Привет, Хабр! Меня зовут Василий, я директор SaaS-направления в Аспро — мы разрабатываем систему управления проектами Аспро.Cloud.

У любой задачи есть маршрут выполнения. Если каждый шаг продумывает человек, рутина съедает время: задачи застревают между отделами, документы — теряются в бесконечных согласованиях.

По данным опроса Comindware и Artezio, сотрудники российских компаний тратят в среднем 42,5% рабочего времени на рутинные операции, которые можно автоматизировать. И происходит это не из-за лени или загруженности, а из-за «цифрового хаоса»: разрозненных решений без общего плана. Компании месяцами живут с этой рутиной и почти никогда не переводят ее в рубли — а зря, потому что цена у нее вполне конкретная.

В статье разберем, во сколько рутина обходится компании в деньгах, где чаще всего рвется процесс между отделами и как это закрыть без найма разработчика.

Сколько компаниям стоят ручные процессы

Прежде чем автоматизировать процесс, стоит понять, во что он обходится компании сейчас — иначе экономию не с чем будет сравнить. Для этого достаточно простой юнит-экономики: посчитайте стоимость каждого процесса по формуле:

Стоимость ручного процесса = Ставка в час × Расход часов на процесс в месяц

Ставка в час. Нельзя положить в параметр зарплату из трудового договора. Считайте честно: добавьте налоги и взносы, часть от аренды и офисных расходов, стоимость софта и амортизация оборудования — все это нужно, чтобы сотрудник трудился над процессом, а значит, входит в стоимость человеко-часа. 

Пример. Лиза занимается документооборотом небольшой ООО. Она создает счета и акты, контролирует оплаты, общается с клиентами, менеджерами и бухгалтерами, то есть работает как связующее звено между процессами. Она получает на руки 60 000 ₽, компания отдает еще 18 000 ₽ налогов и взносов и несет косвенные расходы на ее рабочее место — около 2 000 ₽ в месяц.

Итого полная стоимость Лизы для компании 80 000 ₽ в месяц.

При стандартной офисной загрузке 168 часов в месяц ставка Лизы в час — 476 ₽.

Расход часов на процесс. Внешне любой процесс может казаться простым и быстрым. Напечатать счет можно за 5 минут. Но это так же верно, как и считать, что при зарплате 100 000 ₽ за год вы накопите 1 200 000. 

На самом деле время уходит на многое: 

• Само действие — написать текст, отправить письмо.

• Ожидание — письмо отправили, а ответа нет 20–30 минут. 

• Исправление ошибок — счет не согласовали, в акт внесли правки, пришлось доделывать и снова согласовывать.

• Издержки коммуникации — найти нужный контакт, позвонить, уточнить, обсудить.

И вот отправка счета вместо 5 минут — 40. Сколько счетов в среднем вы отправляете в месяц? Предположим 100, значит, только на этот процесс уходит 66,67 часов. 

Вспоминаем Лизу, она трудится 168 часов в месяц, то есть почти 40% ее времени уходит на счета. Используя формулу из начала раздела, проводим несложные расчеты: 

476 ₽/час × 66,67 часов = 31 735 ₽ в месяц тратит компания только на один процесс — выставление счетов. Автоматизация сэкономила бы примерно 40%, то есть 12 694 ₽ в месяц или больше 150 000 ₽ в год. 

Где чаще всего рвется передача задач между отделами

Разрыв процесса стоит не только денег, которые мы считали выше, но и времени — а оно утекает быстрее всего именно на стыках между отделами.

Посмотрим на примере простого процесса: менеджер продает товар, отправляет документы клиенту, а потом отчитывается о статусе оплаты. Чтобы это сделать, ему нужно уточнить наличие товара у менеджера склада, запросить у бухгалтерии оформление счета, а по факту оплаты — свести данные в отчет для руководителя. Именно в этих точках чаще всего рвется процесс.

Менеджер — склад. 

• Как должно быть. Менеджер в CRM видит складские остатки и добавляет товары в сделку. 

• Как происходит на практике. Номенклатура товаров большая, цены постоянно меняются, наличие нужно уточнять. Менеджер каждый раз звонит на склад и спрашивает, что есть, где находится, когда могут отдать. 

Менеджер — бухгалтерия.

• Как должно быть. Менеджер нажимает одну кнопку в CRM, система сама подтягивает реквизиты компании и клиента из карточки сделки в счет. После чего менеджер в 1 клик отправляет документ клиенту прямо из системы.

