Введение

Скрам - это гибкая методология ведения различных процессов и проектов. Основными принципами Скрама являются: разделения процесса на равные по времени этапы (Спринты), постановка и выполнение задач в рамках каждого Спринта, визуализация всех Спринтов и задач на Скрам-доске.

Статья предназначена для пользователей, уже знакомых с данной методологией, но мы постараемся как можно детальнее рассказать и о самом Скраме.

Теперь сам кейс. Приятного прочтения!

Клиент

Современный, высокотехнологичный центр дорожно-строительных материалов. В сферу деятельности компании входят обеспечение строительными материалами, необходимыми для ремонта, восстановления и прокладывания новых автомобильных и железных дорог, строительство и реконструкция мостов.

Задача

За 2 месяца вывести на рынок новый продукт - производство модульных зданий.

Решение

Вывести новый продукт на рынок по методологии Скрам, что позволит ставить микрозадачи, регулярно отслеживать их статус, выявлять проблемы, мешающие процессу, и оперативно вносить корректировки. Что в итоге и поможет уложиться в 2 месяца.

Команда

Еще до обращения Клиента к нам у него была собрана команда из числа сотрудников в количестве 5 человек, которая и должна была заняться выводом нового продукта на рынок. В дальнейшем заменили одного из участников и сформировали Скрам-команду, но об этом далее.

С нашей стороны в проекте участвовали Менеджер проекта (занимается организационными и административными вопросами) и бизнес-консультант (ведет методическую часть, непосредственно работает со Скрам-командой).

1 этап - подготовительный (1 день)

Для оперативной коммуникации наших сотрудников с командой Клиента создали чат в Телеграмме.

Направили Клиенту список необходимых материалов для формирования физической Скрам-доски. Мы со своей стороны всегда настаиваем на формирование именно физической Скрам-доски у Заказчика, это позволяет сформировать у участников процесса необходимые навыки для быстрого и качественного внедрения методологии Скрам.

Скрам-доска (Sprint Board) - это визуализация всех задач внутри одного Спринта, отображает текущий статус задач, чаще всего это: "Сделать", "В работе", "Готово". Используют как физические демонстрационные доски, так онлайн доски такие, как: Jira, Trello, MeisterTask и др.

Провели оценку компетенций участников команды. По результатам тестирования выявили у одного из сотрудников недостаточный уровень компетенций, заменили его на более подходящего для данного проекта сотрудника. Определили Скрам-мастера проекта, Владельца продукта и Заказчика. Скрам-команда была сформирована и готова к запуску проекта.

Скрам-команда - самодостаточная и самоорганизованная команда сотрудников, обладающая соответствующими компетенциями для успешной реализации проекта.

Скрам-мастер - способствует стремительному росту производительности команды. Может быть внутренним сотрудником или привлеченным специалистом.

Владельца продукта (Product Owner) - отвечает за вИдение конечного продукта и его ценностей для пользователя. Дает команде представление о том, над чем они работают и в какой последовательности. Важно - он не управляет командой, а является ее частью. Чаще всего это руководитель подразделения/отдела.

Заказчик – это заинтересованное лицо, способное повлиять на успех и затраты проекта, дает обратную связь Владельцу Продукта и Скрам-команде в целом по видению проекта. Нередко участвует в Обзоре спринта. Зачастую является частью организации, которая разрабатывает продукт.

Провели онлайн-встречу (1-1,5 часа) на предмет определения жизнеспособности продукта (на сколько этот продукт нужен данному бизнесу). Закрепили компетенции сотрудников. Рассказали, как составить Дорожную карту всего проекта.

Дорожная карта проекта - визуализация стратегического развития продукта. В большинстве случаев дорожная карта отвечает на вопросы «кто?», «что?» и «когда?» должен сделать для достижения цели.

2 этап - краткое обучение и планирование первого спринта (1 день)

Весь процесс обучения и внедрения Скрама проходит в формате онлайн-встреч (чаще всего в Зуме, реже в Скайпе).

Провели со Скрам-командой краткую (1,5-2 часа) онлайн-встречу, обучили основным принципам методологии, рассказали, как будет строиться работа, что такое Спринты и ежедневные и еженедельные Скрам-мероприятия. Как и какие задачи ставить в рамках Спринта и отдельных Мероприятий.

Спринт - это короткий временной интервал, в течение которого Скрам-команда выполняет заданный объем работы. Чаще всего 1 спринт = 1 неделя.

Скрам-мероприятия - мероприятия, в рамках которых формируются, планируются и отслеживаются задачи. Далее расскажем о каждом мероприятии подробнее.

На второй онлайн-встрече (1 час) помогли Команде спланировать первый Спринт: определить задачи Спринта и Мероприятий внутри него.

Мы за практический подход, поэтому лишь 20% нашего проекта составляет теория, 80% - практика.

