Многие аптечные сети работают с учетной системой «СмартАптека». Однако данных для анализа бывает недостаточно. При этом до недавнего времени компании не решались связать ПО с BI-системой. Рассказываю, в чем была сложность и какие данные теперь может анализировать крупная аптечная сеть.
Заказчик: Крупная региональная аптечная сеть, включающая более 250 аптек и аптечных пунктов современного формата.
Задача: внедрить серию дашбордов, отражающих продажи и остатки во всей сети аптек.
О компании
Компания на рынке более 30 лет. За это время сеть не только разрослась, у компании появились собственные продукты. Также у сети важная социальная миссия. В этих аптеках получают медикаменты льготные категории граждан. Всего в каталоге — тысячи позиций.
С чем обратился заказчик
У компании было две основные сложности:
В учетной системе недостаточно отчетов.
По всей сети отсутствовали единые отчеты коммерческих показателей и показателей товарных запасов.
Компания использует специализированную программу «СмартАптека». Это удобный инструмент для автоматизации аптек и аптечных сетей. Продукт разработан с учетом всех нюансов продажи лекарственных препаратов, а также потребностей этой сферы: есть интеграция с платформой «Фармзаказ», контроль цен ЖНВЛП (жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов) и т. д.
В системе реализованы отчеты, но компании не хватало данных. Например, заказчик хотел видеть, какая аптека выполняет план, а какая нет. Еще один важный показатель для этой конкретной сети — доля СТМ.
Компания обратилась к нам за внедрением BI-системы, чтобы получать автоматические оперативные отчеты и анализировать свежие данные.
Особенности проекта
Во всех проектах мы самостоятельно разрабатываем выгрузку данных из учетных систем. Однако открытый API, который предоставила «СмартАптека», не передавал всю необходимую информацию для создания отчетов. Тогда компания обратилась к разработчикам продукта за индивидуальной выгрузкой. На стороне «СмартАптеки» пошли навстречу и быстро решили задачу. Выгрузка содержит всю необходимую информацию, чтобы доставать и визуализировать данные. Это помогло успешно завершить проект. При этом разработчики «СмартАптеки» понимают потребности бизнеса и готовы дополнять выгрузку, чтобы помочь компаниям решать задачи.
Что сделали
Для визуализации и мониторинга вместе с заказчиком выбрали оптимальную BI-систему.
Клиент хотел контролировать прибыль, доходы и прогноз выручки, как всей сети в целом, так и отдельных аптек. Мы настроили необходимые отчеты на базе типовых наборов витрин «Анализ остатков» и «Анализ продаж» с адаптацией под специализацию клиента. Кроме данных из учетной системы «СмартАптеки» добавили также плановые значения из таблиц Excel.
На первом дашборде собраны все актуальные цифры: прогноз выручки на месяц, доход и прогноз дохода. Еще один важный для компании показатель — доля выручки со свойством СТМ. Так можно отследить динамику по продаже собственных товаров бренда.
Полезная функция — сравнение периода. Возможна реализация несколькими дашбордами.
В каталоге аптек — тысячи позиций, поэтому тщательно проработан классификатор, он содержит десятки категорий и подкатегорий.
Отдельно можно проанализировать чеки и увидеть доли выручки по категориям.
У сети аптек большое количество транзакций (около 1,5 млн в месяц). С помощью дашборда «Тренды» можно построить график по продажам, остаткам, среднем чеке, клиентский трафик и отследить самые прибыльные месяцы. Например, видно, что есть сезонные взлеты выручки.
Еще один важный для анализа объект — остатки. Система показывает, как долго товары лежат без движения, а также пред рассчитывает, на сколько хватит запасов.
Результат
Компания получила удобный и быстрый инструмент для анализа важных бизнес-показателей. Уже сейчас руководители на основе данных принимают решения по установке планов на будущий месяц и распределению товарных остатков по аптекам.
Еще один важный результат кейса — первая интеграция программы «СмартАптека» с BI-системой. Благодаря содействию разработчиков ПО, внедрение прошло успешно. Это открыло возможности для анализа данных и других аптечных сетей.