Необходимо понимать вещь, от которой вообще отталкивается любой тайм-менеджмент: у нас в сутках одинаковое количество времени и в любом случае время работы четко ограничено. При этом времени достаточно, чтобы успеть многое. Так почему же что-то мы успеваем, а в других делах нам всегда "не хватает времени"? Почему мы часто не можем "найти время" на спортзал, родных или прочтение книги?

Дам вам ответ в самом начале статьи. Все крайне просто - вам не времени не хватает, а приоритета для какого-либо дела. Но вот почему именно так, я предлагаю вам разобраться вместе со мной, проанализировав крайне простой, но интересный пример. Возможно, это позволит изменить ваше отношение к тайм-менеджменту, что сильно его улучшит. Но прежде разберемся в сути приоритетов в тайм-менеджменте, как таковой.

Как было сказано выше, время в сутках неизменно, а время работы всегда ограничено, если не рабочим графиком, то необходимостью уделять время отдыху, семье, друзьям, личностному развитию и так далее. То есть у вас есть неизменные константы, и выполнить все в любом случае не выйдет. Из этого исходит, что ключевым и самым важным фактором, который позволяет выстроить правильный и четкий тайм-менеджмент, являются грамотно выстроенные приоритеты.

Именно расставленные приоритеты диктуют, что вы сегодня успеете, а что нужно отложить, что подождет следующей недели, а что нужно закончить в эту. На работе вам может ставить их руководство, но в вашей жизни в целом расставляете их именно вы, и несете за это ответственность исключительно вы.

Вечно не успеваете в спортзал? Значит, вы просто не ставите на него большой приоритет. Не успеваете выкладывать посты каждый день? Значит, тоже не стоит приоритет.

Когда вы начнете полностью осознавать тот факт, что суть не во времени, а в приоритетах, у вас сразу изменится мышление о том, как строить свой тайм-менеджмент.

Да, все на свете не успеть. Но ставя правильные приоритеты, вы будете успевать все, что важно именно для вас. И чем лучше вы оптимизируете свое время и чем больше будете заниматься тайм-менеджментом, тем лучше будет получаться реализовать этого "важного" для вас.

Простой пример

Разберем пример условного рабочего дня. У нас имеется 8 рабочих часов + 2 часа на дорогу суммарно в обе стороны. Допустим, мы хотим в этот день сходить в зал, а также пройти уроки по английскому, которые занимают 30 минут времени.

Если человек не расставит приоритеты и не выстроит последовательность действий, то весь день будет терять энергию на определение того, чем ему вообще заняться. Тем временем продуктивность упадет в разы, так как затраченное время и силы на выбор следующего действия и приоритета будут использованы неправильно.

После рабочего дня в дороге он не будет проходить уроки английского, так как уже устал, а заранее о своей усталости он не подумал. Вернувшись домой, не определив план действий, человек начинает отвлекаться на абсолютно НЕ приоритетные вещи, отчего силы и желание идти в спортзал пропадают. Максимум, что успеет такой человек доделать к концу дня, сможет заставить себя кое-как пройти уроки английского.

Что же меняется, если человек расставляет приоритеты ежедневно?

1. Рабочий день полностью спланирован и разделен на приоритетные задачи. Такой человек не тратит время и силы на выбор следующего действия. Он уже четко знает, что сегодня в главном приоритете, что и в каком порядке необходимо сделать. Сразу же станет понятно, что делать не обязательно и на что сегодня можно не тратить силы, так как есть и другие важные приоритеты, например, зал и уроки английского.

Важно обратить внимание, что здесь нет управления временем как такового. Исключительно расставление приоритетов и последовательности выполнения, так как в любом случае рабочий день ограничен 8 часами и все успеть невозможно. Вам неважно сколько в точности вы будете выполнять задачу. Если она в первом приоритете, вы приметесь в первую очередь именно за нее, и уже отталкиваясь от затраченного времени, вы будете двигаться дальше к следующей приоритетной задаче. Так происходит с каждой задачей, как в цикле. Не нужно планировать время, если вы распланировали приоритеты, а этим самым и последовательность. При этом, если вам обязательно нужно успеть выполнить за 8 часов сразу несколько задач, вы просто расставляете приоритеты на количество, а не на качество. Попробуйте перечитать этот абзац 3-4 раза, скорее всего, он заиграет другими красками для вас.

2. Человек, вернувшись домой, благодаря расставленным приоритетам знает что и в какой последовательности делать. А также он сохранял силы для тренировки в зале, из-за чего спокойно и без внутренней борьбы с собой может пойти туда.

3. А что же там с английским? Он также в главном приоритете, а значит силы на его выполнение заложены еще с самого начала дня.

Элементарный пример показывает разницу, даже не затрагивая то, что собственно делает человек на самой работе. А там разница будет также колоссальной.

Нельзя не обсудить

Очевидно, что некоторые тонкости в примере опускаются. Понятно, что если бы все дни проходили идеально по плану, то это было бы уже не просто рутиной, а пыткой. Всегда есть внеплановые события, которые меняют приоритеты и в целом весь день, но важно понимать, что, имея эти приоритеты изначально, даже в такой ситуации вы не растеряетесь, а просто сдвинете приоритеты.

Также стоит понимать, что если человек не ставит себе рамок по времени выполнения задач, у него будет меньше мотивации выполнять задачу как можно более сконцентрировано и эффективно. Без ощущения дедлайна вы будете чаще отвлекаться на какие-то посторонние дела, потому что в голове считаете, что в любом случае успеете выполнить свои задачи. Но если у вас нет приоритета на результат, то и мотивацию вы все равно не выстроите, поэтому даже подобный пример сводится к расстановке приоритетов. При этом же дедлайны играют важную роль в постановке самих приоритетов и бывают либо внутренними либо внешними.

Внутренние - те, которые вы ставите себе сами без влияния других людей или обстоятельств, например: вы хотите улучшить свои показатели в спорте.

Внешние - те, которые вам ставит руководство или иные обстоятельства, на которые вы не влияете.

Из этого исходит следующая картина, которая еще раз показывает нить идеи: дедлайн сам по себе - ограничение по времени, но при этом он формирует именно приоритеты, которые и выстраивают вашу работу и последовательность задач.

То есть время, конечно, играет роль, на него нельзя просто не обращать внимание. Прежде всего время дает осознание примерного объема, который тоже влияет на приоритет. Но это опять же лишь один из факторов, который влияет на самый ключевой, и уже он выстраивает весь тайм-менеджмент - приоритеты.

Многие жалуются, что им не хватает на что-то времени. Но это отговорка. Времени всегда будет хватать, если ты правильно расставишь приоритеты. Нехватка времени – это плохо расставленные приоритеты. Работать много и работать умно – две разные вещи. Дэн Мильштейн

Подобное видение на тайм-менеджмент вовсе не новое, но мне не удалось найти хорошее объяснение позиции, которая бы простым языком могла объяснить, почему это ценно.

Если у вас остались вопросы, или у вас совсем другой взгляд, буду рад обсудить это в комментариях.