Все компании попадают в такую ловушку: кажется, что по любому вопросу проще собрать онлайн-совещание. Но часто от онлайн-встреч не так много пользы - собирается больше сотрудников чем нужно, а по итогу - все расходятся, так и не поняв, к чему пришли за пару часов. Мы тоже там были, но придумали, как проводить видеоконференции эффективнее и быстрее.

Привет, меня зовут Елена Агеева, я руковожу продуктами IVA Terra и цифровым помощником в IVA Technologies. До этого я работала в телекоме и крупных корпорациях, где один только этап бюджетирования превращался в марафон из шести встреч в день. После таких недель мне хотелось просто помолчать. Даже мышцы лица болели — и это не метафора.

Сейчас мы с командой развиваем инструмент, который помогает делать встречи короче, а итоги — понятнее. В этой статье расскажу, почему «созвонозависимость» мешает компании работать и как можно навести порядок в коммуникациях.

Почему созвоны — это проблема и как компании на них теряют деньги

Созвоны сами по себе не зло. Они важны: согласовать задачи, обсудить проект, понять, что вообще происходит в компании. Но есть тонкая грань, после которой встреча начинает работать против команды, — и многие ее пересекают ежедневно.

? Созвон без результата. Бывает, вы три часа обсуждаете, «что делать», но к концу встречи все расходятся без решений. Никто не записал итоги, никто не знает, кто за что отвечает, и созвон повторяется на следующей неделе уже в формате «напомните, о чем мы договаривались в прошлый раз». Либо другая ситуация - очень долго что-то обсуждали, спорили, ругались, но результата так и нет. 

? Затянутое рассуждение вместо обсуждения. Один из самых частых сценариев: созвон на час превращается в полуторачасовую болтовню. Люди ходят по кругу, отвлекаются на второстепенные детали, спорят о формулировках, и только в конце кто-то вспоминает, что у вас вообще была задача решить один конкретный вопрос.

? Слишком много людей. Это моя личная боль. Особенно на межкомандных встречах: часть участников просто сидит и слушает. Им не дали слова, не раздали задач, они ничего не сказали, но провели на встрече два часа. Хотя могли бы за пять минут прочитать саммари (если это им вообще нужно)

? Перегруз и выгорание. Когда у тебя пять-шесть встреч в день, времени и сил на работу уже не остается (хотя будем честными - даже 3 встречи в день на разные темы существенно влияют на результаты). И если так живет вся команда, страдают дедлайны, проекты, а потом и люди. Выгорание из-за непрерывных совещаний — это реальность. Проверено на себе и коллегах.

Созвоны не исчезнут. Но с ними можно работать: сделать их полезными, структурными, с понятным выходом.

Примерно так ощущается рабочий день, который почти целиком состоит из онлайн-встреч

Как мы устали от расшифровок и придумали IVA Terra

В какой-то момент мы поняли, что половина времени уходит не на работу, а на обсуждение, как мы будем работать. Вроде и обсудили, и записали, но потом начинаются переспросы: «А мы точно договорились?» или «А кто это должен был сделать?». Чаще всего всё заканчивается еще одной встречей.

Некоторые команды пытались с этим бороться. Кто-то записывал вручную на встрече все итоги (и поэтому сильно отвлекались от самого совещания), самые продвинутые - записывали аудио, транскрибировали и вручную вычитывали и искали задачи (в итоге бесконечное количество рабочего времени в пустоту, плюс куча непонятных слов, которые не получилось расшифровать”)

Мы не ставили задачу сделать «еще один сервис транскрибации». Мы хотели создать помощника, который понимает контекст, выделяет ключевые темы, поручения, фиксирует, кто их дал и кому. И чтобы всё это укладывалось в привычные для компаний шаблоны.

Как всё устроено изнутри. Когда пользователь подключает IVA Terra к видеоконференции, сервис сразу начинает «слушать» и записывать . Он распознает спикера, отделяет разные голоса даже если все перебивают друг друга, ставит тайм-коды. Параллельно подключается GPT-модель для формирования саммари, а также поручений, договоренностей и других атрибутов протокола.

Система понимает контекст и структуру диалога. Она знает, как звучат поручения — даже если они не оформлены словами «нужно сделать». Одной из главных целей IVA Terra было выделение абстрактно сформулированных поручений. Также она фильтрует мат и убирает слова-паразиты. Она знает, что «провести расчет до среды» — это задача, а «подумаем об этом позже» — нет. А если у клиента есть особый формат протоколов, то сервис можно под него кастомизировать.

После встречи мы получаем три текстовых файла: стенограмма — расшифровка всего созвона, итоги — краткие тезисы, поручения — задачи сотрудникам

Мы протестировали систему внутри компании, дали ее нескольким партнерам и поняли: работать стало проще.

Как нейросеть помогает проводить встречи эффективнее

Мы используем IVA Terra уже давно: сначала тестировали внутри команды, потом дали коллегам, теперь ее внедряют наши клиенты. Вот какие изменения мы замечаем в работе:

✔️ Перестали звать на встречи всех подряд

Раньше казалось: пусть человек просто подключится, посидит, вдруг что-то важное скажем. В итоге на встрече десять сотрудников, говорят трое, а остальные теряют полтора часа.

