения дополнительных 1-10 копий всех этих 100 терабайт?
А это уже вопрос рисков и ценника, ведь то того как дропнули эти 100 терабайт даже никто и не думал что так может произойти, точно также не подумают и те кто будет строить архив
Мой опыт подсказывает, что вероятность того что случится что угодно есть всегда, вплоть до того что руководитель ИТ отдела архива ногами придет в серверную подключится по терминалу к библиотеке и будет там прошивку менять без тестирования. я схожий сценарий крупной аварии наблюдал в своей карьере, когда "да чо будет..." стояли 7 часов и еще полдня поднимали бекап на тестовых серверах, обновилась прошивка дисков...но не на всех (непомню что им не понравилось) и поехал весь массив..
аргумент "так не делайте" - не работает, вы не сделаете, тот кто после вас придет сделает
inkelyad
15.11.2023 08:36ага, только правильный (электронный) архив надо периодически проверять
Да. Как и бумажный. Может, там все гнить начало и нужно срочно меры принимать?
Мой опыт подсказывает, что вероятность того что случится что угодно есть всегда, вплоть до того что руководитель ИТ отдела архива ногами придет в серверную подключится по терминалу к библиотеке и будет там прошивку менять без тестирования.
Вариант для бумажного: Владелец помещения может сказать "на свалку все это, я решил помещение для других целей использовать"
Возможность утерять конкретный экземпляр есть всегда, но в случае электронных архивов мы его можем уменьшить, скопировав данные в кучу мест. В случае 'нам нужны исключительно бумажные оригиналы' - с этим несколько сложнее.
DMGarikk
15.11.2023 08:36Да. Как и бумажный. Может, там все гнить начало и нужно срочно меры принимать?
для проверки бумажного архива не нужен особый персонал, раз в 5 лет прошелся посмотрел что коробки сухие и норм, врятли чтото там сгниет если влажность в норме
Вариант для бумажного: Владелец помещения может сказать "на свалку все это, я решил помещение для других целей использовать"
нууу...у электронного еще проще, санкции ввели - оборудования для чтения данных не стало через 10 лет
Возможность утерять конкретный экземпляр есть всегда, но в случае
электронных архивов мы его можем уменьшить, скопировав данные в кучу
мест.Это да, тут соглашусь
опятьже это всё вопрос рисков и той цены которую готовы заплатить за его уменьшение
inkelyad
15.11.2023 08:36нууу...у электронного еще проще, санкции ввели - оборудования для чтения данных не стало через 10 лет
И мы будем сидеть эти 10 лет и ждать этого момента...
Ну и если так бумага нравится c точки зрения надежности хранения: используем ее для хранения данных. Все лучше(c точки зрения сохранности данных, если копии в разных местах делать), чем бумажные 'оригиналы'.
DMGarikk
15.11.2023 08:36И мы будем сидеть эти 10 лет и ждать этого момента...
Ну я про реальность говорю, а не про сферическую теорию
да именно так и будет, все будут сидеть и ждать
Менять оборудование каждые 10 лет и мигрировать данные туда сюда, это кстати повышать риски потери данных
Ну и если так бумага нравится c точки зрения надежности хранения
она мне не нравится, она просто дешевле и надежнее с организационной точки зрения
Конечно я за цифру, но я знаю обратную сторону этого. Когда ты программист или менеджер, добавить сервер в кластер - это для тебя просто запрос в какойто crm системе или письмо на электропочте.
А когда ты директор то каждый такой запрос это миллионы рублей сейчас и миллионы рублей ежегодно
А бумажный архив, он лежит себе в хранилище, там только кондиционеры надо чистить...даже подметать не надо и пыль протирать, если фильтрация воздуха обеспечена... затраты только на отопление и вентиляцию....еще дедуле охраннику. а тонны солярки хватит ему на неделю работы если питание отключат..и даже если она кончится то через пару месяцев реальная опасность возникнет к повреждению документов, если помещение изначально недостатчно сухое
Dr_Faksov
15.11.2023 08:36Надо жить по принципу, созданному Стругацкими (наверное): "Нет событий невозможных - есть маловероятные"
DMGarikk
15.11.2023 08:36"Нет событий невозможных - есть маловероятные"
а потом Чернобыль случается, погуглите какую вероятность такого события предсказывали
Dr_Faksov
15.11.2023 08:36+1А Чернобыль это во вторую ( и даже в третью) очередь техническая проблема. А в первую - проблема менеджмента, как говорят сейчас. Или руководства, как говорили тогда. И проблема эта в позиции " за любую ошибку работник должен быть наказан".
