Офсайт (гезеринг, колокация или командный выезд для тех, у кого аллергия на англицизмы) — это организованное командное мероприятие, благодаря которому люди из распределённой команды могут поработать плечом к плечу, решить те вопросы, которые сложно решить в онлайне, и просто приятно провести время вместе.
Важно! Офсайт не равно тимбилдинг. Сплочение команды может быть лишь одной из нескольких целей съезда, либо такой цели может не быть вообще.
Окей, а какие цели ещё могут быть?
проревьюить и улучшить процессы в команде
запланироваться на год/квартал
сформулировать длительную стратегию, видение
устроить «очную ставку» со стейкхолдерами или клиентами (вживую получить обратную связь по продукту или проекту, или провести UX-тестирование / продуктовое интервью)
обменяться обратной связью между собой
устроить мозговой штурм или мини-хакатон
поучиться чему-то вместе
обменяться опытом, сделать свою внутреннюю конференцию
познакомиться (нескольких участников своей бывшей команды я впервые увидела вживую спустя полгода со старта работы) и пр.
Думаю, из списка понятно, что цель может быть приблизительно любая. И даже не одна.
Чем полезны офсайты? Что они дают?
Скорость. Потому, что многие вопросы всё ещё легче порешать, сидя в одном пространстве
Чувство принадлежности. Рядом живые люди, с ними можно поговорить, их можно «пощупать»
Эмоциональную встряску. Вы куда-то поехали, там непривычное расписание, надо больше общаться с людьми, появляются новые впечатления.
Собственно, достигнутые цели офсайта.
Всё это можно охарактеризовать ёмким словосочетанием «качественно проведённое вместе время».
А для того, чтобы оно было достаточно качественным, есть несколько важных нюансов, которые стоит учесть.
Что учесть?
-
Планируйте выезд сильно заранее, тогда у вас будет больше пространства для манёвра:
можно будет найти время без отпусков, сложных для команды периодов типа пеформанс-ревью и бюджетирования (если только они не становятся частью адженды, конечно),
всё попроще с арендой коворкингов, залов для проведения сессий и площадок под хакатоны/конференции,
легче забронировать отели и билеты.
Если вы собираетесь в офисе компании, то надо продумать, чтобы всем хватило места, роутеры справились нагрузкой (было пару печальных примеров), а офис-менеджеры были морально готовы к наплыву людей.
Если вас не 3 человека, то лучше доверить координацию всего офис-менеджерам или внутрикомам компании. Чаще всего они круто знают, что такое организация выездных движух, у них есть подрядчики, знакомые площадки и они умеют правильно организовать всё так, чтобы командировка с юридической точки зрения прошла правильно.
Организация офсайта требует выделенного канала для общения. В него лучше добавить всех, кто вовлечён. Туда же размещать всю нужную организационную информацию.
Помните, что работа у людей никуда не девается - операционка, дежурства, инциденты и нежданчики сложно поставить на паузу, а компания редко готова организовывать код-фриз на период офсайта команды. Поэтому внутри офсайта должно быть заложено и время, и возможность поработать. Удобные уединённые места с быстрым интернетом будут кстати. Но при всём этом важно оговорить заранее и с командой, и с её стейкхолдерами, что часть времени команды будет посвящена целям съезда. Ребята не всегда будут доступны, время ответов по операционным вопросам увеличится.
Команде важно понимать, что командные встречи (если это не посиделки в баре, настолки или квизы) - это тоже работа. В данном случае, чётко спланированная и требующая вовлечения.
Не надо делать огромную программу! Если вы выезжаете на неделю, где-то посередине должен быть день без активностей.
Собственно, чтобы собрать программу, можно обратиться к специалисту (фасилитаторы часто берутся за такие заказы, ведь там есть пространство для творчества) или сделать самостоятельно.
Несколько рекомендаций для тех, кто решил делать самостоятельно:
Проведите опрос участников, чтобы понять, какие темы их волнуют и что они хотели бы обсудить вместе
Накиньте в опросе несколько вариантов того, что может быть на съезде, но дайте пространство и для других форматов
Найдите энтузиастов внутри команды, которые готовы: организовать обмен опытом, устроить турнир в настолки, пошарить свой опыт, поучить чему-то или найти тех, кто поучит.
Не ставьте больше 3-х целей, иначе упахаетесь, и ваша усталость будет больше полученного профита
Составьте расписание (когда, кто и что организовывает, где оно будет, как подготовиться заранее, если это нужно)
Заранее продумайте, какие расходники вам нужны, как должно быть организовано рабочее пространство, что придётся закупить и что могут привезти сами участники. Привлекайте офис-менеджеров или тех ребят, у кого в компании есть опыт организации выездов — они могут подсказать нюансы, а что-то и перехватить
Продумайте и пропишите все необходимые коммуникации на участников (когда, как и о чём информировать участников)
Если вы привлекаете кого-то не из команды (например, стейкхолдеров), заранее оговорите, что, когда и как будет происходить и какое вовлечение требуется
Брифуйте всех, кто участвует вместе с вами в организации, по нескольку раз, чтобы быть уверенными, что в самых ответственных местах ничего не посыплется
Будьте готовы менять планы (редко когда абсолютно всё проходит по сценарию)
Выделите время на то, чтобы просто потусить вместе! Это важно.
Помните, что лучше сделать на отвали, чем не сделать вообще :)
Не забудьте провести мини-ретроспективу или хотя бы опрос в конце, чтобы понять, как всё прошло и что стоит учесть в следующий раз
Обязательно поделитесь опытом внутри компании, вдруг вы кого-то вдохновите.
Есть ещё уйма нюансов, которые будут всплывать по ходу организации, но они часто зависят от компании, целей офсайта, опыта организатора, ретроградного Меркурия и Венеры в третьем доме.
Офсайты, это геморно, но весело и полезно! Раз в 8 месяцев или год точно не лишне собраться вместе так, чтобы впечатлений хватило до следующего съезда.
Если вам предстоит делать командный офсайт, и вам пока кажется, что это слишком сложно и непонятно - напишите мне, поотвечаю на ваши вопросы!