Привет!
В статье хочу рассказать об оказавшемся полезном для нас решении — автоматизации внутрикомандных Stand‑up созвонов.
Вряд ли будет удивительным фактом, что по свежему исследованию аналитиков из Jay Copilot, созвоны по‑прежнему входят в топ раздражителей IT‑специалистов (40,3%). Если заглянуть в детализацию ответов респондентов по этой категории, то, вероятно, «дэйлики» будут фигурировать в примерах у многих.
До недавних пор и мы не были исключением. Сложно забыть, наверное, знакомое многим чувство, когда ты на ежедневном стендапе в 9:00 утра, лежа еще под теплым одеялом, с чашкой кофе в руке ожидаешь своей очереди двухминутного «выступления», которое очень важно услышать другим 15 участникам встречи.
Наш IT‑отдел состоит из 80 человек распределенных по нескольким направлениям и командам. Как и многие, мы прошли классический путь от недостатка внутрикомандных синхронизаций до их избытка, и в конечном счете, кажется, нашли свою золотую середину. Нет, мы не отменили дэйлики, а пришли к довольно простому и, как оказалось, популярному среди наших сотрудников решению — перевели стендап в текстовый формат, где Scrum‑мастером выступает Google Apps Script (GAS).
Описание инструмента
К завершению каждого рабочего дня всем сотрудникам проектных IT-команд приходит авто-рассылка — напоминание о необходимости заполнить Daily Stand-up report:
Где, перейдя по ссылке в Google-форму, в свободном формате надо ответить на два простых вопроса:
что ты сделал сегодня?
что планируешь сделать завтра?
Все ответы фиксируются в Google Sheet, группируются по командам, и через GAS каждый рабочий день в 8:45 рассылается email — общий Stand-up report на весь IT-отдел следующей структуры:
К такой версии автоматизированного Stand‑up report мы пришли не сразу, и первое время Google‑форму заполняли только тимлиды, каждый вечер в чатах собирая от сотрудников мини‑отчет о проделанной работе и планах на завтра, а затем причесывая все собранные ответы в удобоваримый summary. Это быстро привело нас к очевидным проблемам: излишние нагрузка на тимлидов и давление на сотрудников, от которых каждый вечер ожидался доклад в лс своему руководителю.
Передав инструмент полностью во владение сотрудникам, мы, по сравнению с отправной точкой, ушли от надоевших утренних созвонов, добавили прозрачности между командами (которые физически не могли присутствовать на всех стендапах одновременно, а теперь как и все получают summary о всех командах), стали иметь историю о ежедневном прогрессе всех отделов в разрезе специалистов.
Каких‑то жестких требований к формату или контенту у нас нет, достаточно описать так, чтобы тиммейт из того же домена мог понять, о чем речь.
Если по каким‑то причинам сотрудник не заполнил форму, и в Stand‑up report напротив его фамилии наблюдается «No data», то для таких кейсов у нас есть бирюзовое правило: при ближайшей возможности опоздун просто делится ответами на те же два простых вопроса в командном чате в Telegram.
Мнение сотрудников
По обратной связи от самих сотрудников, такой подход способствует не только самоорганизации но и (возможно кого‑то это удивит) отдыху: спустя несколько месяцев работы с Daily stand‑up report, некоторые ребята начинают ассоциировать нажатие на кнопку «отправить форму» как ту самую границу между work и life, некий рубикон, после которого происходит разгрузка от рабочих мыслей и посвящение себя личным делам.
Мы также не получали жалоб на сокращение коммуникаций. Инструмент не исключает обычное общение для желающих, а лишь освобождает от обязательного обсуждения статуса и списка задач.