В двух словах: при проведении опыта смена ошиблась. Понимая, что с ними сделают за эту ошибку (внеплановый останов реактора на несколько дней), они пытались всеми возможными и невозможными способами её исправить. В процессе исправления наткнулись на недокументированный режим работы реактора. Дальше вы знаете.
Напомню, что основным потребителем ЧАЭС была загоризонтная РЛС раннего обнаружения пусков баллистических ракет. И внеплановое обесточивание такого объекта вполне могло рассматриваться как уголовное преступление. А по проверкам бы смену точно затаскали.
DMGarikk
15.11.2023 08:36А в первую - проблема менеджмента
а проблемы менеджмента будут и тут, наивно думать что она както исчезает, а учитывая количество опреаций с электронными архивами - риск менеджмента только растет
причем риск "при проведении опыта смена ошиблась. Понимая, что с ними сделают за эту
ошибку, они пытались
всеми возможными и невозможными способами её исправить"применим и в управлении хранилищем данных
я уже упоминал что видел такую аварию.
И внеплановое обесточивание такого объекта вполне могло рассматриваться как уголовное преступление
да уж прямотаки, ничего там не было бы, все понимают что это стандартные риски электроснабжения и у РЛС практически 100% есть резервное питание от генераторов
sYB-Tyumen
15.11.2023 08:36А можно ссылку на историю (истории) с фуджитсу? Пока попадалось только запланированное устаревание батареи контроллера.
DMGarikk
15.11.2023 08:36+1https://www.theregister.com/2002/09/24/great_fujitsu_hard_drive_fiasco/
вот например
история была в том что какойто из компонентов припоя или еще чегото там у чипа контроллера, деградировал и эта коррозия разрушала чип с выходом диска из строя, это было массовая история
ну вообще много чего было, IBM DTLA, из последних мне известных (когда я был админом) - Муха ЦЦ - когда все ок, но перезагрузил массив - всё умерло...у меня лично так умер raid5 из 5 дисков сразу махом, все 5 дисков..
GospodinKolhoznik
15.11.2023 08:36+1Для распределенной сети трудно считать вероятности, потому что очень много не очевидных параметров. От админ обиделся и всё уничтожил до компания производитель оборудования захардкодила такую скрытую закладку, что при изменении геополитической ситуации все ваши данные превращаются в тыкву, даже если они физически расположены не на удаленных серверах в другой стране, а в вашем подвале.
Зато легко оценить вероятность кражи данных злоумышленниками - украдут почти наверняка.
А ещё надо посчитать затраты денежных средств, что дешевле - арендовать площадь для хранения бумажных папок или тратиться на распределенной хранилище и зарплату админов, которые его будут обслуживать и поддерживать. И посчитать сколько денег уйдет на оцифровку миллионов бумажек.
inkelyad
15.11.2023 08:36И посчитать сколько денег уйдет на оцифровку миллионов бумажек.
Я так понимаю, в этой ветке имелось в виду, что изначально бумажек нет.
По поводу остального - тут проблема в том, что с бумажными оригиналами достаточно одной ошибки, несоблюдения регламентов что привели к уничтожения части хранимого - и оригинал пропадает без возможности восстановления. Упс... А если нам не нужен именно оригинал - то приходим, практически, в варианту цифрового хранилища.
