Мы выпустили новую версию ONLYOFFICE — под порядковым номером 8.8.0. Изменения коснулись всех модулей, но в этой статье мы будем говорить только о самых важных обновлениях. Вот они:

• Интеграция календаря с почтой
• Адресная книга, автоответчик и создание CRM-контакта прямо из почты
• Права на рецензирование

Далее расскажем подробнее о каждом — зачем сделали, как работает, для каких целей вам пригодится.

Календарь + Почта = 8.8.0

Главное новшество релиза — интеграция почты и календаря. На практике это означает возможность обмена информацией о календарных событиях между Календарем ONLYOFFICE и сторонними календарями c помощью модуля «Почта» в качестве канала связи.

Как устроена интеграция

Интеграция основана на открытом формате iCalendar, который поддерживает большинство популярных календарей, включая MS Exchange Server, MS Office Outlook 2000-2013, Google Calendar/GMail, Outlook.com, Yandex Mail/Calendar, Mail.ru, Yahoo, Apple Mail/Calendar, Lotus, Zimbra, Mozilla Thunderbird с расширением Lightning и т.д.

Почта ONLYOFFICE (и любой подключенный к почте ящик) теперь умеет работать с файлами .ics, например, скачивать их на жесткий диск или импортировать их в календарь (вручную или автоматически).

Приглашение на событие

Из приятного функционала с интеграцией почты и календаря добавилась возможность отправлять приглашения из модуля «Календарь» на различные почтовые ящики.

Как было: В старой версии (8.7) на события можно было приглашать только пользователей портала. События, на которые они были приглашены, появлялись также в их личных календарях. Впрочем, чтобы узнать собираются ли они в реальности посетить созданные мероприятия, организатору пришлось бы обращаться к ним через корпоративный мессенджер или хуже того — спросить лично.

Этими же старомодными средствами приходилось пользоваться, если на событие нужно было пригласить стороннего пользователя. Представляете, приходилось писать ему отдельное письмо с вежливыми выражениями, звонить или связываться телепатически.

Как стало: В новой версии на события можно приглашать любых пользователей интернета, зная их email адрес. Все, получившие приглашение по электронной почте, смогут отвечать на это событие (оптимистичное Да, загадочное Возможно или категоричное Нет). Правда, придут они или не придут — другой вопрос, в котором организатору придется полагаться на их честное слово. Как только пользователи выберут один из трех вариантов ответа на приглашение, организатору придет уведомление об их решении.

Вот как будет выглядеть отправленное вами приглашение:



Карточка события

Приглашение на событие — это не просто письмо. Это карточка события, в которой указаны: дата, организатор, адрес (можно даже перейти на карту) и другие данные, в том числе в какой календарь было импортировано событие.

Отдельный блок письма — «Повестка дня», то есть список событий пользователя, назначенных на этот день. Таким образом, приглашенный сможет быстро вспомнить свой график и понять, не пересекается или это мероприятие с уже существующими планами.

Карточка события интерактивна. Блок «Повестка дня» меняется, когда пользователь добавляет новые события в свой календарь. Кроме того, если информация о событии, на которое приглашен пользователь, изменена организатором, неактуальные данные будут перечеркнуты. А еще приглашенный получит отдельное письмо с информацией об обновлениях.

Обратите внимание: Если вы приняли приглашение на событие, оно автоматически импортируется в ваш календарь. Вы можете менять информацию о мероприятии у себя в календаре — например, переименовать «Совещание по проекту» в «Очередной смертельно скучный meeting». Эти изменения будут доступны только вам. Ни организатор встречи, ни другие приглашенные ничего не узнают.

Работа с другими календарями

Приглашения можно не только отправлять — приглашения можно получать. В том числе и отправленные из других календарей. Мы постарались научиться работать с большинством популярных сервисов — теперь с помощью Календаря и Почты ONLYOFFICE можно отвечать на приглашения, отправленные из других сервисов, в правильном формате.

Почта: что новенького?

