За последние год-два мы получили много запросов, где заказчики хотели получить BI-продукт для малого и среднего бизнеса, такой легковесный и недорогой, который может быстро стартовать в аналитике без закупок серверов или сложных настроек у себя во внутреннем контуре. И мы обнаружили, что на самом деле продуктов такого рода на рынке практически нет: потому что зарубежные вендоры, у которых стоимость лицензии была около 10$ в месяц, а сам продукт был полнофункциональной разработкой, покинули рынок. По сути, остались спешно собранные версии on-premise систем, DataLens и другие опенсорсные продукты и, естественно, классические Excel, PowerPoint и прочие непрофессиональные аналитические инструменты. А нужен ли BI сектору SMB?

Мы провели custdev, и поняли, что, в целом, сегменту малого и среднего бизнеса пригодился бы полнофункциональный аналитический продукт, но легкий и не дорогой. Параллельно стали разбираться, какую пользу он мог бы принести? Почему не Excel, которым пользуются практически все, или другие программы похожего вида? Давайте отвечать на эти вопросы.

Почему не Excel?

Все из нас так или иначе им пользуются. Но для того, чтобы работать с Excel на таком же уровне и получать такие же результаты, как с помощью BI-системы, нужно приложить немало усилий на старте и в процессе работы в дальнейшем.

Давайте рассмотрим риски:

1.Затрата времени и средств на обучение.

Для старта работы нужно или изучить Excel на продвинутом уровне, потратив как минимум месяц-два, или нанять специалиста. Первое необходимо, чтобы вообще начать работу, а в дальнейшем управлять и обслуживать систему. Второе – введение еще одного специалиста в штат, при том, с немаленькой заработной платой. В Москве такой сотрудник, по данным HH, стоит от 50 000 до 100 000 рублей в месяц и больше, в зависимости от квалификации и опыта.

А это бюджет, сравнимый со стоимостью лицензии за продукт on-premise. Облачная система обойдется еще дешевле (а наша на старте, и еще пара решений в рынке – вообще бесплатно).

2. Долгий старт

Если стоит острая необходимость или желание начать вести аналитику – придется подождать 2-3 месяца: нужно обучиться работе с программой или нанять специалиста, который еще некоторое время будет проходить онбординг.

3. Минимальная нагрузка на ресурс

Excel не выдерживает больших нагрузок и не предназначен для работы с большим количеством данных. Т.е. с ростом компании или объема данных вам придется «переезжать» с исторической системы. PowerPoint вообще, изначально, средство презентации и визуализации.

3. Риск некорректных данных

Самый главный и опасный риск. Тот, кто работает с таблицами Excel (и мы тоже), регулярно сталкивается с зацикленными ссылками, съехавшими строками и т.п.

Когда нужно подыскивать замену?

На старте работы с аналитикой Excel – это хорошо. Он базово учит работать с данными, помогает определить, что нужно и какие задачи будут стоять перед новой системой, может научить собирать данные и делать выводы. То есть, по сути, это must-have решение, которое помогает структурировать собственные потребности и сформировать ТЗ для будущей системы.

И им спокойно можно продолжать пользоваться, если у вас:

• 1-2 источника данных;

• нет особенных планов по развитию бизнеса;

• не нужно отслеживать показатели и делиться ими;

• не нужно отслеживать товародвижение, остатки, ресурсы и т.п.

Чем BI может быть полезен малому и среднему бизнесу?

Почему, даже если мы не пользуемся в полном объеме тем же Excel, мы должны задумываться на тему BI?

1. Анализировать множество показателей и ключевых факторов эффективности из нескольких систем источников.

Любая компания, как только она начинает или планирует расти, станет анализировать текущее положение дел: что происходит с маркетингом, с каналами привлечения, юнит-экономикой, продажами, закупками, производством, если оно есть и т.п. Нужно понять, а где же можно улучшить, усилить или, наоборот, сократить. Самое главное, что решение хотелось бы принимать взвешенно.

2. Создавать финмодели, производить сверки, формировать отчетность.

Как вы знаете, помимо установленной государством бухгалтерской и налоговой отчетности, существует еще и управленческая, причем, в нескольких видах и разрезах.

3. Устанавливать и отслеживать KPI сотрудников

4. Оценивать тренды для роста бизнеса

Это, пожалуй, самый важный пункт. BI-система может помочь взвешенно ответить на языке данных на многие вопросы. Как я могу вырастить этот стартап или компанию? Кто мои конкуренты и чем они лучше? Какие тренды есть на рынке: Где стоит открыть новый офис или заведение?

Для всего этого уже нужны аналитические инструменты, которые сложно заменить с помощью Excel.

5. Сводить воедино аналитику из нескольких источников

Понятно, что, когда мы говорим об SMB, вряд будет идти речь о множестве внутренних баз данных и источников информации, хотя это тоже встречается. Чаще всего в любой компании есть транзакционные системы, 1С или «Босс-Кадровик», CRM-система, разрозненные данные по сотрудникам в сетевых папках и т.п. С помощью BI-системы можно строить наборы данных и смотреть разрезы, например, самых прибыльных сделок за период, количество прибыли по менеджерам по продажам, прибыли по клиентам или продуктам и т.п.

И займет это, в среднем, 30 минут – Excel так не умеет.

Проблематика при внедрении BI

В целом, небольшой бизнес сталкивается со следующими проблемами, учитывая специфику сегодняшнего рынка BI:

• Разрозненность источников данных

• Ограниченный бюджет на IT-решения

• Необходимость быстрого старта работы – нет времени ждать 2-3 месяца, пока обучится сотрудник или будет развернута on-premise система.

Собственно, именно все эти факторы мы и учли в нашей разработке.

Когда мы работаем с Excel, то имеем большое количество данных, которые надо постоянно актуализировать и сверять вручную. При использовании BI эта проблема отпадает – настройка всей системы, например, у нас занимает минут 20-30.

Можно начать с бесплатных базовых версий BI - их можно взять, потестировать и доказать своему руководству, что уже пора завязывать с Excel и нужно двигаться в сторону более серьезного и удобного решения.