В случае (чем больше, тем лучше) 20-50 копий файла, хранящихся в разных местах, по разным технологиям, с оборудованием от разных поставщиков, с разными chain of command ("нет, мы не будем сжигать ленты потому что нашим коллегам из соседней организации кто-то приказал их хранилище на лом цветных металлов пустить") - шансы сохранить файл возрастают с каждым добавленным независимым хранилищем.
balamutang
15.11.2023 08:36Обычно коммуникации страдают и запросто может быть что ленты пустят в расход "потому что есть записи на дисках", а потом выясняется что диски пустили в расход полтора года назад "потому что у нас же есть записи на лентах".
inkelyad
15.11.2023 08:36Так. Я понял. Тут в обсуждении, кажется, большое недопонимание. Я большей частью говорю о той организации, у которой хранение архивов - значительная часть деятельности (а то и единственная, если организация так и называется "Архив <чего-нибудь>). Со всеми сопутствующими регламентами от архивирования. Злобными. Когда ничего в расход не пускают, пока сто раз не проверят, что можно и данные не потеряются.
В описанном случае - в данном филиале ленты может, и пустят по ошибке. Но еще в n-ном количестве мест резервного хранения - данные останутся.
xenon
15.11.2023 08:36+3Все это надо иметь на компе, чтобы делать всякие хитрые SELECT'ы, сложные операции, но... в итоге комп даст нам только подсказку, хинт к тому, какую папку взять с полки. Потому что в папке, за каждый листик - есть чья-то подпись, печать, ее фиг подделаешь. А вот целостность цифровой базы под вопросом. Она как бы теоретически хочется, и, наверное, почти всегда так и есть, но вот как-то это доказать, обосновать и перепроверить если что - очень сложно.
kinall
15.11.2023 08:36+4Думаю, что каждый из листов. Не юрист, но, думаю, причины примерно такие:
Проще (интуитивно понятнее, как) обеспечить сохранность. Скачки напряжения, глюки и устаревание софта, кривые руки юзеров, просто старение - от всего этого бумага защищена лучше. От воды и огня тоже понятно, как беречь.
Подпись на бумаге всегда будет подписью, а не до тех пор, пока "эксперты по кибер-безопасности нашли уязвимость в механизме ЭЦП".
Удобство одновременной работы с многими документами. Да, на экране тоже можно открыть пять окон с пдф-ками, но сравните время, необходимое для настройки такого лейаута, со временем на то, чтобы разложить на столе пять листочков. А потом добавить ещё два. А потом первые три убрать...
Скорость поиска, особенно неточного, когда ищешь не конкретное слово, а "лошадиную фамилию". При поиске среди бумажек помогает больше органов чувств, и есть больше ориентиров (где-то в конце папки... И рядом такой синеватый листик был, шуршащий... Папка с заломом в нижнем углу... А, вот нашёл! Точно, Колбаскин же!)
Простота производства контента. Лист бумаги с подписью можно сгенерить хоть в лесу, хоть в поле, причём быстро. С файлом, тем более ЭЦПшным, возни больше (при холодном старте).
Может, и ещё что-то есть, но это первое, что приходит в голову.
K0styan
15.11.2023 08:36+1Да легко:
Некоторые документы могут быть в принципе созданы до эпохи компьютеризации. Их сканы могут быть полезны для быстрого ознакомления с содержимым, но юридической силы иметь не будут.
Какие-нибудь расписки в целом от руки принято писать. Это, насколько понимаю, не обязательное требование, но если оба участника сделки хотят максимально подстраховаться - они принесут ту самую расписку с текстом от руки, как ни уговаривай.
kozlyuk
15.11.2023 08:36Интуиция может подводить. Например, хранить листы в любимых всеми пластиковых файликах неправильно, срок сохранности зависит от технологии печати, вида бумаги и чернил. С другой стороны, что может быть проще, чем скопировать файл.
Подпись на бумаге договорились считать заслуживающей доверия. Системы электронного документооборота иногда предлагают нарисовать закорючку мышью при том, что реальные гарантии обеспечены не видом закорючки, а тем, как выполнен вход в эту систему и как она передает данные. Проблема взлома мехнизмов ЭЦП решаема — дописать "копия была создана до взлома, с тех пор доступа на запись не было и на сегодня она такая" и поставить новую ЭЦП.
Пару недель назад работал в архиве с делами 30-х. Лист из дела не вытащишь вообще, край подшит так, что не прочитать, чернила расплываются, почерк местами не разобрать (а на самом листе печатное "заполняется разборчивым почерком" :). Не вижу никаких проблем расположить 5 окон, причем в каждом из них будет не одна сторона листа, а целый документ. Убрал не то — вот он в меню последних.
