Типичные эпизоды из жизни ИТ-отдела: новый сотрудник ждёт ноутбук неделю, хотя на складе есть нужное оборудование — просто никто не знает. Лицензии продлеваются на 200 человек, хотя реально работают 130. Об отказе сервера узнаете постфактум, хотя оборудование давно вышло из поддержки производителя.

Причина одна: учёт есть, управления нет. 

Привет! Меня зовут Евгения Асоскова, я владелец SimpleOne ITAM. Дальше разберём, чем они отличаются и что с этим делать.

Проверьте себя:

Можете ли вы прямо сейчас, не вставая с кресла, ответить на три вопроса?

— Сколько свободных ноутбуков на складе?

— У каких лицензий заканчивается поддержка в ближайшие 30 дней?

— Сколько устройств числится за уже уволенными сотрудниками?

Если хотя бы на один вопрос ответ «не знаю» — дальше будет полезно.

Учет и управление — не одно и то же

У каждой компании есть техника, ПО, оборудование и какой-то способ за ними следить. Чаще всего это связка из трех инструментов: таблица, почта и «спросите у Васи». Такой подход отвечает на вопрос «что у нас есть» — но не дает ответа на вопрос «что с этим делать».

Учет фиксирует факт существования актива: серийный номер, модель, дата покупки. Управление же охватывает весь жизненный цикл: кто получил, когда обслуживать, когда менять, сколько это стоит на каждом этапе. Разрыв между первым и вторым — это прямые потери в деньгах, контроле и времени. Сейчас покажем, где именно.

Один пример вместо тысячи слов

Новый сотрудник выходит в понедельник. HR отправил заявку в пятницу. Сисадмин открывает таблицу — свободных ноутбуков вроде нет. Оформляет срочную закупку. Ноутбук приезжает через неделю. Сотрудник пять дней сидит без рабочего инструмента. А на складе соседнего офиса лежат три нераспакованных ноутбука — просто в таблице они записаны в другой вкладке, которую никто не проверил.

Когда вы просто учитываете — вот, что теряете

Деньги

По данным Flexera 2025 State of ITAM Report, даже в зрелых ИТ-командах до 25% бюджета на ПО уходит впустую: лицензии дублируются, продлеваются на тех, кто уже уволился, закупаются повторно — потому что о существующих просто не знают. При этом 35% респондентов отмечают, что потери на SaaS за последний год выросли.

Контроль

По данным того же исследования, лишь 43% ИТ-команд по всему миру считают, что имеют полную видимость своих технологических активов — и этот показатель снизился с 47% годом ранее.

Время

Каждый вопрос про актив превращается в отдельное расследование: кто отвечает, где лежит, когда куплено. Решения принимаются на основе устаревших данных — закупают лишнее, теряют нужное, продлевают контракты на неиспользуемый софт.

Что такое ITAM — и как это выглядит на практике

ITAM (IT Asset Management) — это набор практик управления жизненным циклом ИТ-актива: от заявки на закупку до физического списания. Инструмент автоматизации приходит следом — он помогает масштабировать процессы, которые уже описаны и работают.

Разберем на реальном примере — как ITGLOBAL.COM прошел путь от Excel к полноценному управлению активами.

Ситуация: компания выросла, а процессы не успели

ITGLOBAL.COM — международный системный интегратор и облачный провайдер с 17-летней историей, представленный в 12 странах. На каждой площадке — дата-центры и склады оборудования. Компания хранит большое количество запасных компонентов и выдает оборудование — от ноутбуков до серверов — как внутренним клиентам по всему миру, так и внешним.

На старте хватало базовых инструментов. Но компания росла, количество активов увеличивалось, процессы усложнялись. В итоге — классическая картина:

• несколько сотрудников не могли работать с Excel-файлом одновременно, данные терялись и устаревали;

• менеджмент и партнеры запрашивали отчеты по выданному оборудованию — вносить и отслеживать все в таблицах было мучительно;

• международные закупки, перемещения и поставки между 12 странами не поддавались контролю;

• быстро получить аналитику по запасам и затратам было невозможно.

Все это значительно усложняло жизнь компании и замедляло внутренние процессы. Возник резонный вопрос: «а что с этим сделать?».

Решение: выстроить процессы, а не просто поменять инструмент

В конце 2024 года ITGLOBAL.COM внедрил SimpleOne ITAM. Важный нюанс: компания не просто переехала из Excel в новую систему — она впервые проработала сами процессы управления активами: описала жизненный цикл, распределила ответственность, настроила логику движения оборудования между складами в 12 странах.

Что появилось в результате

Прозрачность запасов

Остатки на всех международных складах — в реальном времени. Прежде чем что-то закупить, система показывает, что уже есть и где лежит. Покупать лишнее больше не нужно.

Контроль движения активов

Каждый шаг оборудования — от склада хранения до конечного заказчика — виден в системе. Это особенно критично для компании, которая работает в интеграционных проектах и перепродает оборудование.

Управление составными активами

Серверное оборудование имеет сложный состав компонентов. Теперь видна графическая иерархия: родительский актив и все дочерние компоненты, сроки гарантии по каждому элементу, к какому поставщику звонить — без опроса руководителей разных отделов.

Отчеты без ручного сбора

Менеджмент и партнеры получают аналитику по выданным активам, остаткам и потребностям в закупках — быстро, без участия ИТ-отдела.

Результат

Внедрение заняло 6 месяцев — своими силами, без внешних консультантов. Уже через 3 месяца работы в продуктиве компания получила полную картину активов в 12 странах.

«Хаос в активах — распространенная проблема растущих компаний. ITGLOBAL.COM справилась с ней за полгода, внедрив SimpleOne ITAM самостоятельно. Система закрыла все потребности — от международной логистики до учета составных активов в ЦОД»

Дмитрий Семин, заместитель технического директора по ИТ-процессам, ITGLOBAL.COM.

Что это дает в деньгах, контроле и времени

История ITGLOBAL.COM — не исключение. Это то, с чем сталкивается большинство компаний, которые выросли быстрее своих процессов. Когда ITAM выстроен, эффект проявляется в трех направлениях:

Сокращение потерь

Исчезают «серые» активы и избыточные закупки. Прежде чем заказывать новое оборудование, система показывает, что уже есть на складах.

Прозрачность бюджета

Разговор меняется с «сколько мы потратили на IT» на «сколько стоит каждый актив на каждом этапе жизненного цикла». Это Total Cost of Ownership — реальная стоимость владения, а не только цена покупки.

Контроль рисков

Вы видите устаревшее оборудование заранее — до того, как оно отказало. Знаете, какие лицензии истекают через 30 дней. Понимаете, у каких активов закончилась поддержка производителя.

ITAM — это осознанное решение перестать реагировать на проблемы с активами и начать ими управлять. И первый шаг — честно оценить, где вы сейчас находитесь.

Если посчитать грубо: одна избыточная закупка ноутбуков на отдел — это 300–500 тысяч рублей. Одно продление лицензий на 70 «мёртвых душ» — ещё столько же. Один простой сотрудника без рабочего инструмента на неделю — потерянная выручка. Всё это — не катастрофа по отдельности. Но в сумме за год набегает бюджет на целого сотрудника, которого у вас нет.

***

Сколько устройств в вашей компании прямо сейчас числятся за уволенными сотрудниками? Если не знаете точно — вы уже знаете ответ на вопрос, нужен ли вам ITAM.