Что такое онбординг и почему он вам точно нужен. Рассказали лид web-дизайна и дизайнер интерфейсов мобильного приложения T2.Digital. 

Выход нового сотрудника в команду – это прекрасное и в то же время волнующее событие, потому что надо погрузить новичка во все аспекты работы, причем сделать это относительно быстро и так, чтобы ни у него, ни у вас не взорвалась голова (а это задача со звездочкой). Больше о работе команды мы рассказываем тут.

Онбординг призван рассказать сотруднику о команде, о процессах, продуктах и прочих направлениях работы, чтобы последний смог быстро влиться в работу и коллектив и начал эффективно работать. Нужно вгрузить в человека колоссальный объем информации, и важно подать ее так, чтобы ваш новичок не выглядел вот так в первые же дни:

Сначала надо вообще понять, что включает в себя онбординг, чтобы новый сотрудник чувствовал себя максимально комфортно. О чем нужно рассказать/просветить:

1. про компанию и отдел в целом – кто вы такие, чем занимаетесь и для чего, из кого состоит команда, к кому нужно идти в случае тех или иных вопросов

2. про то, как устроена техническая сторона работы дизайнера – как получить доступ к Figma, с какими файлами надо ознакомиться в первую очередь и как придерживаться стандартов, принятых в командепро то, как работать в нашем таск-менеджере, следить за задачами и корректно списывать время

3. про планирование и распределение задач, определение их приоритетности и сроков

4. про взаимодействие – с кем нужно общаться, как это делать правильно и по процессу

5. про встречи – нужно погрузить человека в контекст всех массовых и не очень встреч, чтобы новичок понимал, что за встречи в календаре у него стоят

6. зоны ответственности – кто чем занимается, чтобы была ясность в том, к кому идти по тому или иному вопросу

Ожидания от сотрудника так же могли бы быть частью онбординга, но у нас для этого есть отдельный процесс – испытательный срок, для которого оговариваются и согласовываются обеими сторонами задачи на ближайшие 3 месяца, которые сопровождаются несколькими встречами для отслеживания процесса. Но если в вашей компании такого обособленного процесса по каким-то причинам нет, то это очень даже хороший кандидат для одного из пунктов онбординга новичка.

Зачем мы вообще переделали онбординг?

Как бы вы ни сопротивлялись тому, чтобы вспомнить все уже ставшие для вас базовыми вещи о работе и собрать мысли в кучу – надо рассказать новому сотруднику о том, как все работает и чем живет. Просто посадив сотрудника перед макетами в Figma в первый же день, вы далеко не уедете. Важно то, как вы рассказываете и погружаете нового коллегу. Когда на вас сваливается огромный объем информации, которую вам просто проговаривают, и еще требуют это все запомнить с первого раза – велик соблазн просто убежать, но это не тот эффект, которого хочется добиться с помощью онбординга.

Конечно, онбординг в том или ином виде существовал всегда. Но мы обновили его старые процессы не просто так, а потому что хотели сделать их еще лучше. Иметь один общий документ, в котором все написано, и есть все ссылки в разы удобнее, чем иметь миллион отдельных ссылок, которые вам скинули в мессенджере.

Зафиксировать в одном месте имена и контакты первостепенных в вашей работе сотрудников лучше, чем устроить много мини-встреч или вообще просто провести сотрудника по офису и рассказать кто чем занимается

Илона Арзуманян

При этом хотя личный контакт безусловно важен, и новичков важно знакомить со всей командой, это как минимум увеличит его эффективность за счет снижения неловкости при общении с незнакомыми людьми. 

Как выглядит наш гайд?

Как уже было сказано, первые дни на новом месте довольно волнительны для новых сотрудников: они не знают, куда обратиться с вопросами, помимо своего лида или бадди. Бывает, что кто-то боится перегрузить лишними просьбами или показаться недостаточно компетентными, хотя мы всегда открыты и только рады помочь. Чтобы избежать этого, нужно предоставить новому члену команды чёткий и понятный план действий в период онбординга.

Для того чтобы максимально упростить процесс адаптации во всех дизайн-командах T2, мы сделали специальный онбординг-гайд в формате презентации в Figma:

Что входит в гайд?

Что нужно сделать в первые дни. Подготовили пошаговую инструкцию, описывающую все ключевые действия без которых невозможно начать работу. Здесь сотрудник найдет рекомендации по получению доступов к доскам, ссылки на ПО, инструкции, как настроить рабочее место и все для удаленной работы, и по другим важным моментам.

Полезные материалы. Это подборка гайдов, созданных нашими дизайнерами. Туда входит редполитика, проведение исследований,  работа с дизайн-системой и брендбуками. На самом деле эти гайды полезны не только новеньким, но и тем, кто давно работает. Я частенько возвращаюсь к ним, чтобы освежить свои знания. Для нас это некая конституция, которую хорошо бы знать, чтобы поддерживать консистентность в дизайне.