Ради интереса, что это может быть за задача поиска в документах, когда нельзя составить хотя бы нечеткий запрос?
Справедливо. Однако не объясняет, зачем работать с бумажными документами. Создана расписка изначально на листе — отсканируй, добавь ЭЦП, а бумагу в архив навсегда.
navferty
15.11.2023 08:36+1Пункт 2 у Вас очень спорный. Вот прислали Вам электронный документ о том, что Вы взяли 2 года назад кредит в банке "Рога и копыта", подписанный ЭЦП, по которому известно что уже полгода есть известный способ взлома. Дата документа - 2 года назад, отправитель говорит "точно-точно, давно не трогал этот документ".
inkelyad
15.11.2023 08:36+1Я так понимаю, имеется в виду, что 2 года назад злодей уже мог знать способ взлома, который опубликовали полгода назад.
Но к сожалению, тот же аргумент работает и для традиционной подписи. Способ подделать неотличимо разумными способами от настоящей - либо (скорее всего) уже есть (просто трудно и дорого), либо придумают. И что тогда делать со всеми 'бумажными' подписями. Вдруг злодеи уже этот способ знают?
perfect_genius
15.11.2023 08:36А если кто-то вставит дело перевёрнутым?
arheops
15.11.2023 08:36+2То у вас будет худший случай сортировки с линейным поиском.
Сортировка она не для худшего случая, а чтобы в СРЕДНЕМ упростить процесс.
aaa_bbb
15.11.2023 08:36+4надо второй черкаш ставить, чтоб верх от низа отличался )
у автора еще порядок в госструктуре - был в местном суде, там просто дела пачками везде валяются, на шкафах, под шкафами, на подоконниках, на полу ((yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36+1Порядок сам собой не заводится и даже когда он есть, то нужны усилия по его поддержанию. Быть может прочитав это (и например о системе 5С) найдётся герой который наведёт и там порядок.
McKinseyBA
15.11.2023 08:36и например о системе 5С
только "5S". 10 лет назад занимался ее внедрением еще до прихода в IT на в службе обеспечения производства одной японско-швейцарской компании.
Вы пришли к решению уже зная о том, что такое Кайдзен (5S как ее часть) или уже после реализации?
В любом случае - хороший пример упрощения жизни и себе, и окружающим
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Проработав в IT долгое время в системах подобной 5С (мы говорим на русском) никакого открытия нет, это само собой очевидные вещи (да, я натыкался на Кайдзен и раньше без детального погружения и более того, она берёт своё начало из советских систем сталинской эпохи, на сколько помню). Стоит добавить, что говорить о реализации каких-либо непривычных методик с позиции практиканта не приходится. Без существенного управленческого ресурса и авторитета сверху любая новая система будет мертворожденной (включая и эту, но есть надежда, что её подхватят те, кто её использует), если говорить о государственных заведениях.
Спасибо, что упомянули Кайдзен!McKinseyBA
15.11.2023 08:365С (мы говорим на русском)
IT
:-)
Если перевод Kaizen вполне применим в среде профессионалов, но 5S ни разу не встречал. Но, это вкусовщина, главное, что мы поняли друг друга. А вот то, что 5S не взлетит без явной поддержки руководства - это прямо по книжке. 100% не взлетит даже среди ультра-качественного персонала международных компаний, что уж говорить о государственном секторе.
Я правильно понял, что вы продолжаете работать в IT, а текущая практика - "для души"?
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36IT
Действительно, попался, сделал эту описку в статье и теперь для согласованности приходится повторяться (1:1).
А вот то, что 5S не взлетит без явной поддержки руководства - это прямо по книжке.
Спасибо, что подверждаете мои выводы международным опытом. Чаще можно слышать о волшебных пилюлях решающих все проблемы.
Я правильно понял, что вы продолжаете работать в IT, а текущая практика - "для души"?
В IT я упёрся в потолок как специалист в своей узкой сфере и нужно или мириться с несовершенством управления и однообразием задач или пытаться найти какое-то направление для роста. Мне показалось, что правовая сфера в России имеет большой потенциал для цифровизации (одна статья о черкаш-коде вызвала какой интерес!).
