Привет! На связи команда METEOR Cloud. В прошлой статье мы рассказали возможностях созданного нашей командой таск-трекера METEOR. Разобрались с досками задач: какие они бывают, как правильно их создавать и какую ценность они несут. Прочитать про доски можно здесь.
В этой статье мы рассмотрим:
списки задач;
диаграмму Ганта.
Эти представления очень важны для эффективной работы. Давайте разберемся, чем они полезны.
Дружеское предупреждение: статья большая, скриншотов много ?
Списки задач
Списки задач —- простые плоские табличные представления. Работать с некоторыми структурированными данными мы с вами практически с детства приучались в Excel, поэтому совершенно органичным для многих из нас будут данные, выведенные в виде списка или таблицы.
В списках задач вы можете:
выводить в колонки любые реквизиты задач
изменять порядок колонок
быстро искать данные внутри колонок
сортировать по данным в колонках
группировать задачи по данным в колонках
А еще списки задач выполняют роль отчетов. Создавая списки задач с определенными параметрами, вы получаете привычные всем таблички, которые можно распечатывать и включать в документацию.
Давайте остановимся подробнее на этих функциях.
Обычно список задач выглядит вот так:
Здесь вы можете увидеть поиск и фильтр. Но, в отличие от досок, появляются два дополнительных элемента управления — Сортировки и Колонки. Как нетрудно догадаться, сортировки отвечают за порядок следования задач в списке, при этом настройка сортировки может сохраняться. Если выбрать какой-то определенный порядок сортировки и сохранить его, то каждый раз при открытии списка задач будет использоваться сохраненная сортировка. Вот как это можно сделать:
Настройки сортировки допускают множественную сортировку (одновременно по нескольким полям). Сортировка производится в том порядке, в котором она указана в форме настроек. Допустим, сортировка у вас настроена следующим образом:
Данные будут выглядеть вот так:
Функционал настройки колонок тоже очень прост и предназначен для выбора данных, которые должны отображаться в списке задач.
Настройки колонок сохраняться, если не забыть нажать “Сохранить колонки”. При последующих открытиях они будут автоматически загружены.
А еще вы можете сортировать данные моментально, прямо в браузере. Это называется клиентская сортировка. Она очень быстрая, не требует обновления страницы, но не может быть сохранена для следующего использования. Такой вид сортировок применяется для построения быстрых временных видов списка задач. Чтобы воспользоваться клиентской сортировкой, просто кликните по заголовку колонки:
Поиск внутри колонки очень прост и понятен. Это тоже клиентский вид поиска — быстрый, но без возможности сохранения. Начните вводить данные для поиска в поле под заголовком колонки и список задач сразу перестроится:
Очень удобным является функция группировки задач в списке. Кликая на иконку заголовка колонки, вы начинаете группировать задачи по данным этой колонки.
Пример работы группировки по статусам:
Пример группировки по “Автору задачи”:
Группировки могут быть многоуровневые:
В вашем арсенале изменения порядка следования колонок. Сделать это можно простым перетаскиванием колонок либо в самом списке задач, либо в форме настройки колонок:
Доступно также и изменение ширины колонок, и высоты строк. Для этого воспользуйтесь следующими элементами:
Мы постарались дать вам хороший инструментарий, а вы сами для себя определяйте лучшие сценарии использования списков.
Диаграмма Ганта
Немного справки из «Википедии»:
Диаграмма Ганта — популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Является одним из методов планирования проектов.
Диаграмма Ганта активно применяется в традиционном проектном управлении или на верхних уровнях гибких методологий, это один из важнейших рабочих инструментов, позволяющий представить проект во времени. Выглядит диаграмма Ганта так:
Диаграмма Ганта активно применяется не только в IT-сфере, но и во многих других сферах деятельности: строительстве, медицине, сфере услуг и др.
Большая ценность диаграммы Ганта заключается в том, что она позволяет:
видеть последовательность и взаимосвязь работ;
управлять датами и сроками работ;
проводить декомпозицию;
планировать ресурсы;
оптимизировать распределение работ и ресурсов;
общаться с заказчиками и подрядчиками на очень понятном языке.
Что “умеет” диаграмма Ганта в METEOR? На “Ганте” можно:
работать в режимах ручного и/или автоматического планирования;
визуально планировать сроки (изменение дат начала и завершения задачи);
работать с открытыми датами (если мы точно не знаем, когда начнем, или завершим работу);
работать со связанными задачами (когда работа может начинаться строго после завершения другой работы);
визуализировать иерархию (корневая задача со всеми подзадачами).
Предлагаем рассмотреть каждую функцию более детально.
Ручное и автоматическое планирование
Наша деятельность в проекте состоит из задач, подзадач, а ингода эпиков и юзер стори. По сути это декомпозиция. А если проще — иерархия, в которой более крупные задачи разбиваются на несколько мелких. Мелкие, в свою очередь, разбиваются на еще меньшие задачи и так далее. И так происходит пока мы не доберемся до размеров задач, которые можно выполнить не больше, чем за рабочий день.