• Как происходит на практике. Менеджер пишет бухгалтеру в мессенджер: «Света, привет! Подготовь счет на ООО «Ромашка», вот их реквизиты». Света отошла на обед, затем переключилась на квартальный отчет. Менеджер ждет два часа, пишет снова. Бухгалтер оформляет счет, но ошибается в одной цифре ИНН — типичная цена ручного ввода. Сделка встает почти на сутки.

Менеджер — руководитель. 

• Как должно быть. Все закрытые сделки автоматически попадают в финансовые отчеты и сразу распределяются по статьям. Руководитель выгружает отчет и, если нужно, детализирует каждое поступление.

• Как происходит на практике. Руководитель спрашивает, сколько сделок и на какую сумму закрыто, какие оплаты проведены, а какие — нет, когда плановые даты поступлений. Менеджер вручную сводит отчеты каждый месяц, на что уходит много времени.

Это один пример рваного ручного процесса, а такие разрывы есть везде. Выход — объединить продажи, проекты и финансы в единой системе, чтобы процесс не ломался при переходе от одного отдела в другой. 

Создайте карту процесса, которая связывает всех участников. Сделайте связи между этапами и отделами автоматическими. Например, созданный менеджером счет сразу попадает на согласование бухгалтеру, а после его отправки клиенту — в отчете появляется плановое поступление.

Как закрыть разрыв процесса без ручной сверки

Чтобы связать этапы процесса и убрать разрывы, нужна автоматизация. Такую возможность дает почти любая современная система управления проектами. Мы же разберем, как это работает, на примере Аспро.Cloud.

В системе автоматизацию можно настроить на трех уровнях: процессы, проекты и точечные действия. Разберем каждый уровень подробнее.

Бизнес-процессы. Модуль позволяет настроить автодействия так, чтобы этапы процесса менялись самостоятельно при выполнении определенных условий. 

Как это работает: 

1. Пользователь создает процесс. Например, нужно автоматизировать согласование оплат — для этого в системе добавляется любое количество этапов, например, от «Формирования запроса» до «Ожидания акта». Это тот путь, через который будет проходить задача в рамках одного процесса.

2. Заполняются пользовательские поля. В систему можно добавить те поля, без заполнения которых бизнес-процесс невозможно запустить — например, поле «Обоснование оплаты». Также определяются права пользователей — кто может вносить изменения.

3. Настраивается автоматизация. Это действия, которые двигают карточку бизнес-процесса с этапа на этап. Они состоят из условия, которое запускает автодействие, и самого результата.

Автоматизация настраивается так, чтобы процесс двигался по стадиям самостоятельно и не требовал дополнительного внимания. Например, при формировании запроса на оплату автоматически создается задача финансовому директору «Согласование оплаты» с кнопками «Утвердить» и «Отклонить».

Шаблоны проектов. Автоматизировать рутину помогают шаблоны проектов. Новый проект можно запустить в пару кликов, если в шаблоне уже есть базовая информация, а переменные система подтягивает автоматически. В чем плюсы: 

• Логика процесса уже продумана — не нужно заново прописывать этапы и ответственных.

• Менеджер и команда проекта закреплены за шаблоном — с момента создания уже ясно, кто за что отвечает. 

• Можно добавить чек-лист на каждый этап шаблонного проекта, чтобы сразу обозначить результат, которого нужно достичь. 

Автодействия в задачах и сделках. На каждом этапе работы можно делать точечные автоматические действия, которые уменьшают нагрузку на сотрудников. В том числе: 

• В воронке продаж. Каждое автодействие закрепляется за конкретным этапом воронки. Когда сделка находится на этапе и соответствует заданным условиям, срабатывает действие, например, система отправляет уведомление, создает задачу или проект. Это помогает убрать рутину при работе со сделками и сэкономить время для главного — коммуникации с клиентами. 

• В задачах. Можно закрепить автодействие за любым этапом рабочего процесса. Как и в воронке продаж, действие срабатывает при выполнении условий. Например, система отправит сообщение или добавит комментарий, когда у задачи сменится ответственный. 

• В счетах. В Аспро.Cloud можно создать шаблоны счетов, чтобы потом заполнять и отправлять документы в пару кликов. Система сама подгружает реквизиты вашей компании, данные о клиенте и товарах из сделки. Если вы регулярно создаете одинаковые счета, можно настроить автовыставление. Задаете периодичность, и система сама формирует счета. 