Сейчас мы зовем только тех, кто реально нужен для обсуждения. Другим рассылаем саммари из IVA Terra — ключевые темы, кто что сказал, список задач. Если нужно — стенограмма всегда под рукой.

✔️ Начали раздавать задачи сразу после встречи

Самое частое «потом» — это «напиши задачи, пожалуйста, как будет время». В реальности свободный час найти нелегко. IVA Terra фиксирует поручения автоматически — даже если их сформулировали вскользь.

✔️ Стали внимательнее относиться ко времени

С появлением таймера докладчика стало понятно, сколько на самом деле мы говорим. Когда ты видишь свой лимит и осознаешь, что за тобой еще трое, — формулируешь мысли точнее. Это экономит время не только тебе, но и всей команде. Особенно помогает на совещаниях с плотной повесткой или в переговорах, где важно удержать фокус.

✔️ Начали следить за своей речью

До IVA Terra никто не думал, как звучат собственные выступления в тексте. Теперь, когда ты видишь свои реплики черным по белому, начинаешь замечать: слишком сложно, непонятно, лишние слова. Сначала это неловко. Потом — полезно. У многих коллег с опытом в коммуникациях появилась привычка перечитывать транскрибацию и «редактировать себя». Как результат — более понятные встречи, и меньше переспросов от коллег.

Кажется, что главная польза IVA Terra — в саммари и задачах. Но на деле эффект складывается из множества мелочей, о которых сначала не думаешь. Например, точность распознавания речи выше 96%, и это не маркетинговая цифра, а исследование на разных совещаниях: если на встрече перебивают, кто-то говорит невнятно, а на фоне — гул офиса или соседский ремонт, система всё равно напишет, что вы сказали.

Во время встреч можно включить субтитры, а если участники говорят на разных языках — еще и перевод в реальном времени.

Важно и то, что систему можно дообучить под отрасль. Если в вашей компании говорят специфическим языком — медицинским, финансовым, юридическим, — IVA Terra адаптируется.

Скорость тоже имеет значение. Мы проверяли: длинные встречи, на три-четыре часа, обрабатываются за пару минут. Получаешь готовый итог, задачи, чистый текст — и можешь сразу приступить к работе.

Что планируем добавить в будущем

Когда мы только запустили IVA Terra, казалось, что основная задача — просто снять с людей рутину. Никто не хочет вручную делать расшифровки, составлять списки поручений, вспоминать, кто что сказал. И сначала мы действительно сконцентрировались на автоматизации, но в будущем добавим еще несколько полезных фишек:

Полноценный цифровой помощник. Представьте: вы вернулись из отпуска, утро первого рабочего дня, вы открыли ноутбук — и очень захотели обратно в отпуск или уволиться… Потому что проще найти новую работу чем разгрести всю почту и чаты за эти 2 недели. Мой рекорд - месяц разбора всех сообщений. 

В этом случае цифровой помощник — просто находка. Он пришлет краткий отчет о том, какие задачи необходимо срочно сделать, по каким - изменился приоритет, а саммари всех сообщений в чате, почте и пропущенных встреч сэкономит не только время, нервные клетки сотрудника, но и повысит эффективность всей компании. 

Конечно, это не единственный сценарий, а один из многих. Идея помощника — одно окно по всем вопросам. Не нужно запоминать, к какому боту или человеку обратиться, по какому адресу можно найти необходимую информацию. Неважно, что нужно сделать — подготовиться ко встречам, найти документы или понять как рассчитаны отпускные. Все это можно будет сделать через помощника.

Режим для офлайн-встреч. Многие компании возвращаются к очным форматам — или работают в гибриде. Мы хотим, чтобы сервисы к которым все так привыкли в онлайне, перешли вместе с компаниями в оффлайн. Чтобы IVA Terra умела распознавать речь в переговорке так же четко, как в видеоконференции: с идентификацией участников, тайм-кодами, задачами.

Интеграция с другими системами. В ближайшее время появятся API и коннекторы, которые позволят подключать IVA Terra к таск-трекерам, CRM, внутренним базам данных. Идея в том, чтобы все знания команды — из разговоров, чатов, писем — собирались в одну структуру. Можно будет просто спросить помощника «А что обсуждали по этому проекту?» — и он выдаст всю информацию.

Ну и, конечно, мы продолжаем обучать модель. Добавляем редкие термины, настраиваем подотраслевые сценарии, тестируем с клиентами, у которых специфическая лексика и сложные контексты. Все это делает IVA Terra не универсальным ботом, а действительно рабочим инструментом под конкретную команду.

Планов много, но цель одна: уменьшение стресса и увеличение эффективности сотрудников и, как  следствие, рост прибыли компаний. Ведь довольные сотрудники — залог успеха компаний!

***

А как вы справляетесь с бесконечными созвонами? Делитесь вашими лайфхаками или полезными инструментами.