За последние несколько лет офисные программы проделали большой путь от десктопных редакторов со сложным интерфейсом до многопрофильных платформ с функциями управления командой, совместного редактирования и обмена данными. При этом офисных программ стало настолько много, что выбрать подходящую из десятков опций теперь непросто. В этой статье попробуем разобраться, какими характеристиками должны обладать современные офисные пакеты для бизнеса.
1. Версии офисных программ, которые можно выбрать в зависимости от потребностей компании
Сегодня офисные редакторы для работы с документами можно приобрести в трех вариантах:
Десктопном (коробочном). Пользователю предлагается установить программу на ПК или ноутбук.
Облачном. Не требуют для работы установки дополнительных приложений – доступ к ним можно получить напрямую из браузера.
Серверном. Позволяют хранить все данные на выделенных серверах, контролируемых сотрудниками предприятия. Используются крупными компаниями с развитой инфраструктурой.
При выборе офисного софта необходимо обращать внимание на предлагаемые вендорами модели дистрибуции.
Некоторые решения, например, российский офисный пакет«Р7-Офис», позволяют выбирать из всех трех версий.
Другие, например, китайский WPS Office, предлагают только десктопную версию. Это может быть не критично для небольшой компании, но для крупного бизнеса серверная версия часто является необходимостью.
2. Возможность совместной работы с документами
Эффективность работы каждого сотрудника сегодня напрямую зависит от технологических решений, встроенных в бизнес. Применительно к офисным программам это означает возможность быстрой коммуникации между сотрудниками из разных подразделений компании.
Режим совместного редактирования поддерживают далеко не все офисные решения.
Обмениваться правками в мессенджере или присылать исправленный вариант файла на электронную почту - не самая рациональная трата времени и ресурсов.
Эти задачи уже давно успешно решают редакторы с помощью подключения к частному облачному хранилищу.
3. Наличие корпоративного мессенджера
Большим плюсом при выборе офисного редактора является поддержка внутренних чатов. Большинство сотрудников уверено, что рабочий вопрос можно обсудить в мессенджере или соцсетях, однако сторонние программы вроде Telegram или WhatsApp не гарантируют безопасности передаваемых данных.
Это может привести к утечкам информации и прямым убыткам компании.
Из-за этого использование мессенджеров и соцсетей на рабочем компьютере нередко оказывается в организациях под запретом. Поэтому важно, чтобы в офисном пакете был внутренний канал коммуникации. Встроенные чаты и даже полноценные мессенджеры все чаще включают в офисные редакторы – использование этой функции может помочь оптимизировать работу всей команды.
4. Инструменты для управления командой
Онлайн-редакторы никогда бы не вытеснили работу офлайн, если бы бизнесу не было важно оптимизировать работу смежных подразделений. Практически любая задача требует внимания многих блоков внутри компании: руководителей, ответственного сотрудника, делопроизводства, юридической службы.
Конечно, задачи между сотрудниками можно распределять на летучках и записывать их на доску, однако современные офисные программы способны предложить более эффективные методы.
Некоторые разработчики предлагают корпоративные календари и программы для управления проектами в рамках единой подписки, другие делают функционал для управления командой частью самого текстового редактора (Notion, Noteоjoy). В любом случае современный офисный софт должен как минимум поддерживать синхронизацию со сторонними органайзерами.
5. Поддержка всех популярных форматов файлов
При переходе компании на новый офисный пакет важно, чтобы он поддерживал основные форматы документов Microsoft и OpenDocument – сотрудникам присылают файлы извне. Чаще всего они создаются в Microsoft Office.
При выборе нового решения стоит обратить внимание на то, какие форматы оно поддерживает и можно ли в нем открыть старые файлы.
Некоторые текстовые редакторы (например, Notion) не позволяют это сделать в силу технических особенностей (сохранение в формате HTML-разметки).
Несмотря на то что форматы OpenDocument (odt, odp, ods) не столь распространены, как форматы Microsoft (docx, xslx, pptx), их по-прежнему используют многие редакторы с открытым исходным кодом – например, Apache или Libre Office.
Учитывая это, стоит выбирать софт с поддержкой максимального числа форматов. В некоторых продуктах («Р7-Офис») она предусмотрена по умолчанию, в других (WPS Office) может требовать установки дополнительного расширения внутри приложения.
6. Возможность интеграции с важными сервисами
Большой проблемой при смене программного обеспечения является миграция данных. Необходимость вручную переносить всю информацию нередко становится главным аргументом для того, чтобы не внедрять новое решение.
