Автоматизация процессов работы с кадрами может принести много пользы. Но для этого каждая информационная система в вашей компании должна иметь возможность передавать информацию в HCM (Human Capital Management) решение. И здесь очень часто возникают различные “но”, которые мешают получить максимальную отдачу от возможностей кадровых платформ. В этом посте мы расскажем, как вопрос интеграции решался в нашей компании, и почему другие системы легко интегрируются с модулями HCM-платформы TalentTech через открытый API.

Каждая HCM-система может предложить вам личный кабинет и инструменты для автоматизации HR процессов, практически все современные продукты могут работать в виде облачного сервиса или On-premise решения. Но на практике отдача от HCM больше всего зависит от того, насколько решение интегрировано в инфраструктуру. Чем больше процессов отражается в решении по управлению кадрами, тем больше она “знает” о реальном опыте сотрудников, о карьерном пути и образовательном треке каждого специалиста. Поэтому интеграция с другими информационными системами — это самое важное.

Существует мнение, что для HCM нужно предусматривать стандартные интеграции с одними или другими информационными системами. Однако на практике такой подход не всегда работает. Взять хотя бы популярные системы для бухгалтерского и управленческого учета — ведь у большинства компаний в этих системах отражаются все основные процессы, связанные с ведением бухгалтерии, учета рабочего времени и так далее. Казалось бы, логично организовать универсальный интерфейс для интеграции. Но проблема заключается в том, что такая система в каждой компании будет своя, и интерфейс придется настраивать и докручивать, чтобы она получала данные именно из тех таблиц, из которых нужно.

Например, у нас есть такой продукт, как TalentTech Цели. Это один из модулей платформы, который позволяет контролировать достижения результатов, делать целеполагание понятным и прозрачным. В нем можно выбрать методологию постановки целей, определить параметры OKR или KPI, которых мы хотим достичь, а также выбрать метрики для расчета. Но в конкретной компании будут свои переменные. Например, каждая организация по-разному обращается к этому модулю, использует свои метрики, пересматривает и оценивает результат также по-своему и со своей частотой.

Поэтому мы пошли более универсальным путем, и разработали открытый API. Такой подход позволяет интегрировать HCM-систему с любой другой ИС, используя набор стандартных вызовов и процедур.

При этом для стандартных случаев мы сохранили пару интеграций, которые работают “из коробки”. Например, в TalentTech существует библиотека для авторизации в “1С-Битрикс” и сервис единой авторизации в SAP. Практически все остальное мы реализуем через API — дописывая несложный код на стороне систем заказчика, а если это невозможно — используем API интересующей нас системы, чтобы добавить интеграцию в TalentTech.

Модульная архитектура

Кстати, использование API также является хорошим решением для организации внутренних коммуникаций между различными модулями решения. Так, HCM-платформа TalentTech внутри реализует те же принципы и предоставляет модулям API, чтобы они могли взаимодействовать друг с другом. За счет наличия внутренних API происходит быстрое и простое добавление в систему новых модулей, которые раньше не использовались. Например, если у вас не было модуля TalentTech Обучение, который нужен для контроля над развитием компетенций сотрудников, как говорится, без отрыва от производства. При этом все данные, уже накопленные в системе, будут доступны для формирования индивидуальных образовательных треков.

Еще одна особенность модульной платформы — наличие единой точки управления. В случае с TalentTech этот модуль представляет собой консолидированный интерфейс для контроля и мониторинга по всем внутренним компонентам платформы, а так модулям. Таким образом, у самих модулей административная панель отсутствует как таковая. Подобный подход позволяет с одной стороны избавиться от лишней сложности в каждом отдельном компоненте, а с другой — контролировать работу всей платформы из одной консоли.

Для обмена сообщениями в TalentTech предусмотрена специальная шина. Она используется всеми компонентами системы для доставки сообщений. Через нее также передается информация во внешние сервисы и системы. Так, если на работу пришел новый сотрудник, то шина обеспечит передачу этой информации во все модули системы, в которых это сообщение должно быть зарегистрировано и учтено.

Перенос данных

Еще один интересный вопрос — это обмен данными. Внутри платформы он реализован автоматически, а с внешними системами взаимодействие нужно настраивать. Каким методом это сделать? Тут все зависит от того, как часто нужно делиться информацией. 

Если это однократный процесс, и для дальнейшей работы HCM требуется просто выгрузить какой-то набор данных, например, информацию о стаже сотрудника, проще всего сделать это при помощи самого универсального решения — MS Excel. Достаточно просто экспортировать данные из одной системы в Excel и импортировать в другую. Однократный процесс и минимум затрат на его реализацию.

Вторая сторона вопроса — использование метрик HCM-платформы для принятия управленческих решений. Например, нередко на основе данных из модулей TalentTech производится расчет бонусов и поощрений, а также составление плана обучения в системе индивидуального развития. Для этого нужно настроить обратную передачу данных в учетную/бухгалтерскую систему или в систему планирования.

Передача данных легко настраивается при помощи webhook’ов. Параметры взаимодействия настраиваются внутри интерфейса, а в информационной системе заказчика в коде описываются правила обработки событий. 

Цифровой профиль

В случае с HCM-платформой TalentTech,  центром всех интеграционных процессов является цифровой профиль пользователя. Фактически это цифровой двойник каждого сотрудника (исключительно в отношении его работы — ничего личного), который содержит всю информацию о деятельности и компетенции каждого человека. 

Для построения цифровых профилей нужно провести сбор всей доступной в компании информации, включая навыки и компетенции, учесть услуги, которые может предоставлять каждый сотрудник, а также показатели его эффективности. И тут опять же очень важна интеграция. Если человек оказывает услуги или ведет какие-то проекты, становится необходима интеграция с другими системами, в которых  отслеживается качество услуг или хотя бы фиксируется факт исполнения работ, чтобы накопить данные об опыте каждого человека.

Чтобы реализовать этот функционал, мы обеспечили возможность структурировать неструктурированные данные и перенести их Цифровой профиль. Так, например, поток информации из системы управления проектами, в которой содержатся фамилии исполнителей, преобразуется в дополнения к соответствующим цифровым профилям.

Что это дает? Например, цифровой профиль можно использовать как часть системы внутреннего аутсорсинга. Это позволяет выделить владельцев ресурсов с набором специалистов для предоставления сервисов разным подразделениям. Это может быть, например, маркетинг, логистика или ИТ-поддержка. В зависимости от задачи сервисное подразделение предоставляет сотрудников на конкретные проекты, а цифровой профиль позволяет провести сопоставление и выбрать именно того человека, который больше всего подойдет для конкретной задачи. Кстати, решать этот вопрос помогает искусственный интеллект, об использовании которого в HR мы уже писали в нашем блоге. Такая практика позволяет сократить время выполнения работы и/или повысить ее качество.

Заключение 

С нашей точки зрения вопросы интеграции очень важны для эффективной работы HCM-системы. И если даже внешне кажется, что решение работает и показывает какие-то хорошие метрики, без глубокого взаимодействия со всем ландшафтом ИТ, результаты оценки KPI и данные работы с сотрудниками будут далеки от реальной жизни. Именно поэтому мы стремимся развивать платформу. Порой мы даже настаиваем на интеграции со всеми системами, в которых могут содержаться важные для оценки труда сотрудников данные, ведь сделать это через открытые API оказывается достаточно просто.