McKinseyBA
15.11.2023 08:36Удачи Юрий! Круто, когда чего-то "смогшие" в одной сфере переключаются на кардинально иную. Закончились плюсы за комментарии поэтому статье и в карму - плюсы
vis_inet
15.11.2023 08:36Можно просто ещё одну метку наносить "верха" или "низа", возможно, другого цвета.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Да, это будет неприятно. Нуль метка бы пригодилась, но от неё отказался, описал ниже почему (усложнение). На практике такой проблемы не встречалось т.к. папки переносят пачками и в этих пачках всегда смотрят на номер на корешке, а перевернув дело номер будет с другой стороны. Т.е. сортировка вверх-низ происходит постоянно и практически каждым, кто взаимодействует с делом.
DvoiNic
15.11.2023 08:36Когда я слышу "всегда смотрят номер" - я начинаю сомневаться... Это всегда вырождается в "да чего смотреть, я пачку взял - пачку отнес-пачку поставил". И даже если пачка упала и рассыпалась - в "да кто их смотрит! И надо будет - найдут!"
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Предположение понятное, но на практике не подтверждается. Мне не хочется вдаваться в детали, но специфика такая, что без номера пользы от папки нет. А содержание папок достаточно важно, что утеря (или даже систематическая утеря, ведь раздобайство можно рассматривать как системный подход) легко может привести к освобождению от занимаемой должности.
И добавлю, что в активной жизни папки её смотрят разные люди многократно, каждый раз перепроверяя обложку и частично содержание.
Отмечу лишь, что действительно при большой нагрузке могут случаться перебои, но они приводят лишь к несвоевременному наполнению папок нужными документами и эти документы могут прождать свою папку значительно дольше положенного.
tituszx
15.11.2023 08:36Читал про подобную систему для организации содержания записных книжек по определённым темам (тегам): на странице содержания теги записываются в столбик. А на листочке, на котором сейчас идёт запись на торце листа делается отметка ручкой на уровне, соответствующем тегу в содержании.
Для того чтобы найти записи на нужную тему, сначала смотрим содержание, а потом в торец записной книжки, где и наблюдаем точки соответствующие расположению пункта в содержании. Не смог загуглить, как это правильно называется.
Ещё удобно цветовыми наклейками на торцах маркировать, или в Вашем случае можно черточки делать разным цветом, соответствующим году. Ну и защита от переворачивания - нулевая метка снизу, например.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Интересно. Схожие мысли приходили и мне.
Цвета отсёк т.к. папки бывают разных цветов и лучше всего видно только чёрный, да и закупать разные маркеры только для этой цели никто не стал бы.
Нуль метка снизу действительно была в изначальной задумке, но это усложняет реализацию и на практике перевёрнутых папок было меньше десятых долей процента.
Что касается нескольких чёрточек т.к. пользователей много, то обучить каждого практически невозможно т.е. система должна быть интуитивно понятной и максимально простой.DvoiNic
15.11.2023 08:36-1интуитивно понятно и максимально просто - клеить на корешок, начиная снизу, цветные цифровые метки (где цвет каждой метки (цифры) - своего цвета). Такое и не перевернуть, и последовательность определяется однозначно, и номер с торца, и при должном навыке (а он нарабатывается быстро - радиолюбители цветовую маркировку за неделю запоминают запросто) даже по последовательности цветов можно найти дело по номеру. Взять за основу ту же цветовую маркировку радиоэлементов. Типа коричневый-красный-оранжевый-желтый-зеленый-голубой=123456, соседние папки для такого должны отличаться только цветом последней метки.
пачка бумаги 10 листов 10 цветов стоит 150 рублей. Из нее можно сделать 1000 этикеток 20*30мм каждого цвета. Для 100000 дел нужно 500000 этикеток - 50 пачек бумаги, пол-часа работы лазерного принтера, и пара (пусть даже десять с чаепитиями) часов работы секретаря, который резаком за 200 рублей нарежет это всё.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Наклейки и трудности с ними уже обсуждались среди комментариев. Невозможность (бесполезность) нумерации торца при его толщине в несколько миллиметров тоже.