Однажды выстроенная система даже защитила сама себя, выдержав челленджинг:
В какой‑то момент менеджерским составом мы задумались, не превратился ли процесс в рутину, и предложили командам и тимлидам выбор: вернуться на классические утренние созвоны или сохранить все как есть. Реакция была удивительна: практически единогласно сотрудники настояли на том, что хотят сохранить инструмент, и уверенно защитили его. Ниже фидбэк одного из моих сотрудников об идее вернуть голосовые стендапы. Во многом он отражает мнение большинства:
«Мне кажется, это прям бэд айдиа. Внутри конкретного проекта дейлики — это благо. Внутри команды по куче разных проектов — ооочень сомнительно. И вот почему я так считаю:
В текстовых дейликах есть большая, пускай и не всем прозрачная, ценность — их можно перечитать самому сотруднику на утро и в конце дня. Это хорошо подсвечивает, если ты что‑то забыл или упустил из‑за суматохи
Если сделать дейлик утром, то
Из‑за погоды, дел или еще чего не всегда будет фул состав. Мы все иногда опаздываем или элементарно стартуем день в курилочке на 5–10 минут. Элементарно лишний стресс «а вдруг опоздаю на дейлик», и день начинается со спешки и нервов
Элементарно утром у многих из нас рутина — разгрести почту, посмотреть свои задачи и тихонько начать вкатываться в день. А если сделать дейлик днем или вечером, то они вырывают из дел и потокового состояния
С учетом специфики отдела, за 15 минут мы можем не всегда уложиться. А делать длительный статус = заставить всех остальных с самого утра грузиться проблемами или панами на других проектах»
А что думают менеджеры?
Делюсь подкастом, где наш IT‑директор — непосредственный автор решения рассказывает о Stand‑up report, как об управленческом инструменте (в видео на 55:07):
С точки зрения эффективности инструмента также важно насколько регулярно и качественно непосредственный менеджер отслеживает контент, находится в контексте Stand‑up reporting своей команды. На это, конечно, требуется время руководителя, но уже не требуется время 15 человек команды, ранее ожидавших своей очереди «Stand‑up» на утренней встрече.
Всегда ли это сработает?
Стоит отметить, что данный подход не стоит рассматривать как серебряную пулю. Инструмент может не подойти процессам, где нет потребности в Stand-up, например, некоторым командам системных администраторов. Или наоборот, где эта потребность особенно острая: сильно разрозненным сотрудникам, где классический Stand Up - это единственная возможность пообщаться голосом/по видео.
Надеюсь данный опыт может оказаться полезным для вас, или как минимум сэкономит время на тестирование подобных гипотез :)
Буду рад услышать ваше мнение: подошел бы такой инструмент вашей команде, и если нет, то почему?
Спасибо за внимание!
Андрей Никитин
Руководитель IT-направления Transport в компании FM Logistic
Комментарии (15)
datacompboy
09.07.2024 13:57+5"Не хотите ли заменить емейл созвоном". Ага, "защитили" емейл. Вот если бы вопрос был "не стоит ли отменить еще и этот отчет" -- то ответы были бы совсем другими, да? :)
m_chrom
09.07.2024 13:57+7Из моего опыта польза от дейликов внутри команды больше в том, чтобы поделиться проблемой, в которую сейчас уперся, и спросить советов от тиммейтов. Очень полезно и экономит время, когда ты собираешь грабли, по которым кто-то уже прошелся. В этом я полностью согласен с вашим коллегой:
Внутри конкретного проекта дейлики — это благо. Внутри команды по куче разных проектов — ооочень сомнительно.
Скажите, а в чем цель этого ежедневного отчета о проделанной работе? На первый взгляд кажется, что он просто дублирует информацию из Jira. Спрашиваю не с посылом "ща научу всех процессам", правда хотелось бы понять. А в статье ответа не нашел.
SemenPetrov
09.07.2024 13:57На первый взгляд кажется, что он просто дублирует информацию из Jira.
В jira надо менять статус по статусу из коммитов, а уже из jira можно сконсолидировать автоматом для ответа на первый вопрос.
