Привет! Я Ольга Татаринова, со-основатель компании AGIMA AI и Epoch8. Сегодня я хочу поделиться историей, как мы ускорили и упростили найм, внедрив HR-чат-бота. Он рассказывает о компании, вакансиях, собирает резюме и предлагает выполнить тестовые задания. Всё это в автоматическом режиме с бесшовным переключением на оператора, если возникает такая потребность.

Какая у нас была боль

Раньше мы тратили слишком много времени на сортировку резюме соискателей, переписку с ними, «копипасту» и отправку каждому тестового задания, ответы на одни и те же вопросы. Пошаговый процесс найма выглядел так: 

1. Я или кто-то из команды описывает роль, условия и требования к соискателю.

2. Отправляем вакансию в Telegram-каналы и площадки по найму. Вакансия ведет на форму в Airtable.

3. В первые два-три дня после публикации я получаю около 100 резюме на одну позицию. Тут важно отметить, что для некоторых ролей, например для SQL-аналитика или ML-инженера, сделать выводы на основе одного CV проблематично. Причина банальная: хорошо пишут резюме лиды и менеджеры, а многие Middle, особенно технари, часто подсвечивают в CV не то. Так что просмотреть идеального кандидата в потоке очень легко. Поэтому всей сотне я высылаю тестовые задания.

4. Моя команда работает в Airtable, а кандидаты — нет, и вот тут начинается главный этап «копипасты». Я забираю выполненные задания из почты и копирую их в Airtable.

5. Ответственный, в чьей команде открыта вакансия, проверяет в Airtable, что прислали, ставит оценки и пишет комментарии по каждому соискателю. 

6. Я копирую фидбэк в почту и отправляю кандидату, а также отвечаю на его вопросы о компании, позиции, условиях работы и т. д.

7. Приглашаю успешно выполнивших тест сначала на первое интервью, затем, если всё понравилось, на финальное. 

8. И вот он, долгожданный этап отправки оффера.

Эти восемь пунктов с сотней соискателей выглядят не очень сложно, но на них потрачено много часов ручного труда. Это время я бы с радостью посвятила своей основной деятельности, которую, к сожалению, во время найма нельзя поставить на паузу. Так что автоматизировать процесс хотелось уже давно.

Решение 

Наша команда существует с 2017 года. Почти шесть лет мы нанимаем людей, а в прошлом году у нас появилась собственная команда разработки чат-ботов. Ребята уже помогли многим нашим клиентам автоматизировать их бизнес-процессы, и наконец пришло время избавиться от ручного труда нам самим.

В итоге к команде присоединился новый участник — HR-бот. За основу мы взяли нашу, уже существующую платформу чат-ботов: система построения автоматизированных диалоговых систем на RASA, Botfront для визуального интерфейса и сервис для операторов Chatwoot, чтобы живой человек мог перехватывать диалог.

Так выглядит HR-бот для нас:

А так для пользователя:

HR-бот может не только собирать резюме соискателей, но и отвечать на вопросы, рассказывать о вакансиях и компании в целом. Для этого мы собрали сценарии FAQ: разделили пул возможных вопросов по темам, написали к ним ответы и обучили бота распознавать, о чем хочет узнать пользователь. 

На любом этапе разговора можно вызвать меню, чтобы запустить другой сценарий. Например, узнать о вакансиях, отправить резюме или выполненное тестовое задание. Но главное, если бот не понимает, чего от него хотят, он предлагает позвать человека. Соискатель и сам может попросить поговорить с человеком в любой момент, и бот переведет диалог на команду.

В процессе общения с кандидатом могут попеременно участвовать и бот, и оператор. Оператор может вернуть диалог на бота, а бот — снова перевести на оператора, если этого требует сценарий или по просьбе самого соискателя.

Интерфейс оператора

С появлением HR-бота найм превратился в гораздо более понятный, быстрый и безболезненный процесс. Примерно в такой:

1. Мы описываем и публикуем вакансию, просим откликаться с помощью HR-бота.

2. Соискатель проходит до конца сценария, отправляет резюме и тестовое задание, которые падают в диалог Chatwoot.

3. В зависимости от позиции, можно назначать ответственного из команды, кто будет общаться с кандидатом в Chatwoot и проверять тестовое задание.

Проверяющий в админке Chatwoot может отвечать кандидату в Telegram и создавать примечания, доступные только внутри компании. 

4. После отбора резюме и проверки тестовых заданий каждый участник процесса видит соискателей в удобном списке с контактами. Их можно фильтровать по статусам: «Ждем первое собеседование», «Ждем второе собеседование», «Думаем», «Отказ».

Таким образом, у нас практически нет шансов пропустить кого-то, не дать обратную связь или не назначить интервью. Кроме того, списки Chatwoot помогают повторно выбирать из кандидатов, которые нам понравились, но не получили оффер. Если появляется новая позиция, мы можем написать им еще раз.

Заключение

После появления HR-бота я наконец смогла сосредоточиться на остальных важных задачах. Раньше на обработку 100 кандидатов у меня уходило около 25 часов чистого времени. 15 минут на каждого кандидата: отправить тестовое, ответить на вопросы, принять тестовое, отправить фидбэк. Сейчас всю эту работу делает чат-бот.

Есть вопросы — задавайте их в комментариях. Пообщаться с нашим HR-ботом можно в Telegram: https://t.me/AgimaAI_bot. А если хотите себе такого же — с радостью поможем собрать его на нашей платформе.