DvoiNic
15.11.2023 08:36-1Вы не поняли. Последовательность цветных наклеек, наклеенных на торец, будет давать цветовое представление номера. Даже при толщине торца в 1 мм (т.е. когда у вас вместо скоросшивателя будет сложенный вдвое лист А3 с одним листиком внутри). и до 3 см (из расчета наклейки 20*30). толще 3 см - если ваши эстетические требования заставят - можно наклеить еще комплект. отметка никак не изменяется ни при увеличении толщины папки, ни при уменьшении. Для того, чтобы прочитать номер дела цифрами - при толщине папки 1 см вообще ничего не надо делать, он на торце. а при толщине папки 1 мм ее нужно выдвинуть из шкафа не более чем на 3 см.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Вы не читаете написанное и комментарии, это усложняет дискуссию. Трудности с наклейками уже несколько раз обсуждались - срок жизни наклеек намного короче чем срок жизни папки и дела (срок жизни дела может быть больше срока жизни папки). Наклейки применяются для других задач. Вторая проблема это трудозатраты. Впрочем, описание есть в комментариях, если интересно.
DvoiNic
15.11.2023 08:36-1Перечитал. Вам там прямо ссылку на буржуйскую систему с наклейками дали. (немного дороже, чем предложил я). Но вы упорно пытаетесь изобретать велосипед с бумажной рамой и взаимно перпендикулярными треугольными колесами... Что ж, удачи...
vvbob
15.11.2023 08:36Способ хороший, но явно его работоспособность упирается в дисциплинированность "кожаных мешков". Если расставлять уже промаркированные дела их более-менее можно убедить, потому что плюсы видны невооруженным взглядом, то вот маркировать так дела - наверняка на это быстро подзабьют, очень уж муторно. Тут хорошо-бы какой-то девайс изобрести, в который вставляешь папку, он распознает номер дела, и ставит маркер на торец.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Любая система требует дисциплины: уборка дома, гигиена, получение образования, маркировка папок. Тут уж всё зависит от конкретных людей. В той системе порядок в документах упрощает жизнь значительно. Хочется верить, что люди это осознают.
О технических решениях я думал весь месяц, но самое доступное и надёжное, что придумалось описал в статье. Конечно было бы идеальным иметь некую чудо-машину из которой бы выходили промаркированные папки с нужными номерами, но практичность такого решения (не считая разработки и внедрения) под большим вопросом.
Не упоминал в статье, но есть более востребованные задачи требующие автоматизации (на мой взгляд), например, все входящие документы (листы, наборы листов и т.п.) разноформатно оформлены (т.е. текст имеет разную структуру т.к. источники разные) и среди этого текста где-то упоминается номер дела. Т.е. люди каждый раз получая такие документы глазами ищут номер, чтобы определить место этому документу в нужной папке. Естественным было бы внедрить печать номера на полях (в определённом месте) таких документов, но даже не представляю каких усилий это потребует.
vvbob
15.11.2023 08:36Насчет дисциплины не спорю, но обычно сильно проще добиться от людей того, что требует меньших усилий. Сравнительно легко приучить человека не мусорить, куда как сложнее приучить его делать генеральную уборку раз в неделю, первое требует минимальных усилий, второе - это куча потраченного времени и сил.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Сравнительно легко приучить человека не мусорить
Мой опыт это не подтверждает. Хотя, если это и так, то в этой логике меньшее из усилий это ставить чёрточку при заведении дела, чем расчерчивать пачками. Однако, когда я "индексировал" старые дела, то заметил, что пачками индексировать выходит достаточно быстро т.к. в пачке брал номера в пределах тысячи т.е. одна и таже метка.
Т.е. основное, что я выделил бы это желание держать дела в порядке и дисциплину, а уж необходимые инструменты для этого имеются.
DvoiNic
15.11.2023 08:36Штамп-нумератор человеку, обрабатывающему входящий поток документов. Или каждому.
Dr_Faksov
15.11.2023 08:36На всём пути меня не покидало ощущение, что я переизобретаю то, что уже должно было бы быть изобретено давным давно. Однако, описания подобных простых систем не нашёл.