Для ответа на второй вопрос из гугл формы, надо добавить три чекбокса. Первый - тоже что вчера. Соответсвенно автоматом берём из вчерашней формы. Второй следующий тикет из очереди. Соответсвенно берём автоматом первый тикет из очереди отсортированный по критериям. Ну и третий - жду ЦУ от тимлида.
После чего собираем всё вместе - показываем пользователю и просим подтвердить или добавить/изменить.
Для особо микроменеджных руководителей, можно ещё автоматом собрать все вчерашние письма/IM сообщения и через LLM сделать выжимку. Пущай наслаждается.
m_chrom
09.07.2024 13:57+1Давайте упрощать максимально - форма с одним флагом "я не пинал ****" )))
SemenPetrov
09.07.2024 13:57Статья называется - "автоматизация стэндап", так что надо автоматизировать. Гугл форма на автоматизацию только слегка похоже, а вот творчески к процессу подойти - это дело.
AndreyNiki Автор
09.07.2024 13:57Соглашусь, что это могло быть дублированием Jira, если бы мы использовали ее или аналог для ежедневного трекинга задач :)
В нашей специфике какие-то проектные команды (участники Stand-up report) работают в ITSM для L3 Incidents и Change Requests, какие-то в Kanban-досках для проектов, статус которых отслеживается в основном раз в неделю.
И как раз в Stand-up report нашли компромисс для ежедневной синхронизации и решения следующих задач:сокращение времени всех сотрудников на участие в рутинном утреннем созвоне, эффективность которого в нашем контексте стала сомнительной
инструмент самоорганизации (реже возникает вопрос "а чем важно заняться сегодня?")
фокусирование на выполнении плана, чтобы меньше отвлекаться на другие менее важные задачи/просьбы "здесь и сейчас"
прозрачность "done yesterday и to do tomorrow" по всем сотрудникам и для всех сотрудников (что, как вы верно заметили, могло бы быть в Jira, которую мы не стали внедрять только для функционала решаемого через Stand-up reporting)
SergeyPo
09.07.2024 13:57+1По моему наблюдению, де факто, эти созвоны в большинстве команд являются вредной и не эффективной активностью. А куда более эффективно определить примерное время в которое PM обзванивает коллег в команде и они один-на-один выясняют как дела, и при необходимости могут ситуацию обсудить подробнее, не отвлекая еще десяток человек в команде. Рассказы в маркетинговых материалах по Аджайл, что всей команде полезно слушать что там творится у коллег, по факту в большинстве команд не работают -- все тупо ждут чтобы оттарабанить о своем прогрессе, а остальное время просто в пустую тратят время, слушая в пол уха (или не слушая вовсе, если уже отчитались).
AndreyNiki Автор
09.07.2024 13:57+1А куда более эффективно определить примерное время в которое PM обзванивает коллег в команде и они один-на-один выясняют как дела, и при необходимости могут ситуацию обсудить подробнее, не отвлекая еще десяток человек в команде.
Не видите ли риск попасть в большую зависимость от такого РМ? И с удаленной командой в ±10 человек есть вероятность, что РМ только и будет, что проводить весь свой рабочий день на ван-ту-ванах, как мне кажется
Рассказы в маркетинговых материалах по Аджайл, что всей команде полезно слушать что там творится у коллег, по факту в большинстве команд не работают -- все тупо ждут чтобы оттарабанить о своем прогрессе, а остальное время просто в пустую тратят время, слушая в пол уха (или не слушая вовсе, если уже отчитались).