No-code как альтернатива найму разработчика

Чтобы настроить автоматизацию бизнес-процессов в компании, можно разработать их с нуля или использовать no-code инструменты. Разработка с нуля максимально подогнана под ваши процессы — это ее самый большой плюс. Но есть ограничения: 

• разработка кастомного приложения занимает время; 

• найм и содержание IT-отдела — деньги; 

• любые ошибки автоматизации ломают процесс — нужно внимательно подходить к его описанию. 

Альтернатива — no-code инструменты. Они, как конструкторы, дают универсальные блоки для автоматизации без необходимости писать код.

По данным ComNews со ссылкой на исследование TAdviser и фонда «Сколково», российский рынок no-code/low-code решений в 2023–2025 годах рос на 20–25% в год, а доля отечественных платформ в нем выросла с 35% до 55% на фоне импортозамещения.

При этом технический директор SL Soft Flow Илья Кайгородов отмечает и обратную сторону роста: примерно 38% рынка успели разочароваться в no-code. Причина — не в качестве инструментов, а в завышенных ожиданиях: бизнес часто рассчитывал на готовую автоматизацию «под ключ», а получал конструктор, который все равно нужно собирать под свой процесс. 

Отсюда и главное ограничение no-code: автоматизация ускоряет процесс, но не улучшает его, если он изначально не описан. Иногда она наоборот вскрывает неэффективность — например, дублирующиеся шаги или лишние согласования, которые раньше просто не замечали.

Чтобы no-code инструмент сработал, а не разочаровал, нужны две вещи: четкое описание процесса до начала настройки и реалистичные ожидания от результата — конструктор все равно нужно собрать под свою специфику, а не просто включить и забыть. При соблюдении этих условий инструмент действительно экономит месяцы разработки и бюджет на найм программиста.

На фоне этого все больше систем для управления проектами сейчас включают no-code инструменты как часть своей функциональности, а не как отдельный продукт. Это уже не редкое конкурентное преимущество, а часть стандартного набора:

• конструкторы бизнес-процессов;

• шаблоны проектов;

• автодействия во всех модулях системы;

• no-code формы для сбора заявок;

• визуальные конструкторы отчетов и дашбордов.

Если вы сейчас в поиске системы для управления проектами, стоит заранее уточнить, какие no-code инструменты в ней доступны — от простых автодействий до возможности выстраивать собственные бизнес-процессы без привлечения разработчиков.

С чего начинать автоматизацию

Главная ошибка при внедрении автоматизации — попытка объять необъятное. Компании рисуют сложную карту всех взаимодействий в бизнесе и пытаются настроить роботов для всего сразу. Если процессы описаны неверно, автоматизация лишь ускорит ошибки и вызовет саботаж сотрудников. 

Начинать нужно не с самого сложного, а с самого больного. Проведите аудит рутины по трем фильтрам:

• Повторяемость. Создание ежемесячных актов, рассылка стандартных уведомлений, регулярные счета — то, что повторяется изо дня в день, из процесса в процесс.

• Линейность. Выберите процессы, которые имеют строгий порядок действий без разветвлений, например, воронка продаж — клиент либо идет по ней, либо уходит на одном из этапов. 

• Критичность. Если ручной процесс бьет по выручке или репутации, это повод в первую очередь автоматизировать его. Например, если после заключения сделки менеджер отправляет счет на оплату в течение трех дней, а клиент за это время уже уходит к конкуренту — это критично. 

Опишите такие процессы на бумаге по шагам: кто на каких этапах за что отвечает, какие действия выполняет, сколько времени на это уходит. Пройдите вместе с сотрудниками весь процесс, буквально смотрите за тем, какие кнопки они нажимают и какую информацию получают, чтобы добиться результата. Это станет надежной базой для начала автоматизации. 

Итог

Ручной процесс никогда не бывает бесплатным. Как мы считали на примере Лизы, компания платит за него каждый месяц вне зависимости от того, замечают эти траты в отчетах или нет. Поэтому единичный вклад в автоматизацию окупается — на нее деньги не уходят ежемесячно, как на рутину, и инвестиции дают существенный профит — финансы и время. 

Какой бизнес-процесс в компании вы уже автоматизировали? Расскажите, к какому результату это привело.