Вы безжалостный человек :) Этой своей фразой вы заставили мой мозги скрипеть от натуги больше суток. Я точно знал , что видел подобную систему маркировки. Но не мог вспомнить где. Сначала в голову лезли наборы светофильтров, потом измерительные пластины. И вот наконец вспомнил.
Подобным образом профессиональные лекторы метили наборы слайдов для своих лекций. Поскольку каждый лектор читал несколько лекций , то и наборов у каждого было несколько. Каждый из них метился линией своего цвета или типа(ширины, к примеру). Бвло очень удобно буквально одним взглядом проверить все ли слайды стоят по порядку, и не затесался ли в их ряды посторонний.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Приятно поломать голову не только себе, но и другим. Подобный способ кодировки порядка тут уж отметили относительно перфокарт. В моём случае закодирован не только порядок, но и диапазон (в пределах тысячи) в котором номер дела.
Спасибо за пример!
buriy
15.11.2023 08:36Можно ещё немного усовершенствовать систему, если элементов ещё больше:
(Считаем, что у вас также 100к элементов для сортировки)
Черный штрих = (N / 1000) % 100 -- два первых разряда
Голубой штрих = (N / 100) % 10 + 0.05 # смещение, чтобы штрихи не были на одной высоте. -- третий разряд.
Вообще, так мы кодируем обычно и кодируем расстояние и время (часовая и минутная стрелка), вы просто перевели номер в расстояние.yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Усложнение системы для неопределённого круга лиц, которым не раздавали правила, гарантирует деградацию системы. Идея не только в системе кодирования номера в расстоянии, но и в интуитивно понятном механизме.
Могу лишь повториться. Если бы я мог каждому дать инструкцию, а ещё лучше специальный сканнер, то применил бы штрих-код т.к. сканеры штрих-кодов популярны, а сама технология себя хорошо зарекомендовала.
вы просто перевели номер в расстояние.
Всё всегда легко и просто когда это сделал кто-то другой.
Legushka
15.11.2023 08:36Спасибо за статью. Добавлю свои 5 копеек. На экзаменах пользовался такой системой медведей. На двойных листах из общей тетради были написаны ответы на билеты. Но как достать нужный сложенный лист? Все просто нумеровал их черточками а-ля бинарнач система. Снаружи сгиба. Короткие длинные линии. В сложенной стопе эти номера хорошо видны. Когда лист на столе развернут распознать черточки на ободке нереально. Так что вам надо помимо общей линии для сортировки добавить ещё нумерацию в виде штрих кодировки. Тут фантазия большая. А-ля очень длинная линия это римская X, короткая I, средняя V. Ободка 30см хватит для чтения) ну а если это толстые тетради то проще сразу клеить на обод штрихкод, кр код и тп.
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Важные моменты стоит отметить. Система участниками которой является неопределённый круг лиц должна быть максимально простой и интуитивно понятной. Если бы я мог каждому дать инструкцию, а ещё лучше специальный сканнер, то применил бы штрих-код т.к. сканеры штрих-кодов популярны, а сама технология себя хорошо зарекомендовала. Наклейки уже обсуждались.
Спасибо за подсказку по кодировке шпаргалок! Мне, студенту, это ещё может пригодиться.
Ratenti
15.11.2023 08:36Что будет когда номер превысит высоту папки? Будет две чёрточки?
yurabeznos Автор
15.11.2023 08:36Судя по тем данным которые я видел в ближайшие годы этого случиться не должно. Если случится и решение этой проблемы доверят мне, то я бы думал по ситуации. Если превышение небольшое, десятки тысяч, то достаточно было бы оставить всё как есть и превышение обозначать верхней чертой как переполнение. Если превышение будет достигать текущее максимальное значение в два раза, то пришлось бы ввести дополнительное обозначение. Можно использовать крестик на торце. Можно использовать две полоски (одну в самом низу и одну на месте 300+значение). Можно уменьшить соотношение на какой-то коэффициент (1 к 2) сломав совместимость с прошлыми обозначениями (например с нового года). Вариантов большое множество.
uuger
Весьма сомнительный нейминг, на мой взгляд
yurabeznos Автор
Хотелось дать красивое название, например "берёзка" или "алгоритм Милле", но раз такое название дали пользователи, то почему бы его и не оставить.