О да! Мы признались себе в этом, что как раз послужило одной из причин отказа от голосовых Stand-up в пользу инструмента, описанного в статье
SergeyPo
09.07.2024 13:57Ну в рекламных проспектах Аджайл рекомендуют стенд-ап митинги умещать в 15 минут. Ок, в реальной жизни это часто пол часа .. час. Если один-на-один PM будет обзванивать, то будет тот же час в день (для него), при этом с одними подчиненными можно будет спокойно обсудить их вопрос, не беспокоясь что остальные ждут своей очереди, а кого то можно легко пропустить. На самом деле каждый день каждого человека какой вообще смысл опрашивать? Таски есть в JIRA, там же люди отмечают прогресс, если это квалифицированный товарищ то можно и раз в 2-3 дня общаться голосом, а в промежутках просто в чате пингануть типа "вопросы есть?". А какой нибудь джуниор -- так с ним с одним можно минут 15 беседовать о том что он и как делает. Так что никакого целого дня тут нет. А коммуникации с командой это и есть работа PM. Плюс планирование и коммуникации с заказчиком. Если на каждую из этих трех активностей выделить по 2 часа в день, еще и 2 часа на смузи останется.
Merrynose
09.07.2024 13:57+4С точки зрения эффективности инструмента также важно насколько регулярно и качественно непосредственный менеджер отслеживает контент, находится в контексте Stand-up reporting своей команды. На это, конечно, требуется время руководителя, но уже не требуется время 15 человек команды, ранее ожидавших своей очереди “Stand-up” на утренней встрече.
У вас не совсем (вернее, совсем не) верное представление о назначении стендапов в аджайл-методолгиях. Это вовсе не отчётная встреча для информирования своего менеджера.
Задачи стендапа ровно две:
Поддержание осведомленности команды на достаточном уровне (чтобы Петя представлял, что сегодня собирается делать Вася)
Выявление проблем на ранних стадиях (Петя собирался интегрировать свой модуль с модулем Васи, но оказалось, что Вася столкнулся с проблемами и ещё не закончил свою часть работы)
Ваш подход не решает ни одну из этих задач: давайте будем честны -- вряд ли все участники команды внимательно прочитают, что зарепортили другие, да ещё напишут куда-то, в чем видят проблемы.
Я вполне допускаю, что ваш подход в каких-то условиях может оказаться эффективным, только не надо противопоставить его скрамовским стендапам: это совершенно не про то.
AndreyNiki Автор
09.07.2024 13:57Давайте будем честны -- вряд ли все участники команды внимательно прочитают, что зарепортили другие, да ещё напишут куда-то, в чем видят проблемы.
Давайте будем честны - вряд ли все участники команды внимательно слушают всех спикеров на стендап-созвонах :)
Как мне кажется, если Пете надо получить информацию, то он получит ее в обоих вариантах. Если Пете не до чужих стендапов по каким-то причинам, то даже крик Васи (а тем более "тихая речь на фоне очередного созвона") может не донести важную информацию.
Для всего остального по-прежнему есть тимлид и полная свобода Васи и Пети так же созвониться/встретиться в любое время
Merrynose
09.07.2024 13:57+3Если фронтедер Дима ждёт дизайна от Ани , будьте уверены: и послушает внимательно, и вопросы задаст. А завтра Дима будет интегрироваться с Петей и не будет внимательно слушать Аню, но будет внимательно слушать Петю.
"Если надо получить информацию -- то он ее получит" очень напоминает аргумент противника онбординга новых сотрудников, типа "если захочет -- сам разберется". Конечно получит, и конечно разберется, вопрос лишь в том, сколько времени это займет.
Ещё раз: ваш подход никоим образом не является заменой стендапов, ибо решает совсем другую задачу -- сбором отчёта для менеджера. Это ни хорошо, ни плохо, это просто про другое.
kt97679
09.07.2024 13:57+1На прошлой работе у нас был выделенный канал в слаке, где каждое утра каждый член команды писал статус из 3-х пунктов: что сделал вчера, что будет делать сегодня, с какими проблемами столкнулся. При необходимости что-то обсудить или прояснить прямо в том канале и обсуждали.
momai
Поздравляю, вы придумали ежедневные отчёты сотрудников в Битрикс, по закрытии смены.