Сегодня все нужные данные можно сохранить в облаке, а после синхронизировать с новым сервисом.
Главное в этом вопросе – техническая возможность синхронизации со сторонними сервисами: Google Drive, «Яндекс.Диск», Dropbox, NextCloud. Важно обращать внимание, предлагает ли ваш редактор такую опцию.
7. Уверенность в продолжении технической поддержки
В 2022 году российский рынок ПО претерпел значительные изменения: гиганты Microsoft и Google объявили о прекращении поддержки софта в России. Программы других зарубежных разработчиков стали недоступны российским пользователям из-за ухода платежных систем Visa и Mastercard.
Наличие профессиональной пользовательской поддержки необходимо учитывать при переходе на новый софт, а самыми перспективными решениями в этом плане являются российские программные продукты, включенные в реестр отечественного ПО.
8. Адекватная стоимость решения
Ценовая политика – важный критерий при выборе офисного ПО. Некоторые вендоры не применяют гибкую ценовую политику в зависимости от потребностей конкретной компании, поэтому стоимость годовой подписки может оказаться чересчур высокой.
Здесь важно помнить, что дорого - не значит хорошо, дорого - значит не адаптировано для конкретного рынка.
Вместо того чтобы закладывать в бюджет дополнительные расходы на приобретение лицензий, стоит сравнить цены у нескольких поставщиков ПО и выбрать подходящий вариант.
9. Развитая партнерская сеть
Для бесперебойной коммуникации и работы организациям крайне важно, чтобы переход на новый офисный софт происходил максимально быстро и бесшовно.
Большим плюсом будет, если у производителя есть опытные партнеры, обладающие не только глубокими знаниями выбранного решения, но и сертифицированным инженерно-техническим составом. Они могут помочь организовать переход на новое офисное ПО – от тестирования до внедрения и эксплуатации.
Комментарии (16)
OlegZH
00.00.0000 00:00-2Пользователям нужно программное обеспечение, которое решает их повседневные задачи.
Задача вовсе не заключается в том, чтобы создать файл определённого формата (WORD, EXCEL, POWERPOUNT...), а в том, чтобы создать документ (и послать куда-то/распечатать/подписать), что-то посчитать и получить наглядное представление результатов.
Прежде всего, нужна база знаний, которая задаёт набор задач и способов их решения. Также нужна база данных, которая будет накапливать все действия пользователей (и результаты этих действий). Но ещё нужна и общая для всех инфраструктура. А то, какой смысл в офисном пакете, если мы не можем послать полученный файл в ведомство/издательство/контору. Тут нужно наладить всеобщий документооборот. Вплоть до того, чтобы имелась связь с банком и управляющими организациями, и чтобы пользователь мог настроить своевремнную оплату услуг ЖКХ с автоматическим формированием всех документов, идентичным натуральным (то есть — бумажным). Чтобы можно было бы эту базу данных перенести на другой компьютер. И т.д. и т.п.
OlegZH
00.00.0000 00:00-3Несмотря на то что форматы OpenDocument (odt, odp, ods) не столь распространены, как форматы Microsoft (docx, xslx, pptx), их по-прежнему используют многие редакторы с открытым исходным кодом – например, Apache или Libre Office.
Зачем это всё нужно? Вот какая задача решается? Подготовить что-то к печати? Да, это одна задача. А если надо с кем-то обменяться и/или совместно редактировать? Это будет совершенно другая задача!
Самое главное, что должен сделать разработчик, это предложить концепцию документа (как такового). Нужно понять, что документ — это полноценная база данных, а офисный пакет — это система управления базами данных. Офисный пакет — это что-то вроде операционной системы, в том виде, как это изначально задумывалось. остальное — docx, xslx, pptx — это частные представления порою одной и той же информации. И обмениваться нужно не docx, xslx, pptx, а специализированными форматами (хоть, xml, хоть json, хоть, ещё что-нибудь новейшее, типа owl/rdf).
OlegZH
00.00.0000 00:00(продолжу собирать молчаливые отклики)
Сегодня офисные редакторы для работы с документами можно приобрести в трех вариантах:
Тут было бы интересно увидеть обзор различных стратегий, которые придерживаются различные компании в зависимости от выбора того или иного варианта.
OlegZH
00.00.0000 00:00Режим совместного редактирования поддерживают далеко не все офисные решения.
А как организовано совместное редактирование в тех системах, где оно есть?
Эти задачи уже давно успешно решают редакторы с помощью подключения к частному облачному хранилищу.