Навигация по проектам

Довольно сложно найти нужный макет или сценарий по своей задаче, когда ты мало знаком с архитектурой хранения макетов. Чтобы облегчить процесс поиска, мы разработали систему навигации, включающую ссылки на основные сценарии и пояснения по точкам входа. Теперь новым сотрудникам будет проще ориентироваться даже в самом запутанном проекте.

Дерево с коллегами

По моему мнению, этот блок один из самых важных. Как показывает практика, из главных препятствий на пути к быстрой адаптации – это запоминание лиц и имён коллег. Поэтому мы создали «дерево» нашей digital-дирекции, в котором можно посмотреть, кто работает в той или иной команде, как зовут, чем коллега занимается, какие у него обязанности, по каким вопросам можно обращаться. Такой подход значительно облегчает коммуникацию внутри компании.

Анна Мартиросян

Процесс работы. Все вышеперечисленное, конечно, очень хорошо и упрощает всем жизнь, но самое сложное – это быстро влиться именно в рабочие процессы. В каждой организации существуют свои особенности взаимодействия между отделами, способы постановки задач и принципы их выполнения. Мы составили подробный чек-лист для каждой дизайн-команды, чтобы помочь новым сотрудникам быстрее войти в рабочий ритм. Он охватывает весь цикл – от планирования (PBR) до самого релиза продукта. К каждому этапу прикреплены нужны ссылки, файлы и контакты коллег, к кому можно обратиться.

Как продуктовые дизайнеры работают над задачами?

Общий процесс это хорошо, но все же дизайнерам важно понимать, как работать именно над продуктовыми задачами. Ниже мы поделимся небольшим саммари нашего гайда, который описывает процессы работы как в команде сайта, так и в команде мобильного приложения. 

Итак, какие же разделы мы включили в наш онбординг, и зачем они нам нужны:

Работа с доской в нашем таск-менеджере. Нужно для понимания, когда надо двигать задачу в тот или иной столбец по доске, как списывать время, куда какие данные вписывать и так далее. Это некоторый гигиенический уровень по взаимодействию с задачами.

Получение, обсуждение и уточнение задачи. Сотруднику важно понимать, откуда появляется задача, как она ставится, как оценивается.

Разведывательное исследование и анализ. База для любого проектирования – посмотреть, что уже есть у конкурентов и не только. Помним, что юзеры живут не в вакууме, и они пользуются другими продуктами. 

Общий план проектирования. Какие этапы включены в обычную работу продуктового дизайнера. К кому когда обращаемся, и в целом рассказываем про то, какой тернистый путь проходят дизайнеры и их макеты перед запуском на прод.

Работа с библиотекой блоков. Как работать с файлом в фигме, где собраны все шаблоны/разработанные блоки, чтобы не изобретать велосипед, а пользоваться тем, что уже существует.

Работа с графикой, текстом, исследованиями и дизайн-системой. Раздел о том, какие доски нужны, кто за них ответственный, как правильно ставить задачи и какая в них должна быть информация. Нужно, чтобы облегчить процесс коммуникации с коллегами-смежниками.

Ревью с командой дизайна, лидами, а также РО и заказчиками. Простыми словами про процесс, своевременность согласований и уровень подготовки к каждому из них.

Ревью на соответствие дизайн-системе. Пишем про то, как сделать так, чтобы количество раздетаченных компонентов (это компоненты, которые взяты из дизайн-системы, но отвязаны от нее, грубо говоря раздетаченный компонент = поломанный и более сложный в реализации) стремилось к нулю.

Передача макетов в аналитику. В наших голубых мечтах макеты всем понятны, идеально спроектированы и ничего не забыто, но на самом деле аналитике и разработке надо именно передать макеты, то есть подписать, показать и рассказать, как они работают и какая логика в них заложена. Для этого есть стрелочки, стикеры и виджеты.

Дизайн-ревью. Конечно же без дизайн-ревью никуда. Для него у нас есть свой шаблон и процесс

Как понять, что онбординг сработал?

Резонный вопрос для каждой задачи и каждого процесса – «как понять, что мы сделали лучше?». Онбординг – не исключение, ведь это ровно такая же задача. Итак, как же мы поняли, что то, что мы сделали, сработало? А очень просто! С момента обновления онбординга к нам пришло несколько новых ребят, и мы опробовали гайды на них и поняли, что после внимательного прочтения этой документации у них остается минимум вопросов. То, что какие-то вопросы все равно остаются – это норма, нельзя снять все-все вопросы.

Итого, качественный онбординг позволяет сотруднику быстро влиться в работу и вникнуть в суть процессов, понять, кто за что отвечает, и в целом легко взаимодействует с командой, имея под рукой хороший фундамент в виде описания рабочего процесса.