DMGarikk
оно вызывает неприятные ассоциации
Kenya-West
Наоборот, приятные же.
P. S. Мимодвачер
Didimus
Показывает отношение сотрудников к делам. Чиркал я на ваши дела! ПеречИркни их!
uuger
вы же понимаете, что это не только про коробок спичек, да?
yurabeznos Автор
Название иронично-шутливое.
Zara6502
забавно, впервые слышу такой вариант.
shaggyone
Любопытно, что вы привели ссылку на "правильное" значение слова, при этом сами озвучили коробок спичек. Т.е. вам известны как минимум два значения слова, но только одно из них считаете правильным/общеупотребимым.
Acuna
Дак а может в случае выбора между "черкаш-код" и "березка" мнением пользователей в первом случае можно пренебречь, не? Или это чревато чем-то непоправимым?
yurabeznos Автор
Считаю, что при внедрении каких-либо технологий для людей (даже самых простых технологий как эта), нужно быть максимально понятным и близким к людям (пользователям).
В этом есть и элемент эпатажа. Так у статьи есть шанс разойтись по более широкой аудитории, а значит и вероятность быть внедрённой для технологии выше.
Grogcm20
Нужно понимать из чего состоят пользователи, и что им ближе. Новаторы, как автор, долго в подобных структурах не задерживаются, т.к. даунгрейд обязательное условие, а инициатива наказуема.
Acuna
Нууу, эдак и в дырку в полу нужно ходить для эпатажа, и совокупляться публично, ибо что естественно - то не безобразно. Какие-то же рамки морали должны быть.
yurabeznos Автор
Совершенно верно, "рамки" быть должны. И эти "рамки" устанавливает законодатель для всех граждан конкретной страны. А законодатель учитывает и нормы морали, и традиции, и мнения граждан. Вслед за законодателем "рамки" или правила устанавливать могут уже и субъекты права (подчиняясь "рамкам" законодятеля), например компания Habr Blockchain Publishing Ltd. на своём сайте хабр.
Могут быть и другие источники "рамок", например родственники, возможно друзья и знакомые мнения которых хочется учесть.
Что касается анонимных незнакомцев, то их "рамки" без должного подкрепления аргументами вероятнее всего останутся незамеченными.
Acuna
Не все решается законодательством, потому-что по этой логике и дерьмо пробовать законодательством не запрещено, а значит можно других призывать прямо ха Хабре мол давай-давай, попробуй, это все рамки навязанные тебе родственниками, мнение которых "хочется учесть", а потом удивляться почему я не хочу пробовать, законом же не запрещено, все же вон, пробуют, посмотри вокруг. В детстве покурить предлагали с аналогичными аргументами, однако такое лет в 10 заходит, и странно когда человек в своем развитии с этого возраста никуда не продвинулся.
yurabeznos Автор
Есть люди у которых мысль не поднимается выше пояса и везде их преследуют соответствующие образы, пишут комментарии не включая голову и агрессивно навязывают своё мнение не слыша аргументов собеседников, и никто им это не запрещает, пока они находятся в установленных "рамках". Общество разнообразно, но законодательные "рамки" наиболее универсальны.
Acuna
Ого, то есть человек, назвавший свой проект "черкаш-код" обвиняет меня в том что это у меня мысль не поднимается ниже пояса и призывает других что-то делать потому-что все это делают, а виноват оказывается в этом я что не хочу этого делать даже ни смотря на то что это якобы делают все? К чему я должен тут прислушаться? Обвинения других и призывы что-то делать потому-что что не запрещено, а значит разрешено, и что так делают все - это типичный инфантилизм.
А если правда для вас агрессия - претензии не ко мне, это не я вам доказывал что такое название нормальное потому-что все остальное - "навязанные мне родственниками стереотипы" и что пора бы мол уже принять ваше название и почему-то именно к вашему мнению должны прислушаться, а вы можете не прислушиваться ни к чему мнению. Человек возможно даже взрослее меня.
Vadiara50
вообще-ключевая история в названии-именно в том, чтобы продукт не перепутали с другими, а тут уж всё вышло прямо в точку. Попробуй теперь забыть черкаш-код))