История о том, почему асинхронная коммуникация — это круто, но сложно.

Знаете, как выглядит лицо разработчика, когда он слышит слова «фасилитатор» или «фасилитация»? Чаще всего как на небезызвестном меме с Робертом Дауни — младшим.

«Ну вот, опять встречи! А когда работать? А что, нельзя просто в чате обсудить?»

Можно, мои хорошие! И даже нужно. И минимум половину встреч, которые проводятся в компании, можно было бы не проводить. Но тут есть нюанс.

Я абсолютно убеждена, что для того, чтобы уметь в асинхронную коммуникацию, надо сначала научиться в синхронную. Паттерны у этих двух штук на самом деле ровно одни и те же. Просто на встрече косяки и мисскоммуникации можно починить, не выходя из переговорки или Zoom, а вот в асинхронных коммуникациях это обычно превращается в неконтролируемо разрастающиеся треды на 100+ сообщений.

Итак, что же нужно понимать, чтобы снести, наконец, из календаря половину встреч, которые там появились только потому, что в чате решить не удалось, и зажить, наконец, счастливо?

1. Как повысить вовлечённость?

Применимо как ко встречам, так и к чатикам. Если мы читаем посты по диагонали, не вникая в нюансы и не задавая вопросы, которые важно бы задать, мы получим решение низкого качества (если вообще получим).

2. Как выглядит цикл принятия решений?

.Нужно понимать, из каких важных частей состоит принятие решения. Лучше всего это демонстрирует пирамида принятия рациональных решений, которую я когда-то давно подцепила на курсе Лены Литвиновой по фасилитации. Она состоит из четырёх «этажей»:

Ground floor — выравнивание контекста.

1 floor — генерация альтернатив (или генерация решений).

2 floor — принятие решения.

Roof — составление плана.

Что важно помнить: каждый последующий этаж закрывается посредством предыдущих. То есть невозможно с ноги ворваться «на крышу», если вы до этого не выровнялись, что всё одинаково понимаете, не обсудили альтернативы и варианты решений и не выбрали финальное решение. И второй важный момент — не обязательно целью вашей переписки должно быть добежать до «крыши». Иногда цель встречи (или чата) — пошарить контекст и убедиться, что все его понимают одинаково.

3. Что конкретно сделать, чтобы каждый этап принятия решений из цикла прошёл успешно.

Про вовлечённость

Если вы хотите, чтобы люди вовлекались в асинхронную коммуникацию, важно создать для этого минимум условий:

• Убедиться, что все понимают, зачем это упражнение вообще проделывается и что оно, в принципе, важно. Сделать это можно банально: написать тему обсуждения в общий чат и попросить отметиться реакциями тех, кто готов активно включаться.

• Время! Как и на синхронную коммуникацию, на асинхронную тоже нужно, о ужас, время. И если люди загружены задачами на все сто, то и асинхронная коммуникация будет идти медленно и где-то на отвали.

• Обеспечить чёткое понимание, чего именно от людей в асинхронной коммуникации хотят и когда. Ответить на вопросы? Накидать идей? Дать комментарии? До какого числа? В каком объёме?

• Организовать пригодную для этого общения площадку. Если в обсуждении будет несколько веток или есть визуализация — уходите на интерактивные площадки (Miro, Notion, что угодно из аналогов), если веток не подразумевается — можно и в тредики.

Цикл принятия решений и что с ним делать.

Выравнивание контекста.

Этот этап нам нужен для того, чтобы убедиться — все знают всю необходимую информацию и, главное, понимают её одинаково. Поэтому этап выравнивания контекста обычно состоит из двух частей:

• Вводные (это может быть как небольшой пост с ключевой информацией от инициатора, так и просьба к участникам набросить всю информацию, которая у них по этому вопросу есть). Тут есть тонкая грань между краткостью, которую легче усваивать, но есть риск что-то пропустить, и полнотой и дотошностью, которая позволит погрузить людей в полной мере, но может привести к «многабукаф ниасилил». Но это тема прямо для отдельного поста.

• Вопросы (что нам из этого контекста не до конца понятно, чего нам не хватает, что хочется прояснить?).

Части лучше сделать последовательно, а не смешать. И отвести на каждую часть какое-то ограниченное время. Для гиков можно ещё сделать короткий этап с вопросом ко всем: «Что я из этого понял?»

Генерация альтернатив (решений).

Этот этап по сути — брейншторм. И принципы у него, как у брейншторма:

• Задаём правила сверху: что генерим, в рамках каких ограничений, в каком формате.

• Не критикуем решения на этапе генерации! Для этого есть этап с выбором решения.

• Развиваем и обогащаем идеи друг друга. Не обесцениваем в формате: «Это конечно всё хорошо, но вот вам моя гениальная идея», а дополняем, обогащаем, уточняем, трансформируем.

• После генерации обязательно проясняем всё, что непонятно.

Принятие решения.

Тут важно: это тот этап, где выбирается итоговое решение. И это может произойти так:

• Есть человек, который принимает финальное решение. У него есть на это полномочия. Он просто берёт и пишет: «Мы делаем вот так» — и тыкает пальчиком в оптимальный вариант. В идеале он объясняет, почему. Совсем в идеале — он позволяет участникам подсветить риски и нюансы.

• Есть мнение большинства. Запускаем голосование. Выбираем наиболее заголосованный вариант, ловим волну возмущения от тех, кто остался в меньшинстве, и скрещиваем пальчики в надежде, что саботажа решения не будет.

• Есть консент. Это когда кто-то берёт на себя ответственность предложить итоговый вариант, а остальные либо накидывают опасения (с ними можно ничего не делать, просто учесть), либо возражения (их надо интегрировать в решение, или решение не может быть принято). Про консент, кажется, тоже имеет смысл написать отдельную статью.

План.

Тут просим участников накидать, что надо сделать, чтобы решение реализовалось. В идеале, кто-то начинает, а другие дополняют. Тут важно не забыть к каждому пункту задать вопросы «кто?» и «когда?». В конце — агрегировать все пункты и попросить участников отметиться, ок ли им этот план или по нему есть сомнения (какие?).

Возможно, для кого-то из вас эта история выглядит жутковато и сложно. Но если вы понимаете принципы, то вам не составит труда это упростить или не упустить что-то важное. Зато у вас есть шанс, что ваше асинхронное общение не превратится в неуправляемый поток, из-за которого всё равно придётся собирать встречу.