Вот и интересно, как устроено это хранилище. В каком именно виде хранятся документы: как монолитные файлы или как "диффы"? Крайне интересен технический аспект.
(Говорят, ещё. что в git есть хороший контроль версий и т.п.)
OlegZH
00.00.0000 00:00Встроенные чаты и даже полноценные мессенджеры все чаще включают в офисные редакторы – использование этой функции может помочь оптимизировать работу всей команды.
Вот и интересно, как и насколько это всё может помочь. И как это выглядит?
OlegZH
00.00.0000 00:00В любом случае современный офисный софт должен как минимум поддерживать синхронизацию со сторонними органайзерами.
Это — самое простое и очевидное, что можно сделать. Другое дело, если нужно действительно что-то организовать. А тут нужны конкретные инструменты и доступ к определённым объектам управления. Например, организовать семинар. Чтобы организовать семинар, нужно заявить тему и сделать рассылку. Заранее выложить презентацию, но не голую презентацию, а с текстом доклада. Чтобы люди позадавали вопросы, и докладчик подготовил свои ответы. А если семинар успешный, то можно на выходе получить готовый документ (документацию по какому-либо вопросу или научную публикацию), так сказать, с учётом всех замечаний.
OlegZH
00.00.0000 00:00При переходе компании на новый офисный пакет важно, чтобы он поддерживал основные форматы документов Microsoft и OpenDocument – сотрудникам присылают файлы извне. Чаще всего они создаются в Microsoft Office.
Если налаживать всеобщий документооборот, то первичен вопрос то том, каков именно должен быть формат обмена. Соответственно, без стандартизации здесь не обойтись. Если будет доступен хороший пакет, то он должен стать стандартом, а не существующие (общепринятые) решения.
OlegZH
00.00.0000 00:00Большой проблемой при смене программного обеспечения является миграция данных.
Миграция данных (кстати, а когда возникает необходимость в миграции данных?) предполагает решение некоторой задачи, так сказать, вышестоящего уровня. И эта задача тоже должна решаться в рамках офисного пакета.
OlegZH
00.00.0000 00:00Наличие профессиональной пользовательской поддержки необходимо учитывать при переходе на новый софт, а самыми перспективными решениями в этом плане являются российские программные продукты, включенные в реестр отечественного ПО.
Это вопрос концепции. Если нужно действительно предложить инструмент для работы, то нужно изначально предложить некую общую архитектуру, инфраструктуру и набор сервисных утилит. В чём же должна состоять поддержка? Что-то не так работает? Значит, ошиблись в проектировании. Не додумали. Не доделали.
И ещё. Новое программное обеспечение имеет смысл использовать только, если его использование повсеместное. (Такой парадокс!) А чтобы стать повсеместным, ПО и должно, как раз, предложить общий для всех игроков рынка операционное пространство.
OlegZH
00.00.0000 00:00Для бесперебойной коммуникации и работы организациям крайне важно, чтобы переход на новый офисный софт происходил максимально быстро и бесшовно.
По моему, достижимость такого крайне сомнительна. Это возможно, только если сам переход некоторым образом предусматривается гибкой архитектурой офисного пакета. Другое дело, что нельзя быть в этих вопросах "немножечко беременным". А это значит, что всегда будет определённый зазор между функционированием старой и новой системы.
CyaN
Требование к офисному ПО у бизнеса на самом деле очень простое - "Хочу как MS Office, но только не от MS". И от степени соответствия данному критерию чаще всего и зависит успешность перехода. Потому что "Как у MS Office" - у каждого свое.
OlegZH
А почему обязательно MS Office?
grayrat
Пока государственные организации будут требовать документы в формате MS, их поддержка будет необходима.
OlegZH
А при каких обстоятельствах государственные организации требуют документы в электронном виде?
Morrigan1488
Например, когда ты в них работаешь.
grayrat
Например подача заявления на многих государственных сайтах
В последнее время таких точек все меньше, но встречаются.
Плюс обмен документами между организациями.
Те же отчеты об аудите, тут правда больше pdf рулит
Причем тот же winword, очень капризен в сложных верстках.
Одна и та же версия winword на Windows и Mac, может показать разное на одном документе.
Хорошо если документ пишешь сам, там хоть Стилями и грамотной версткой более менее можно многое исправить, хуже когда тебе дают кривейший dot и требуют сдавать в нем.
До сих пор вздрагиваю как вспоминаю работу над отчетом в 1300 страниц в такой жути. Добавляешь подраздел и слетает нумерация во всем документе...
p.s. Сам я давно работаю в Linux, но приходится держать VM под win в офисе.