Привет! Меня зовут Николай Ляшук, я директор продукта в IVA Technologies. Сегодня расскажу, как мы устали переключаться между чатами, календарями и задачами, и почему в итоге решили объединить все это в одной системе.

Сначала кажется, что все под контролем: вот у тебя приложение с корпоративным чатом, рядом — корпоративная почта, рядом же календарь и еще пара таск-трекеров. Но через пару месяцев ловишь себя на том, что теряешься между этими каналами, дублируешь информацию, забываешь, где что обсуждали.

Мы тоже через это проходили. В какой-то момент стало понятно, что нам не хватает одного окна, в котором собраны все ключевые процессы: от переписок и встреч до постановки задач и интеграции с другими важными ИТ-системами.

Так родилась идея IVA One — платформы, где все корпоративное общение и работа организованы в едином пространстве. Расскажу, зачем она нужна и что меняется, когда у команды появляется такой инструмент.

Почему переключение между сервисами отнимает больше, чем время

Когда смотришь на это со стороны, кажется: ну и что, у нас просто пять разных сервисов, мы ко всему привыкли. Но привычка это не всегда хорошо. По личному опыту работы в разных организациях могу рассказать о том, что происходит с вашими задачами на деле.

Потерянный контекст. Обсуждение начинается в мессенджере, потом переходит в почту, потом в таск-трекер, а финалят все на созвоне в ВКС. В какой-то момент никто уже не понимает, где лежит итоговое ТЗ и кто что решил. И решил ли? А это кто-то зафиксировал на встрече?

Разрозненные уведомления. Кто-то пишет в чат, кто-то отправляет письмо, кто-то ставит задачу в таск-трекере. Уведомления прилетают вразнобой, ты пытаешься за всем уследить, но все равно что-то пропускаешь.

Сбои в коммуникации между отделами. Один отдел работает в одних инструментах, другой в других. А ты где-то между ними, пытаешься соединить их руками, и это сильно выматывает.

Дублирование и хаос. Письмо отправлено, задача поставлена, но в двух разных системах. И вот уже двое делают одну и ту же работу, а третий считает, что задачу никто не делал.

Мы провели аудит внутри себя, у партнеров, и вместе увидели одну и ту же картину: 20–30% времени уходит не на работу, а на попытки ее организовать.

Как мы решили это с IVA One

IVA One — это платформа для корпоративных коммуникаций и совместной работы. Когда мы работали над самой идеей сервиса, нашим девизом стало “два клика для решения любой задачи”. Поэтому в IVA One все, что раньше было разбросано по разным приложениям, собрано в формате одного окна. Что мы в нее добавили:

Чаты и каналы. Переписывайтесь, обсуждайте задачи, создавайте треды, ставьте реакции. И все это не смешивается с семейными чатами, как если бы вы общались, например, в Telegram.

Почта. Не нужно открывать отдельный клиент, письма удобно живут рядом с чатами и задачами.

Календарь. Назначайте встречи, получайте уведомления, сверяйте занятость тоже прямо внутри платформы.

Задачи. Любую мысль из чата или письма можно сразу превратить в задачу и отправить в работу.

Файлы и документы. Делиться файлами и согласовывать документы можно процессе общения, не вспоминая в муках, где же они сохранены.

Интеграции и ИИ‑помощник. IVA One работает в связке с CRM, ERP, HRM, умеет быстро расшифровывать видеовстречи в текст, делать из них саммари или ставить задачи по их итогам. А если вы работаете в международных командах, переведет вашу конфу в режиме реального времени субтитрами.

Что под капотом: архитектура IVA One

Я часто говорю: хороший интерфейс не панацея, если архитектура под ним это слепленные через костыли кубики, они же модули. Мы пошли другим путем: сначала продумали логику, построили модульную и масштабируемую архитектуру, и уже потом натянули на нее интерфейс (не как сову на глобус, а красиво). 

Вот несколько ключевых принципов нашей архитектуры.

1. Модульность.
Каждый сервис как деталь лего: видеозвонки, почта, календарь, чаты, ИИ-ассистент, сервис аутентификации IVA ID являются отдельными модулями с API. Часть из них можно разворачивать независимо (например, почту), а можно подключить все сервисы или только необходимые, в зависимости от ваших задач. 

2. Безопасность уровня «госкомпаниям можно».
Мы прошли все аудиты, умеем работать в закрытых контурах, поддерживаем отечественные ОС и СУБД, весь стек свой или сертифицированный. Платформу можно разворачивать on-premises или в гибридной модели.

3. Легко кастомизируется.
Мы знаем, что у каждой компании свои бизнес-процессы. Поэтому IVA One можно адаптировать: от внешнего вида и до отраслевых терминов, которые сотрудники могут использовать в своей речи: так ИИ-ассистенту будет проще делать текстовые расшифровки созвонов.

Что меняется, когда у команды появляется единое окно

Вот что мы и наши клиенты замечаем, когда пересаживаемся на платформу.

Меньше переключений и выше концентрация. Когда все в одном месте, ты не скачешь между окнами, не теряешь фокус и не забываешь, что вообще делал.

Четкие договоренности. Не нужно вспоминать, где обсуждали ту самую правку, все собрано в одном треде, с прикрепленным файлом.

Упрощение онбординга. Новичку не нужно изучать 5 или больше разных систем для коммуникаций, которые могут использоваться в компании. Он открывает IVA One с интуитивно понятным интерфейсом и уже готов работать. А для упрощения обучения мы разработали понятные гайды: как для сисадминов, так и для рядовых сотрудников.

Снижение нагрузки на ИТ‑отдел. Меньше сервисов — меньше точек отказа и меньше техподдержки нужно оказывать пользователям. 

Как это меняет работу

Экономия 40% времени на переключение между системами. Люди перестают прыгать по окнам, искать, «а где мы это обсуждали» и «а кто это делал». Все в одном месте, и все связано.

Меньше писем, больше дела. Почта встроена в диалог: ты можешь видеть цепочку сообщений, быстро отвечать или переводить письмо в чат или в событие. Не нужно искать нужный тред в тысячах писем.

ИИ-инструмент IVA Terra избавляет от рутины. Она может подвести итоги встречи, составить письмо, найти нужный документ или напомнить, кто за что отвечает. Это как секретарь, который не болеет и работает 24/7.

Видеозвонки — как часть чата. Ты можешь начать звонок прямо из обсуждения, сразу с нужными людьми. Потом — посмотреть расшифровку, получить список задач и просто работать дальше.

Что дальше

Мы развиваем IVA One как полноценное корпоративное суперприложение. Уже сейчас она заменяет связку из мессенджеров, почтовика, ВКС и календарей. А скоро мы планируем добавить еще больше больше автоматизации, ИИ-инструментов и новых интеграций с бизнес-системами.

В наших планах:

• умный ассистент, который поможет сориентироваться в задачах, письмах, встречах и документах.

• аналитика по коммуникациям: кто с кем и о чем чаще всего общается, где возникают узкие места.

• гибридный режим: поддержка оффлайн-встреч с их записью, расшифровкой и автоматической расстановкой задач. 

Если вы чувствуете, что работа команды превращается в хаос из множества окон чатов, созвонов и писем, возможно, пришло время попробовать другой подход. С помощью IVA One вы сможете навести порядок в рабочих процессах и сэкономить то, чего нам всем всегда не хватает — время.

Протестировать платформу можно оставив запрос на сайте нашей компании.