Введение

Пару лет назад по долгу своей службы я делал обзор систем электронного документооборота, с которым вы можете ознакомиться здесь. Недавно мне была поставлена новая задача — выбор BPM (business process management) системы. Этот класс систем предназначен для моделирования и исполнения бизнес-процессов, которые в последнее время приблизились к статусу must have. Этот статус подтверждается повсеместным внедрением BPM-систем в крупные банки Казахстана и России, промышленные организации и гос структуры, не говоря уже о фактической популярности ВРМ на Западе.

Целью внедрения BPM-системы в нашей компании является автоматизация процессов:

1. Управление персоналом
2. Управление продажами
3. Управление закупками
4. Управление выпуском продукции.

Потенциальное решение должно содержать в себе функциональность каждого из данных направлений, быть конфигурируемым, чтобы была возможность адаптировать его под наши нужды.

Почему был сделан выбор именно в пользу ВРМ? Здесь сыграло роль ряд факторов. Во-первых, BPM-системы могут заменить собой системы класса ERP, CRM и ECM, но в отличие от них, ВРМ не привязаны к жесткой модели и концепции этих систем и более гибко адаптируются под любую структуру организации. BPM позволяет автоматизировать уникальные процессы, существующие только в вашей компании.

Во-вторых, в отличие от узконaправленных систем, BPM-системы охватывают больший спектр задач и обладают большей гибкостью, что позволяет более успешно адаптировать информационную среду под постоянно меняющиеся процессы компании. Анализ эффективности в ВРМ происходит на том уровне детализации, который обычно не предлагается ERP-системами: например, в ВРМ предоставляется информация о том, сколько времени занимает полный цикл процесса или сколько процессов инициируется и завершается за конкретный промежуток времени. Кроме того, BPM-систему с легкостью можно интегрировать с другими информационными системами, что для нас было особенно актуально.

P.S. В связи с карантином работа над этой статьей была отложена, поэтому некоторая информация о продуктах в ней может быть устаревшей на момент публикации статьи.

Обзор систем

Ниже приведен краткий обзор ВРМ-систем, присутствующих на рынке Казахстана, которые мы смогли испытать. К ним относятся системы казахстанского производства, а также стран ближнего (Россия, Украина) и дальнего (США, Германия) зарубежья.

Среди казахстанских решений были выявлены системы ARTA SYNERGY и Tengri BPM. ARTA SYNERGY по информации с сайта компании имеет функциональность BPM, но не вошла в данный обзор, так как нам было отказано в доступе к системе, а материалы, предоставленные на сайте компании, не раскрывают функциональные возможности продукта. Существуют и другие казахстанские решения, позиционирующие себя как BPM системы, однако мне не удалось выделить в них BPM-функциональность, в связи с чем такие решения в обзор не были включены.

Среди зарубежных решений, вошедших в обзор – это Creatio, Camunda, Pega и ELMA BPM – решения, о внедрении которых в казахстанские компании мне стало известно от представителей самих компаний и согласно информации, имеющейся в публичном доступе.

[1] Creatio (в статье используется прежнее название продукта bpm'online)

Рисунок 1. Работа с документами

Рисунок 2. Страница конфигурирования

Система bpm’online компании Terrasoft – это пример успешного распространения продуктов, произведенных в СНГ на западный рынок. Как и подразумевает название, система является облачным сервисом с веб-интерфейсом, но также имеется возможность установки на площадку клиента. Интерфейс привычен и достаточно легко настраивается, меню навигации в левой части и основные операции – в верхней части системы.

В bpm’online имеется несколько продуктов: Сервис, Маркетинг, Продажи, Студия, в основе каждого из которых лежат процессы. К тому же в разделе Marketplace можно приобрести другие готовые программные решения, чтобы закрыть потребности конкретной отрасли. В системе возможно использование нескольких готовых продуктов одновременно. В каждом журнале есть возможность сразу посмотреть «Итоги» (функционал отчетности). Пользовательский интерфейс и документация реализованы на высоком уровне. Возможность моделировать процессы в bpm’online – одна из важных функций, позволяющая конфигурировать систему под процессы, присущие вашей организации. В bpm’online цепляет функциональность CRM, например, возможность «обогатить данные».

К слабым сторонам bpm’online я бы также отнес сложность конфигурирования системы. Также конструирование отчетов имеет ограниченную функциональность – в табличный отчет можно вывести данные только одного журнала.

[2] Tengri BPM

Рисунок 3. Работа с заявками

Рисунок 4. Дизайнер процессов в Tengri BPM

Из плюсов: возможность сквозной автоматизации за счет наличия готовых продуктов (Архив, Бюджетирование, Документооборот, Кадры, Клиенты, Проекты, Сервис, Цели), а также продукты из магазина решений. Удобный визард, который ведет пользователя от ввода названия процесса, прав доступа до моделирования процесса на шаге дизайнер процессов. Если в вашей организации практикуются процессы с многоэтапным рецензированием и редактированием документов, то думаю, возможность совместного редактирования файлов документов одновременно несколькими сотрудниками существенно сэкономит ваше время.