3 этап - внедрение методологии Скрам (4 недели)

Весь проект разделили на недельные Спринты. На первый Спринт запланировали только Ежедневные скрамы и Планирование спринта. Одной из особенностью нашего подхода к внедрению Скрама является поэтапный ввод Скрам-мероприятий. Так участники команды не теряются в многообразии ежедневных и еженедельных Мероприятий.

Ежедневный скрам (Daily Scrum) - ежедневная встреча длительностью не более 15 минут, на которой каждый участник команды отвечает на три основных вопроса: какие задачи выполнил за прошлый день, какие задачи планирует сделать в текущий, мешает ли что-то выполнению текущих задач.

Планирование спринта (Sprint Planning) - еженедельная встреча, для недельных спринтов длительность 1-2 часа. Скрам-команда планирует объем задач на предстоящий спринт и способы решения этих задач.

Все Мероприятия внутри Спринта Скрам-команда фиксирует на видео и заливает их на облако. Ежедневно наш Бизнес-консультант просматривает данные видео и в течении 24 часов дает обратную связь в CRM-системе (в данном случае в Битрикс24). По завершению Спринта Бизнес-консультант проводит онлайн-встречу со Скрам-командой (1-2 часа), на которой указывает на точки роста, дает рекомендации, отвечает на вопросы. В течении самого Спринта участники Скрам-команды также могут задавать вопросы Бизнес-консультанту в заранее созданном Телеграмм-чате

По результатам первого Спринта сразу выявились классические проблемы - все участники Скрам-команды сами себе ставили задачи, которые в большинстве своем не приближали к поставленным результатам, также участники игнорировали некоторые Мероприятия. Мы со своей стороны конечно же указали на данные недочеты.

Во второй Спринт добавили событие Обзор спринта. По результатам данного Спринта выявили, что некоторые участники продолжают ставить себе легкие задачи, также отметили низкую вовлеченность Владельца продукта и Заказчика, в связи с чем упала вовлеченность Скрам-команды. Опять же обратили внимание на их недочеты, провели индивидуальную работу с Владельцем продукта и Заказчиком, настояли на их максимальной вовлеченности в процесс.

Обзор спринта (Sprint Review) - еженедельное мероприятие, для недельных Спринтов его длительность не более 1 часа. Проводится в конце Спринта, на нем Скрам-команда презентует результаты Спринта.

В третий Спринт добавили событие Ретроспектива спринта. Тут уже отметили постановку качественных задач и полное вовлечение всех участников в Мероприятия Спринта. Сказалась бОльшая вовлеченность Владельца продукта и Заказчика.

Уровень вовлеченности Владельца продукта и Заказчика напрямую влияет на эффективность всего проекта. Если Владелец продукта и Заказчик вовлечены на 20%, то результат проекта составит 20% от запланированного.

Ретроспектива спринта (Sprint Retrospective) - еженедельное мероприятие, для недельного Спринта его длительность 30-60 минут. Проводится после Обзора спринта и перед Планированием. На нем оценивают эффективность выполненных задач и то, насколько близко они приближают проект к конечном результату, при необходимости вносятся корректировки.

В четвертый Спринт добавили последние мероприятие Стори Поинты. К этому Спринту команда уже вышла на необходимый уровень эффективности - все Мероприятия проводились согласно запланированного графика, задачи ставились и выполнялись в назначенные сроки.

Стори Поинт (Story Points) - метод оценки сложности задач в условных единицах. Каждый участник Скрам команды оценивает сложность, как своих задач, так и задач других участников. В результате выбираются средние значения. Таким образом, оценка сложности задач получается максимально легитимной.

Но к этому моменту уже прошло три недели, которые были недостаточно результативными, иными словами потеряли много времени, которого и так было мало. Чтобы все-таки уложиться в запланированный срок - 2 месяца, Заказчик принял верное решение - уделить данному проекту максимальный приоритет в компании.

В рамках четвертого Спринта команде приходилось брать вдвое больше задач, но в итоге за неделю они смогли нагнать все потерянное время.

4 этап - самостоятельная работа Скрам-команды (4 недели)

К данному этапу Скрам-команда проекта работала уже полностью самоорганизованно, наш Бизнес-консультант практически не вносил корректировок в работу Команды, лишь немного помогал им в тех или иных вопросах, но продолжал давать обратную связь по видео-отчетам проведенных Мероприятий.

Результат

К концу восьмого Спринта продукт был полностью сформирован и готов к выводу на рынок. Скрам-команда была полностью обучена методологии Скрам и могла уже самостоятельно внедрять Скрам в другие процессы компании. Клиент отметил значительный рост самоорганизованности и эффективности всех участников проекта и планировал задействовать в данной методологии как можно больше своих сотрудников.

Заключение

Методология Скрам является действительно гибкой и эффективной. С помощью данного метода можно вести большинство бизнес-процессов в компании: от регулярных процессов, например, продажи и закрытие сделок, до разовых проектов, например, вывод нового продукта на рынок.

Если вам была полезна данная статья, мы будем рады поделиться с вами другими нашими кейсами, у нас их не один десяток. Будем рады вашим комментариям и вопросам!