Именно в крупных иерархиях очень важен инструмент автопланирования.
Автопланирование — режим, при котором даты начала и завершения задачи рассчитываются автоматически, исходя из дат всех подзадач.
Если бы не было автопланирования, то мы часто сталкивались бы с проблемой, когда увеличив время на какую-то мелкую задачу, нам бы приходилось проходить по всем родительским задачам и им также увеличивать время соразмерно первой задаче.
Сравним две диаграммы:
Это исходное состояние:
А здесь мы изменили длительность всего одной задачи — 844 — “Подзадача 2” (увеличили на 3 дня):
Если бы не “автопланирование”, то после изменения “Подзадачи 2”, нам пришлось бы корректировать даты еще в двух задачах:
462 — “Текстовое наполнение”
464 — “Разработка лендинга”
Это очень не удобно.
Так как все задачи у нас находятся в режимах автопланирования, то сроки родительских задач рассчитались автоматически.
В METEOR режим автопланирования/ручного планирования включается на каждую задачу индивидуально.
Увидеть это можно:
на диаграмме Ганта — у задач в режиме ручного планирования будет подставлена иконка канцелярской кнопки рядом с полем дата старта:
на самой карточке в настройках дат начала и завершения работ есть переключатель “Ручное планирование”:
Пока у задачи нет ни одной подчиненной задачи и она не находится в режиме автопланирования, она будет вести себя так, как будто планируется вручную. Но как только появится хотя бы одна подзадача, такая задача начнет автоматически рассчитывать свои даты.
Изменения дат начала и завершения задачи
Двигая границы задачи на диаграмме Ганта или передвигая саму задачу на шкале времени, вы изменяете дату начала и завершения задачи.
Это возможно делать с задачами со включенным ручным планированием или с автоматически планируемыми задачами пока у них нет подчиненных задач.
Работа с открытыми датами
Если на карточке задачи очистить или не указать одну из дат в режиме ручного планирования, то это будет восприниматься системой как задача с открытой датой.
Пример открытой даты завершения:
А выглядеть на Ганте это будет так: открытая дата в столбике задачи помечается градиентом:
Заметьте, если такая задача находится “в прошлом”, то датой завершения такой задачи будет сегодняшний день, а если “в будущем”, то дата завершения будет равна дате начала:
Также приведем пример для открытой даты начала:
Такие задачи всегда имеют длительность — 1 день.
Для чего нужны открытые даты? Это хороший визуальный сигнал о том, что мы не можем точно спланировать задачу, или в этой задаче мы зависим от внешних участников, которые не могут указать точные сроки работ. Наличие таких задач на доске всегда должно приводить к вводу поправочных коэффициентов на срок реализации проекта с указанием конкретных работ, которые влияют на этот коэффициент.
Работа со связанными задачами
Расчет сроков при автопланировании зависит от двух факторов:
участие задач в иерархии родитель/подчиненный;
наличие между задачами связи типа предшествует/следует.
Про иерархию мы поговорили уже достаточно подробно. Рассмотрим связь предшествует/следует и то, как она влияет на автопланирование.
Если установлена такая связь между задачами, то следующая задача может иметь дату начала равную или более позднюю, чем дата завершения предшествующей задачи.
Диаграмма Ганта не дает нарушать эти связи, запрещая передвигать следующие задачи ранее, чем предшествующая. Также такой тип связи изображен на диаграмме в виде линии, соединяющей задачи.
В этом примере видно, что планируем заняться написанием статей мы строго после разработки рекламной кампании:
Визуализация иерархии задач
Здесь на диаграмму Ганта возлагаются две функции:
Отобразить иерархию задач в списке.
Подсвечивать ветки задач на диаграмме.
В списке задач вы можете настраивать режим вывода (иерархия, простой список или список с группировкой). Это касается левой части диаграммы:
Именно в режиме иерархии слева все задачи будут выводиться в виде дерева, в котором есть возможность сворачивать ветки:
Это помогает лучше сфокусироваться на определенных задачах и не скроллить большой список задач.
На больших диаграммах также удобно подсвечивать ветки задач. Оно дает быстрее ориентироваться, внутри какой ветки мы находимся. Ветки задач отображаются на сером фоне, что не мешает работе, но в нужный момент приносит пользу:
Кратко перечислим еще некоторые функции диаграммы Ганта.
Вывод дополнительных данных на саму диаграмму (слева и справа от столбиков задач):
Группировка в списке задач по каким-либо реквизитам:
Изменение пропорций табличной части и графической, а также настройка выводимых реквизитов в табличную часть:
Выводы
Мы показали возможности представлений в METEOR, которые позволяют каждому пользователю настроить свое рабочее пространство таким образом, чтобы меньше тратить времени на ориентацию в потоке задач, устраивать групповые планерки с удобной визуализацией происходящего, а также готовить отчеты для руководителей и коллег.
Надеемся, что инструменты METEOR принесут вам пользу и изменят в лучшую сторону ваши производственные процессы. В комментариях готовы ответить на интересующие вас вопросы.