Из минусов: достаточно тяжело разобраться с вариантами развертывания – нужно выбирать между локальным и облачным, с использованием или без использования SharePoint – хотелось бы знать больше о том, что получают пользователи в каждом из вариантов.

[3] Camunda

Рисунок 5. Список заданий

Рисунок 6. Форма задания

У платформы Camunda также есть различные модули/составляющие, но, в отличие от вышеописанных систем, это не столько отдельные продукты, сколько компоненты, отвечающие за разные функциональные возможности. Коммерческие компоненты платформы:

• BPMN Engine (движок для управления услугами и потоками задач посредством диаграмм процессов в BPMN 2.0)
• DMN Engine (библиотека Java для оценки деревьев решений на основе стандарта DMN 1.1 OMG; может использоваться как библиотека, встроенная в приложение, или в сочетании с платформой Camunda BPM)
• Modeler (десктоп-приложение для редактирования диаграмм процессов и таблиц данных для принятия решений).
  К open-source компонентам Camunda относятся модули:
• Admin (модуль контроля над пользователями, группами пользователей, распределения доступа)
• Cockpit (модуль мониторинга процессов и операций)
• Tasklist (модуль работы с задачами и бизнес-процессами)
• Optimize (модуль идентификации ошибок и препятствий в рабочих процессах).

Движок Camunda интегрируется в существующую модель и позволяет программировать на базе этой платформы. Организации, готовые к доработкам силами своих программистов, могут воспользоваться данной возможностью для адаптации платформы под собственные нужды.
Среди преимуществ системы – строгая приверженность стандартам BPMN 2.0, что помогает избежать ненужных проблем еще на уровне моделирования. Но необходимо учитывать, что Camunda заточена в основном на Java, и работа с ней в MS-ориентированной среде затруднительна.

Модель лицензирования сложна и подвязана не только к количеству консультационных часов, но и к таким метрикам, как Flow node instance (количество запущенных экземпляров активностей) и Executed decision elements (количество элементов решения, выполненных при оценке таблиц данных для принятия решений).

[4] Pega

Рисунок 7. Работа с документом

Рисунок 8. Конфигурация кейса

Слабо представлена на рынке стран СНГ, но за рубежом занимает лидерские позиции в сегменте ВРМ и используется крупными банками и транспортными компаниями. Позволяет создавать и моделировать бизнес-приложения внутри платформы, а также извлекать и визуализировать аналитику.

К интерфейсу претензий нет, разделы четко разграничены, и их назначение вопросов не вызывает. Pega предоставляет возможность настроить интерфейс рабочего стола один раз и пользоваться им также с другого устройства. Поддерживается небольшой набор возможностей для «хардкорной» кастомизации, но в целом линейка стандартных компонентов очень широка.
В Pega задать правила и/или бизнес-процесс может как программист, так и пользователь, причем пользователь может работать над теми правилами, к которым имеет доступ, параллельно с программистами. Функционал управления кейсами будет удобен для работы над однотипными, повторяющимися задачами.

[5] ELMA BPM

Рисунок 9. Начальная страница

Рисунок 10. Мониторинг процессов

Система ELMA на российском рынке достаточно популярна, однако на рынке Казахстана представлена слабо. Полнофункциональный документооборот, широкая область применения конструктора форм в системе. Система сложная – новичку понадобится время, чтобы разобраться с тем, где найти нужные документы (среди Документов, Процесс или Задач) и какие вообще возможности по работе с процессами в системе есть.

На мой взгляд не хватает более удобной визуализации такого функционала, как календарь задач, прогресс исполнения процесса, отчеты. Имеется мобильное приложение, однако его функционал ограничен созданием задач и процессов, просмотром и взаимодействием со списком задач, и отправкой сообщений.

Сравнение функциональности

В таблице ниже приведено сравнение функциональных возможностей всех вышеупомянутых систем.

Стоимость лицензий

Bpm’online: 68 481 – 182 616 тг на пользователя в год

Индикативные цены в долларах США указаны ниже для каждого продукта:

• bpm’online marketing — $ 540 пользователь / год
• bpm’online sales: пакет team — $ 180 пользователь / год (для небольших компаний с прямыми длинными продажами);
• bpm’online sales: пакет commerce — $ 240 пользователь / год (для компаний с коротким циклом продаж и e-commerce);
• bpm’online sales: пакет enterprise — $ 480 пользователь / год (для средних и крупных компаний с большим количеством различных каналов продаж);
• bpm’online field sales — $ 180 пользователь / год.
• bpm’online customer center — $ 300 пользователь / год;
• bpm’online service enterprise — $ 540 пользователь / год.
• bpm’online studio – $25 пользователь / год
  Стоимость минимального стартового пакета для новых клиентов составляет $ 3000.