Наша почта не только подружилась с календарем. Теперь письма открываются быстрее благодаря оптимизации работы с кэшем. А еще модуль «Почта» обзавелся дополнительными функциями.

Адресная книга

Раньше у нас были только контакты пользователей портала и контакты CRM, а теперь появилась полноценная адресная книга, в которую можно (и настоятельно рекомендуется!) заносить собственные контакты и дополнительную информацию о них.

Внимание! Все контакты, которым вы написали сами, заносятся в неё автоматически. Информация о контакте доступна для редактирования в самой адресной книге. Если же написали вам, контакт не сохраняется — его нужно будет занести в адресную книгу вручную.

Автоответчик

Мы добавили механизм автоответа на входящие письма.

Наверное, все когда-либо получали автоматическое сообщение «Я в отпуске, по всем интересующими вопросам обращайтесь к Светлане Огурцовой по адресу svetka.konfetka76@mail.ru» в ответ на проникновенное и просто срочное письмо. Отомстите своим контактам — сообщите, что отсутствуете на рабочем месте, так как намерены за неделю отпуска доставить кольцо Всевластия в Мордор (текст сообщения вы, разумеется, можете выбрать сами). Автоответчик включается в настройках аккаунтов модуля «Почта».



Это хорошая новость: Вы не забудете отключить автоответчик, когда вернетесь из отпуска — он будет навязчиво напоминать о себе, когда вы будете заходить в модуль «Почта».

Кстати, наш автоответчик — довольно сообразительный. Он догадается не отвечать на письмо, если автоответ уже отправлялся пользователю менее трех дней назад, на рассылки и целевые письма от собственного ящика или группы.

Настройте автоответчик: Вы можете выбрать, кому отправлять автоответ. Например, только существующим контактам.

Создание CRM-контакта из письма

Мы понемногу интегрируем почту и с CRM. В новой версии ONLYOFFICE появилась возможность добавить контакт из цепочки писем прямо в CRM.

Вот как это делается: нужно открыть цепочку писем, щелкнуть по любому сообщению, нажать на значок опций справа и выбрать Создать новую персону CRM или Создать новую компанию CRM. Созданный контакт можно тут же отредактировать. Кроме того, к нему можно привязать цепочку писем, из которой он создавался. Или не привязывать (если вы хотите начать отношения с чистого листа).



Обратите внимание: сообщения от того же контакта, но с новой темой НЕ будут автоматически связаны с CRM — это можно сделать вручную при необходимости.

Документы: рецензируйте на здоровье

Здесь речь пойдет о режиме «Рецензирование». Сама функция появилась в версии редактором ONLYOFFICE под номером 3.6.

Работало оно так: при получении прав на редактирование документа пользователь выбирал режим «Рецензирование» (с помощью специальной кнопки в правом нижнем углу строки состояния) и предлагал правки, не изменяя сам документ. Автор документа отслеживал предложенные рецензентами правки, включив функцию Отслеживание изменений, принимал или отклонял их.

Что нового в версии 8.8: Само рецензирование не изменилось, но появилась отдельная группа прав на рецензирование документа. Права на рецензирование можно предоставить в настройках прав доступа. Выглядит это так:



Если вы ревностно относитесь к своим документам и не хотите, чтобы кто-то другой бестактно вносил свои правки, предложите документ на рецензирование. Невозмутимо отмените все предложенные правки или примите здравую идею поменять пассивный залог на активный.

Обратите внимание: предоставление прав на рецензирование доступно только для документов в формате .docx.

Это не все новшества новой версии. На самом деле, мы добавили много всего. И еще добавим много всего. И никто нас не остановит.

P.S. Пользуясь случаем хотим напомнить, что недавно у нас вышли десктопные редакторы документов, абсолютно бесплатные для персонального использования. А еще — новая версия бесплатного приложения для iOS — ONLYOFFICE Документы 1.3. Теперь в нём можно редактировать электронные таблицы и подключать сторонние облачные хранилища. Также готовится к выходу новенькое приложение с документ-менеджментом под Android. В общем, оставайтесь с нами.