Многие задались этим вопросом, когда пришлось уйти на удалёнку. Но постепенно команды подстроились, кто-то вернулся в офис, стало полегче. А теперь нас серьёзно тряхнуло, и бесполезные, изматывающие собрания вернулись снова. Почему их так много? Образовательный центр Verno, входящий в группу компаний red_mad_robot, рассказывает о нескольких причинах.

Ненастроенные процессы и плохая коммуникация

Обычно встречами компенсируют организационные недостатки. В календарях сотрудников появляются бесконечные «информирования», «обновления», «статусы». Это огромная трата времени, особенно если команда растёт.

Большую часть такой работы можно и нужно делать асинхронно. Учиться вести паспорта проектов, рабочие доски, рассылки, письменные отчёты, которые можно смотреть и комментировать в удобное время.

Если же руководителю нужно пообщаться с каждым, продуктивнее провести несколько индивидуальных встреч на пару минут. Руководитель как заинтересованная сторона потратит тот же час, зато сотрудники сэкономят его для своих задач.

На собраниях размазывают ответственность

Если никто в команде не отвечает за функциональную зону либо ответственный не может принять решение, встречи собираются для иллюзорного «информирования» и «запроса мнений». По сути же проблема затягивается, а ответственность за неё аккуратно перекладывается на всех.

Нет ничего плохого в том, чтобы советоваться с командой, но это можно делать асинхронно. Главное, чтобы у каждого направления был ведущий с компетенциями и полномочиями что-то решать.

Совещания нужны для контроля

Так руководитель занимается микроменеджментом команды. Возможно, сотрудники слабоваты, и приходится проверять каждый шаг. Или сам руководитель ещё не набрался опыта, вот и подстраховывается авторитарным стилем управления «сверху вниз», «лицом к лицу». В любом случае частые собрания — плохой и затратный способ отслеживать результаты. Лучше потрудиться, но научить людей работать самостоятельно, чтобы им можно было доверять.

Встречи плохо организованы

Встречи без темы, которые превращаются в поток жалоб и выяснение отношений. Безрезультатные встречи и встречи с неограниченным числом участников. Можно закрыть сразу несколько проблем, если договориться о правилах проведения совещаний. Прописывать повестку и желаемый результат, чтобы сотрудники знали, куда и зачем приглашены. Распределять роли: ведущий следит за повесткой и тем, чтобы участники не отклонялись от сути, кто-то из участников — за временем, специальный ответственный ведёт заметки. А после встречи участникам отправляется краткое письмо с её итогами: что рассмотрели, что решили, кто что готовит к следующему собранию.

Сотрудникам не хватает общения

Повестка совещаний размывается, если сотрудникам просто некогда больше поговорить. Одни когда-то работали вместе, а теперь сидят порознь и скучают. Другие только собрались в команду и хотят узнать друг друга получше. Да и новичков хочется побыстрее включить в контекст. Для укрепления отношений команде нужны события с неформальным общением, о которых не стоит забывать. Иначе и работа пострадает.

Попробуйте оценить состояние своей команды по названным индикаторам.

Больше о том, как организовать обучение и работу команд, — в телеграм-канале «Не мешайте людям работать».

Чтобы получить пробную консультацию по прокачке ваших ИТ-команд, пишите Паше Бунтману из Verno.