Tengri BPM:

2 634 – 37 500 тг на пользователя (бессрочная)

• Стоимость одной лицензии на платформу Tengri BPM = 5 000 тг
• Стоимость одной лицензии на продукт Tengri BPM: Документооборот = 27 500 тг
• Стоимость одной лицензии на продукт Tengri BPM: Архив = 29 500 тг
• Стоимость одной лицензии на продукт Tengri BPM: Кадры = 400 000 тг
• Стоимость одной лицензии на продукт Tengri BPM: Цели = 14 500 тг
• Стоимость одной лицензии на продукт Tengri BPM: Бюджетирование = 300 000 тг
• Стоимость одной лицензии на продукт Tengri BPM: Клиенты = 200 000 тг
• Стоимость одной лицензии на продукт Tengri BPM: Сервис = 100 000 тг
• Стоимость одной лицензии на продукт Tengri BPM: Проекты = 37 500 тг.

30 000 – 400 000 тг на оператора (бессрочная)

• Стоимость одной лицензии на продукт Tengri BPM: Кадры = 400 000 тг
• Стоимость одной лицензии на продукт Tengri BPM: Бюджетирование = 300 000 тг
• Стоимость одной лицензии на продукт Tengri BPM: Клиенты = 200 000 тг
• Стоимость одной лицензии на продукт Tengri BPM: Сервис = 100 000 тг
  Цены указаны из расчета кол-ва пользователей/операторов < 150. Скидка на лицензии варьируется от 5 до 70%, в зависимости от количества пользователей.

Облачная подписка за год: 3 512 – 49 000 тг на пользователя.

Camunda: 19 326 635 – 77 439 781 тг в год + цена дополнительных FNI (flow node instances)

Пакет Standard: € 44900 в год (включает в себя 60 миллионов FNI исполненных процессов) + € 0.00075 за каждый дополнительно использованный FNI.
"Flow node instance" – это экземпляр компонента процесса, может быть представлен в виде активити (задачи или подпроцесса), входа/выхода или события. Примитивный процесс, изображенный на картинке ниже, таким образом состоит из 3 FNI.

Pega: От 410 497 тг на пользователя в год

Enterprise Starter – $90 на пользователя в месяц (Корпоративные приложения для внутренних инициатив)

Enterprise Transformation – цена не указана (Корпоративные приложения для вовлечения клиентов и оптимизации)

Минимальное количество пользователей: 100.

ELMA BPM: Средняя стоимость 267 760 тг платформа + 42 841-107 094 тг лицензия на пользователя (бессрочная)

• ELMA BPM Community Edition – бесплатно (бесплатная версия, которая позволяет моделировать бизнес-процессы и автоматизировать их исполнение)
• ELMA Standard – 45 000 руб. (полнофункциональная редакция, предназначенная для компаний, которым необходимо обеспечить стабильное время отклика системы при одновременной работе до 200 пользователей). В стоимость входят сервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM, и приложение ELMA ECM+. Пользовательские лицензии приобретаются отдельно (1 именная лицензия = 7 200 руб, 1 конкурентная лицензия = 18 000 руб).
• ELMA Enterprise — цена не указана (управление бизнес-процессами для больших компаний и корпораций).
  Приобретение дополнительных приложений осуществляется за дополнительную стоимость.

Расчет стоимости на примере

В таблице ниже привожу итоговую стоимость лицензий для организации со следующими характеристиками: 1000 пользователей, 500 процессов, 30 flow node instances в каждом процессе, 100 итераций каждого процесса в год.

Необходимо учитывать, что, кроме лицензий, возможны также расходы на техническую поддержку, внедрение силами вендора или партнера вендора, т.к. внедрение своими силами, скорее всего, не будет настолько эффективным как внедрение квалифицированными специалистами по продукту и аппаратное обеспечение.

Заключение

Как показал сравнительный анализ, все системы достаточно разные, как с точки зрения функциональности, так и с точки зрения интерфейса. Однозначного лидера здесь быть не может, т.к. эффективность системы обуславливается в первую очередь потребностями компании, а не только имеющимися фишками. Очевидно лишь, что решения bpm’online и Pega представляют отдельный ценовой сегмент. В отличие от трех других систем, Pega и Camunda не предоставляют широкого набора готовых конфигураций, а сфокусированы на своих ключевых возможностях. Думаю, будет интересно провести аналитику через пару лет, когда количество внедрений в местные компании будет более внушительным для проведения параллелей, а также когда, вероятно, появятся новые релизы существующих решений и новые игроки на рынке.